名人檔案征集和利用工作芻議

王立新

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154004）

名人檔案征集和利用工作芻議

王立新

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154004）

名人檔案是檔案資源的重要組成部分，為名人檔案立檔是新形勢下檔案部門的一項重要職責(zé)。本文立足于新時期檔案工作實際，著重論述了如何加大名人檔案的征集力度與加強名人檔案利用工作。

名人檔案；征集；利用

在社會發(fā)展的各個時期，都會涌現(xiàn)出許多著名人物。他們或在某一學(xué)科、領(lǐng)域、行業(yè)有過重大貢獻或在社會上具有一定的影響力，并得到社會和歷史的承認(rèn)。《中國大百科全書》這樣定義名人檔案：“國際或國內(nèi)著名的人物在其個人、家庭和社會活動中直接形成的歷史記錄?！币簿褪钦f，名人檔案是名人在從事政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，是社會發(fā)展的歷史見證，是檔案資源的重要組成部分，也是極寶貴的精神財富。因此，為名人檔案立檔是一項惠民工程，是新形勢下檔案部門的一項重要職責(zé)。本文擬就名人檔案的征集和利用工作談一下粗淺的認(rèn)識。

一、拓寬思路，加大名人檔案的征集力度

（一）發(fā)揮優(yōu)勢，突出特色

在社會發(fā)展的各個階段涌現(xiàn)出的著名人物數(shù)不勝數(shù)，檔案部門要征集所有的名人檔案是不現(xiàn)實的。因此，要做好名人檔案的征集工作，就必須發(fā)揮優(yōu)勢，突出自身的地域特色，盡量多征集一些當(dāng)?shù)鼐哂杏绊懥Φ拿藱n案，既給檔案征集工作帶來了新的亮點，又便于向當(dāng)?shù)厝嗣袢罕姀V泛征集歷史資料，節(jié)省征集經(jīng)費，同時為社會利用提供便利條件。

（二）全面征集，多元發(fā)展

由于名人一般社會地位較高，社會交往范圍廣泛，因而，名人檔案不同于其他檔案，其內(nèi)容十分豐富，具有多元化的特征。從涉及范圍看，包含政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技等領(lǐng)域的各個層面；從形式上看，有聲像檔案、紙質(zhì)檔案、書籍剪報出版物、口述檔案、證書、家譜、生活用品、獎品等各種載體。檔案館在征集名人檔案時，要注意其全面性和多元性特征，盡可能將各種內(nèi)容、各種載體的名人檔案征集進館，以展現(xiàn)名人的生活全貌。

（三）拓寬渠道，以點及面

名人在其社會活動中，會與各色人物形成千絲萬縷的聯(lián)系。由于一些人檔案意識不強，名人檔案缺失的情況是經(jīng)常發(fā)生的，一些資料即使名人本人也不會存留，這就要求我們不僅要向名人本人征集資料，還要以發(fā)散思維，以名人為中心向其社會生活的各個領(lǐng)域全方位輻射。包括其朋友、學(xué)生、同學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)、老師、同事等等，必要時可借助新聞媒體進行廣泛宣傳，以便盡可能全面地征集到與名人相關(guān)的資料。

（四）主動征集，靈活掌握

名人檔案不同于文書檔案，一般私藏在名人家庭中。這些名人檔案是名人一生的財富，顯示出名人一生取得的成就，名人不愿意將這些成就移交檔案館是正常的。這就要求我們開拓思路，靈活把握征集方式。一是充分利用廣播、報紙、電視、網(wǎng)站等媒體加大檔案法宣傳力度，提高檔案意識，鼓勵名人將其檔案移交檔案館。二是主動出擊。與政協(xié)、文聯(lián)、協(xié)會等組織和非黨派人士聯(lián)誼，通過召開座談會等手段，向代表們進行征集名人檔案的宣傳；三是采取多種獎勵措施，根據(jù)實際采用多種征集方式。包括捐贈、贈與、移交、寄予或者代保管的方式征集。對于愿意捐贈的，向捐贈人頒發(fā)榮譽證書，并給予表彰或適當(dāng)獎勵；愿意出售的，與出售人簽訂征購協(xié)議，支付征購款，并頒發(fā)榮譽證書；對于暫時不愿意移交檔案館的名人檔案，可通過征求其意見，以移交復(fù)印件進館的形式進行征集，以使名人檔案得到最好的保護。對于捐贈、出售、寄存檔案的機構(gòu)和個人，還可享有優(yōu)先和免費利用的權(quán)利。

