多媒體技術(shù)與檔案信息管理

李竹莉

（黑龍江煤田地質(zhì)局 150046）

多媒體技術(shù)與檔案信息管理

李竹莉

（黑龍江煤田地質(zhì)局 150046）

檔案事業(yè)正在逐漸迎來一個嶄新的電子信息時代。利用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、電子計算機技術(shù)對檔案信息進行收集、加工和整理，并通過電子信息手段提供給用戶使用，成為檔案工作研究的新領(lǐng)域。

一、多媒體技術(shù)

多媒體（Multimedia）技術(shù)是一門綜合的跨學(xué)科的邊緣交叉學(xué)科，是把聲音、文字、圖形、圖像、動畫、視頻等多種媒體的信息通過計算機進行數(shù)字化加工處理，再和通訊技術(shù)相結(jié)合形成的一門綜合技術(shù)。多媒體技術(shù)有以下特點：

其一，集成性。即將多種媒體有機地組織在一起，共同表達事物，做到圖文聲像一體化。

其二，交互性。即人機交互，在播放多媒體節(jié)目時，能夠進行人工干預(yù)，通過人機交換信息來完成任務(wù)。

其三，數(shù)字化。即多媒體中各類媒體都是以數(shù)字化的方式存儲信息，便于計算機對各類信息進行統(tǒng)一加工、處理和傳輸，這是多媒體集成化的基礎(chǔ)。

其四，分布性。分布式多媒體數(shù)據(jù)庫的建立和管理及多媒體通信是多媒體計算機系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，因為多媒體的應(yīng)用開發(fā)工作需要各種專業(yè)人員（計算機專業(yè)、文字寫作、影視制作、宣傳廣告以及計算機動畫等）。

二、多媒體技術(shù)對檔案信息管理的影響

1.信息技術(shù)的進步對檔案管理具有直接的影響。一般而言，信息處理技術(shù)和信息存儲技術(shù)主要影響檔案館有關(guān)信息處理作業(yè)的效率和質(zhì)量，而可交換機讀信息介質(zhì)和信息傳播技術(shù)則主要影響檔案館的用戶服務(wù)方式和服務(wù)效果。多媒體技術(shù)以其信息表達直觀、生動、逼真等優(yōu)點將廣泛應(yīng)用于檔案工作領(lǐng)域，并對傳統(tǒng)的檔案館（室）產(chǎn)生巨大沖擊。

2.對檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)的影響。信息介質(zhì)和傳播技術(shù)的發(fā)展將使越來越多的檔案信息以高密介質(zhì)的形式出現(xiàn)。用戶可根據(jù)自己的需要選擇所需介質(zhì)儲存的檔案信息，必要時用戶還可通過聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)獲得補充檔案信息。為了適應(yīng)這種變化，檔案館（室）藏將由以紙質(zhì)為主向紙質(zhì)與CD或其他高密介質(zhì)并存的多元化館（室）藏結(jié)構(gòu)過度。

3.對檔案利用工作的影響。在檔案參考咨詢中，用多媒體作文獻參考工具，基本檢索功能遠遠超過傳統(tǒng)工具。編制檔案索引時，使編制過程計算機化，快速準確地提供多種索引，滿足多途徑檢索要求。多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息，而且以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息，為用戶提供友好的使用界面。多媒體檔案館（室）中，用戶不但可以閱讀傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還可借助儀器和設(shè)備閱讀膠片、光盤，看錄像、聽錄音，獲得圖、文、畫、音并茂的檔案信息服務(wù)。

4.對檔案館（室）結(jié)構(gòu)和性質(zhì)的影響。多媒體環(huán)境下，檔案工作會更多地轉(zhuǎn)移到信息服務(wù)上來，并使組織結(jié)構(gòu)向參考咨詢和檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)化。多媒體檔案信息將越來越多地以有償方式提供利用，有利于實現(xiàn)檔案工作產(chǎn)業(yè)化。

5.對檔案管理工作的影響。多媒體技術(shù)使檔案管理趨于復(fù)雜化和專業(yè)化。一是使原有的辦公信息系統(tǒng)、演示咨詢系統(tǒng)、視聽服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檢索系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)更加完善和直觀。通過檔案館（室）之間的聯(lián)網(wǎng)，還可以形成多媒體檔案信息網(wǎng)絡(luò)。二是現(xiàn)有的檔案分類組織法將不適用，必須創(chuàng)新檔案分類法及索引體系。三是多媒體檔案信息服務(wù)的收費問題需要及時解決。四是要向用戶提供利用多媒體檔案信息的必要工具和設(shè)備。

6.對檔案工作隊伍的影響。電子信息時代的檔案工作對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新要求。檔案專業(yè)人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識，而且要熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)（至少會使用電子信息系統(tǒng)），同時還必須掌握一定的相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識。

三、多媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

1.多媒體檔案教學(xué)與培訓(xùn)系統(tǒng)。多媒體技術(shù)將計算機輔助教學(xué)（CAI）及計算機管理教學(xué)（CMI）產(chǎn)生深刻影響。多媒體可以在計算機上把聲、圖、文集成一體，使受教育者改變信息包裝，主動獲取動態(tài)信息。

2.多媒體檔案展示系統(tǒng)。利用多媒體技術(shù)的圖形、文字、聲音將檔案館（室）藏情況做成全宗介紹、利用價值以及利用經(jīng)濟效益實例分析的多媒體展示系統(tǒng)，介紹檔案館（室）的基本情況，宣傳檔案工作、檔案知識、檔案政策法規(guī)，指導(dǎo)用戶利用檔案

3.多媒體檔案信息存貯及管理系統(tǒng)。許多珍貴的檔案資料，如書札、手稿、照片等不適于以鍵盤方式輸入計算機，大部分需要以全文圖像形式再現(xiàn)，多媒體是解決這一問題的好辦法。將這些資料借助多媒體技術(shù)存貯、利用，既能很好地保存資料原件，又能在計算機上再現(xiàn)其原貌。對文書檔案、專業(yè)檔案、科技檔案進行多媒體技術(shù)處理，可以方便利用，對輸出格式進行有效控制，并能夠低成本復(fù)制。

4.多媒體檔案信息利用系統(tǒng)。對于使用頻率高且又重要的檔案，可以作成一個多媒體檔案管理系統(tǒng)。

5.多媒體檔案修補系統(tǒng)。許多重要歷史檔案因時間太久已經(jīng)破損，可以采用多媒體技術(shù)對這些檔案進行修補和復(fù)原。

6.多媒檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為實現(xiàn)檔案信息資源共享，通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)使各檔案館（室）的局域網(wǎng)相互溝通。

總之，利用電子信息技術(shù)管理檔案是檔案工作發(fā)展的重要趨勢，多媒體技術(shù)在檔案信息管理中具有廣闊的應(yīng)用前景。檔案工作要勇敢迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，努力變革，積極參與，實現(xiàn)傳統(tǒng)服務(wù)環(huán)境向電子服務(wù)環(huán)境的轉(zhuǎn)變。