淺析電子文件的整理與歸檔

平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

淺析電子文件的整理與歸檔

平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,電子文件歸檔管理工作越發(fā)重要,許多單位這方面的工作還存在不少問題。本文將分析這些問題,并從抓好電子文件歸檔管理的制度建設(shè)、培養(yǎng)適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的人才、堅(jiān)持"雙套制"的歸檔原則這幾個(gè)方面提出如何做好電子文件歸檔管理工作的建議。

電子文件；整理；歸檔；分析

電子文件是在電子計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕或打印紙上看到的由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的媒種輸出形式而已。而在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。

電子文件的整理，是指按照一定原則和方法，將其分門別類組成電子檔案的一項(xiàng)工作。電子文件的整理，是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行整理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單位按電子文件類別分別保管，其中由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟硬平臺(tái)等。

一、分類、排序工作

是將存儲(chǔ)載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一致有序狀態(tài)。按檔案管理要求對(duì)電子文件進(jìn)行分類、排序、著錄標(biāo)引，此工作由歸檔人員來(lái)完成。一般情況下，歸檔人員只是對(duì)某一份或幾份電子文件進(jìn)行整理。歸檔后，檔案保管部門還要進(jìn)行檢查和系統(tǒng)的整理。如對(duì)電子文件的調(diào)整，目錄和表格的編寫、填寫，電子文件的格式轉(zhuǎn)換等一系列的加工整理工作。當(dāng)然，我們應(yīng)注意的是，由于不同系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，在整理過程中，可能會(huì)遇到文件格式重新編排和組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害了電子文件的憑證作用。但隨著技術(shù)的發(fā)展，不斷解決這一格式轉(zhuǎn)換問題，是檔案保管部門整理電子檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。電子檔案分類排序、著錄標(biāo)引是保管電子檔案的基本要求，在建庫(kù)前的整理工作中占有重要的地位，其整理的質(zhì)量直接影響電子檔案的保管利利用。

二、建立數(shù)據(jù)庫(kù)

建數(shù)據(jù)庫(kù)前應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行分類編號(hào)，使其達(dá)到總體上的有序狀態(tài)。對(duì)于不同應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)選取不同的文件組織方式或組合方法，目的是方便使用?？椊〝?shù)據(jù)庫(kù)的主要工作內(nèi)容：首先是對(duì)屯子文件進(jìn)行分類編號(hào)。一個(gè)單位的屯子文件類別是多種多樣的，對(duì)這些電子文件要進(jìn)行分門別類的管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容，制定本單位的分類方案。分類編號(hào)就是按照分類方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的排列有序的整體。其次對(duì)電子文件的登記。電子文件分類編號(hào)后、要建立檢索文件，檢索文件是列電子文件進(jìn)行快速訪問的有效工具。

電子文件的整理是檢索電子文件、提供利用的前提，同時(shí)也為電子檔案管理莫定了基礎(chǔ)。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對(duì)電子文件的科學(xué)管理，構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，數(shù)據(jù)庫(kù)是存取電子文件的“虛擬文件庫(kù)”。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，存儲(chǔ)電子文件均會(huì)以虛擬文件存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，電子文件存在的形式狀態(tài)改變了人們的傳統(tǒng)的觀念，即電子文件是以數(shù)據(jù)形式記錄，又以數(shù)據(jù)傳遞，還以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)。它的存儲(chǔ)是看不見的，只有將其數(shù)據(jù)經(jīng)過還原處理后，在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示，才能看到內(nèi)容。無(wú)淪在什么樣的環(huán)境條件下，都要拷貝一套保存，并對(duì)拷貝的技術(shù)平臺(tái)作說(shuō)明。有些必須以紙質(zhì)文件存在時(shí)，可輸出紙質(zhì)文件保存、管理c如法規(guī)性的電子文件必須拷貝在紙上保存。對(duì)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、藝術(shù)等方面產(chǎn)生的電子文件，保存時(shí)間比較短的可按建立數(shù)據(jù)庫(kù)整理、存儲(chǔ)，不一定非輸出紙質(zhì)文件保存。

三、電子文件的歸檔

電子文件歸檔，是將應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上．以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

四、電子文件的歸檔范圍

確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。確定電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵守以下原則：1.按現(xiàn)行文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；2.要考慮屯子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡可能具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性；3.計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。

五、歸檔時(shí)間、份數(shù)、要求及方法

（一）歸檔時(shí)間

電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔 (稱為階段歸檔)，具體可視情況而定。因涉及電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存儲(chǔ)載體的質(zhì)量、壽命等問題，一般以不超過2～3個(gè)月為宜。

（二）歸檔份數(shù)

一般拷貝2套。一套封存，另一套提供借閱。即使在網(wǎng)上進(jìn)行，也要拷貝一套封存。必要時(shí)應(yīng)封存2套，其中一套異地保存。因?yàn)殡娮游募陂L(zhǎng)期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀取的錯(cuò)誤，但兩套都出錯(cuò)的概率很低，所以封存2套可以大大提高安全性和可靠性。另外，存儲(chǔ)載體的生產(chǎn)廠商常對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命作許諾，我們不能以此作為存儲(chǔ)載體壽命的依據(jù)。因?yàn)槲覀冊(cè)诖鎯?chǔ)載體上存放數(shù)據(jù)，與出廠時(shí)存儲(chǔ)載體的技術(shù)狀態(tài)不同，存放的環(huán)境條件不同，許多單位達(dá)不到廠商提出的保存環(huán)境。因此．我們不僅要注意歸檔的份數(shù)，還要注意保存的方法和環(huán)境。

（三）歸檔要求

真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。做到這一點(diǎn)，首先要遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)如收集、積累、整理、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；其次是準(zhǔn)確說(shuō)明它的軟硬件環(huán)境；第三是歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的用戶界面下操作，支持不同的平臺(tái)，與現(xiàn)有的設(shè)備兼容，能以標(biāo)淮的數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言與數(shù)據(jù)庫(kù)相連，或者確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上使用，以實(shí)現(xiàn)良好的轉(zhuǎn)換狀態(tài)。因?yàn)殡娮游募怯蓛?nèi)容、存儲(chǔ)藏體和軟硬件技術(shù)的組合，進(jìn)行電子文件歸檔必須考慮電子文件的組合問題。

（四）歸檔方法

1.將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本錄入存儲(chǔ)載體上。這個(gè)過程一股是歸檔人員對(duì)經(jīng)過整理、確定保管期限等檔案屬性后，錄入在存儲(chǔ)載體上，脫機(jī)后可存放在另處。

2.壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到存儲(chǔ)載體上。這種方法對(duì)將來(lái)的電子檔案管理有利。但是，采用的壓縮工具及過程要有統(tǒng)一要求，否則方法不統(tǒng)一，就難于從壓縮歸檔的電子檔案中檢索出所需要的內(nèi)容。

3.備份歸檔。一般是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件錄入到存儲(chǔ)載體上。為保證電子文件的真實(shí)性，在歸檔電子文件時(shí)，也將記錄日志錄入到存儲(chǔ)載體上。

確保歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性，是當(dāng)今新一代檔案人員的重要任務(wù)，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)電子文件的價(jià)值。

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