芻議高校檔案管理的信息化建設(shè)

劉 雁

(長春師范學(xué)院檔案館,吉林長春 130032)

高校檔案是一種重要的文獻(xiàn)信息資源,是高校從事教育、教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動的真實(shí)記錄,它如實(shí)反映了學(xué)校的起源及其發(fā)展歷程,對學(xué)校乃至社會都具有非常重要的保存價值和利用價值,是高校管理的重要組成部分。因此,科學(xué)地管理好高校檔案意義重大。隨著高校的發(fā)展和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展及廣泛應(yīng)用,高校的檔案管理也正在逐步實(shí)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理,并在此基礎(chǔ)上不斷完善,為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館而努力。本文結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理普遍存在的問題,從幾個方面分析如何搞好高校檔案管理的信息化建設(shè)。

1 高校檔案管理存在的問題

1.1 思想理念滯后

雖然高校檔案管理是高校管理的重要組成部分,是高校開展工作必不可少的一個重要環(huán)節(jié),但是卻很難得到各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,認(rèn)為檔案管理的目的只是收集、整理、保管。檔案只有得以充分利用,才能更好地為校內(nèi)外乃至社會服務(wù),才能更好地體現(xiàn)出其自身重要價值,因此高校檔案管理者必須從主觀上轉(zhuǎn)變理念,更新認(rèn)識,加強(qiáng)管理,采用科學(xué)方法,充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺,與時俱進(jìn),創(chuàng)新思維,加大力度改變檔案管理現(xiàn)狀,把以保管為目的轉(zhuǎn)變?yōu)橐愿玫貫閺V大需用者提供服務(wù)為目標(biāo)。

1.2 對檔案工作宣傳不夠,各級管理人員的檔案意識薄弱

高校的檔案絕大部分來源于高校各教學(xué)院 (系)及管理職能部門,它們與檔案的建立密切相關(guān)。但是,目前許多基層單位并沒有制定和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則,在日常操作程序上缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化,檔案管理人員的服務(wù)意識淡溥,只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作,建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。因此,要加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度,使各基層單位能夠充分認(rèn)識檔案工作的性質(zhì)與目的,認(rèn)識到檔案利用能夠產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全,硬件建設(shè)差

充足的經(jīng)費(fèi)、必要的設(shè)備及硬件是做好檔案工作必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),否則,搞好檔案管理就是紙上談兵。因此各高校必須加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入,安排一定的專項經(jīng)費(fèi),首先是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;其次用于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提供必需的硬件設(shè)備;再次用于從事檔案的科研工作,不斷提高檔案工作的管理水平。

1.4 管理模式落后,服務(wù)效率低

有些高校至今仍然采用原有的手工管理模式,即使實(shí)現(xiàn)了電算化,也只是做一些輔助性工作。當(dāng)今電子技術(shù)飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已覆蓋到各行各業(yè),這種檔案管理技術(shù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代發(fā)展的步伐。隨著高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等諸多方面呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢,高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加,檔案管理的內(nèi)容也日趨多樣化和復(fù)雜化。因此,這種舊的管理模式已不能適應(yīng)高校檔案工作的要求。

2 提高檔案管理工作水平,搞好檔案管理的信息化建設(shè)

2.1 加大資金投入,為信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識程度。網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的,而作為高校信息服務(wù)中心的檔案館,其地位和作用尤其突出,所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識到檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性和緊迫性。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視,才能加大經(jīng)費(fèi)的投入。同時檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入,購置實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)必需的各種設(shè)備,為高校檔案管理信息化建設(shè)提供必要的物質(zhì)保障。

2.2 充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺,積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

以前,高校檔案基本上是以紙質(zhì)為載體的,隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)、辦公自動化的廣泛應(yīng)用,已出現(xiàn)聲像、磁盤等多種載體形式檔案。要做好檔案信息化建設(shè),首先要明確檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心,以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn),以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo),確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要檔案建設(shè)。把過去以手工來獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槔矛F(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺等手段來獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源,提高檔案管理效率與效益,實(shí)現(xiàn)資源共享,并在此基礎(chǔ)上逐步深化,實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,向著數(shù)字化檔案館邁進(jìn)。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),培養(yǎng)綜合性的檔案管理人才

由于過去檔案基本上是以手工管理為手段,保管好檔案為主要任務(wù),對檔案管理人員的要求不高,檔案管理成為學(xué)校行政管理的邊緣。目前,雖然一些高校已初步實(shí)行了檔案管理信息化,但因為缺乏從事檔案信息化管理的專業(yè)人員,沒有形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍,使得檔案管理信息化開展受到阻礙。高校檔案人員是高校檔案事業(yè)的主體,檔案人員素質(zhì)的高低關(guān)系到高校檔案部門的職能發(fā)揮,因此全面提高檔案人員的整體素質(zhì),是高校檔案工作質(zhì)量提高的重要保證。

2.4 加強(qiáng)制度建設(shè)

高校檔案不同于高校的其他文獻(xiàn)資料,它具有自身特殊性,因此要搞好高校檔案工作,完善制度建設(shè)是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè),建立健全檔案法規(guī)體系,依法引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的健康持續(xù)發(fā)展,參照國家頒布的《檔案法》對檔案工作進(jìn)行法制監(jiān)督,促使高校檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、法制化、現(xiàn)代化,使高校檔案能夠得到更好的開發(fā)與利用。

按照國家規(guī)定,高校檔案館是學(xué)校檔案的永久保管地,也是提供檔案利用的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。檔案是高等學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷史見證,因此高校檔案必須完整、系統(tǒng)與準(zhǔn)確。因為檔案館本身不產(chǎn)生檔案,檔案的來源是全校各職能部門、各級領(lǐng)導(dǎo)和師生員工在所從事的公務(wù)、職務(wù)活動中直接形成的、具有長期、永久保存價值的各種文字、圖表、聲像等記錄,因此必須有一套健全的檔案工作管理體制,以保證高校檔案館更加科學(xué)有序地履行其收集、指導(dǎo)、鑒定、整理以及保管利用的職能。按照國家《檔案法》和國家教委《第六號令》的規(guī)定,應(yīng)建立一整套檔案管理規(guī)章制度,從豐富館藏發(fā)展到優(yōu)化館藏,加強(qiáng)科學(xué)管理,促使各項基礎(chǔ)工作達(dá)到更高水平。

總之,高校檔案管理信息化建設(shè)不但是高校管理的需要,也是時代的需要,高校檔案管理信息化建設(shè)是各高校檔案管理必須面對和解決的。