ERP管理系統(tǒng)理論研究探討

□文/薛志紅

ERP管理系統(tǒng)理論研究探討

□文/薛志紅

ERP作為一種新的管理方法和管理手段，能為企業(yè)帶來成本、利潤等多種優(yōu)勢，當(dāng)今越來越多的單位開始實(shí)施ERP，但真正成功實(shí)施ERP的單位卻很少。ERP的實(shí)施不僅能夠大大提升企業(yè)的信息化水平，更重要的是能夠為企業(yè)注入先進(jìn)的管理模式，從而幫助企業(yè)改善內(nèi)部管理，增強(qiáng)抵御風(fēng)險的能力，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

ERP；財務(wù)控制；風(fēng)險；管理創(chuàng)新

ERP，即企業(yè)資源計劃，是由美國的Gartner Group公司在20世紀(jì)九十年代初提出的。ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)MIS發(fā)展過程中的一個嶄新、頂峰和成熟階段，通過確定適合企業(yè)個性化特點(diǎn)的合理、有效、科學(xué)的管理思路、方法來整體優(yōu)化、組織、控制、調(diào)整企業(yè)的人、財、物、技術(shù)、設(shè)備、信息、時間等各項資源，從而達(dá)到企業(yè)內(nèi)、外部物流、信息流和資金流的有機(jī)整合。

一、企業(yè)發(fā)展ERP的必要性

從管理方式上講，企業(yè)大多數(shù)是老板集權(quán)的管理模式，很多事情都是老板拍板，決策上帶有很多的主觀性與隨意性，對企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展不利，ERP的實(shí)施能夠在有效監(jiān)控的情況下，將決策權(quán)部分下放，并且通過信息的快速傳遞來提供決策支持。從發(fā)展速度來講，企業(yè)反應(yīng)速度快，經(jīng)營方式變化快，規(guī)模擴(kuò)展快，要求有一個很好的管理機(jī)制做保障，這種高速的擴(kuò)張，要求一個動態(tài)的、靈活的管理體系。ERP的實(shí)施能夠幫助建立一個穩(wěn)定的、靈活的、動態(tài)的管理體系。從經(jīng)營特征上講，很多企業(yè)正好處于創(chuàng)業(yè)階段向發(fā)展階段轉(zhuǎn)變的過程中，在創(chuàng)業(yè)階段，產(chǎn)品與服務(wù)的領(lǐng)先、市場的迅速開拓是經(jīng)營的主要焦點(diǎn)；在發(fā)展階段，市場競爭、保證質(zhì)量與降低成本是工作的核心，ERP的實(shí)施能夠幫助企業(yè)有效解決降低成本與以提高質(zhì)量這一核心問題。正確地實(shí)施ERP可幫助企業(yè)規(guī)劃管理模式、強(qiáng)化管理規(guī)范與制度、實(shí)現(xiàn)對經(jīng)營過程的及時監(jiān)控，為企業(yè)的擴(kuò)張打下基礎(chǔ)。

二、ERP條件下的企業(yè)財務(wù)控制要點(diǎn)

1、進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。業(yè)務(wù)流程重組（BPR）或業(yè)務(wù)流程再造，是20世紀(jì)八十年代末以來面對3C（顧客、競爭、變化）的挑戰(zhàn)，國際上流行的一種新的管理觀念和方法，為企業(yè)經(jīng)營管理提出了全新的思路。業(yè)務(wù)流程重組的核心是徹底重新設(shè)計企業(yè)流程，使得成本或時間上獲得顯著的改善。

2、對信息實(shí)時控制。ERP通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)了各個不同模塊的實(shí)時傳遞，從而將整個系統(tǒng)集成為一個統(tǒng)一的整體，實(shí)時反映了企業(yè)的運(yùn)營狀況，為管理決策提供了及時準(zhǔn)確的信息，便于及時做出調(diào)整。在ERP系統(tǒng)中，會計控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計量信息，還反映非貨幣信息。

3、強(qiáng)化作業(yè)基礎(chǔ)預(yù)算管理。ERP環(huán)境下的預(yù)算控制以作業(yè)為基礎(chǔ)進(jìn)行預(yù)算，實(shí)行精細(xì)化管理，使企業(yè)資源配置更加優(yōu)化。作業(yè)基礎(chǔ)預(yù)算在考慮完成預(yù)算目標(biāo)時，要對上期經(jīng)營進(jìn)行作業(yè)分析，找出各環(huán)節(jié)作業(yè)和資源消耗的聯(lián)系，從而發(fā)現(xiàn)低效和浪費(fèi)的環(huán)節(jié)，重新制定更加合理的工作流程和資源分配，并在此基礎(chǔ)上合理確定預(yù)算目標(biāo)。

4、完善企業(yè)內(nèi)部控制制度。隨著ERP系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)部控制體系將以系統(tǒng)安全保障控制和信息治理控制相結(jié)合為重點(diǎn)。現(xiàn)代信息技術(shù)給企業(yè)的內(nèi)部控制賦予了新的內(nèi)涵，財務(wù)會計控制也由人工控制變?yōu)槿藱C(jī)共同控制，如口令控制、數(shù)據(jù)加密、職能權(quán)限、訪問權(quán)限、操作日志治理等。

