造船企業(yè)采購(gòu)的主要問題和措施

朱海丁

(中國(guó)長(zhǎng)江航運(yùn)集團(tuán)南京金陵船廠,江蘇南京 210015)

0 引言

采購(gòu)和銷售是構(gòu)成市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本要素,也是市場(chǎng)行為的中心內(nèi)容 。世界銀行將采購(gòu)定義為“以不同方式,通過努力從系統(tǒng)外部獲得貨物、工程、服務(wù)的整個(gè)采辦過程”,也就是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源,以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)?？刂剖瞧髽I(yè)管理的基本職能之一。在船舶建造過程中需要采購(gòu)的物資品種繁多,占用大量資金,采購(gòu)成本構(gòu)成了企業(yè)成本的主要部分,因此強(qiáng)化造船企業(yè)(以下簡(jiǎn)稱企業(yè))采購(gòu)控制,對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,預(yù)防采購(gòu)領(lǐng)域內(nèi)高發(fā)的腐敗問題是至關(guān)重要的。

1 采購(gòu)中存在的主要問題

1.1 采購(gòu)機(jī)制不合理

凡是對(duì)采購(gòu)管理失控的企業(yè),究其原因,就是采購(gòu)這一本應(yīng)為企業(yè)組織的重要經(jīng)濟(jì)行為,被部分采購(gòu)人員控制在自己手中,成為少數(shù)人的“特權(quán)”。目前大部分企業(yè)的采購(gòu)?fù)ǔＳ梢粋€(gè)部門負(fù)責(zé),而具體采購(gòu)項(xiàng)目又是分別由個(gè)別人負(fù)責(zé),這樣該部門中的少數(shù)人常常集決策、執(zhí)行于一身。

1.2 采購(gòu)價(jià)格信息失控

采購(gòu)價(jià)格信息失控主要是由于管理機(jī)制不合理,造成本應(yīng)由企業(yè)這一組織掌握的價(jià)格信息,變由少數(shù)采購(gòu)人員掌握。而個(gè)別人掌握價(jià)格信息,由于能力、精力等因素的限制,特別是易受供應(yīng)商的影響,其信息常常發(fā)生扭曲。采購(gòu)價(jià)格信息失控,還表現(xiàn)為價(jià)格信息數(shù)據(jù)選擇錯(cuò)誤,比如所選數(shù)據(jù)帶有極端性或者信息滯后,不能正確反映市場(chǎng)行情,或者信息缺乏可對(duì)比性,參考價(jià)值不高。另外有的企業(yè)采購(gòu)價(jià)格信息泄密,影響了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

1.3 對(duì)供應(yīng)商的管理失控

同樣由于機(jī)制的問題,企業(yè)會(huì)出現(xiàn)由少數(shù)人掌握供應(yīng)商信息,并因此以各種理由指定供應(yīng)商。不少企業(yè)對(duì)供應(yīng)商缺乏科學(xué)合理的評(píng)級(jí)、評(píng)價(jià),特別是淘汰機(jī)制。在目前市場(chǎng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境中,這種缺陷促使一些供應(yīng)商常常利用各種方式在企業(yè)內(nèi)部拉關(guān)系,推銷自己的產(chǎn)品,不少供應(yīng)商在船廠有關(guān)部門中進(jìn)行無序的推銷,甚至利用不正當(dāng)手段進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng),以期長(zhǎng)期占有市場(chǎng),而有些供應(yīng)商卻因企業(yè)缺乏相關(guān)準(zhǔn)入機(jī)制而難以進(jìn)入船廠。對(duì)供應(yīng)商的管理失控常常是企業(yè)在采購(gòu)領(lǐng)域發(fā)生腐敗問題的直接原因之一。

1.4 控制方式方法選擇不當(dāng)

