淺論禮貌原則下商務(wù)英語信函的委婉表達(dá)

吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)外國(guó)語學(xué)院 任春梅

淺論禮貌原則下商務(wù)英語信函的委婉表達(dá)

吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)外國(guó)語學(xué)院 任春梅

商務(wù)英語信函作為中外企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的溝通工具，在中外貿(mào)易交往中發(fā)揮著重要的作用。信函是否禮貌委婉關(guān)系到貿(mào)易的得失成敗。本文通過Leech的禮貌原則，來分析商務(wù)信函的寫作特點(diǎn)，并論述了商務(wù)信函的委婉表達(dá)。

禮貌原則 商務(wù)信函 委婉語

商務(wù)英語信函作為溝通工具直接面臨著與對(duì)方的溝通，信函是否禮貌委婉關(guān)系到雙方貿(mào)易的成敗。禮貌原則是商務(wù)信函的基本要求，用禮貌委婉的言語來表達(dá)，不僅能達(dá)到良好的交際效果，樹立外貿(mào)企業(yè)的良好形象，而且能夠給貿(mào)易雙方的合作營(yíng)造一個(gè)友好的氣氛，有利于建立良好的貿(mào)易關(guān)系，進(jìn)而促進(jìn)貿(mào)易活動(dòng)的順利進(jìn)行。本文通過Leech的禮貌原則，分析了商務(wù)信函的寫作特點(diǎn)，并論述了商務(wù)信函的委婉表達(dá)在詞匯和語句使用上的應(yīng)用。

1 禮貌原則概述

語言學(xué)家Leech的禮貌原則包括六項(xiàng)準(zhǔn)則，每個(gè)準(zhǔn)則下有兩個(gè)次準(zhǔn)則。 (1)策略準(zhǔn)則：盡量少讓別人吃虧；盡量多使別人受益。(2)慷慨準(zhǔn)則：盡量少使自己得益；盡量多讓自己吃虧。(3)贊譽(yù)準(zhǔn)則：盡量少貶低別人；盡量多贊譽(yù)別人。(4)謙遜準(zhǔn)則：盡量少贊譽(yù)自己；盡量多貶低自己。(5)一致準(zhǔn)則：盡量減少雙方的分歧；盡量增加雙方的一致。(6)同情準(zhǔn)則：盡量減少雙方的反感；盡量增加雙方的同情。

2 委婉語的禮貌功能

委婉語的交際功能是在交際中避免冒昧和非禮,如果迫不得已涉及令人不快的事情時(shí),應(yīng)選擇委婉表達(dá)以避免傷害對(duì)方的感情。在社交時(shí),人們總講究以禮相待,盡量避免非禮言行。使用委婉語,說話人不僅顯得彬彬有禮,還因照顧了對(duì)方的情面往往可獲取對(duì)方的好感和認(rèn)可。如用senior citizens(長(zhǎng)者)代替old people和elderly people，這主要是因?yàn)閟enior這個(gè)詞既可以指年齡大也可以表示身份地位高，而old, elderly只有年邁之意。

3 商務(wù)信函的禮貌特點(diǎn)

這里所說的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語，而是書寫商務(wù)信函的基本原則。寫信時(shí)應(yīng)避免居高臨下、命令和粗魯，顧及對(duì)方的要求、愿望和情感等，著重“正面地”、“肯定地”談問題，盡量避免“否定地”談問題。即信函要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。

4 禮貌原則指導(dǎo)下的商務(wù)英語信函中的委婉表達(dá)

商務(wù)活動(dòng)關(guān)系到交易雙方的切身利益，所以要注重感情的聯(lián)絡(luò)，力求達(dá)到禮貌得體。商務(wù)信函一般有兩種類型，一種是拒絕類商務(wù)信函，另外一種是非決絕類商務(wù)信函。本文著重分析了如何在以上兩種信函中更好地運(yùn)用一些原則，使語言表達(dá)更加委婉、禮貌，給對(duì)方留下良好的印象，從而接受自己的觀點(diǎn)或條件。因此，在寫信時(shí)，要十分注意詞語和語句的使用。

4.1 拒絕類商務(wù)信函

4.1.1 使用詞匯上

(1)使用一些含義模糊的詞語

處理此類信函時(shí)，在措辭上必須謹(jǐn)慎，才能有可能挽救僵局。委婉的商務(wù)信函能夠使得商務(wù)活動(dòng)漸入佳境。此類信函的委婉表達(dá)主要體現(xiàn)在說話者使用一些模糊詞匯，如:seem,appear,perhaps,probably,moderately,quite,very,pretty等間接表達(dá)自己的觀點(diǎn)，縮小雙方的心理差距，提高對(duì)方對(duì)不利因素的承受能力。例如: We are sure that you can understand the difficulties we have in satisfying your client’s complex specifications. Perhaps your client can find another use for those specially designed carpets.

