對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)

魏志紅

（黑龍江省科學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的基本手段和科學(xué)決策的重要依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作監(jiān)督檢查的有效工具。但從目前檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀來看，還存在著許多問題和薄弱環(huán)節(jié)。一是重視不夠。有些檔案部門對(duì)搞好檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要意義認(rèn)識(shí)不足，沒有把檔案統(tǒng)計(jì)作為規(guī)范檔案工作的基本環(huán)節(jié)來抓，缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)和分析研究，檔案統(tǒng)計(jì)工作不適應(yīng)檔案建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求。二是內(nèi)容簡(jiǎn)單。上級(jí)統(tǒng)一下發(fā)的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表是為檔案行政職能部門對(duì)檔案工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)提供依據(jù)的，相對(duì)比較概括和寬泛。檔案部門應(yīng)適應(yīng)檔案工作的發(fā)展變化，從檔案的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)管理兩個(gè)方面，設(shè)計(jì)檔案工作諸環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從中找出規(guī)律性的東西，為檔案工作決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。然而有的檔案部門除每年上報(bào)的統(tǒng)計(jì)表外，基本上沒有其它統(tǒng)計(jì)；有的檔案部門雖然進(jìn)行了一些統(tǒng)計(jì)，但內(nèi)容比較陳舊、簡(jiǎn)單，不系統(tǒng)、不規(guī)范，反映不出檔案狀況及變化規(guī)律，難以指導(dǎo)工作。特別是在檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢(shì)下，簡(jiǎn)單的檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容顯然已經(jīng)難以適應(yīng)實(shí)際需要。如對(duì)新型載體檔案的收集、鑒定、復(fù)制等需要通過科學(xué)的統(tǒng)計(jì)進(jìn)行掌握；檔案管理現(xiàn)代化更需要用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)進(jìn)行總結(jié)，以便提高管理水平。有些檔案基本情況登記缺乏連續(xù)性，監(jiān)督檢查不夠有力，平時(shí)忽視資料的積累，統(tǒng)計(jì)時(shí)只得翻卷獲取數(shù)據(jù)，基本以估計(jì)代替統(tǒng)計(jì)，隨意性比較大，統(tǒng)計(jì)數(shù)字不夠準(zhǔn)確。同時(shí)，由于每次統(tǒng)計(jì)都離不開檔案實(shí)體，都要重新翻卷獲取數(shù)據(jù)，對(duì)檔案也造成了一定的磨損，不利于檔案的保護(hù)。統(tǒng)計(jì)人員沒有相對(duì)固定，有的缺乏必要的統(tǒng)計(jì)知識(shí)和能力，影響了統(tǒng)計(jì)質(zhì)量。四是手段落后。近幾年通過目標(biāo)管理，檔案部門整體建設(shè)上了一個(gè)新臺(tái)階，管理現(xiàn)代化水平有了很大提高，檔案縮微、光盤錄入、計(jì)算機(jī)檢索等先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用，大大提高了檔案提供利用的效率，但檔案統(tǒng)計(jì)工作相對(duì)滯后，基本上仍采用傳統(tǒng)手工方式，程序繁瑣，工作量大，時(shí)效性差。五是缺乏分析。檔案統(tǒng)計(jì)多限于數(shù)字簡(jiǎn)單組合，應(yīng)付檢查、總結(jié)和上報(bào)，缺乏深入分析；只重視用工作量反映成績(jī)，不注意將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為對(duì)檔案部門整體建設(shè)的分析，因而難以將近期效益與長(zhǎng)期效益結(jié)合起來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使統(tǒng)計(jì)工作失去真正的意義。檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在的這些問題，在一定程度上造成了對(duì)檔案工作情況了解不清、掌握不細(xì)，帶來了檔案管理的盲目性和提供利用的被動(dòng)性，影響了檔案基礎(chǔ)建設(shè)和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

檔案部門要提高管理水平，必須要重視檔案統(tǒng)計(jì)工作，并采取切實(shí)有效的措施把這項(xiàng)工作做好，這樣才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

一、切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使越來越多的新設(shè)備、新方法應(yīng)用于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案統(tǒng)計(jì)工作也不例外，必須適應(yīng)新形勢(shì)，確定新內(nèi)容，采用新方法，不斷改革創(chuàng)新，在檔案事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。因此，要引導(dǎo)檔案工作人員轉(zhuǎn)變思想觀念，從加強(qiáng)科學(xué)化、規(guī)范化管理，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度認(rèn)識(shí)搞好檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要意義，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度自覺做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。應(yīng)把檔案統(tǒng)計(jì)作為檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作來抓，擺上應(yīng)有位置，認(rèn)真抓好組織實(shí)施。應(yīng)安排責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有一定統(tǒng)計(jì)知識(shí)和調(diào)查分析能力的人員兼管統(tǒng)計(jì)和登記工作，并注意加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作能力。

