淺析項(xiàng)目管理中溝通的重要性

文｜北京直真視通科技有限公司

對(duì)于當(dāng)今的IT項(xiàng)目，完善的項(xiàng)目計(jì)劃及有效的項(xiàng)目實(shí)施已不能完全保證項(xiàng)目的成功；這是因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)行中往往存在一定的變數(shù)，會(huì)給項(xiàng)目帶來風(fēng)險(xiǎn)。只有實(shí)現(xiàn)完整的項(xiàng)目溝通才能有效地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行中存在的變數(shù)，從而降低或規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

1 項(xiàng)目溝通管理及其特征

項(xiàng)目溝通管理是保證項(xiàng)目信息能夠被及時(shí)、有效地生成、收集、分發(fā)和最終處理所需要的過程。它提供了項(xiàng)目成功所必須的人、思想和信息之間的重要聯(lián)系——參與項(xiàng)目的每一個(gè)人以及項(xiàng)目干系人都必須做好傳送和接受信息的準(zhǔn)備，理解項(xiàng)目中涉及他們的信息將如何影響整個(gè)項(xiàng)目。

項(xiàng)目溝通管理最重要的兩個(gè)特征是復(fù)雜性和系統(tǒng)性。

（l）復(fù)雜性：每一個(gè)項(xiàng)目，特別是IT類項(xiàng)目都涉及大量的數(shù)據(jù)、應(yīng)用以及實(shí)施工作，需要溝通的內(nèi)容之復(fù)雜不言而喻。另外，大部分項(xiàng)目都是由特意為其建立的項(xiàng)目班子進(jìn)行實(shí)施的，這樣的組織具有臨時(shí)性，屬于項(xiàng)目型組織。因此，在項(xiàng)目溝通管理工作中必須協(xié)調(diào)項(xiàng)目組成員之間以及項(xiàng)目組成員與項(xiàng)目干系人的關(guān)系，以確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

（2）系統(tǒng)性：項(xiàng)目是開放的復(fù)雜系統(tǒng)。項(xiàng)目一經(jīng)確立，將全部或局部地涉及到社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面問題，特別是一些工程類的大型項(xiàng)目對(duì)生態(tài)環(huán)境、能源有著或大或小的影響。這就決定了在項(xiàng)目溝通管理工作中應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進(jìn)行有效的管理。特別對(duì)于IT項(xiàng)目，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒有良好的信息溝通，項(xiàng)目的推進(jìn)和人際關(guān)系的構(gòu)建都會(huì)受到制約。

2 信息溝通的主要作用

（l）決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)：項(xiàng)目管理組要做出正確的決策，必須以高時(shí)效性、準(zhǔn)確的信息作為基礎(chǔ)，而良好的信息溝通是保證及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取信息的重要手段。

（2）組織和控制管理的依據(jù)：只有通過信息溝通，掌握項(xiàng)目組內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目管理組的組織效能。

（3）建立和改善人際關(guān)系：保證信息溝通的暢通，實(shí)現(xiàn)資源共享，將項(xiàng)目成員與項(xiàng)目干系人組織貫通起來，使之成為一個(gè)整體，可以減少項(xiàng)目成員之間的沖突，改善項(xiàng)目成員與項(xiàng)目干系人之間的關(guān)系。

（4）項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段：項(xiàng)目經(jīng)理需要通過各種有效方式將意圖傳達(dá)給項(xiàng)目成員并使項(xiàng)目成員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，項(xiàng)目成員就不能正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖和加以執(zhí)行，項(xiàng)目就不能按項(xiàng)目經(jīng)理的意圖推進(jìn)，最終必將導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。

3 溝通管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系

溝通管理包括四個(gè)主要環(huán)節(jié)：

◆ 溝通計(jì)劃編制，即確定項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求，可簡(jiǎn)單概括為“何人、在何時(shí)、需要何種信息”，以及信息提供的方法；

◆ 信息分發(fā)，即保證項(xiàng)目干系人可以及時(shí)得到所需要的信息；

◆ 績(jī)效報(bào)告，即收集并發(fā)布績(jī)效信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度測(cè)量和預(yù)測(cè)；

◆ 管理收尾，即產(chǎn)生、收集和發(fā)布項(xiàng)目或項(xiàng)目階段完工的正式文件。

其中溝通計(jì)劃與其他計(jì)劃是緊密相關(guān)的。

由此可見，項(xiàng)目溝通管理與項(xiàng)目管理有著十分緊密的聯(lián)系。

4 項(xiàng)目溝通管理實(shí)例

（1）項(xiàng)目概況

某能源企業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)項(xiàng)目總投資約五百多萬元，于2004年6月份開始進(jìn)行設(shè)備安裝調(diào)試，至當(dāng)年8月初整體調(diào)試完畢并投入運(yùn)行，期間進(jìn)行了完善的項(xiàng)目整體、范圍、溝通、進(jìn)度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)等管理。項(xiàng)目開通后，該能源企業(yè)集團(tuán)總部到六十多家二級(jí)單位之間可以進(jìn)行雙向交互式視頻會(huì)議，企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度、行政會(huì)議、遠(yuǎn)程培訓(xùn)帶的便利性和時(shí)效性得到了極大的提高。

