中小企業(yè)ERP項目管理方法研究

內(nèi)蒙古科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 段玉英

1 ERP的的基本內(nèi)涵分析

ERP漢語的意思為企業(yè)資源計劃，ERP是英語Enterprise Resources Planning的縮寫，在上個世紀(jì)的90年代左右 ERP的出現(xiàn)導(dǎo)致了一些企業(yè)開始形成新的管理模式，這一新的管理模式是由美國加特納公司，即Gar Group INC.首先提出的?？梢哉f企業(yè)資源計劃是一種歷史的產(chǎn)物，他是在復(fù)雜多變的市場環(huán)境中形成的一種科學(xué)管理方法與模式。它的目的是將企業(yè)的內(nèi)外部聯(lián)系起來。即ERP項目管理著眼于把企業(yè)的制造、銷售、財務(wù)管理等內(nèi)部活動同外部市場以及客戶的需求聯(lián)系起來，從而形成了一個有效的價值鏈，而這條供應(yīng)鏈就是ERP核心內(nèi)容。此外，實施ERP管理的鏈條，更重要的是將企業(yè)內(nèi)外部資源，通過網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行了整合，從而可以讓企業(yè)與客戶進(jìn)行面對面的溝通與交流，企業(yè)可以通過這些及時獲取客戶的需求信息與市場變化，并根據(jù)這些信息來采取措施來調(diào)整企業(yè)的現(xiàn)有生產(chǎn)與營銷策略，從而實現(xiàn)企業(yè)價值與顧客價值有機(jī)的統(tǒng)一。

從不同的角度對企業(yè)資源計劃，即對ERP的含義進(jìn)行說明：第一，從系統(tǒng)與標(biāo)準(zhǔn)化的角度來看，ERP是一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，其本質(zhì)是在制資源計劃基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而形成的供應(yīng)鏈(Supply chain)的管理思想；從軟件產(chǎn)品的角度，ERP是綜合運用了客戶/服務(wù)器(C/S)體系、大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面對象技術(shù)、圖形用戶界面、第五代語言等信息技術(shù)成果、面向企業(yè)信息(或數(shù)字化)管理的軟件產(chǎn)品。第二，ERP是一種管理體統(tǒng)，這是從管理的角度來看的。ERP是基于信息化的條件下，對企業(yè)的管理思想、數(shù)據(jù)以及各種資源進(jìn)行整合，并進(jìn)行優(yōu)化配置，從而提高企業(yè)的運行效率。應(yīng)該說ERP不僅僅是一種管理思想，同時也是一種管理的手段，因此ERP作為一種信息化的現(xiàn)代管理模式，他是對企業(yè)所有的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、制造環(huán)節(jié)、銷售，營銷售以及財務(wù)會計，經(jīng)營，人力資源管理等等活動的有效整合和協(xié)調(diào)，通過對企業(yè)資源的合理配置和優(yōu)化，來達(dá)到實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。因此，從財務(wù)管理的角度來看，ERP管理模式重點內(nèi)容是要對資金流以及信息流的控制，是ERP項目實施的重要內(nèi)容。通過加強(qiáng)對資金與信息流的控制，企業(yè)就可以建立一個比較有效的財務(wù)管理系統(tǒng)，從而提高資金運行的效率，為企業(yè)帶來更多的利益。

2 中小企業(yè)實施ERP的必要性分析

我國的中小企業(yè)在管理上不是很復(fù)雜，相對大企業(yè)來說中小企業(yè)具有比較穩(wěn)定的銷售渠道，因此日常管理中小企業(yè)一般以定單管理為基礎(chǔ)，在信息化過程中中小企業(yè)仍然沒有擺脫傳統(tǒng)的管理方式，無論是采購，還是生產(chǎn)，都無法全面的利用信息化技術(shù)。隨著市場競爭的程度日益加劇，以及競爭環(huán)境的復(fù)雜化，傳統(tǒng)的中小企業(yè)的經(jīng)營模式與理念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求，在信息化的今天，如果中小企業(yè)不能果斷的進(jìn)行管理模式的變革，那么就很有可能在激烈的市場競爭中被淘汰。

