人事檔案管理機(jī)制改革探析

張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南 長(zhǎng)沙 410004)

一、人事檔案管理改革的理念

人事檔案管理改革的方向和實(shí)效是建立在人事檔案改革的的理念的基礎(chǔ)之上的，因此，確定人事檔案改革的理念尤為重要。筆者認(rèn)為，人事檔案改革的理念應(yīng)該遵循以下兩個(gè)方面：

(一)以人為本。人事檔案管理歸根到底是為人服務(wù)的，是對(duì)個(gè)人真實(shí)人事情況的記錄和反映，是個(gè)人發(fā)展、用人單位組織人事管理以及國(guó)家進(jìn)行整體調(diào)配的依據(jù)。人事檔案管理是圍繞人進(jìn)行的，應(yīng)該充分尊重相對(duì)人的意愿，賦予相對(duì)人充分的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)以及相對(duì)自由的托管權(quán)。任何單位或個(gè)人查閱、移轉(zhuǎn)、利用行為人的人事檔案都必須為本人所知曉，并征得本人的同意。本人也要為自己的檔案行為負(fù)責(zé)，在進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)時(shí)，尤其是調(diào)動(dòng)單位時(shí)，應(yīng)該向用人單位提供完整和真實(shí)的人事檔案。人事檔案除了具備個(gè)人私有性質(zhì)外，還具有明顯的公共管理信息的特征。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人才已經(jīng)不單單隸屬于某一個(gè)單位，而是屬于全社會(huì)共同所有。因此，從社會(huì)利益最大化的角度，讓人從單位屬性向社會(huì)屬性過(guò)渡，讓人才為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，已經(jīng)成為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。這就要求人事檔案制度必須賦予相對(duì)人自主流動(dòng)和自由發(fā)展的權(quán)利。要實(shí)現(xiàn)這種權(quán)利就需要改變檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系掛鉤的局面，對(duì)人事檔案實(shí)行社會(huì)化管理。堅(jiān)持“以人為本”的改革理念，還應(yīng)使人事檔案管理體現(xiàn)人的平等性。人生而平等，這是現(xiàn)代文明最基本的價(jià)值理念，任何人在現(xiàn)代文明社會(huì)都享有平等的權(quán)利。

(二)制度治理。目前，提高人事檔案儲(chǔ)存數(shù)量和整理質(zhì)量是我國(guó)人事檔案管理工作的主要目的，人事檔案審核工作和清理工作雖然可以起到一定效果，但總體而言屬于事后管理，難以從根本上提高人事檔案管理的整體質(zhì)量和水平。理想的管理模式應(yīng)該是從一開始就可以保證人事檔案管理的數(shù)量和質(zhì)量，而無(wú)需事后的審核和清理工作。要實(shí)現(xiàn)這種理想的管理模式，首先就需要改變思維，變事后的管理思維為制度的管理思維。為此，要注意以下幾點(diǎn)：第一，宏觀考慮。在進(jìn)行制度建設(shè)時(shí)，一定要宏觀上把握制度本身整體的體系性和內(nèi)部各要素的協(xié)調(diào)性。第二，整體落實(shí)。人事檔案管理工作制度確立以后，一定要等各方面條件成熟以后，尤其是其中的關(guān)鍵條件成熟以后再予以配套實(shí)施，人事檔案管理改革是一項(xiàng)非常復(fù)雜和重要的工作，不能冒進(jìn)，必須保證實(shí)施的質(zhì)量和影響。第三，實(shí)踐檢驗(yàn)。人事檔案管理工作制度實(shí)施以后，要根據(jù)從實(shí)踐渠道反饋的相關(guān)信息，并結(jié)合社會(huì)各方面的發(fā)展需要，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)、分析和調(diào)整，清除人事檔案管理制度中不符合社會(huì)發(fā)展要求的因素，與時(shí)俱進(jìn)。第四，系統(tǒng)更新。“對(duì)制度內(nèi)容的調(diào)整或改革，不可只針對(duì)其中的某一項(xiàng)制度搞‘小型手術(shù)治療’，而應(yīng)該充分注意到人事檔案管理制度的整體性和內(nèi)容的相互關(guān)聯(lián)性，對(duì)制度的‘診斷’和‘治療’均應(yīng)全盤考慮，作到整體更新，以達(dá)到聯(lián)動(dòng)高效的制度建設(shè)目標(biāo)?！?/p>

二、人事檔案管理改革的思路

在確定了人事檔案管理改革的理念后，根據(jù)什么樣的規(guī)則來(lái)指導(dǎo)和監(jiān)督人事檔案管理工作的實(shí)施，是我們應(yīng)該重點(diǎn)考慮的。無(wú)規(guī)矩不成方圓，人事檔案管理改革的方式當(dāng)然也是我們要重點(diǎn)討論的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，國(guó)家有關(guān)主管部門應(yīng)該建立一整套完整的人事檔案管理操作模式來(lái)指導(dǎo)相關(guān)工作，督促用人單位自覺維護(hù)職工的人事檔案權(quán)益。當(dāng)前，人才流動(dòng)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)一個(gè)重要特點(diǎn)，國(guó)家人事檔案管理部門應(yīng)該充分考慮這一社會(huì)現(xiàn)實(shí)，本著以人為本的理念，充分尊重公民的流動(dòng)意愿，從直接管理者的角色向規(guī)則制定者和監(jiān)督者的角色過(guò)渡。這種角色的轉(zhuǎn)變，既可以減少工作成本，提高工作效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的目標(biāo)。