（2）項(xiàng)目實(shí)施情況及問題點(diǎn)

由于此項(xiàng)目有完善的項(xiàng)目管理規(guī)范，在客戶的大力配合下，項(xiàng)目組在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間內(nèi)出色地完成了設(shè)備安裝、總體聯(lián)調(diào)以及培訓(xùn)工作；視頻會(huì)議系統(tǒng)總體效果良好，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，達(dá)到了項(xiàng)目設(shè)計(jì)要求。項(xiàng)目運(yùn)作過程中，特別是在項(xiàng)目實(shí)施階段，也同樣遇到了很多問題，溝通的目的是為了解決問題。例如在項(xiàng)目實(shí)施過程中，客戶要求對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行優(yōu)化以保證視頻會(huì)議、ERP、OA等關(guān)鍵應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)馁|(zhì)量。項(xiàng)目組通過良好的溝通，在網(wǎng)絡(luò)集成商的配合下短時(shí)間內(nèi)做好了此項(xiàng)工作，并且沒有耽誤項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。

（3）項(xiàng)目收效

該視頻會(huì)議系統(tǒng)滿足了客戶當(dāng)時(shí)的迫切需求，且考慮到了將來的擴(kuò)展需求；而且系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、效果良好，超出了客戶的預(yù)期。究其原因，與項(xiàng)目溝通管理有很重要的關(guān)系。

（4）在項(xiàng)目溝通管理方面的心得體會(huì)

①完善的項(xiàng)目管理是項(xiàng)目成功的基石，項(xiàng)目溝通管理在其中發(fā)揮著重要的作用。

②溝通要有明確的目的。當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)問題需要溝通時(shí)，要明確進(jìn)行溝通的目的是什么、需要對(duì)方理解什么、需要達(dá)到什么樣的效果。沒有明確目的的溝通是無效的溝通。確定了溝通要達(dá)到的目標(biāo)，溝通的內(nèi)容才可以圍繞其進(jìn)行規(guī)劃。此外，溝通的方式也需要根據(jù)溝通的目的進(jìn)行選擇。

③項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的默契程度對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率影響較大。該項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)是一個(gè)經(jīng)過長(zhǎng)期磨合、相互之間比較信任、形成了一套成熟的工作方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì)，因此項(xiàng)目成員之間的溝通十分高效，需投入精力進(jìn)行的溝通工作只有同項(xiàng)目干系人和客戶的溝通。當(dāng)然，這在項(xiàng)目管理中是可遇而不可求的，但也從側(cè)面印證了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)默契與否的重要性。

5 結(jié)束語

通過以上項(xiàng)目溝通管理實(shí)例分析，我們可以清楚地看到溝通在項(xiàng)目管理當(dāng)中起到的重要作用：溝通的效果直接影響著項(xiàng)目的成功機(jī)率，溝通的效率直接影響到項(xiàng)目推進(jìn)的效率，溝通的成果也間接關(guān)系到客戶滿意度、項(xiàng)目成本等問題。除了以上溝通實(shí)例中提及的問題外，溝通的方式方法也需要特別注意。首先，要善于聆聽。溝通包含“說”和“聽”兩方面內(nèi)容，成功的聆聽者不僅能聽懂話語本身的意思，而且能領(lǐng)悟說話者的言外之意，而這對(duì)領(lǐng)會(huì)溝通的目的很有幫助。第二，要避免無休止的爭(zhēng)論。每個(gè)人都有一套自己的工作的方式方法，因此溝通過程中不可避免地存在爭(zhēng)論。項(xiàng)目中存在技術(shù)、方法上的爭(zhēng)論是正常的，但應(yīng)盡可能避免陷入無休止地爭(zhēng)論、無法形成結(jié)論的局面。項(xiàng)目經(jīng)理遇到這種爭(zhēng)議時(shí)一定要發(fā)揮自己的權(quán)威性，充分利用自己對(duì)項(xiàng)目的決策權(quán)。

完善的項(xiàng)目管理是項(xiàng)目成功的基石，項(xiàng)目溝通管理在項(xiàng)目管理當(dāng)中有著重要的地位，在當(dāng)今的項(xiàng)目管理中發(fā)揮著橋梁與紐帶的作用。