淺談高校教務(wù)管理無(wú)紙化辦公

宋 靜 熊海鷗

(1.廣東工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院，廣東 廣州 510520；2.廣東工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院，廣東 廣州 510520）

淺談高校教務(wù)管理無(wú)紙化辦公

宋 靜1熊海鷗2

(1.廣東工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院，廣東 廣州 510520；2.廣東工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院，廣東 廣州 510520）

文章對(duì)高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公的必要性、可行性以及如何實(shí)施無(wú)紙化辦公進(jìn)行研究。隨著高校擴(kuò)招以及高校合并政策的實(shí)施，多校區(qū)管理、學(xué)生人數(shù)眾多等因素使得傳統(tǒng)教務(wù)管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化高等教育管理的要求，而無(wú)紙化辦公以網(wǎng)絡(luò)為依托具有異地辦公、傳輸快捷、節(jié)約耗材等優(yōu)點(diǎn)。

教務(wù)管理；無(wú)紙化辦公；教務(wù)管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展和深化改革，高等教育已由“精英”教育階段轉(zhuǎn)向了“大眾化”教育階段?！按蟊娀苯逃A段初期，其發(fā)展模式的主要特征就是“擴(kuò)大規(guī)模，增加數(shù)量”，自1992年高校合并，截止2007年我國(guó)有665所高校合并組建為274所，自1999年高校擴(kuò)招，據(jù)統(tǒng)計(jì)2007年高校招生人數(shù)是擴(kuò)招前的5倍多。隨著“擴(kuò)招合并”浪潮的逐步平穩(wěn)，我國(guó)高校逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴疤岣哔|(zhì)量”為主要特征的發(fā)展模式，高校教務(wù)管理作為高等教育管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是高等學(xué)校教學(xué)管理工作的核心和基礎(chǔ)，是學(xué)校、教師、學(xué)生之間溝通的橋梁，在學(xué)校的教與學(xué)中發(fā)揮著舉足輕重的作用。面對(duì)現(xiàn)代高校多校區(qū)教學(xué)、學(xué)生人數(shù)龐大的特點(diǎn)，高校教務(wù)管理的工作量、工作難度以及重復(fù)性大大增加，傳統(tǒng)教務(wù)管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)管理需求，因此如何有效地提高教務(wù)管理效率已成為高校管理中的核心問(wèn)題。筆者在高校從事教學(xué)管理工作多年，從工作實(shí)際出發(fā)，借鑒企業(yè)無(wú)紙化辦公的思想和經(jīng)驗(yàn)，基于現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公的必要性、可行性以及如何實(shí)施進(jìn)行研究。

（一）無(wú)紙化辦公的概念

“無(wú)紙化辦公”是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)、手機(jī)等電子產(chǎn)品為載體實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，從而減少傳統(tǒng)辦公模式中紙張使用及書(shū)寫(xiě)的環(huán)節(jié)，最理想的狀態(tài)是實(shí)現(xiàn)完全不用紙張或筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。無(wú)紙化辦公的主要優(yōu)點(diǎn)在于信息傳播迅速、流動(dòng)性強(qiáng)，便于數(shù)據(jù)的查詢(xún)、維護(hù)、攜帶，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率。美國(guó)未來(lái)學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會(huì)將必然進(jìn)入無(wú)紙化辦公的時(shí)代”。自20世紀(jì)末，隨辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，無(wú)紙化辦公的概念被提出并在部分企業(yè)中得到應(yīng)用，至今無(wú)紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標(biāo)志。

（二）高校教務(wù)管理的現(xiàn)狀

高校教務(wù)管理實(shí)質(zhì)是設(shè)計(jì)和保持一種良好的教學(xué)環(huán)境，組織教學(xué)人員進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)，使教師和學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)中高效率的實(shí)現(xiàn)制定的教學(xué)目標(biāo)，它對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展高素質(zhì)人才有著重要的作用?，F(xiàn)代高校多校區(qū)、形態(tài)多樣、學(xué)生人數(shù)龐大等特點(diǎn)，使得教學(xué)組織及其管理日趨復(fù)雜化，因此教務(wù)管理不再是單純的行政管理，它已成為一項(xiàng)涉及教學(xué)組織、學(xué)籍管理、考試管理、成績(jī)管理、學(xué)位審核等工作的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

