高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理

□文/程愛榮

高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理

□文/程愛榮

本文結(jié)合在高校資助工作中遇到的實(shí)際問題，提出家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的建立程序和主要內(nèi)容，并對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理原則進(jìn)行闡釋。

高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生；檔案；資助

自2004年6月國家助學(xué)貸款新政策頒布至今，國家一直在不斷地致力于加強(qiáng)對在校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的資助力度和資助政策的健全。采取一系列措施，加大對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的資助，取得了良好成效。高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生產(chǎn)生于高校日益完善的學(xué)生資助工作中，是一種新型的工作檔案，相對于普通檔案，它具有許多不同的特點(diǎn)和工作流程。建立完備的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以全面地了解掌握高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活狀況，對于客觀了解和分析其個(gè)性特征，及時(shí)解決家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活問題，切實(shí)保證國家各項(xiàng)高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策落到實(shí)處具有十分重要的意義。

一、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的定義及認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)

家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生是指學(xué)生本人及其家庭所能籌集到的資金，難以支付其在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)和生活基本費(fèi)用的學(xué)生。根據(jù)學(xué)生家庭收入狀況可劃分為：（一）學(xué)生本人及其家庭所能籌集到的資金，在扣除基本生活費(fèi)用后，不足以支付其在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)和國家規(guī)定應(yīng)該由學(xué)生繳納的費(fèi)用的，為一般困難檔；（二）學(xué)生家庭人均收入低于所在地城市居民最低生活保障標(biāo)準(zhǔn)的，為特殊困難檔。

二、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的認(rèn)定與檔案建立

由于高校貧困學(xué)生身份的流動(dòng)性和家庭情況的變化性，使得家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的變動(dòng)性比較強(qiáng)。鑒于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的這種特殊性，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的建立和管理程序應(yīng)與普通檔案有所不同。一般來講，應(yīng)由學(xué)校的學(xué)生資助管理中心、院系審定工作組、班級(jí)認(rèn)定評(píng)議小組，按照各自的職能分工，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地共同完成此項(xiàng)工作。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的建立可按如下步驟進(jìn)行：

（一）學(xué)生提出申請。學(xué)校在向新生寄送錄取通知書時(shí)，同時(shí)寄送《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》；在每學(xué)年結(jié)束之前，向在校學(xué)生發(fā)送《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》。需要申請認(rèn)定家庭經(jīng)濟(jì)困難的新生及在校學(xué)生如實(shí)填寫調(diào)查表，并持該表到家庭所在地的鄉(xiāng)、鎮(zhèn)或街道民政部門加蓋公章，以證明其家庭經(jīng)濟(jì)的實(shí)際狀況。學(xué)生入學(xué)后，向班級(jí)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定評(píng)議小組提交申請材料時(shí)，應(yīng)同時(shí)出具此表及其他相關(guān)證明材料。

（二）班級(jí)民主評(píng)議。以班級(jí)為單位成立家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定評(píng)議小組，負(fù)責(zé)認(rèn)定的民主評(píng)議工作。班級(jí)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定評(píng)議小組收集好《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》，并組織申請學(xué)生填寫《家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案申請表》。班級(jí)認(rèn)定評(píng)議小組根據(jù)學(xué)校制定的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)及學(xué)生提交的材料，以學(xué)生家庭人均收入對照學(xué)校所在省轄市或重點(diǎn)擴(kuò)權(quán)縣（市）城市居民最低生活保障標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)生日常實(shí)際消費(fèi)水平，以及影響其家庭經(jīng)濟(jì)狀況的有關(guān)情況，進(jìn)行民主評(píng)議，確定本年級(jí)（或?qū)I(yè)）各檔次的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格。

認(rèn)定評(píng)議小組進(jìn)行民主評(píng)議時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮孤殘學(xué)生、烈士子女，以及家庭成員長期患重病、家庭遭遇自然災(zāi)害或突發(fā)事件等特殊情況的學(xué)生，最后確定本班級(jí)各檔次的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格，報(bào)院系認(rèn)定工作組進(jìn)行審核。

（三）院系審定。院系認(rèn)定工作組要認(rèn)真審核認(rèn)定評(píng)議小組申報(bào)的初步評(píng)議結(jié)果。如有異議，應(yīng)在征得認(rèn)定評(píng)議小組意見后予以更正。

（四）公示。院系審定工作組審核通過后，要將持有家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生名單及檔次以適當(dāng)方式在適當(dāng)范圍內(nèi)公示5個(gè)工作日。如師生有異議，可通過有效方式向院系認(rèn)定工作組提出質(zhì)疑。認(rèn)定工作組應(yīng)在接到異議材料的3個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)。如對院系審定工作組的答復(fù)仍有異議，可通過有效方式向高校學(xué)生資助管理中心提請復(fù)議。學(xué)生資助管理中心應(yīng)在接到復(fù)議提請的3個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)。如情況屬實(shí)，應(yīng)做出調(diào)整。

（五）特殊程序。學(xué)生由于家庭突發(fā)變故造成家庭經(jīng)濟(jì)困難，需要申請家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案時(shí)，輔導(dǎo)員、班主任可在了解部分學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，經(jīng)院系審定工作組審核后報(bào)學(xué)生資助管理中心審批。

（六）建立家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案。學(xué)生資助管理中心負(fù)責(zé)匯總各院系審核通過的《高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請表》和《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》，以此為依據(jù)建立家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，并在條件允許的情況下建立家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生電子檔案。

