我國企業(yè)利用信息資源存在的障礙及對策

黃貴寧,梁友珍

(廣西財經(jīng)學院,南寧 530003)

在 2010年天津夏季達沃斯論壇上,國務(wù)院國資委時任主任李榮融不無憂慮地表示:“2002年以來,大概每年倒閉的國有企業(yè)將近 5 000家,其中也包括中央企業(yè)[1]?！边@已經(jīng)成為我國當前改革與發(fā)展的重大現(xiàn)實和熱點問題。造成其倒閉的原因是多方面的,如機構(gòu)臃腫、多重領(lǐng)域、人才流失的“大企業(yè)病”、領(lǐng)導(dǎo)決策失誤、領(lǐng)導(dǎo)腐敗、不善于利用企業(yè)信息資源等。在眾多的倒閉原因中,不善于利用信息資源是主要原因,企業(yè)對信息資源不關(guān)注,不善于收集、檢索和利用。這從不久前的華中科技大學對我國企業(yè)利用信息資源狀況的一份調(diào)查(下稱該調(diào)查)得以證實:中國企業(yè)有近一半人(占被調(diào)查企業(yè)人數(shù) 49.79%)[2]不注重對信息資源的收集和利用,更談不上利用信息資源作為商業(yè)競爭中的籌碼。這是我國企業(yè)發(fā)展所面臨的一大障礙,只有盡快找出其解決方法,才能在競爭中獲勝。

一、我國企業(yè)利用信息資源存在的障礙

(一)我國企業(yè)利用信息資源存在的主要障礙

1)對信息資源及其利用不夠關(guān)注。這從該調(diào)查就得以證明:被調(diào)查的總?cè)藬?shù)為 466人,他們分別來自我國部分國有企業(yè)、私營企業(yè)、外資企業(yè)、合資企業(yè)和事業(yè)單位。在該調(diào)查“被調(diào)查人員或企業(yè)對信息的關(guān)注情況”一欄顯示: 12人(2.57%)沒有填寫此欄;222人(47.64%)表示關(guān)注; 232人(49.79%)表示不關(guān)注[1]。這說明對信息不關(guān)注的企業(yè)或員工的數(shù)量多于關(guān)注的。

2)領(lǐng)導(dǎo)對信息資源不重視。在一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看來,信息資源說起來重要,做起來次要,忙起來忘掉,價值難以被認可,甚至認為可有可無,“照搬使用”足夠了,不用自主研發(fā),反映出他們在一定程度上還沒有完全擺脫抄襲他人成果的習慣。這種做法只出現(xiàn)在私營企業(yè)和國有企業(yè)中。從該調(diào)查在對待“照搬使用”的觀點就知道:私營企業(yè)占3.70%,國有企業(yè)占 1.52%,其他企業(yè)不填此項[2]。

3)對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少。該調(diào)查報告了企業(yè)利用信息資源的比例分別是:中國期刊網(wǎng)占20.39%,國外期刊網(wǎng)占12.23%,中國IP(知識產(chǎn)權(quán))網(wǎng)占22.32%,國外IP網(wǎng)12.88%,國內(nèi)數(shù)據(jù)庫占9.44%,國外數(shù)據(jù)庫占 9.44%,中國 IP報占 13.52%,咨詢占14.38%,協(xié)助查詢占 2.58%,其他渠道占 3.65%[2]。結(jié)果表明,企業(yè)獲取信息資源的渠道來源主要是中國期刊網(wǎng)、中國的知識產(chǎn)權(quán)類網(wǎng)站和國內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)庫,而對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少。

(二)被調(diào)查企業(yè)不利用網(wǎng)上信息資源的其他障礙

1)不知道有相關(guān)信息資源。

2)雖然知道有網(wǎng)上信息資源但不會檢索。這在各類企業(yè)的被調(diào)查人中各占了約 15%～25%。

3)認為查詢成本高而不用。有的網(wǎng)及數(shù)據(jù)庫訂費或閱覽費昂貴,而企業(yè)不支持經(jīng)費,或節(jié)省經(jīng)費,干脆不用。