ERP作為一種先進(jìn)的管理模式，給企業(yè)管理帶來了一個全新的視角與體驗，ERP管理模式就是將企業(yè)的資源進(jìn)行整合，通過信息化的手段將企業(yè)的計劃，采購、生產(chǎn)以及銷售與客戶的真正需要聯(lián)系起來，通過將企業(yè)的組織進(jìn)行再造、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行變革的手段，建立信息化的供應(yīng)鏈，從而提高企業(yè)的運行效率和質(zhì)量。隨著ERP一些大型企業(yè)的成功實施和應(yīng)用，目前ERP在某種程度上已經(jīng)成為企業(yè)管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但是不可否認(rèn)，ERP在中小企業(yè)的實施中確不可避免的出現(xiàn)兩種結(jié)果，一種結(jié)果是提升了中小企業(yè)的管理水平，另一種結(jié)果是實施失敗。也就是說，在實施ERP管理模式上，中小企業(yè)還是面臨著一定風(fēng)險的，如何更好的解決這些風(fēng)險，充分利用ERP管理給企業(yè)帶來的作用與功能，是我們需要認(rèn)真研究和分析的重要課題。

3 中小企業(yè)實施ERP的方法

結(jié)合相關(guān)企業(yè)ERP項目實施的具體情況和ERP項目管理本身的特點，本文認(rèn)為ERP的科學(xué)實施程序主要應(yīng)具備以下幾個主要階段：

3.1 前期準(zhǔn)備工作

前期的準(zhǔn)備是ERP能夠在中小企業(yè)中取得成功的關(guān)鍵，對于ERP的實施來說，中小企業(yè)必須在前期作好相關(guān)準(zhǔn)備，才能做到好的開始是成功的一半。

第一，中小企業(yè)經(jīng)營及管理者關(guān)于ERP相關(guān)知識的培訓(xùn)。主要的培訓(xùn)對象是中小企業(yè)經(jīng)營即管理者和今后ERP項目組的人員，通過培訓(xùn)使這些中小企業(yè)的人員能夠?qū)RP實施有一個深刻的認(rèn)識和理解，本文認(rèn)為讓中小企業(yè)ERP項目管理人員了解一些基本原理與實施程序，對中小企業(yè)ERP項目能否成功，具有十分重要的影響。因為無論多么先進(jìn)的工具和軟件，人永遠(yuǎn)是決定成敗的關(guān)鍵所在，人不不僅僅是ERP實施的組織者，也是使用者。只有他們才能對ERP項目實施具有關(guān)鍵性的影響，他們對企業(yè)特點以及管理模式具有深刻的認(rèn)知，他們知道企業(yè)的需求，因此可以對企業(yè)需要什么類型的ERP軟件，以及如何采取更有效率的措施，來提高ERP的運行質(zhì)量，提出建設(shè)性的意見和策略。

第二，中小企業(yè)實際經(jīng)營管理情況整理。在ERP項目實施前，中小企業(yè)的管理部門需要對負(fù)責(zé)ERP項目人員的思想進(jìn)行評價，對業(yè)務(wù)的熟練程度進(jìn)行評估，同時對企業(yè)目前的管理的程序存在的問題進(jìn)行分析，并通過書面總結(jié)的方式，來制定評價標(biāo)準(zhǔn)。

第三，中小企業(yè)自身需求分析，這是一個非常重要的步驟，它要求中小企業(yè)必須在ERP系統(tǒng)實施之前，對中小企業(yè)自身的特點進(jìn)行評估，對其自身對ERP的需求進(jìn)行分析。這些內(nèi)容主要是：企業(yè)是否需要ERP項目；應(yīng)用ERP項目的主要目的是什么？ERP系統(tǒng)能夠給企業(yè)運行效率的提高帶來質(zhì)的變化；企業(yè)目前的狀況是否適合開展ERP項目；分析后，中小企業(yè)應(yīng)該將這些分析提交給相關(guān)決策部門，從而作出是否實施以及如何實施ERP項目的決策。

第四，根據(jù)以上分析進(jìn)行軟件類型的選擇。軟件類型的選擇是ERP項目實施的關(guān)鍵步驟之一，如果選擇的軟件類型不適合中小企業(yè)自身的需求，那么ERP項目實施就面臨著失敗的風(fēng)險，因此在選擇軟件類型上，中小企業(yè)一定要慎重，并且具有科學(xué)的程序。具體來說，中小企業(yè)ERP管理人員，比如采取分析和調(diào)查措施，對企業(yè)自身的特點以及需求，有一個清醒的認(rèn)識，然后再去進(jìn)一步了解那種軟件比較適合企業(yè)自身的情況，同時還要考慮企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境、行業(yè)或者其他方面的問題。根據(jù)這些，一般情況下，工作人員就會選取到比較適合企業(yè)自身發(fā)展的ERP軟件類型。