過(guò)去，國(guó)家對(duì)人事檔案扮演著直接管理者的角色，但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入，這種直接管理已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，應(yīng)該進(jìn)行較色轉(zhuǎn)換，逐步轉(zhuǎn)向間接管理。目前，理論界有人主張，對(duì)體制內(nèi)的人員實(shí)行直接管理，以管理為主;對(duì)所謂體制外的人員實(shí)行間接管理，以指導(dǎo)為主。筆者認(rèn)為，這種管理模式看起來(lái)做到了具體問(wèn)題具體分析，但是這種另眼相待的做法，與以人為本的改革理念相悖，不能起到良好的社會(huì)效果，無(wú)法解決業(yè)已產(chǎn)生的社會(huì)問(wèn)題。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，國(guó)家不應(yīng)該視人事檔案為簡(jiǎn)單的管理手段，而應(yīng)該發(fā)揮促進(jìn)合理流動(dòng)，人盡其才，才盡其用的價(jià)值。

(一)增強(qiáng)人事檔案管理的宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。國(guó)家要通過(guò)人事檔案管理宏觀機(jī)制的改革，對(duì)整個(gè)國(guó)家用人單位的人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督。要建立人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的專業(yè)化和信息化。人事檔案管理部門應(yīng)該充分尊重公民的個(gè)人意愿，與公民建立委托管理關(guān)系，并根據(jù)相關(guān)部門出具的人事信息資料，為公民建立真實(shí)全面的人事檔案。人事檔案再進(jìn)入信息庫(kù)，公民憑借自己設(shè)定的口令，可自由進(jìn)入信息庫(kù)，查閱自己的相關(guān)信息。這樣，依靠比較健全的檔案管理體系，促進(jìn)相關(guān)信息資源的綜合開發(fā)利用，使人事檔案管理步入良性發(fā)展的階段。

(二)增強(qiáng)行為人對(duì)人事檔案管理工作的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。人事檔案是關(guān)于相對(duì)人自身情況的反映，他有權(quán)利知道自己的人事檔案內(nèi)容。知情權(quán)是人權(quán)一個(gè)重要內(nèi)容，因此，在保障人權(quán)日益高漲的今天，人事檔案管理賦予相對(duì)人充分的知情權(quán)，是符合當(dāng)今權(quán)利社會(huì)所必須的。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案被視為一種管理人的工具，調(diào)檔程序非常嚴(yán)格，通過(guò)對(duì)人事檔案的控制而實(shí)現(xiàn)對(duì)人的管制。現(xiàn)今，這種做法已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，需要進(jìn)行改革。因此，新的人事檔案管理制度必須明確將知情權(quán)賦予相對(duì)人，并將其作為公民的一項(xiàng)基本民主權(quán)利。在社會(huì)轉(zhuǎn)型期，如何讓人事檔案管理制度發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值和作用，避免因不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要而出現(xiàn)各種社會(huì)問(wèn)題，這是人事檔案管理改革工作必須要解決的重要問(wèn)題。因此，放開人事檔案的建檔權(quán)和管理權(quán)，形成一種相對(duì)人參與和監(jiān)督的新的管理機(jī)制，是十分必要的。

(三)人事檔案管理部門適當(dāng)放權(quán)，賦予用人單位一定的人事檔案管理權(quán)。目前我國(guó)人事檔案的管理模式是相對(duì)人進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí)，其人事檔案也要轉(zhuǎn)到有關(guān)部門統(tǒng)一管理。這種管理模式在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)了不良效應(yīng)，比如用人單位用不放檔案的辦法來(lái)阻礙人才的合理流動(dòng)。類似的問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重侵害了相對(duì)人的合法權(quán)益和社會(huì)的正常發(fā)展，因此，需要適當(dāng)放權(quán)，賦予用人單位一定的建檔權(quán)和管理權(quán)。這樣，既可以促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，還可以充分調(diào)動(dòng)人才的工作積極性，因此，要改變“一元管理”的制度設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)建檔權(quán)和管理權(quán)的有機(jī)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

(四)堅(jiān)持以人為本的管理理念，構(gòu)建服務(wù)型人事檔案管理模式。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式引發(fā)了一些社會(huì)問(wèn)題，比如一些單位把人事檔案作為謀取私利的工具。在我國(guó)構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的大背景下，如何改變這種不良現(xiàn)象，值得深入探討。筆者認(rèn)為，應(yīng)該構(gòu)建服務(wù)型人事檔案管理模式，減輕相對(duì)人的負(fù)擔(dān)。國(guó)家在制定預(yù)算時(shí)，要做專項(xiàng)預(yù)算，以保障相關(guān)部門的工作能夠順利進(jìn)行。

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人事檔案管理機(jī)制的改革已經(jīng)是大勢(shì)所趨，我們必須首先堅(jiān)持以人為本的改革理念，并在此理念的指導(dǎo)下建立新型的服務(wù)型管理模式，才能真正發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。