當(dāng)前人事檔案管理中面臨新問題的研究

趙志鴻，劉志敏，沈 維，徐 萍，郭海艷

（云南省腫瘤醫(yī)院，云南 昆明 650118）

人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，以人為單位集中保管的關(guān)于個(gè)人歷史和德才表現(xiàn)的材料。一直以來，人事檔案在單位選人用人、職稱評(píng)審、工資調(diào)整、工作調(diào)動(dòng)以及出國(guó)政審等管理活動(dòng)中發(fā)揮著非常重要的基礎(chǔ)憑證作用。

隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，人事管理領(lǐng)域中出現(xiàn)聘用制、人事代理以及編外聘用制用工、勞務(wù)派遣等新事物。在不斷涌現(xiàn)的新制度實(shí)施過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)這些新的變化，作為人事工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，人事檔案管理必須進(jìn)行改革，必須以全新的管理理念、工作思路以及工作方法開展工作，這樣才能管好用好單位的人事檔案，才能為人事工作服務(wù)好，為單位的業(yè)務(wù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才支持。

1 當(dāng)前人事檔案管理中面臨的新問題

1.1 人事代理人員檔案管理問題

人事代理是指政府人事部門所授權(quán)的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)接受各類用人單位或個(gè)人的委托，代為管理與辦理人事關(guān)系和人事業(yè)務(wù)，提供人事人才社會(huì)化服務(wù)的一種新型人事管理制度。目前的人事代理多數(shù)圍繞人事檔案代管來開展業(yè)務(wù)。實(shí)行人事代理制度可以使人事管理服務(wù)實(shí)現(xiàn)社會(huì)化，可以激活用人機(jī)制，實(shí)現(xiàn)職工“單位人”向“社會(huì)人”的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。然而，人事代理制度在實(shí)行的過程中，也帶來了一系列的新問題，其中人事檔案管理的問題較為突出。

1.1.1 人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位職責(zé)不清，互相推諉

由于制度不健全，人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位往往職責(zé)不清，對(duì)于檔案管理中材料收集、鑒別、整理、歸檔以及移交、轉(zhuǎn)遞、政審等工作，雙方常?；ハ嗤普?，出現(xiàn)問題后互相指責(zé)，對(duì)人事檔案的管理非常不利。

1.1.2 管理分散，增加用人單位人事檔案管理員工作量

實(shí)行人事代理制度后，職工檔案存放在人事代理機(jī)構(gòu)，而用人者則是單位，造成了人檔分離現(xiàn)象。在單位的人事管理活動(dòng)中，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的考核表、職稱評(píng)審材料、進(jìn)修鑒定表、工資調(diào)整審批表以及學(xué)歷等應(yīng)歸檔材料，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位人事檔案管理員完成。此外，在入黨、政審、考研等情況下，查閱職工人事檔案必須由單位人事檔案管理員前往代理機(jī)構(gòu)借回檔案，用畢再交還代理機(jī)構(gòu)，手續(xù)繁瑣，耗費(fèi)了人事檔案管理員大量的時(shí)間和精力，嚴(yán)重影響了人事工作效率。

1.1.3 材料移交不及時(shí)

目前，大多數(shù)單位人事檔案管理員都由組織人事部門或綜合檔案管理部門的工作人員兼任，他們本身已承擔(dān)著很大的工作量，兼任人事檔案管理員后，能夠投入到檔案管理工作中的精力有限，加之用人單位到代理機(jī)構(gòu)往往路途遙遠(yuǎn)，來往不便，于是造成歸檔材料移交不及時(shí)，代理機(jī)構(gòu)保管的人事檔案完整性無法得到保證，不能全面、動(dòng)態(tài)地反映一個(gè)職工的全貌。

1.2 編外聘用制人員檔案管理問題

國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位人員編制由國(guó)家控制，在業(yè)務(wù)快速發(fā)展的單位中，用人需求不斷增加，而人員編制往往不能及時(shí)得到補(bǔ)充，編制與人員需求的矛盾隨之產(chǎn)生。大多數(shù)單位采取聘用編外人員的方法補(bǔ)充人員缺口。在我國(guó)機(jī)構(gòu)編制管理制度未進(jìn)行有效改革前，該問題只能采取適度聘用編外人員的方法來解決。這樣，可以迅速、有效地解決單位的用人需求。編外人員人事檔案管理中同樣存在很多問題，值得認(rèn)真研究。