3.2 實施的準(zhǔn)備工作

在這個過程中的工作主要是對各種數(shù)據(jù)以及參數(shù)進(jìn)行準(zhǔn)備和設(shè)置，有些數(shù)據(jù)可以在選擇軟件類型之前就進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣可以提供準(zhǔn)備工作的效率。在這個過程中，需要做的工作首先是，成立項目小組，因為ERP項目是一個大的工程，它需要企業(yè)各個部門以及組織給予支持，如果項目小組的人員沒有選好或者沒有協(xié)調(diào)配合好的話，ERP項目的實施就會有失敗的危險。通常情況下項目組織一般由中小企業(yè)的經(jīng)營管理者、項目實施人員和業(yè)務(wù)人員組成。第二，企業(yè)搜集數(shù)據(jù)工作。在對ERP系統(tǒng)安裝之后，就需要有一些數(shù)據(jù)來進(jìn)行工作，這些數(shù)據(jù)一般都是基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)，因此需要在輸入這些基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)之前，進(jìn)行大量的分析與搜集工作，比如對企業(yè)產(chǎn)品，庫存的信息以及數(shù)據(jù)的搜集，還包括一些調(diào)試需要的數(shù)據(jù)信息以及參數(shù)設(shè)置等。第三，ERP系統(tǒng)的安裝。在做好上面提到的兩項工作之后，就可以實施對ERP軟件的安裝工作，在安裝之后，要進(jìn)行一些調(diào)試的工作。第四，中小企業(yè)ERP軟件測試。在測試過程中，有一個問題需要指出：測試應(yīng)該是整個系統(tǒng)的測試，也就是全員測試，只有這樣才能將數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系測試出來，并找出系統(tǒng)軟件的缺陷，針對測試發(fā)現(xiàn)的問題，提出企業(yè)管理問題的解決方法，以便接下來進(jìn)行用戶化或二次開發(fā)。

3.3 中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的模擬運行及用戶化

這一時期的工作主要包括以下內(nèi)容：首先是ERP系統(tǒng)的模擬運行和用戶化，這個過程看似沒有必要，其實是很重要的，因此在ERP實施的初始階段，工作人員可能對軟件的功能以及使用不是很熟練，因此通過選擇產(chǎn)品，將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，進(jìn)行項目小組的模擬運行，就可以達(dá)到熟悉業(yè)務(wù)操作，以發(fā)現(xiàn)問題提出解決對策的目的。第二，制定工作準(zhǔn)則與流程。在對ERP項目進(jìn)行了一段測試和模擬運行之后，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)在測試中發(fā)現(xiàn)的問題，由項目小組提出相應(yīng)的解決對策，這個時候就要求能夠指定一定的工作準(zhǔn)則與流程，并根據(jù)ERP項目實施的情況，不斷地完善和改進(jìn)。第三，在這里需要指出的是，ERP在中小企業(yè)的具體實施中可根據(jù)企業(yè)的需要采取一定的運行模式，也就是說具體問題需要具體分析，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的情況，制定合理科學(xué)的實施步驟，在每一個階段，所有的用戶都必須堅守崗位，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.4 系統(tǒng)運行一般情況下是連續(xù)的

它的意思是指即使一個新的系統(tǒng)在中小企業(yè)運行之后，那么這不意味著他的工作就結(jié)束了，它需要做的工作還有業(yè)績評價以及后期支持等，如果有必要，就要對系統(tǒng)實施達(dá)到效率與結(jié)果做一一個評價和總結(jié)，以發(fā)現(xiàn)是否達(dá)到了剛開始設(shè)定的目標(biāo)，從而可以發(fā)現(xiàn)問題，采取控制與糾正的措施。同時，必須指出的是，由于市場競爭程度激烈，需求也日益多變，因此系統(tǒng)的更新都會都原來的系統(tǒng)的運行與使用構(gòu)成挑戰(zhàn)，因此在實施過程中，應(yīng)該對系統(tǒng)的實施情況進(jìn)行自我評價，發(fā)現(xiàn)問題，然后采取措施，進(jìn)行改進(jìn)，以達(dá)到不斷提高的目的。

4 結(jié)語

從總體上來說，我國中小企業(yè)的ERP應(yīng)用還處在初級階段。由于中小企業(yè)的管理水平相對比較低，而且市場很多的企業(yè)管理軟件大多是針對一些有實力的，大企業(yè)所設(shè)計很多管理軟件不太適合應(yīng)用于中小企業(yè)。故信息化進(jìn)程在中小企業(yè)中的推廣比較緩慢。因此如何更好的結(jié)合ERP軟件的特點，并充分結(jié)合中小企業(yè)管理現(xiàn)狀，充分利用ERP在中小企業(yè)管理中的作用，將是需要重點解決的課題。

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