高校檔案館建設(shè)的思考

崔立影 李 群 曲同寶

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 吉林 長(zhǎng)春 130118）

檔案館作為學(xué)校的一個(gè)基礎(chǔ)文化事業(yè)部門(mén)，記載著學(xué)校發(fā)展的光輝歷史，作為一種重要的信息資源，高校檔案的管理工作將影響到我國(guó)高等教育甚至整個(gè)社會(huì)記憶的留存。

檔案工作畢竟不是學(xué)校的中心工作，不能指望學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)自覺(jué)地、主動(dòng)地重視和支持檔案工作，把檔案工作擺在一個(gè)很重要的地位。而今高校正處于改革發(fā)展的關(guān)鍵期,要求檔案工作上檔次、上水平。要想改變這種狀況，檔案部門(mén)必須首先靠自己，搶抓機(jī)遇以評(píng)估、校慶、檔案館升級(jí)、搬遷等為契機(jī)主動(dòng)地有所作為，以貢獻(xiàn)求支持，以效益求發(fā)展。

一、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

引進(jìn)適合高校檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索。目前，各級(jí)檔案館在這方面進(jìn)行了許多嘗試，如建立以全宗為單位的案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。在館藏全文數(shù)字化還有困難的情況下，先逐步建立起一個(gè)“案卷級(jí)目錄中心”，再根據(jù)情況，有選擇地將利用價(jià)值和保存價(jià)值較高的珍貴檔案、特色檔案以及利用率高、需要量大的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立專(zhuān)題文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，條件成熟后再建立所有的文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)進(jìn)行縮微、掃描、刻錄光盤(pán)技術(shù)，結(jié)合本館實(shí)際情況與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)相配套，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，試行全文檢索功能等，實(shí)現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享。

二、建立檔案館主頁(yè)

隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)用戶不斷增多，高校檔案館應(yīng)該建立檔案館主頁(yè)和自己的服務(wù)器?？梢赃h(yuǎn)距離、速度快、高質(zhì)量地傳遞聲像、圖文和數(shù)據(jù)，發(fā)布檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)為用戶閱覽檔案信息并為其服務(wù)。檔案館主頁(yè)設(shè)計(jì)可突出學(xué)校特色，包括學(xué)校簡(jiǎn)介、檔案館全宗介紹，檔案信息服務(wù)內(nèi)容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、設(shè)置用戶信箱等。主頁(yè)設(shè)計(jì)要生動(dòng)形象，有美感，主頁(yè)可鏈接到校園網(wǎng)，盡可能增加搜索引擎，供廣大師生和科技人員查閱，為教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，使利用者在網(wǎng)頁(yè)上獲得有價(jià)值的信息。

三、大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

檔案工作的根本目的是將檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。為學(xué)校和社會(huì)提供各種類(lèi)型的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，學(xué)校檔案的價(jià)值在于利用，在于為學(xué)校中心工作、為領(lǐng)導(dǎo)決策、為全校師生員工服務(wù)，這是高校檔案工作的永恒主題和根本目的，也是檔案工作者的神圣職責(zé)。因此，檔案部門(mén)必須突出服務(wù)這條主線，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，以與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，積極拓展檔案服務(wù)工作的廣度和深度，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

1.提供檔案陳列、展覽服務(wù)。這是學(xué)校檔案部門(mén)最重要的服務(wù)方式之一，也是最能擴(kuò)大檔案部門(mén)影響、提高檔案部門(mén)地位的重要途徑。檔案部門(mén)應(yīng)充分利用館藏檔案的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案的宣傳與教育功能。

2.提供檔案編研服務(wù)。這是體現(xiàn)檔案部門(mén)綜合實(shí)力和水平的一個(gè)重要方面，也是擴(kuò)大檔案部門(mén)影響、提高檔案部門(mén)知名度的又一途徑。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)館藏檔案特點(diǎn)和特色，有選擇、有目的地開(kāi)展檔案編研工作，為學(xué)校中心工作服務(wù)。如校史、大事記、年鑒、校友錄、《檔案工作管理規(guī)章制度匯編》等。