1.現(xiàn)代高校教務(wù)工作采用教務(wù)管理系統(tǒng)情況

2.多校區(qū)管理造成文件審批流程過(guò)長(zhǎng)、耗時(shí)過(guò)多

多校區(qū)教學(xué)管理給教務(wù)管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和壓力，教務(wù)管理文件審批方面流程長(zhǎng)、耗時(shí)多直接影響了教務(wù)管理工作效率。筆者所在學(xué)?，F(xiàn)有三個(gè)校區(qū)，教務(wù)處總部設(shè)在A校區(qū)，其他B校區(qū)和C校區(qū)各設(shè)一個(gè)教務(wù)處的辦事點(diǎn)，各校區(qū)內(nèi)各學(xué)院設(shè)立教學(xué)部，整個(gè)教務(wù)管理工作由A校區(qū)教務(wù)處牽頭統(tǒng)一管理。在現(xiàn)有教務(wù)管理工作方式中，凡涉及師生相關(guān)教務(wù)管理工作基本流程是相關(guān)師生通過(guò)學(xué)院教學(xué)部提出申請(qǐng)后，提交校區(qū)教務(wù)處再提交至A校區(qū)教務(wù)處各相關(guān)部門(mén)處理，然后按此流程倒轉(zhuǎn)回來(lái)，此流程過(guò)長(zhǎng)耗時(shí)過(guò)多，且文件跨區(qū)交換，經(jīng)手人太多常出現(xiàn)資料遺失或信息傳遞失真。

3.教務(wù)管理工作紙張使用量巨大

教務(wù)管理涉及高校教學(xué)的方方面面，現(xiàn)代高校多校區(qū)、學(xué)生數(shù)量龐大的特點(diǎn)，使得高校教務(wù)管理工作紙張耗費(fèi)量頗為驚人。筆者所在學(xué)院現(xiàn)有畢業(yè)生1760人，每到畢業(yè)學(xué)期單純存檔成績(jī)單、學(xué)籍表、畢業(yè)論文、各類(lèi)評(píng)議表等等（不計(jì)日常各類(lèi)成績(jī)查詢(xún)單、緩考申請(qǐng)及收發(fā)各類(lèi)資料的簽收單等）至少耗費(fèi)紙張?jiān)?0萬(wàn)張以上。紙張消耗巨大，既不利于環(huán)保也帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)投入，同時(shí)也給檔案管理造成壓力。

（三）高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公的必要性和可行性

1.高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公的必要性

基于上述當(dāng)前高校教務(wù)管理的巨大壓力，而無(wú)紙化辦公具有異地辦公、傳輸快捷、節(jié)約耗材、提高辦公效率等優(yōu)點(diǎn)，因此無(wú)紙化辦公勢(shì)必成為高校提高教務(wù)管理效率和管理質(zhì)量的趨勢(shì)。

（1）在教務(wù)檔案管理方面，可建立無(wú)紙化辦公與檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率，使得檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，并有助于提高檢索和利用效率。

（2）在文件審批流程方面，無(wú)紙化辦公可消除跨校區(qū)管理的地域差異，師生的業(yè)務(wù)申請(qǐng)可通過(guò)系統(tǒng)提交，相關(guān)部門(mén)通過(guò)電子簽名在系統(tǒng)里審批，一方面縮短其審批流程，提高審批效率，另一方面教務(wù)管理工作人員只要有網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地都可辦公，從而擺脫必須到辦公室才能工作的傳統(tǒng)理念。

在發(fā)展休閑農(nóng)業(yè)之前，鄉(xiāng)村旅游資源主要以鄉(xiāng)村本身自然風(fēng)光以及地理?xiàng)l件作為依托，所采用的經(jīng)營(yíng)模式較為傳統(tǒng)。對(duì)于現(xiàn)代休閑農(nóng)業(yè)而言，可以將其和其他產(chǎn)業(yè)結(jié)合在一起。對(duì)鄉(xiāng)村旅游做出規(guī)范化管理，提升管理水平。進(jìn)一步發(fā)展休閑農(nóng)業(yè)以及鄉(xiāng)村旅游，必須高度重視旅游地飲食衛(wèi)生和公共安全等，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量，采取科學(xué)方式避免開(kāi)展旅游導(dǎo)致的當(dāng)?shù)丨h(huán)境受到污染。結(jié)合實(shí)際情況，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且加大管理力度，確保餐飲食譜綠色衛(wèi)生，對(duì)當(dāng)?shù)胤N植業(yè)以及養(yǎng)殖業(yè)衛(wèi)生清潔，從而確保前來(lái)旅游的游客健康安全，

