堅(jiān)持開拓創(chuàng)新 推進(jìn)高校檔案工作＊

耿連山

(濰坊學(xué)院,山東 濰坊 261061)

高校檔案是國家重要的信息資源,真實(shí)記載了高校發(fā)展的歷史過程,是辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的積累和沉淀,是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的基本條件,其質(zhì)量的高低和完整程度是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。這就要求高校檔案工作者一定要充分認(rèn)識(shí)高校檔案工作的重要性,增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感,解放思想,開拓創(chuàng)新,大膽實(shí)踐,認(rèn)真總結(jié),努力開創(chuàng)高校檔案工作的新局面。

1 更新觀念,打破慣性思維

觀念是一切行動(dòng)的先導(dǎo)。任何工作的跨越和推進(jìn),都必須首先從更新觀念開始。當(dāng)今時(shí)代,形勢(shì)發(fā)展日新月異,高校檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)如火如荼,不進(jìn)則退,慢進(jìn)也是退。要適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求,高校檔案工作者需要更新觀念,打破慣性思維、惰性思維,大興學(xué)習(xí)之風(fēng)。

1.1 轉(zhuǎn)變思想觀念,緊跟時(shí)代步伐

任何一個(gè)行業(yè),一個(gè)部門都不能自我封閉,固步自封,否則,就難以求得發(fā)展。[1]高校檔案工作者要更新知識(shí)、更新觀念,樹立檔案管理的新理念,加強(qiáng)對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),保證自己的專業(yè)知識(shí)真正適應(yīng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展需要。

1.2 打破從屬觀念,高度重視高校檔案的作用

1.3 更新人才觀念,打造高素質(zhì)高校檔案人才隊(duì)伍

高校檔案工作既有嚴(yán)肅的政治性、紀(jì)律性,又有很高的技術(shù)含量,尤其進(jìn)入21世紀(jì),信息化更是對(duì)高校檔案管理人才提出了更高的要求。高校要更新人才觀念,采取各種措施,打造高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍,只有這樣,高校檔案事業(yè)才能得到良好發(fā)展。

2 創(chuàng)新機(jī)制,打牢高校檔案工作基礎(chǔ)

檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新,必須有健全、完善的工作機(jī)制。要始終把完善和創(chuàng)新機(jī)制作為重要任務(wù),破解影響高校檔案工作發(fā)展的難題和阻力。

2.1 建立工作機(jī)制

實(shí)行“誰主管,誰負(fù)責(zé);誰經(jīng)辦,誰負(fù)責(zé)”的原則,形成層層負(fù)責(zé)、職責(zé)分明、齊抓共管的檔案工作機(jī)制,保證檔案工作任務(wù)的全面落實(shí)。

2.2 強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制

克服和防止工作的隨意性和盲目性,加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè),促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序,用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作;要完善崗位責(zé)任制度,嚴(yán)明崗位紀(jì)律,真正形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的監(jiān)督機(jī)制。

通過學(xué)習(xí)，同學(xué)們應(yīng)掌握求職信的格式、內(nèi)容和正文12類常用表達(dá)式，并能根據(jù)發(fā)電廠專業(yè)的特點(diǎn)模擬Evan Lin同學(xué)書寫申請(qǐng)某公司海外工程工程師的求職信。同時(shí)在課前預(yù)習(xí)、課上演練和課后拓展中培養(yǎng)同學(xué)們研究、協(xié)作和創(chuàng)新能力。

2.3 創(chuàng)新管理機(jī)制

管理機(jī)制的創(chuàng)新要突出重點(diǎn),抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要做到檔案的收集、整理、保管與開發(fā)利用并舉,特別是對(duì)重點(diǎn)檔案和有價(jià)值的檔案要加強(qiáng)開發(fā)利用,克服重管輕用的現(xiàn)象。加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重要會(huì)議、重大活動(dòng)的建檔驗(yàn)收、移交的監(jiān)督指導(dǎo)工作,以逐步建立檔案門類齊全、館藏豐富、管理科學(xué)的館(室)藏體系。

2.4 引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

長期以來,高校檔案工作沒有競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)高校檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)、有效的考核約束。這在某種程度上制約了人才的流動(dòng),容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想,更談不上去創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。要通過職稱評(píng)定、工資津貼、評(píng)優(yōu)爭(zhēng)先等措施,樹立科學(xué)的用人觀,對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗,從而激發(fā)大家的工作活力,最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力,使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