3.提供檔案報(bào)道、檢索服務(wù)。檔案部門(mén)可通過(guò)新聞媒體、互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和檔案館網(wǎng)頁(yè)等渠道，公布開(kāi)放檔案目錄，介紹館藏珍品和檔案工作動(dòng)態(tài)，提供檔案信息檢索與查詢，以引起學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)的關(guān)注。

4.提供檔案閱覽、咨詢和復(fù)制服務(wù)。這是檔案部門(mén)應(yīng)該提供的最基本的服務(wù)方式。為方便利用者，提高服務(wù)效率，檔案部門(mén)應(yīng)開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的對(duì)外服務(wù)窗口，配備充足的接待人員，最大限度地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求。

四、扎實(shí)立卷歸檔，提高案卷質(zhì)量

1.通過(guò)加大部門(mén)立卷力度和實(shí)行年初對(duì)兼職檔案員利用軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行集中培訓(xùn)、年末進(jìn)行表彰等管理機(jī)制，從而激發(fā)兼職檔案員的工作熱情和責(zé)任感等方式來(lái)提高案卷質(zhì)量和歸檔數(shù)量。

2.通過(guò)對(duì)案卷的構(gòu)成和分類(lèi)進(jìn)行調(diào)整來(lái)提高案卷質(zhì)量。由于全國(guó)高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估每5年進(jìn)行一次，每次學(xué)校都要組織大量的人力、物力、財(cái)力去準(zhǔn)備評(píng)估材料，而大部分評(píng)估的原始材料都出自檔案館。在這種形勢(shì)下，我校檔案館依照本科教學(xué)質(zhì)量評(píng)估體系（其中包括：辦學(xué)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件與利用、專(zhuān)業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果七個(gè)大的方面）對(duì)教學(xué)檔案二級(jí)類(lèi)目設(shè)立進(jìn)行了調(diào)整。如JX11綜合（學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此）；JX12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)（專(zhuān)業(yè)設(shè)置入此）；JX13招生；JX14學(xué)籍管理（學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此）；JX15課堂教學(xué)與教學(xué)教學(xué)實(shí)踐；JX16學(xué)位；JX17畢業(yè)生（畢業(yè)生（畢業(yè)生信息反饋工作入此）；JX18教材。既提高了本科教學(xué)檔案的質(zhì)量水平，又方便了本科教學(xué)工作水平評(píng)估的材料準(zhǔn)備工作。

五、培養(yǎng)和配備適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

隨著數(shù)字檔案館的發(fā)展，意味著檔案館在信息時(shí)代的重大轉(zhuǎn)型—實(shí)物館藏與數(shù)字館藏的混合并存。這種新型檔案館的出現(xiàn)，對(duì)檔案人才的素質(zhì)要求也隨之越高。檔案管理人員如果不進(jìn)行知識(shí)更新、改革知識(shí)結(jié)構(gòu)、豐富新知識(shí)、新技術(shù)內(nèi)容、也很難適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著檔案管理技術(shù)、手段現(xiàn)代化程度的提高，科技進(jìn)步促進(jìn)了檔案載體的新變化，磁介質(zhì)、電子檔案大量增加。采用現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備保護(hù)和管理檔案，為社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率檔案信息已成為現(xiàn)代檔案管理人員的必備素質(zhì)。

總之，檔案管理現(xiàn)代化，任重道遠(yuǎn)，需要全體檔案工作者的共同努力。在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，我們要立足現(xiàn)實(shí)，抓住機(jī)遇，努力創(chuàng)新，逐步提高檔案管理的效能。只有檔案的社會(huì)效益得到了充分發(fā)揮，對(duì)學(xué)校和社會(huì)起到良好的作用，檔案館的發(fā)展才能越來(lái)越受到各方的重視和支持。

[1]劉萌.淺談館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[J].檔案與建設(shè),2002,7,2.

[2]凌小芯.關(guān)于培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍的思考[J].山東檔案,2002,（2）.

[3]高力.論高等學(xué)校本科教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作水平評(píng)估問(wèn)題[J].檔案學(xué)通訊,2007,（3）.

[4]李大力.以評(píng)估為契機(jī)加快高校檔案建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案,2007.