有的船廠也意識(shí)到了采購(gòu)控制的重要性,有的還讓監(jiān)督部門介入,但由于缺乏控制的管理知識(shí),方式方法不當(dāng),抓不住主要環(huán)節(jié),所以效果不佳,甚至使相關(guān)措施形同虛設(shè)。如有的企業(yè)在采購(gòu)中常常進(jìn)行單項(xiàng)的討價(jià)還價(jià),耗費(fèi)了大量的人力、精力;有的讓個(gè)別供應(yīng)商壟斷了本企業(yè)某種物資的供應(yīng),采購(gòu)價(jià)格被別人牽著鼻子跑;還有的表面看采購(gòu)價(jià)格不高,但由于采購(gòu)時(shí)機(jī)等因素選擇不當(dāng),實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益卻不是最好。

2 采購(gòu)控制

2.1 建立采購(gòu)控制機(jī)制

建立科學(xué)的采購(gòu)運(yùn)行機(jī)制,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織有效控制的根本保證。企業(yè)應(yīng)將采購(gòu)決策職能從原采購(gòu)職能部門中分離出來,另行建立一個(gè)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu),如采購(gòu)決策組、招標(biāo)辦公室等,根據(jù)不同采購(gòu)項(xiàng)目,組織專業(yè)人員成立項(xiàng)目組,綜合收集、分析各有關(guān)信息,根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的重要性和金額的大小,分不同的層級(jí)進(jìn)行集體決策。采購(gòu)部門可以派人參加決策機(jī)構(gòu),回答有關(guān)咨詢,但在參與決策時(shí)僅為一票。決策機(jī)構(gòu)主要注重的是市場(chǎng)信息調(diào)研,不與供方人員經(jīng)常性地密切聯(lián)系,決策時(shí)不易受到供方人為影響,能有效控制決策的科學(xué)性。采購(gòu)部門主要負(fù)責(zé)執(zhí)行決策和決策執(zhí)行過程中的信息反饋。采購(gòu)部門保持與供方人員的密切聯(lián)系,便于合同的履行和處理履行過程中的有關(guān)事項(xiàng)。企業(yè)監(jiān)督部門在采購(gòu)決策和執(zhí)行過程中要介入監(jiān)督,對(duì)違反企業(yè)制度的行為和影響企業(yè)效能的行為提出糾正意見,對(duì)不利于企業(yè)且可能產(chǎn)生不利的法律后果的行為應(yīng)賦予其“叫?！钡臋?quán)利,以便于監(jiān)督部門向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,請(qǐng)示處理指示。

2.2 采購(gòu)價(jià)格信息控制

采購(gòu)價(jià)格是采購(gòu)決策的重要依據(jù)之一,它直接影響采購(gòu)成本和企業(yè)利潤(rùn),決策者控制好了采購(gòu)價(jià)格信息,就能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的高性價(jià)比。采購(gòu)價(jià)格信息控制主要要注意以下幾個(gè)方面:

2.2.1 企業(yè)組織必須控制住信息源

企業(yè)應(yīng)制定規(guī)范的采購(gòu)價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫(kù)工作制度。除采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)分工收集相應(yīng)價(jià)格信息外,企業(yè)在采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)中應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集和控制工作,以便在決策時(shí)與采購(gòu)部門提供的價(jià)格信息進(jìn)行比對(duì),避免少數(shù)采購(gòu)人員壟斷價(jià)格信息,左右采購(gòu)決策。

2.2.2 信息數(shù)據(jù)的正確性控制

面對(duì)繁多的價(jià)格信息,有關(guān)人員必須進(jìn)行分析,控制好需要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)價(jià)格信息。應(yīng)該對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析,注意摒棄其中的不合理因素,使采集的信息數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映市場(chǎng)行情,特別在原材料價(jià)格大幅波動(dòng)情況下,更要注意分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性。

2.2.3 信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性控制

市場(chǎng)價(jià)格是不斷變化的,要保證信息的有效性,就要及時(shí)跟蹤、采集最新價(jià)格信息,及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù),確保信息的時(shí)效性。

2.2.4 信息數(shù)據(jù)的對(duì)比性控制

對(duì)不同供應(yīng)商的價(jià)格對(duì)比,是決策時(shí)的重要參考。在價(jià)格信息控制中,一是要控制好合適的樣本數(shù),樣本太多過于繁雜,太少則缺乏可對(duì)比性和競(jìng)爭(zhēng)性。另外廠家既要選擇有代表性的,又要注意選擇有競(jìng)爭(zhēng)性的,尤其要注意新加入行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)商的報(bào)價(jià),使信息數(shù)據(jù)具有充分的可對(duì)比性。

