淺析如何做好檔案管理工作

姜瑞秋

（通化市水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，吉林 通化 134000）

檔案管理在現(xiàn)在社會(huì)扮演著越來越重要的角色，因?yàn)楦鞣N資料越來越多，只有把這些資料進(jìn)行整理、分類，在需要的時(shí)候隨時(shí)找到相應(yīng)的資料才能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。檔案管理是一項(xiàng)重要的綜合性基礎(chǔ)工作，從歷史角度來看，是歷史記錄；從現(xiàn)實(shí)角度來看，是現(xiàn)實(shí)的寫照，通過檔案可以了解過去、記錄未來。因此，如何做好檔案管理工作并把檔案作為一種信息資源加以開發(fā)利用是擺在我們面前的一項(xiàng)重要工作課題。

1 檔案管理工作的重要意義

檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)工作服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

1.1 檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)

檔案是過去工作和歷史情況的記錄。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的而非后人編造，這就客觀的記錄歷史請(qǐng)況。其次，它保留有領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆管署或指示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這就是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料如合同、契約等，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。

1.2 檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材

近年來，我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施，我國(guó)檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室，在各級(jí)各類檔案收集、整理、簽實(shí)、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用工作中扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

2 堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

檔案工作是思想性、專業(yè)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，但也是地地道道的服務(wù)工作，隨著檔案的日益增加對(duì)檔案管理的要求也越來越高。因此，必須跟上形勢(shì)發(fā)展的需要，切實(shí)做好檔案的基礎(chǔ)管理。

要建立健全檔案的管理制度；檔案的種類繁多，形式各異，要實(shí)行科學(xué)管理就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對(duì)保存和利用價(jià)值的文件材料能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔，有專門庫(kù)房、專柜存放檔案，區(qū)分保存價(jià)值、分類整理，立卷、卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，做到科學(xué)管理排列整齊，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，并嚴(yán)格借閱手續(xù)，防止分散、流失。

檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來；必須做好公文的制發(fā)和文書處理工作。公文制發(fā)要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，排版要符合國(guó)家的要求，履行簽發(fā)、審批手續(xù)。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晣，有利長(zhǎng)久保管利用。使用文種合理、格式規(guī)范、行文標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和辦公條件的改善，要加強(qiáng)電子文件和聲像檔案的儲(chǔ)存、管理和保護(hù)。在從事各種活動(dòng)中形成的國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明記錄的聲像檔案，以及計(jì)算處理的電子文件，它們是現(xiàn)今檔案的重要組成部分，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有很大差別，電子文件使用的軟磁盤保存聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。因此，要選擇高質(zhì)量的軟盤，加強(qiáng)聲像材料收集、歸檔，移交檔案室統(tǒng)一管理，要制定一整套嚴(yán)格保管借閱、利用制度，并將軟盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾，無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，妥善保管，長(zhǎng)久保護(hù)和利用。

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者、管理者要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)。定期接收檔案、妥善保管好檔案、為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《檔案法》，加大《檔案法》的宣傳、貫徹力度，并納入本單位的日常工作中，提高對(duì)檔案工作的重視和認(rèn)識(shí)；二是領(lǐng)導(dǎo)要重視配備專職檔案管理人員，形成較完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；三是要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌，忠于和熱愛檔案事業(yè)。四是要有良好的保密習(xí)慣，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身的理論水平和知識(shí)素養(yǎng)，以高度責(zé)任感研究、利用，發(fā)揮檔案的活力；五是要樹立高度的法律意識(shí)和觀念。進(jìn)一步明確檔案管理體制，規(guī)范歸檔、查閱、保管、建立各種制度。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。

綜上所述，檔案管理必須實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。以檔案現(xiàn)代化管理為突破口，理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識(shí)、創(chuàng)新管理方法和手段，提升管理質(zhì)量和水平，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，為社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步服務(wù)，開創(chuàng)檔案管理新局面?？茖W(xué)管理可提升工作效率，做好檔案管理工作不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。