信息時(shí)代如何推行檔案工作規(guī)范化

張津芳

(河北青年管理干部學(xué)院,河北石家莊050031)

一、電子檔案誕生的社會(huì)背景

由于國(guó)家信息化的整體推進(jìn),信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用,各組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙質(zhì)環(huán)境向電子環(huán)境轉(zhuǎn)移,許多領(lǐng)域正逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)電子化、無(wú)紙化。以往把檔案貼上封條存放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾的作用,給需要使用檔案的人員帶來(lái)極大的不便,不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們已經(jīng)意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的巨大的經(jīng)濟(jì)效益,于是,電子檔案隨之而生。電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同,這就要求檔案工作者必須對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作[1]。然而,社會(huì)中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法,認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn),使檔案信息的開(kāi)發(fā)處于封閉狀態(tài),更談不上電子檔案的開(kāi)放與上網(wǎng)了。

從20世紀(jì)90年代開(kāi)始,各種工業(yè)設(shè)計(jì)中計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的大量應(yīng)用直接產(chǎn)生了大量的電子檔案,在一段時(shí)間內(nèi),紙質(zhì)檔案與電子檔案尚可具有相同的功能,但隨著電子行業(yè)、機(jī)械行業(yè)各種計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件日新月異的發(fā)展,電子檔案體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案所不具備的功能,這也使得電子檔案的管理和保存成為迫切的需要。

近些年來(lái),國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件管理方法、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等具體問(wèn)題的研究日漸豐富,自2001年以來(lái),電子文件已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。2009年,國(guó)家發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》,指出文件管理要遵循信息化條件下電子文件的形成和利用規(guī)律,堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密等基本原則,規(guī)定了電子文件在形成、辦理、歸檔等過(guò)程中的條件和要求,這是國(guó)家正式頒布關(guān)于電子文件的管理辦法,意義重大。

二、開(kāi)展電子檔案規(guī)范化的必要性

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。例如,國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理指明了方向[2]。然而,這項(xiàng)政策真正落實(shí)到各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施過(guò)程中,就不容樂(lè)觀了。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度,僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,實(shí)施本單位制定的分類方法,沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響,出現(xiàn)了各自為政,各行其是的局面,使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

電子檔案涵蓋不同的檔案載體,包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等,規(guī)范化要求對(duì)所有內(nèi)容進(jìn)行電子化、信息化,并有統(tǒng)一的分類管理。在信息技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中,同一行業(yè)的電子文件的標(biāo)準(zhǔn)也在發(fā)生變化,檔案規(guī)范化要求對(duì)不同歷史時(shí)期的檔案都能夠做到統(tǒng)一識(shí)別、統(tǒng)一分類。在制作電子檔案的過(guò)程中,按照全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊(duì),對(duì)占檔案利用率絕大部分的全宗作為優(yōu)先數(shù)字化對(duì)象。

電子檔案自身不像紙質(zhì)檔案,它易于修改,且修改后不留痕跡,這樣電子檔案發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)檔案就大得多,同時(shí)電子檔案制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)原件的鑒定有一定的難度,這些都使得電子檔案的鑒定和管理必須規(guī)范化,保證檔案本身的可信性和原生性。電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用都和紙質(zhì)檔案區(qū)別很大,在這些過(guò)程中檔案本身是否保持原生性不被破壞,不被盜取,也是一個(gè)重要的課題,要求檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)都做到規(guī)范化。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在搞好硬件建設(shè)的同時(shí),做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明,雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對(duì)的獨(dú)立性,但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源,檔案是文書(shū)的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí),樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。在實(shí)際工作中,把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

(一)加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理,采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、保管的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改過(guò)程的目的,則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件,應(yīng)及時(shí)收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前,為防止檔案信息被竊取、修改和刪除,防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入,常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、防寫、檔案?jìng)浞?、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證、專機(jī)專用、安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠,確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密,防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改,都具有很好的效果。所以檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

(二)建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。

檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分[3]。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是內(nèi)容豐富、利用率高、覆蓋面廣。檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊,進(jìn)行信息交流,回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢,提供查詢和資信服務(wù)。信息只有在傳遞中才能體現(xiàn)出價(jià)值,在保證安全的前提下,信息的管理要求檢索方便直接,對(duì)標(biāo)題甚至全文提供內(nèi)容檢索,以利于讀者的查找和閱讀。

(三)加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上,要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備,對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用多種通用格式的存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí),搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上,要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境,強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù),有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。計(jì)算機(jī)行業(yè)發(fā)展很快,各種檔案文件的格式標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸變化,在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展后,某種格式的已存檔檔案如果出現(xiàn)與新產(chǎn)生的檔案文件格式不兼容的情況,需要及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)軟硬件,對(duì)已有的文件進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)換處理。

(四)開(kāi)展在線服務(wù)和現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

隨著改革開(kāi)放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后,公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護(hù)廣大人民群眾的根本利益,湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心,要求全省各部門、各單位率先向各級(jí)檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料,并要求各級(jí)檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作,搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)[4]。

傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

(五)加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng),面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào),任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門各自為政的局面,建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng),實(shí)行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄,實(shí)行資源共享,正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物,是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此,還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題,并加以解決,以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

(六)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。

在電子文件日益發(fā)展的今天,培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng),一方面,要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員,使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面,要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程,電子檔案的管理實(shí)質(zhì)是檔案技術(shù)工程的管理,這要求從業(yè)人員具備文書(shū)處理、檔案管理等傳統(tǒng)技能,還具備圖書(shū)、情報(bào)綜合信息管理等技能。

[1] 唐雪妍.淺談電子檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界,2006,(15).

[2] 張文亮.關(guān)于電子檔案管理的思考[J].云南檔案,2008,(9).

[3] 趙晏.淺談加強(qiáng)電子檔案管理[J].商業(yè)文化:學(xué)術(shù)版,2009,(12).

[4] 夏利宏.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].新西部:下半月,2009,(8).