2.2.5 信息數(shù)據(jù)的安全性控制

采購(gòu)價(jià)格信息資料屬于企業(yè)商業(yè)機(jī)密,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。特別對(duì)一些合作伙伴、長(zhǎng)期供應(yīng)商的優(yōu)惠報(bào)價(jià),更要注意保密,控制好信息的使用。

2.2.6 培養(yǎng)專業(yè)的采購(gòu)價(jià)格分析員

可以看出,采購(gòu)價(jià)格信息控制工作具有一定的專業(yè)性,決不是簡(jiǎn)單的詢價(jià)和錄入價(jià)格資料建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就行的,必須具有一定的價(jià)格分析和管理能力,因此企業(yè)最好培養(yǎng)專業(yè)的采購(gòu)價(jià)格分析員來負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。

2.3 供應(yīng)商控制

企業(yè)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供方的調(diào)研,充分掌握、控制好供方信息和對(duì)本企業(yè)的促銷行為,避免個(gè)別人員利用供方信息誤導(dǎo)決策或供方違規(guī)促銷擾亂企業(yè)正常經(jīng)濟(jì)秩序。

2.3.1 建立供方分級(jí)制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)供方誠(chéng)實(shí)守信、質(zhì)量、規(guī)模、價(jià)格等因素,將供方分為不同的等級(jí),在采購(gòu)時(shí)優(yōu)先考慮評(píng)級(jí)高的供方。對(duì)誠(chéng)信度缺乏或采用不正當(dāng)手段競(jìng)爭(zhēng)(如行賄、串標(biāo)等)的供方應(yīng)建立黑名單制度,一般情況下禁止與其發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系。對(duì)常借價(jià)格波動(dòng)趁機(jī)大幅提價(jià)的供方要慎重選擇。

2.3.2 建立合格供方評(píng)審制度

對(duì)列為合格供方的廠家,為持續(xù)保證采購(gòu)質(zhì)量,企業(yè)應(yīng)按照 ISO9000的要求建立合格供方評(píng)審制度,定期進(jìn)行評(píng)審,及時(shí)存優(yōu)汰劣。對(duì)評(píng)審間隔期的控制應(yīng)考慮采購(gòu)標(biāo)的的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)程度、采購(gòu)量的大小、采購(gòu)的頻繁程度等因素。通常市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分、采購(gòu)量大、采購(gòu)頻繁的,對(duì)其供應(yīng)商的評(píng)審間隔期不宜太長(zhǎng),反之則可適當(dāng)延長(zhǎng)評(píng)審間隔期。

2.3.3 控制好供方對(duì)本企業(yè)的促銷方式

為保證企業(yè)正常的采購(gòu)秩序,合理控制供應(yīng)商在企業(yè)中的活動(dòng)是很有必要的。企業(yè)應(yīng)通過制訂制度,明確告知供應(yīng)商本企業(yè)允許的促銷方式和程序以及禁止的促銷方式,對(duì)違反程序的推薦應(yīng)一律視為無效,對(duì)違規(guī)、違反誠(chéng)信原則的促銷應(yīng)堅(jiān)決抵制,并在可能的情況下予以一定的處罰。供方的促銷方式應(yīng)作為對(duì)供應(yīng)商評(píng)級(jí)、評(píng)價(jià)的內(nèi)容之一。