三、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的主要內(nèi)容

（一）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的個(gè)人信息。包括家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生本人的基本信息、家庭基本情況信息、獲得資助情況、家庭經(jīng)濟(jì)困難相關(guān)證明材料等。家庭經(jīng)濟(jì)困難相關(guān)證明材料由證明材料的出具者和審核者如當(dāng)?shù)卮澹ň樱┪瘯?huì)，民政部門加蓋公章后視為有效。這些文件和材料是家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定最為有效的證明材料，也是構(gòu)成家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案中最原始、最基本的內(nèi)容。

（二）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)原始材料。是指家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定過程中產(chǎn)生的各種文字性材料。高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作通常由高校學(xué)生資助管理中心具體負(fù)責(zé)組織和管理。學(xué)生在認(rèn)定過程中填寫的《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》、《高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請表》是家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定工作產(chǎn)生的基本材料。同時(shí)，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在班級(jí)民主評(píng)議過程中的記錄、評(píng)議結(jié)果、公示情況也是家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的重要組成部分，充分體現(xiàn)了家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生身份認(rèn)定的真實(shí)性。

（三）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在校期間獲得各種資助的情況。目前，隨著國家對高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助體系的進(jìn)一步完善，高校逐步建立健全以國家助學(xué)貸款為主體，包括助學(xué)獎(jiǎng)學(xué)金、勤工助學(xué)基金、特殊困難補(bǔ)助、社會(huì)捐資助學(xué)等在內(nèi)的“獎(jiǎng)、貸、助、補(bǔ)、減”五位一體完整的助學(xué)體系。許多家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在入學(xué)前或一入校就能享受和獲得國家、學(xué)校和社會(huì)等各方面的資助，從而產(chǎn)生紀(jì)錄資料。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集和整理學(xué)生接受資助的原始材料，盡可能完整地歸檔，以便及時(shí)了解每個(gè)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生獲得資助的狀況，避免重復(fù)資助和遺漏資助現(xiàn)象的發(fā)生，從而使資助資金得到合理分配。

（四）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的相關(guān)材料。能夠反映高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)情況的資料也應(yīng)進(jìn)行記錄和歸檔。如家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的學(xué)習(xí)成績單、獲得的各級(jí)各種獎(jiǎng)懲情況等材料。

（五）家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生心理健康材料。隨著大學(xué)生資助政策的改革和高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，貧困生現(xiàn)象及相應(yīng)的心理健康方面的問題顯得日益突出。貧困大學(xué)生由于經(jīng)濟(jì)上的原因使他們比其他大學(xué)生面臨著更大的心理壓力和焦慮，容易產(chǎn)生自卑心理和人際交往方面的問題，常常表現(xiàn)出自卑、抑郁、人際交往困難、疑惑嫉妒、怨恨等心理問題，從而對心理健康造成一定影響。面對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的心理貧困，應(yīng)認(rèn)識(shí)到高校貧困大學(xué)生的心理健康決不應(yīng)僅僅限于心理咨詢，而應(yīng)形成一個(gè)包括校園文化建設(shè)、思想道德教育和經(jīng)濟(jì)幫助體系在內(nèi)的綜合性的教育環(huán)境。而家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案則可以在高校預(yù)防學(xué)生“心理貧困”方面發(fā)揮重要作用。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案中可以納入心理健康教育中心建立的心理檔案，作為學(xué)生輔導(dǎo)員和心理咨詢?nèi)藛T對于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生進(jìn)行心理疏導(dǎo)的參考資料，如抑郁咨詢量表、大學(xué)生適應(yīng)量表、人際關(guān)系量表、心理狀況測評(píng)報(bào)告等，從而有利于把握家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的心理健康狀態(tài)，及時(shí)地幫助其健康成長。

四、家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理原則

（一）真實(shí)性原則。高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的材料必須客觀真實(shí)地反映家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的基本情況，能夠準(zhǔn)確描述家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)情況、受資助情況、學(xué)習(xí)及獲獎(jiǎng)勵(lì)情況、心理狀況等，從而為學(xué)校開展有針對性的教育管理服務(wù)工作提供可靠的依據(jù)。因此，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案信息記載應(yīng)全面、真實(shí)、準(zhǔn)確，在收集整理檔案過程中要求準(zhǔn)確細(xì)致，認(rèn)真負(fù)責(zé)。同時(shí)，高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生的誠信教育，教育學(xué)生如實(shí)提供家庭情況，及時(shí)告知家庭經(jīng)濟(jì)狀況顯著變化情況。如果發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，一經(jīng)核實(shí)，取消資助資格，收回資助資金。

（二）動(dòng)態(tài)性原則。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的建立不是一勞永逸的。當(dāng)學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新，并對資助措施進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。每學(xué)年應(yīng)定期對全部家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生，通過信件、電話、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行核實(shí)，對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新。因此，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的整理工作也應(yīng)當(dāng)每學(xué)期開展一次。同時(shí)，鑒于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)、客觀地體現(xiàn)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格的變動(dòng)，及時(shí)為突然陷入經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生建立新檔案，對已擺脫貧困學(xué)生的學(xué)生檔案予以注銷。高校也可根據(jù)實(shí)際情況派遣有關(guān)工作人員對申請的貧困生家庭進(jìn)行抽查走訪，從源頭上掌控貧困生的界定，使有限的資助資源充分的惠及每一個(gè)貧困生。

（三）信息化原則。為提升工作效率，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息化，以充分保證家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案內(nèi)容及時(shí)有效地更新。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案信息化的建設(shè)可以依托校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，及時(shí)收集信息。家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息系統(tǒng)的最大優(yōu)勢是保證了家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生信息的共享性。學(xué)校各部門可以共享家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的電子檔案，為針對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生開展的各項(xiàng)工作提供了便利，尤其是對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生開展針對性的思想政治教育提供便利。同時(shí)，也對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)范化起到積極的作用。

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

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