1.2.1 檔案存放機(jī)構(gòu)混亂

由于用人單位聘用編外人員時(shí)，并未經(jīng)過政府人事部門的審批，多自行采取簡(jiǎn)單實(shí)用的聘用及管理程序，并沒有將他們的人事檔案轉(zhuǎn)到用人單位，也未轉(zhuǎn)到人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。編外人員人事檔案保管機(jī)構(gòu)五花八門，有的存放在畢業(yè)學(xué)校所在地教育行政主管部門設(shè)立的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)中心，有的存放在畢業(yè)學(xué)校所在地人才市場(chǎng)，有的存放在生源地人事部門或人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心，甚至有的自行保管。相比較在編人員而言，他們的人事檔案存放地十分混亂，給人事管理工作帶來了諸多不便。

1.2.2 檔案材料移交不便

在編外人員人事管理活動(dòng)中，同樣會(huì)產(chǎn)生很多應(yīng)歸檔材料。由于他們?nèi)耸聶n案存放機(jī)構(gòu)的混亂，用人單位難以將編外人員的歸檔材料一一送達(dá)到各自的人事檔案存放機(jī)構(gòu)。如此一來，這部分編外聘用制人員人事檔案的完整性和時(shí)效性就無法得到保證。

1.2.3 易產(chǎn)生多頭建檔現(xiàn)象

編外人員人事管理活動(dòng)中每年都會(huì)產(chǎn)生大量應(yīng)歸檔材料，而這些材料的歸檔十分不便，于是各種處理方法應(yīng)運(yùn)而生。有的用人單位自行為編外人員建立人事檔案，以保存編外人員聘用期間產(chǎn)生的人事檔案材料；此外，聘用編外人員經(jīng)過勞務(wù)派遣的單位，勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)還會(huì)為該人員建立一份人事檔案，以保存派遣過程中產(chǎn)生的人事檔案材料。由于用人單位、勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)以及編外人員人事檔案原保管機(jī)構(gòu)缺乏必要的溝通，就會(huì)產(chǎn)生多頭建檔的現(xiàn)象，甚至3個(gè)部門手中都保存有同一編外人員的部分人事檔案。他們各自手中的人事檔案都是不完整的，無法反映職工的歷史和德、能、勤、績(jī)?nèi)病?/p>

1.2.4 易產(chǎn)生棄檔現(xiàn)象

多頭建檔后，勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)和用人單位手中都可能保存編外人員的部分人事檔案，這部分人事檔案雖然是不完整的，但能夠集中反映某人某一階段的政治思想、勞動(dòng)態(tài)度、工作概況以及取得的各種成績(jī)，也是不可缺少的。但是，部分編外人員檔案意識(shí)淡薄，無視這些檔案材料的存在，尤其自行離職人員，他們離開單位時(shí)并不到單位人事部門辦理相關(guān)手續(xù)，任由工作期間產(chǎn)生的人事檔案材料遺棄在單位或勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)。

2 解決人事檔案管理中新問題的方法

2.1 人事代理人員人事檔案管理問題的解決方法

人事代理制度是黨和國(guó)家深化人事制度改革的重大舉措，所有用人單位必須大力推行，為了讓人事代理制度涉及各方提高對(duì)制度的認(rèn)可度，進(jìn)而支持該制度的推行，我們必須研究其中存在的問題，提出切實(shí)可行的解決方案。人事代理人員人事檔案管理就是其中的一個(gè)重要方面。

（1）針對(duì)人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位職責(zé)不清、互相推諉的問題，必須建立一套科學(xué)、規(guī)范的人事代理人員人事檔案委托保管工作制度（以下簡(jiǎn)稱人事檔案代管工作制度），以保證人事檔案代管工作有章可循、有法可依。用人單位要與代理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)溝通，在人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責(zé)范圍，規(guī)范人事檔案管理程序，使人事檔案代管工作步入規(guī)范、健康的發(fā)展軌道。上級(jí)人事主管部門必須擔(dān)負(fù)起監(jiān)管者的職責(zé)，督促代理機(jī)構(gòu)和用人單位建立起一套正規(guī)、科學(xué)的人事檔案代管工作制度，平衡雙方責(zé)、權(quán)、利，促進(jìn)人事檔案代管工作健康有序發(fā)展。

（2）推行人事代理制度的初衷是建立社會(huì)化人事管理服務(wù)制度，減輕用人單位的人事業(yè)務(wù)工作量，但目前的人事檔案代管制度執(zhí)行下來卻因?yàn)榉稚⒐芾?，造成了人檔分離，加大了用人單位人事檔案管理員的工作量，與推行制度的初衷背道而馳。人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該與用人單位加強(qiáng)溝通和協(xié)作，理順辦事程序，減少不必要的手續(xù)。例如，在代理人員辭職攻讀研究生時(shí)，檔案移交可直接由代理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)到招生院校。在出國(guó)政審時(shí)，代理人員的政審表填寫、上報(bào)審查等工作可由代理機(jī)構(gòu)完成。有條件的代理機(jī)構(gòu)，可增加人員、購(gòu)置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料。通過上述做法，代理機(jī)構(gòu)可簡(jiǎn)化管理流程，主動(dòng)出擊，提高服務(wù)質(zhì)量，真正為用人單位減輕人事管理業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，使用人單位人事部門可以有更多精力用于人力資源開發(fā)及管理工作。