(2)使用一些表示委婉的詞語

委婉語(如regret、decline、wish 、I’m afraid、I think, I believe等)的使用避免了交際中的尷尬和唐突現(xiàn)象，也緩和了可能引起不快、不滿等語言。例如: We very much regret that we are not in a position to supply you with…direct,as we are already represented by Messrs…for the sales of this commodity in your district.We would advise you to approach them direct for your requirements.

4.1.2 使用語句上

(1)使用被動(dòng)句

商務(wù)信函中運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)，可委婉地強(qiáng)調(diào)了按合同、協(xié)議所承諾或規(guī)定的義務(wù)和職責(zé)。可以避免提及動(dòng)作的執(zhí)行者，沒有譴責(zé)對(duì)方的意思，從而緩和信函中不友好的氛圍。例如:

It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit, as a further extension will not be considered.

(2)使用讓步從句

使用讓步從句表示決絕和分歧。例如:While we appreciate your cooperation in giving us an offer, we regret to say that we are not in the market for this commodity now. 在感謝對(duì)方提供消息的的前提下，給予否定的答復(fù)，讓收信人自己意識(shí)到信中所產(chǎn)生的分歧，從而心平氣和地接受被決絕的理由。

4.2 非拒絕類商務(wù)信函

4.2.1 使用詞匯上

(1)使用情感詞。如pleased, satisfy, thanks, appreciate,welcome, grateful, pleasure等飽含情感意義詞語的使用使對(duì)方身心愉悅,促進(jìn)雙方的合作。例如: We shall appreciate it if you will effect shipment as soon as possible.

(2)使用情態(tài)動(dòng)詞(一般過去時(shí))。如could, should, would, might等情態(tài)動(dòng)詞的使用常?？梢允咕渥颖磉_(dá)得更加禮貌、委婉。例如:We wonder if you could lower the price.

4.2.2 使用語句上

(1)使用條件句

在向?qū)Ψ教岢觥罢?qǐng)求、要求和建議”時(shí)，用條件句更能表達(dá)禮貌、委婉的口氣。例如: If you can execute the order to our fullsatisfaction, we will place further orders with you.

(2)使用疑問句

商務(wù)信函中當(dāng)寫信人向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、要求或批評(píng)時(shí),寫信人運(yùn)用疑問句的方式來減輕或緩和語氣,使言語的強(qiáng)制力變小,從而表現(xiàn)出禮貌、委婉的語氣。例如: Could you kindly/possibly let us have your reply soon?

4.2.3 使用時(shí)態(tài)上

(1)使用過去時(shí)

使用過去時(shí)能將請(qǐng)求、建議或譴責(zé)在時(shí)間上推遠(yuǎn)一步，仿佛是發(fā)生在過去的事情，對(duì)現(xiàn)在影響不大，從而減輕對(duì)對(duì)方的消極影響，使語氣顯得委婉、客氣。例如: On comparing the goods received with the sample, we were surprised to find that the color is not the same.

(2)使用進(jìn)行時(shí)

現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)表示現(xiàn)時(shí)刻正在發(fā)生的動(dòng)作，暗示暫時(shí)性和不確定性，語氣比較委婉客氣。另外，使用動(dòng)詞的進(jìn)行時(shí)態(tài)也在一定程度上縮短了雙方的心理距離感，使表述時(shí)語氣更為親切。例如: We are sending you by separate post the samples for the new season.

5 結(jié)語

綜上所述，在中外貿(mào)易交往中，商務(wù)英語信函的禮貌原則能更好地幫助貿(mào)易雙方加深理解。在寫作商務(wù)英語信函時(shí)，應(yīng)遵循商務(wù)英語信函的委婉表達(dá)，這樣既能夠使話語軟化，和諧貿(mào)易雙方的關(guān)系，創(chuàng)造良好的交際環(huán)境，又能更好地解決實(shí)際問題，達(dá)到貿(mào)易中交際的目的。

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1005-5800(2011)01(b)-234-02