二、科學(xué)設(shè)定統(tǒng)計(jì)內(nèi)容

檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容，總體包括檔案和檔案工作的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)一般包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案業(yè)務(wù)管理質(zhì)量統(tǒng)計(jì)、檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計(jì)和檔案工作的條件統(tǒng)計(jì)。具體設(shè)定檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，要本著系統(tǒng)性、實(shí)用性、時(shí)代性的原則進(jìn)行。所以系統(tǒng)性，就是要認(rèn)真分析檔案業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的相互關(guān)系，從整體上把握檔案工作體系，增強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)的系統(tǒng)性。所謂實(shí)用性，就是設(shè)定統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要從實(shí)際需要出發(fā)，有利于指導(dǎo)工作且便于操作，即不能過于籠統(tǒng)，也不能過于繁瑣，以發(fā)揮統(tǒng)計(jì)工作在檔案建設(shè)中的最佳作用。所謂時(shí)代性，就是要隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，突破傳統(tǒng)的設(shè)定范圍，適時(shí)增設(shè)新的項(xiàng)目和內(nèi)容，增加統(tǒng)計(jì)工作的科技含量，調(diào)整結(jié)構(gòu)體系，為促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)。如對(duì)館（室）藏檔案計(jì)算機(jī)錄入、光盤儲(chǔ)存、縮微處理等管理現(xiàn)代化情況，以及計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的數(shù)量和運(yùn)轉(zhuǎn)等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，掌握檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)展情況，并為設(shè)備更新?lián)Q代提供依據(jù)。

三、認(rèn)真組織統(tǒng)計(jì)工作

統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，必須嚴(yán)格規(guī)范要求，認(rèn)真組織實(shí)施，保證落實(shí)到位。一是要明確職責(zé)范圍。檔案基本登記應(yīng)結(jié)合工作進(jìn)行，誰從事某一項(xiàng)工作，誰就負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作情況和登記；幾個(gè)人合作完成一項(xiàng)工作任務(wù)，要相對(duì)固定一人登記。檔案分類統(tǒng)計(jì)一般由業(yè)務(wù)部門固定人員兼管。二是要做到及時(shí)準(zhǔn)確。負(fù)責(zé)檔案基本登記的人員要做到隨工作隨登記，負(fù)責(zé)分類統(tǒng)計(jì)和綜合統(tǒng)計(jì)的人員也要按時(shí)統(tǒng)計(jì)，并認(rèn)真核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。在統(tǒng)計(jì)時(shí)間上，分類統(tǒng)計(jì)一般每月進(jìn)行一次，綜合統(tǒng)計(jì)每年一次或根據(jù)需要隨時(shí)統(tǒng)計(jì)。進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)時(shí)，具體承辦人員要在表格上簽名，以示負(fù)責(zé)；人員變動(dòng)時(shí)要認(rèn)真交待，以保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。三是要加強(qiáng)監(jiān)督檢查，實(shí)行層層監(jiān)督檢查制度。部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)統(tǒng)計(jì)情況全面把關(guān)，對(duì)分類統(tǒng)計(jì)及基本登記檢查負(fù)責(zé)；綜合統(tǒng)計(jì)人員對(duì)分類統(tǒng)計(jì)，分類統(tǒng)計(jì)人員對(duì)基本登記要分別檢查核對(duì)，保證檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。四是要改進(jìn)統(tǒng)計(jì)方法。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立館(室)藏檔案和檔案工作綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫，提高統(tǒng)計(jì)效率。為保持檔案統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性，對(duì)檔案狀況統(tǒng)計(jì)核準(zhǔn)后，應(yīng)注意保存統(tǒng)計(jì)資料，以后可進(jìn)行增減統(tǒng)計(jì)，需要時(shí)在原基礎(chǔ)上進(jìn)行加減，以減少統(tǒng)計(jì)工作量和因翻卷對(duì)檔案造成的磨損。

四、重視加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)圖表的完成不等于統(tǒng)計(jì)工作的結(jié)果，不能將統(tǒng)計(jì)只看成是單純的數(shù)字綜合。沒有統(tǒng)計(jì)分析就難以反映檔案和檔案工作各要素之間的比例關(guān)系，難以找出存在的問題和規(guī)律性的東西，統(tǒng)計(jì)也就失去其掌握情況、指導(dǎo)工作的意義。因此，必須在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上認(rèn)真進(jìn)行分析研究。統(tǒng)計(jì)分析要求統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，參考資料詳實(shí)，定量分析與定性分析相結(jié)合，全面分析、科學(xué)判斷。首先要整理統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和有關(guān)資料進(jìn)行核實(shí)、分類和綜合；然后通過數(shù)據(jù)比較發(fā)現(xiàn)問題，包括現(xiàn)在與以往比，要素與要素比，并運(yùn)用其它資料或通過實(shí)地調(diào)查分析原因，說明問題；最后要對(duì)所分析的問題作出結(jié)論，并提出解決問題、改進(jìn)工作的意義和建議。統(tǒng)計(jì)分析要形成書面報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)掌握情況，為檔案工作決策提供依據(jù)。只有這樣深入進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，才能充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案事業(yè)發(fā)展中的作用，才能真正體現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)的價(jià)值。