（3）實(shí)行人事代理制度后，由于管理的分散，用人單位檔案管理員工作量大大增加，常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)的問題，嚴(yán)重影響了代理人員人事檔案的完整性和動(dòng)態(tài)性。這個(gè)問題，必須從用人單位和代理機(jī)構(gòu)兩方著手解決。用人單位應(yīng)該建章立制，規(guī)范人事檔案管理員的工作，條件允許的，可以配備專職人事檔案管理員，以保證人事檔案管理員可以全身心地投入到檔案管理工作中，及時(shí)將最新材料轉(zhuǎn)遞給人事代理機(jī)構(gòu)。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)造條件，配備必要的人手及車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動(dòng)服務(wù)減輕用人單位檔案管理員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)快速收集各種歸檔材料，保證代管人事檔案的完整和實(shí)時(shí)，用實(shí)際行動(dòng)讓廣大用人單位及代理人員體會(huì)到人事代理制度的優(yōu)越性。

2.2 編外聘用制人員人事檔案管理問題的解決方法

在今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，編外聘用制用人的方式將繼續(xù)存在并且規(guī)模會(huì)不斷擴(kuò)大。管理好編外聘用人員的人事檔案，將會(huì)在用人單位的人力資源開發(fā)及管理中發(fā)揮重要基礎(chǔ)支持作用。

（1）編外聘用制人員的人事檔案存放機(jī)構(gòu)各不相同，用人單位在與編外人員簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，應(yīng)該落實(shí)其人事檔案存放機(jī)構(gòu)，并統(tǒng)一進(jìn)行登記。在編外人員人事管理活動(dòng)中產(chǎn)生的人事檔案歸檔材料，可由用人單位暫時(shí)建檔保管，在編外人員辭職時(shí)，辦理完畢勞動(dòng)合同解除手續(xù)后，一次性將其人事檔案材料移交給其檔案保管機(jī)構(gòu)。

（2）編外聘用人員管理中存在多頭建檔現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的存在，有其便于管理的一面，同時(shí)也會(huì)讓用人單位移交歸檔材料時(shí)無所適從、造成歸檔不及時(shí)等問題。因此，用人單位、勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)以及原檔案存放機(jī)構(gòu)加強(qiáng)溝通，互相協(xié)作，其中一方需要使用人事檔案，其他兩方都應(yīng)該全力支持，將自己保管的人事檔案借給需要的部門。在編外聘用人員找到正式工作或者考上研究生后，用人單位和勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)要將自己保管的人事檔案移交給其人事關(guān)系所在的機(jī)構(gòu)，與其原始檔案合并，以便該同志下一步所在的用人單位或?qū)W?？梢匀娴亓私馄錃v史和德才表現(xiàn)。

（3）編外人員辭職時(shí)的“棄檔”現(xiàn)象，充分說明了部分編外聘用人員檔案意識(shí)的淡薄，他們不清楚人事檔案在其今后政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活中的重要作用，棄檔后，編外聘用人員這一階段的歷史就成為一段空白，對(duì)其今后的學(xué)習(xí)和工作十分不利。我們應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，使編外聘用人員明白其人事檔案的重要性，即使從事編外聘用人員只是其職業(yè)生涯的一個(gè)很短的階段，這一時(shí)期的檔案資料也應(yīng)認(rèn)真管理，在辭職時(shí)應(yīng)辦清相關(guān)手續(xù)，由用人單位或勞務(wù)派遣部門將這一部分檔案材料移交給其初始人事檔案保管機(jī)構(gòu)。

總之，人事檔案在用人單位人事管理活動(dòng)中發(fā)揮著非常重要的憑證作用，對(duì)個(gè)人的政治經(jīng)濟(jì)生活也具有十分重要的意義。人事檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，改進(jìn)管理理念和模式，提高服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)采取上述有效措施，才能應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，才能為人事工作服務(wù)好，為單位的業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的人才支持。

1 張凌志.淺談醫(yī)院人事檔案管理［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（26）

2 侯海琴.人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.中國(guó)水運(yùn)，2010（10）

3 張志敏.人事檔管理改革探討［J］.韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（07）