淺析基層國土資源檔案管理

□文/曲 敏 高 華

一、國土資源檔案管理工作的意義

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，國土資源檔案信息量大、種類多，既有綜合類檔案，又有地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案、土地利用規(guī)劃檔案、國土資源監(jiān)察檔案、地礦檔案等九大類。

國土資源檔案是對國家土地具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是提高國土資源管理工作質(zhì)量和效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。國土資源檔案管理工作對我國管好土地資產(chǎn)、保護土地資源起著重要的作用，是依法管理土地，制定國民經(jīng)濟發(fā)展計劃，合理開發(fā)、利用土地，征收國有土地使用稅、解決土地糾紛、確定土地使用權(quán)、所有權(quán)的法律憑證和依據(jù)。發(fā)揮國土資源檔案信息自身的優(yōu)勢，挖掘其內(nèi)在的潛力，及時為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，是市場經(jīng)濟對檔案管理工作的要求，也是檔案管理的真正價值。

二、基層國土資源檔案管理工作中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足檔案管理工作實際需要?；鶎訃羻挝挥捎诮?jīng)費不足，重視不夠，普遍存在檔案室設(shè)施簡陋，設(shè)備陳舊現(xiàn)象，部分單位甚至未能修建專門的檔案室?guī)旆浚k公室和檔案室混在一起，“九防”措施不能落實，以至于在高溫梅雨季節(jié)無法降溫除濕，造成已歸檔材料發(fā)生霉變，給檔案管理留下隱患。由于缺乏必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，大部分基層國土單位還未實行計算機管理室藏檔案，給查找利用帶來很多的不便。

（二）檔案收錄不完整，管理不規(guī)范，容易造成重要國土資源檔案流失。國土資源工作是業(yè)務(wù)性較強的工作，工作人員在其工作過程中往往只重視業(yè)務(wù)水平與質(zhì)量，而忽視每年基層國土單位的工作計劃、總結(jié)、簽訂的目標(biāo)責(zé)任狀、所務(wù)會記錄、工作人員的工作小結(jié)等這些能反映基層國土單位自身工作特色資料。另外，有些基層國土單位檔案長期積壓，隨意堆放，很多已整理的檔案也存在分類、組卷、編目、排列不規(guī)范，不利于以后查找利用，甚至容易造成重要國土資源檔案流失。

（三）國土資源檔案利用效率不高?；鶎訃羻挝挥捎跈C構(gòu)弱化、科學(xué)手段滯后、硬件設(shè)施陳舊等原因，仍繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，檔案利用效率低下。基層國土單位還沒有意識到國土資源檔案的重要價值，缺乏主動為市場提供服務(wù)的意識，也降低了國土資源檔案的利用效率，造成資源浪費。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高?；鶎訃翙n案管理工作長期以來被忽視，導(dǎo)致管理人員從思想上對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，缺乏責(zé)任心。部分管理人員缺少檔案管理的專業(yè)知識，對土地業(yè)務(wù)檔案缺少深入細(xì)致的分析，從而影響了國土所檔案資料的收集、整理和利用?？傊鶎訖n案管理人員在文化素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)和工作能力上，與當(dāng)前檔案管理信息化、現(xiàn)代化的要求仍然有一定的差距。

三、基層國土資源檔案管理工作建議

基層國土檔案管理工作在切實保護國土資源的前提下，應(yīng)針對存在的問題，創(chuàng)新思路，深化改革，適應(yīng)并服務(wù)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展的需要。

（一）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)國土資源檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的國有土地在發(fā)生變化，基本農(nóng)田保護、土地開發(fā)整理、用地報批、征地實施等各項具體工作形成的土地檔案數(shù)量不斷增多，對國土資源檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施提出了更高的要求。因此，國土資源管理部門應(yīng)加大資金投入，建設(shè)一流庫房、借閱場所，使辦公、閱覽、庫房分開，嚴(yán)格落實“三鐵”、“九防”。

（二）檔案收錄完整、規(guī)范是實現(xiàn)國土資源檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的重點。在搞好硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案的形成要規(guī)范化、檔案的整理要系統(tǒng)化，印發(fā)實行統(tǒng)一的歸檔內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照裝訂、分類、在分類的基礎(chǔ)上排列歸檔文件、加蓋歸檔章、依據(jù)檔案分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄、逐件編目裝盒表等規(guī)定程序完整收錄檔案。

（三）加快國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)國土資源檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的有效途徑。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，加快國土資源檔案管理的信息化、數(shù)字化成為大勢所趨?；鶎訃羻挝粦?yīng)該加強數(shù)字化建設(shè)，舍得投資，充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)的功能，開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，加快國土資源檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，健全管理網(wǎng)絡(luò)，并及時配置、不斷更新現(xiàn)代化檔案管理所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設(shè)備，提高科學(xué)管理水平，提升查詢服務(wù)水平，從源頭上最大限度地控制檔案原件出庫的次數(shù)，降低檔案原件丟失的幾率。

（四）提高管理者素質(zhì)，完善管理制度是實現(xiàn)國土資源檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提。檔案管理人員要端正對檔案管理崗位的認(rèn)識，樹立高度的責(zé)任感，加強現(xiàn)代化檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，努力適應(yīng)社會經(jīng)濟信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的要求?；鶎訃羻挝粦?yīng)嚴(yán)格落實檔案管理制度，對檔案人員實行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)范圍，并建立業(yè)務(wù)考核制度，獎罰分明，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

面對基層國土資源檔案管理工作的需要，我們要從思想上高度重視，充分認(rèn)識國土資源檔案管理的重要性；采取穩(wěn)妥有力的措施，提高檔案管理人員素質(zhì)，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，提高檔案利用效率。只有這樣，基層國土資源檔案事業(yè)才能適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，才能促進(jìn)其開發(fā)與利用不斷優(yōu)化。

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