2.4 注重控制方式方法選擇

企業(yè)在采購(gòu)控制過程中,應(yīng)注重方式、方法的選擇,充分發(fā)揮管理藝術(shù),以達(dá)到更好的控制效果。

2.4.1 建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系

為控制采購(gòu)成本和質(zhì)量,企業(yè)對(duì)經(jīng)常性的采購(gòu)不能僅依靠一次次的壓價(jià),應(yīng)充分考察各供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系和價(jià)格,在比質(zhì)比價(jià)的基礎(chǔ)上,篩選出優(yōu)秀的供應(yīng)商,與其建立一種互利的長(zhǎng)期伙伴關(guān)系。不少供應(yīng)商可以向企業(yè)提供多種原材料、機(jī)電產(chǎn)品等物資,企業(yè)在選擇供方戰(zhàn)略伙伴時(shí)可以打包采購(gòu),綜合議價(jià),選擇綜合采購(gòu)價(jià)格最低的供應(yīng)商。長(zhǎng)期、批量和綜合采購(gòu),保證了供應(yīng)商在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中有穩(wěn)定的客源、銷量和利潤(rùn),使他們?cè)敢庠诒ＷC質(zhì)量的前提下,以更優(yōu)惠的價(jià)格提供產(chǎn)品,有利于企業(yè)降低成本。

2.4.2 控制好競(jìng)爭(zhēng)的程度

對(duì)已建立的長(zhǎng)期合作供應(yīng)商,不能就此一勞永逸,仍然要加強(qiáng)對(duì)其的控制,其中重要的控制藝術(shù)是要讓其始終有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力,防止其獨(dú)家壟斷本企業(yè)的供應(yīng)而抬高價(jià)格,降低質(zhì)量。因此特別要注意確定好供應(yīng)商的數(shù)量,定期評(píng)審、淘汰制度等,尤其要注意適時(shí)引入新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。只有讓供應(yīng)商保持充分的競(jìng)爭(zhēng),才能促進(jìn)采購(gòu)成本的下降,防止企業(yè)利益受損。企業(yè)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)特別要注意這一點(diǎn),如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商缺乏競(jìng)爭(zhēng),應(yīng)及時(shí)查明原因,特別要查明本企業(yè)內(nèi)部人員是否有違規(guī)行為,確保企業(yè)利益。

2.4.3 充分運(yùn)用現(xiàn)代管理方法

在進(jìn)行采購(gòu)控制時(shí),要充分運(yùn)用現(xiàn)代管理方法,提高控制藝術(shù),達(dá)到良好的控制效果。一是在產(chǎn)品品種生產(chǎn)選擇和采購(gòu)過程中一定要控制好機(jī)會(huì)成本。在多變的市場(chǎng),恰當(dāng)?shù)剡x擇采購(gòu)品種和時(shí)機(jī),以達(dá)到實(shí)現(xiàn)最低采購(gòu)成本的目的;二是要控制好邊際成本,防止盲目增加生產(chǎn)要素,特別是對(duì)人力資源、設(shè)備等要素的采購(gòu),一定要進(jìn)行邊際成本分析。當(dāng)邊際收益下降為零時(shí)應(yīng)堅(jiān)決停止采購(gòu);三是要制訂物資消耗定額,防止浪費(fèi)而增加采購(gòu)費(fèi)用;四是要制訂物資儲(chǔ)備定額,并采用經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量法,使企業(yè)采購(gòu)費(fèi)用、保管費(fèi)用、資金占用成本等總費(fèi)用降到最低;五是要及時(shí)盤庫(kù)、清庫(kù),特別是交船后,一定要對(duì)剩余物資心中有數(shù),避免重復(fù)采購(gòu)。

2.4.4 強(qiáng)化監(jiān)督

企業(yè)在對(duì)采購(gòu)控制過程中一定要充分發(fā)揮監(jiān)督機(jī)制的作用。首先要保證監(jiān)督人員有監(jiān)督采購(gòu)的能力,不懂控制管理,不懂相關(guān)專業(yè),所謂的監(jiān)督就成了擺設(shè),所以加強(qiáng)對(duì)監(jiān)督人員的培訓(xùn)非常重要。其次監(jiān)督部門應(yīng)全程參與監(jiān)督,特別要注重供應(yīng)商選擇和價(jià)格確定這 2個(gè)環(huán)節(jié),還要注意合同履行情況,防止中途不合理變更合同條款。另外要明確監(jiān)督人員的權(quán)利,確保監(jiān)督有效。

3 結(jié)語

綜上所述,造船企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)組織,一定要高度重視采購(gòu)這一重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng),建立、完善科學(xué)的控制機(jī)制,加強(qiáng)管理,實(shí)現(xiàn)降本增效,使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中充滿活力,從容應(yīng)對(duì)船市價(jià)格的波動(dòng)。