二、開展特色服務(wù)，加強名人檔案的利用工作

（一）規(guī)范管理，提高檔案利用效率

對于檔案部門來說，征集名人檔案不僅增加了館藏數(shù)量，而且也為檔案館增加了新的服務(wù)亮點。為了提高利用效率，要把名人檔案管理納入檔案館集中統(tǒng)一管理范圍，要建立名人檔案資料庫，為名人檔案設(shè)立獨立全宗，按人名實行集中管理，實行一人一號，按進館順序依次排序。做到介紹簡潔，目錄清晰，系統(tǒng)保管，并及時做好利用記錄。建立健全名人檔案收集、管理、鑒定、保管、利用等各項管理制度，使名人檔案管理工作有章可循，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度為社會提供利用，使名人檔案管理做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

需要特別強調(diào)的是，檔案館在將資料為社會提供利用的時候，要充分尊重名人本人或其家屬的意愿，依法保護名人的知識產(chǎn)權(quán)等合法權(quán)益。對名人檔案的形成者或捐贈者，通過提供優(yōu)先查閱權(quán)等優(yōu)質(zhì)服務(wù)，營造良好氛圍，以鼓勵社會各界人士向檔案館移交名人檔案。

（二）積極組織，開展名人檔案研究

組織開展名人檔案研究是名人檔案利用的一個重要方面。要積極組織人員開展名人檔案研究，使檔案館成為名人檔案研究的學(xué)術(shù)基地。有條件的檔案館還可以組織有一定學(xué)術(shù)水平的研究人員專門對征集的名人檔案進行全面而系統(tǒng)的研究，編研出學(xué)術(shù)成果，編輯名人檔案系列叢書或名人檔案匯編，既可以提高檔案館整體理論研究水平，同時也可以為社會提供學(xué)術(shù)借鑒。名人檔案中日記、手稿、書信等具有私人性和主觀性特點，在編研時要去粗取精，加以甄別，同時要征求名人本人或其家屬的意愿。

（三）舉辦展覽，發(fā)揮宣傳教育功能

檔案館應(yīng)將接收的名人檔案進行系統(tǒng)整理，舉辦名人檔案系列展覽，用真實的歷史記錄向全社會宣傳名人取得的卓越成就和奮斗精神，給后人樹立典范，激發(fā)人們的愛黨、愛國熱情，最大限度地發(fā)揮名人檔案宣傳教育的功能。

目前，名人檔案建設(shè)還在起步階段，具有很大的發(fā)展空間。我們要樹立服務(wù)意識、創(chuàng)新意識，將名人檔案建設(shè)作為檔案工作的重要組成部分，使名人檔案更好地為人民服務(wù)。

［1］楊宏志.名人檔案征集工作的新思路［J］.蘭臺世界,1999,（5）.

［2］趙玉超、于志海.論名人檔案的有效征集［J］.蘭臺內(nèi)外,2001,（4）.

［3］曹麗萍.談名人檔案的征集和利用［J］.蘭臺內(nèi)外,2005,（2）.

［4］隋曉奇、祁疆.淺析名人檔案的管理［J］.黑龍江檔案,2009,（3）.

［5］梁兵、王子鵬.關(guān)于名人檔案若干問題的認(rèn)識與思考［J］.云南檔案,2010,（1）.