2.高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公的可行性

實(shí)行完全理想狀態(tài)的無(wú)紙化辦公不是一朝一夕就能完成的，但高校實(shí)行教務(wù)管理無(wú)紙化辦公也并不是天方夜譚的，在現(xiàn)有條件下是可以逐步推進(jìn)的。

數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開(kāi)通以及手機(jī)上網(wǎng)等，使得高校教務(wù)管理具備實(shí)行無(wú)紙化辦公的硬件條件，同時(shí)各大高校目前都已采用教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)和門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件已在現(xiàn)代辦公中大量出現(xiàn)，高校教務(wù)管理的軟件條件也已經(jīng)部分具備。

原有手工教務(wù)管理工作方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代高等教育的特點(diǎn)，教務(wù)管理系統(tǒng)的普及已推動(dòng)教務(wù)管理人員的更新?lián)Q代和進(jìn)一步學(xué)習(xí)，以筆者所在校區(qū)為例，現(xiàn)有從事教務(wù)管理工作共14人，其中碩士學(xué)歷4人，本科學(xué)歷9人，這批高素質(zhì)的教務(wù)管理人員具有良好的計(jì)算機(jī)操作能力和較強(qiáng)的軟件學(xué)習(xí)能力。

國(guó)內(nèi)無(wú)紙化辦公自80年代中期開(kāi)始發(fā)展起來(lái)的。最初是以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。隨著以 Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。同時(shí)國(guó)內(nèi)企事業(yè)單位實(shí)施無(wú)紙化辦公至今近30年的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)可以為高校教務(wù)管理實(shí)施無(wú)紙化辦公提供很好的借鑒。

（四）高校教務(wù)管理如何實(shí)行無(wú)紙化辦公

高校教務(wù)管理實(shí)行無(wú)紙化辦公雖然有十分光明的前景，也具有良好的可行條件，但實(shí)施起來(lái)依然是非常困難的。雖然很多人都知道無(wú)紙化辦公的含義，但沒(méi)有哪個(gè)公司真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公?，F(xiàn)有的傳統(tǒng)教務(wù)管理工作方式無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代高校教務(wù)管理需要，以下分析如何實(shí)行無(wú)紙化辦公。

1.觀念先導(dǎo)尤其是革新領(lǐng)導(dǎo)思想

人類(lèi)社會(huì)的每一次進(jìn)步和發(fā)展，都會(huì)面臨與傳統(tǒng)觀念的對(duì)抗，高校教務(wù)管理打破傳統(tǒng)教務(wù)管理方式實(shí)行無(wú)紙化辦公也不會(huì)例外，尤其是在現(xiàn)有電子文件管理還存在一些問(wèn)題的情況下，許多人的傳統(tǒng)觀念是，“白紙黑字”具有一定的權(quán)威性，是真實(shí)可信的，領(lǐng)導(dǎo)人還可以直接在紙上圈閱或作批示，從而會(huì)對(duì)無(wú)紙化辦公資料是否安全、電子簽名能否認(rèn)可等等提出質(zhì)疑，因此改變教務(wù)管理工作人員的觀念和習(xí)慣是非常重要的。在這種情況下，首先要徹底革新領(lǐng)導(dǎo)思想，目前實(shí)行無(wú)紙化辦公失敗的案例很大原因在于領(lǐng)導(dǎo)的觀念沒(méi)有改變，而無(wú)紙化辦公的有力推動(dòng)是一個(gè)自上向下的過(guò)程，領(lǐng)導(dǎo)的觀念改變后，請(qǐng)專(zhuān)家或校方主要負(fù)責(zé)人為所有教務(wù)管理工作人員示范解惑，直到所有教務(wù)管理工作人員都接受為止。