3 創(chuàng)新技術(shù),加快檔案信息化步伐

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)已大大影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程,信息化給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法也帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。[2]如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇,充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢(shì),是擺在高校檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

3.1 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度

配備現(xiàn)代化所需的技術(shù)設(shè)備,建立檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò),為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供基本保障。要配置計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息采集設(shè)備,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度,確保檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

3.2 加快檔案信息資源建設(shè)

沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ),檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范,使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3 加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作

積極引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí),認(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作,分期分批地安排工作人員參加有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn),改變現(xiàn)有工作人員面臨的知識(shí)老化、新技術(shù)知識(shí)較為貧乏等問題,使現(xiàn)有人員跟上社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏,滿足社會(huì)的需求,促進(jìn)檔案服務(wù)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。[3]

3.4 強(qiáng)化高校檔案信息安全保障工作

要高度重視檔案信息安全建設(shè),把安全防范意識(shí)放在檔案信息化建設(shè)的首位,從檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)庫安全等方面著手,采取有效措施,建立健全規(guī)章制度,確保檔案信息系統(tǒng)安全和信息內(nèi)容安全。

4 創(chuàng)新服務(wù),充分發(fā)揮高校檔案的作用

檔案服務(wù)是高校檔案工作的中心,高校檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,才能使檔案事業(yè)與學(xué)校事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展,使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力,走上可持續(xù)發(fā)展的道路。同時(shí),隨著高等教育的不斷發(fā)展,高校的各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求在內(nèi)容上越來越廣,在需求領(lǐng)域上越來越寬。因此,高校檔案部門要緊跟時(shí)代步伐,變被動(dòng)為主動(dòng),實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新。

4.1 增強(qiáng)高校檔案工作服務(wù)主動(dòng)性

高校檔案部門要準(zhǔn)確把握黨和國家的大政方針和學(xué)校的工作重點(diǎn),找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn),轉(zhuǎn)變思想觀念,改變過去那種“你提需求,我來服務(wù)”的被動(dòng)服務(wù)模式,增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性、預(yù)見性和前瞻性,挖掘蘊(yùn)涵豐富的檔案信息資源,提高服務(wù)自覺性,把握服務(wù)時(shí)機(jī)性,把服務(wù)工作真正落到實(shí)處。

4.2 拓展高校檔案工作服務(wù)領(lǐng)域

高校檔案機(jī)構(gòu)要面向校園和社會(huì)拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域,構(gòu)建多功能的檔案工作的服務(wù)模式,促進(jìn)高校工作科學(xué)發(fā)展。一方面要為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校各部門、廣大師生員工開展教學(xué)、科研和管理工作提供科學(xué)性、系統(tǒng)性的信息參考和依據(jù);另一方面要面向社會(huì)需求,加工、開發(fā)、開放、傳播高校檔案信息,服務(wù)改革開放、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。要根據(jù)需要,對(duì)館(室)藏檔案信息資源進(jìn)行深層次、全方位的開發(fā)和整合,形成客觀、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)的綜合檔案資料,成為學(xué)?？蒲薪虒W(xué)有價(jià)值的資源庫。

4.3 創(chuàng)新高校檔案工作服務(wù)形式

高校檔案機(jī)構(gòu)要以積極的態(tài)度創(chuàng)新多元化、多層次、多模式檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)方式。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)媒介的快速發(fā)展和檔案信息化的趨勢(shì),積極穩(wěn)妥地將檔案信息資源上網(wǎng)傳播,創(chuàng)造出利用者歡迎的種類多樣的檔案數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)資源產(chǎn)品,如網(wǎng)上展覽、專題數(shù)據(jù)庫、個(gè)性化查詢服務(wù)系統(tǒng)等,使檔案信息資源能夠在網(wǎng)上傳播,產(chǎn)生更大的輻射力。

5 結(jié)束語

當(dāng)前,改革創(chuàng)新、科學(xué)發(fā)展是高校的任務(wù),同時(shí)也是高校檔案工作的任務(wù)。高校檔案工作者應(yīng)該解放思想,更新觀念,適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求,勇于和善于在實(shí)踐中創(chuàng)新,努力實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的新跨越。

[1]李海軍.關(guān)于新時(shí)期高校檔案創(chuàng)新工作的思考[J].檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)教育,2009,16(4):4-6.

[2]張得龍.高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案天地,2008,(8):56,59.

[3]丁修英.培養(yǎng)檔案創(chuàng)新思維,創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制[J].山東檔案,2008,(4):15,19.