三、實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析

1、目標(biāo)過高。在制定ERP系統(tǒng)項目的目標(biāo)時，中小企業(yè)制定的目標(biāo)過高，無形中夸大了ERP系統(tǒng)的功能。中小企業(yè)的ERP系統(tǒng)實(shí)施范圍過大，脫離企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況和現(xiàn)有資源，對企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)有資源缺乏客觀的評價。

2、設(shè)計與業(yè)務(wù)脫節(jié)。整個選型過程由IT技術(shù)部門負(fù)責(zé)，以計算機(jī)技術(shù)人員為主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門不參與選型。在實(shí)際環(huán)境中，各個部門的業(yè)務(wù)都很繁雜，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用本身就是與各個部門密切相關(guān)的工作，只有親自參加選型過程，才能充分理解所要選擇的ERP系統(tǒng)。

3、過于相信承諾。決不能把承諾作為系統(tǒng)建設(shè)的一部分，也就是說不能把系統(tǒng)建立在任何承諾之上，謹(jǐn)慎的做法，就是把承諾當(dāng)作不存在來進(jìn)行系統(tǒng)的選型和實(shí)施，只有真正的成功實(shí)施，才是不變的真理。

4、過于追求新技術(shù)。ERP系統(tǒng)是基于軟件技術(shù)的商品，但它的目標(biāo)是進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，不是為了實(shí)現(xiàn)某項技術(shù)，中小企業(yè)并未真正領(lǐng)會到這一點(diǎn)。ERP系統(tǒng)不只是一個軟件系統(tǒng)，而是一個集組織模型、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)規(guī)范、信息技術(shù)及實(shí)施方法為一體的綜合管理應(yīng)用體系。

四、應(yīng)用ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新

ERP是基于信息技術(shù)的發(fā)展，從管理理念和實(shí)際應(yīng)用兩個方面代表了各類企業(yè)在信息時代管理革命的發(fā)展趨勢，它對傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)來講是一場革命。

1、經(jīng)營思想的轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致競爭加劇。市場已進(jìn)入微利時代，企業(yè)間的競爭更多地表現(xiàn)為管理水平的競爭以及建立在管理基礎(chǔ)上的品牌、質(zhì)量、附加值、成本、核心技術(shù)能力、市場能力等方面的全方位競爭。ERP的管理思想建立在系統(tǒng)工程、決策論、行為科學(xué)、勞動心理學(xué)等現(xiàn)代學(xué)科的基礎(chǔ)之上，它形成的管理思想是在全社會范圍內(nèi)最大限度地利用已有資源來取得最高利潤。

2、企業(yè)管理制度的改變。ERP最大的優(yōu)勢是集成的系統(tǒng)、優(yōu)化的流程、協(xié)同的工作流，要求對所有工作都要寫出規(guī)定的流程，經(jīng)過哪些崗位、每個崗位的工作內(nèi)容、通過時間、遇到意外情況處理方式和處理權(quán)限等，它要求明確地規(guī)定某事應(yīng)由誰做以及怎樣做。ERP是以事為中心的管理。而傳統(tǒng)企業(yè)的規(guī)章制度是以崗位責(zé)任制為核心，是管人的制度。ERP是由計算機(jī)進(jìn)行管理的，輸入計算機(jī)的程序是規(guī)范化的，這樣可以避免因人而異、各行其是的情況發(fā)生。

3、組織管理體制的改革。信息處理方式的變化，將引起企業(yè)組織的巨大變革，首先是組織結(jié)構(gòu)的扁平化金字塔式的傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)。隨著企業(yè)規(guī)模的壯大，出現(xiàn)一支龐大的中間管理人員隊伍，造成信息上傳下達(dá)的阻塞和失真現(xiàn)象，實(shí)施ERP后由于使用了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以使一些主要的管理內(nèi)容，如計劃、統(tǒng)計、成本核算等由多級變?yōu)橐患?，減少管理層次。中間管理層在組織結(jié)構(gòu)圖上的消失或人員規(guī)模的削減，使得組織結(jié)構(gòu)趨于扁平化。ERP的實(shí)施，影響著組織形式的巨大變革，最終就是要運(yùn)用信息技術(shù)來徹底改造業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)造新的工作方式，帶動組織價值體系的重新塑造、組織結(jié)構(gòu)的重新構(gòu)造和組織激勵機(jī)制與評價系統(tǒng)的重新建立，從而使整個企業(yè)組織脫胎換骨。

4、管理方法與管理手段的改變。ERP應(yīng)用工業(yè)工程、計劃與控制、質(zhì)量保證體系、物流與布置、工作研究、工程經(jīng)濟(jì)等原理于管理上，這些先進(jìn)的管理方法，在ERP的應(yīng)用軟件中都有所體現(xiàn)，如滾動計劃，物質(zhì)A、B、C管理法等。ERP管理的手段是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)應(yīng)用，可以使信息共享，可以迅速、正確、及時地處理企業(yè)管理中的各類信息，起到強(qiáng)化管理的功能。

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[2]常云芳.基于ERP的內(nèi)部控制優(yōu)化研究[D].暨南大學(xué)碩士論文，2006.

[3]財政部等五部委.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2008.

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