2.系統(tǒng)集成打破“信息孤島”現(xiàn)象

現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)集成化程度低，完整的教務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系尚未形成，教務(wù)信息資源開(kāi)發(fā)利用不充分，系統(tǒng)整體效益不高。筆者所在高校各相關(guān)部門(mén)各自采用自己的系統(tǒng)，比如除教務(wù)管理系統(tǒng)外，人事處有人事管理系統(tǒng)，學(xué)生處有學(xué)生管理信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)處有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，各個(gè)系統(tǒng)都是離散的，無(wú)法進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)聯(lián)系，無(wú)疑形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”。教務(wù)管理是連接教師、學(xué)生以及學(xué)校的橋梁，必然與人事處、學(xué)生處以及財(cái)務(wù)處都是直接相關(guān)的，因此要實(shí)行真正的無(wú)紙化辦公必須在全校范圍內(nèi)對(duì)原有各個(gè)系統(tǒng)重新進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一構(gòu)思，建立整體性信息系統(tǒng)模型，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成打破原有的“信息孤島”現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)技術(shù)支持及應(yīng)用輔助軟件

在高校教務(wù)管理中推行無(wú)紙化辦公過(guò)程中，信息安全問(wèn)題以及辦公便利與否是人們擔(dān)心的主要問(wèn)題。在教務(wù)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商加強(qiáng)技術(shù)支持、增強(qiáng)信息的安全性、保密性以及系統(tǒng)的穩(wěn)定性的同時(shí)，學(xué)校必須在組建教務(wù)管理隊(duì)伍時(shí)注重引進(jìn)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息專(zhuān)業(yè)方面的人才，從教務(wù)管理工作實(shí)際流程出發(fā)，隨時(shí)以提高工作效率和工作便利為目的及時(shí)對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)上的維護(hù)支持甚至是進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。此外要充分利用輔助軟件，如利用QQ、飛信、MSN等將所有的師生和學(xué)校聯(lián)結(jié)為一個(gè)信息整體，不僅有效彌補(bǔ)教務(wù)管理系統(tǒng)靈活性、信息通暢性不足的問(wèn)題，也不失為成為師生民意上傳，實(shí)現(xiàn)教育者與被教育者溝通的一種有益嘗試。

（五）結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的教務(wù)管理工作方式已不適應(yīng)現(xiàn)代高校多校區(qū)教學(xué)、學(xué)生人數(shù)龐大的特點(diǎn)，為提高現(xiàn)代高校教學(xué)質(zhì)量，教務(wù)管理系統(tǒng)發(fā)展實(shí)行無(wú)紙化辦公是必然的，但無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)不是一蹴而就的而將會(huì)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，我們只能在現(xiàn)有階段逐步逼近“無(wú)紙化”辦公，從而推動(dòng)高校教務(wù)管理向“信息化、流程化、規(guī)范化”發(fā)展。

[1] 宋靜,張畢西.虛擬咨詢(xún)?cè)诙嘈^(qū)高校教務(wù)管理中的應(yīng)用[J].廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2008(7):44-45, 55.

[2] 當(dāng)前中國(guó)高等教育發(fā)展的形勢(shì)特點(diǎn)與戰(zhàn)略選擇[OL].http://wenku.baidu.com/view/74bee009581b6bd97f19ea51.html,2009-11-19.

[3] 王俊程.無(wú)紙化辦公的難點(diǎn)及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)世界,2008(12):8-9.

[4] 阿爾文·托夫勒.第三次浪潮[M].黃明堅(jiān),譯.中信出版社,2006(6).

[5] 無(wú)紙化辦公卡殼都在領(lǐng)導(dǎo)層[OL].http://gd.news.sina.com.cn,2010-12-11

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1008-1151(2011)05-0045-02

2011-01-27

廣東工業(yè)大學(xué)校青年基金項(xiàng)目（編號(hào)：072061）資助

宋靜（1977－），女，山東威海人，廣東工業(yè)大學(xué)管理學(xué)院助理研究員，從事教學(xué)管理工作；熊海鷗（1981－），湖南常德人，廣東工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院助理研究員，從事教學(xué)管理工作。