關(guān)于檔案管理規(guī)范化的幾點思考

王 莉

(黑龍江省科學院 黑龍江 哈爾濱 150001)

檔案是自然、社會和人類思維及各種知識的總結(jié)，蘊藏著豐富的自然和社會信息資源。檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務(wù)的一項工作，其基本任務(wù)是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需求[1，2，3]。隨著國家經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的迅猛發(fā)展，人們對檔案的檢索、查閱、分析和研究利用越來越重視。在這種情況下，作為檔案的管理部門，如何對檔案進行規(guī)范化管理，以使檔案得到充分利用，為知識創(chuàng)新、經(jīng)濟發(fā)展和社會生活服務(wù)，成為檔案管理工作者必須認真思考的一個重要問題[4，6]。關(guān)于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，本人認為應(yīng)做好以下幾個方面的工作。

一、認清檔案管理工作的現(xiàn)狀。當前,檔案工作的現(xiàn)狀主要有以下幾點:1.人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)知識生疏，難以勝任新時期的檔案工作；2.有些檔案資料掌握在個人手中，對到期檔案不能及時移交檔案室保管；3.個別檔案資料長時間積壓，亂堆亂放，既使已整理的檔案也存在分類、組卷、編目、排列不規(guī)范等問題，給檔案管理和利用工作帶來一定的困難；4.一些單位檔案室簡陋、設(shè)施陳舊，防潮、防火、防塵、防盜等基本條件較差；5.有的早期檔案資料出現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等現(xiàn)象；6.借閱登記不規(guī)范，檔案利用效果差。這些問題的存在，直接影響著檔案資料的安全和有效利用。認清這些存在的問題，在實際工作中盡量避免和解決這些問題，將會有助于檔案管理的規(guī)范化。

二、提高對檔案工作重要性的認識，增強檔案工作者的責任感。檔案材料積累了大量文字、圖表、聲像等原始資料，這些資料是為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供服務(wù)的重要基礎(chǔ)，是國家和社會的資源。檔案管理部門應(yīng)高度重視，充分認識做好檔案工作的重要性，進一步增強責任感和使命感，切實把檔案管理工作抓緊抓好，抓出成效，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)。

三、做好檔案人員的管理、培訓工作。要做好檔案人員的管理、培訓工作,主要應(yīng)該做好以下幾點:1.明確專職或兼職檔案人員的工作職責，健全完善管理制度，保證檔案管理人員到位；2.經(jīng)常邀請檔案部門的專家進行有關(guān)檔案的專題業(yè)務(wù)培訓，系統(tǒng)學習檔案理論，提高檔案人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識和檔案管理知識，盡快熟悉并掌握檔案管理業(yè)務(wù)；3.在掌握理論知識的基礎(chǔ)上加強實際操作訓練，使檔案人員熟練掌握各類檔案技能，及時了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。要讓檔案管理人員嚴守工作紀律，牢記自己的職責，凡未經(jīng)批準借閱的檔案，堅決不借出，以維護一些重要檔案的嚴肅性。

四、加快檔案管理基礎(chǔ)性硬件設(shè)施建設(shè)。辦公條件好的單位要給檔案室留出足夠的場所，使辦公、閱覽、庫房三分開，為檔案工作創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境；辦公條件較差的單位也要建立專門的檔案室，配齊必備的管理設(shè)施，落實“三鐵”(即鐵門、鐵窗、鐵柜)，“八防”(即防火、防光、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防霉)措施，并配齊電腦、打印機、掃描儀、刻錄機、數(shù)碼相機、裝訂機、多功能打孔機等現(xiàn)代化管理工具，從硬件上改善檔案工作環(huán)境，努力推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

五、及時整理歸檔，嚴格規(guī)范管理。1.及時整理歸檔。每年上半年和年底為收存檔案時間，設(shè)立專人負責檔案的登記和接收，在條件允許的情況下逐步開展檔案電子化管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平;2.科學分類管理。根據(jù)分類和立卷方法，可將檔案分成若干大類,對合格的檔案資料交檔案室歸檔保管；3.健全規(guī)章制度。要著眼于建立檔案規(guī)范化管理的有效機制，明確崗位職責，健全立卷歸檔、資料查閱、資料保密、檔案鑒定銷毀等制度，編印成冊，作為檔案管理人員的行為準則；4.嚴格檢查考核。要把檔案管理納入單位的年度工作目標考核的一項重要內(nèi)容，獎優(yōu)罰劣，形成重視檔案管理的良好氛圍。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案管理規(guī)范有序。

六、做好檔案的開發(fā)利用工作，讓檔案服務(wù)于社會。1、加強對檔案資源的研究、開發(fā)和利用，為檔案資源的充分有效利用創(chuàng)造快捷便利的內(nèi)部服務(wù)條件。檔案工作者要深入實際，潛心研究檔案，積極開發(fā)檔案中的有用素材，編制有用的檢索工具和編研材料，為群眾提供良好的檔案服務(wù)；2、搞好檔案借閱服務(wù)。對檔案資料信息查詢實行有償服務(wù)，明確查詢程序、查詢范圍、查詢條件和收費標準等，變檔案的封閉式保存為網(wǎng)上公開查詢，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理；3、搞好檔案編研工作。檔案編研就是根據(jù)利用需要，通過對檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案中的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更為準確、系統(tǒng)和精煉，便于檔案的利用。檔案編研具有提供利用方式的主動性，內(nèi)容的科學性和系統(tǒng)性，查找利用的方便性和持久性等優(yōu)點，是檔案信息資源開發(fā)利用的高級形式。因此，大力加強編研工作，能夠為檔案管理工作提供全面、系統(tǒng)、科學的資料，促進檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

檔案管理作為傳承人類知識信息資源的一項工作,對社會的發(fā)展和進步具有舉足輕重的作用，檔案管理的規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。做好檔案的規(guī)范化工作，需要有相應(yīng)的法律法規(guī)、完善的管理制度以及規(guī)范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。只有這樣，檔案管理工作才能夠向著科學化、規(guī)范化的方向快速發(fā)展[7，8]。本文提出了一些檔案管理的規(guī)范化的思考意見，希望能對檔案管理的規(guī)范化有一定的借鑒作用。

[1]蘇冬梅.淺談科技檔案管理規(guī)范化[J].甘肅科技，2003(4)．

[2]孟廣均等.信息資源管理導(dǎo)論[M],北京:科學出版社(第三版).

[3]朱斌.科研管理工作與科研檔案管理合理發(fā)展的對策,今日科技.2008,(5):40-41.

[4]劉敏.加強科技檔案管理促進科技檔案利用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2007，(14).

[5]邢麗芹.科研檔案管理工作初探[J].管理信息,2008,(21):299.

[6]蔡月仙,姚錫鎮(zhèn).淺談科技檔案的管理創(chuàng)新[J].科技管理研究,2003,(6):104-105.

[7]狄生琴.科技檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容[J].陜西檔案，2004，(6).

[8]劉佳.關(guān)于科技檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].科技情報與經(jīng)濟，2006，7(16).