4)由于免費資源不好用,有人(占企業(yè)調(diào)查的 10%)就放棄使用。有的免費資源只有部分信息,不能查找細節(jié),只好不用。

5)為節(jié)省費用采取自研的途徑。有的企業(yè)寧愿自己研究信息,也不愿意花錢檢索。這可能是因為企業(yè)資金有設(shè)限障礙。

6)采用其他渠道獲取信息資源。

(三)信息化人員的知識結(jié)構(gòu)有盲點

有人在 2008年用一年時間走訪了大約 30多家企業(yè),看到企業(yè)的信息化人員大都年輕,年輕得幾乎讓你感到他們沒有太多的工作方法和工作思路,沒有太多的人懂得信息化人員必須與企業(yè)的工作實際相互結(jié)合,造成技術(shù)與業(yè)務(wù)的脫節(jié);有許多企業(yè)地處偏遠,不太了解外面的技術(shù)已經(jīng)日新月異,抱著原有的一些技術(shù)觀念看待事務(wù)。而在企業(yè)工作中感覺最多的是,許多企業(yè)信息化人員埋頭于數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、JAVA技術(shù)、SAP技術(shù)、網(wǎng)頁編程技術(shù),這是最讓人感到可怕的。他們真正要想做好企業(yè)的信息化就必須下到車間、銷售部門、采購部門和財務(wù)部門去虛心請教,了解業(yè)務(wù)流程、管理結(jié)構(gòu)和一些與管理相關(guān)的知識。只有這樣才能夠為企業(yè)信息化出謀劃策,否則只是一個普通的工程技術(shù)人員而已,無法讓自己成功[3]。

二、我國企業(yè)利用信息資源的對策

(一)堅持利用好信息資源

信息資源與企業(yè)的人力、財力、物力和自然資源一樣同為企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。不同于其他資源(如材料、能源資源),它是可再生的、無限的、可共享的,是人類活動的最高級財富。

當前,中國企業(yè)面臨通脹、原材料漲價等更復(fù)雜多變的開放經(jīng)營環(huán)境,對企業(yè)的應(yīng)變能力、決策能力、創(chuàng)新能力都提出了更新的要求。各種能力的提高取決于企業(yè)對其信息資源的開發(fā)和利用。因此,加強中國企業(yè)信息資源的開發(fā)、利用和管理,對于企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展起到了巨大的作用。

1)領(lǐng)導(dǎo)帶頭,全員參與信息資源管理。信息管理不僅是信息系統(tǒng)專家的工作,而且是信息資源所涉及的所有管理人員的職責。總之,信息資源管理是企業(yè)中必須“一把手”高度重視、全員積極參與的系統(tǒng)工程。一條信息使一個企業(yè)獲得新生的實例時有發(fā)生。例如,盼盼集團的前身是遼寧的一家瀕臨倒閉的鄉(xiāng)辦農(nóng)機廠,不久前,廠長韓召善敏銳地捕捉到一條信息:國家公安部門要求金融等重要單位必須安裝技術(shù)防范設(shè)備。他當機立斷將原廠關(guān)閉轉(zhuǎn)產(chǎn)“盼盼牌”防撬門,短短 6年,如今達到年產(chǎn) 90萬樘們,年產(chǎn)值達 12億元,產(chǎn)品暢銷國內(nèi)外,銷售量占全國市場份額的 20%[4]。他把這條信息與自己的產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)起來,并據(jù)此設(shè)計出切合該政策和法規(guī)的新產(chǎn)品,在中國制門產(chǎn)業(yè)中先人一步,他帶領(lǐng)全廠妙用“一條信息成就一個現(xiàn)代企業(yè)集團”。

2)加大對國外的信息資源和渠道來源的選擇范圍。該調(diào)查為什么出現(xiàn)企業(yè)對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少的現(xiàn)象?一是因為中國企業(yè)管理層和技術(shù)人員在外文方面存在一定的語言障礙,二是因為中國企業(yè)的競爭意識還沒有到位,不了解國際信息如何參與國際競爭,閉門造車當然是行不通的。因此,一定要提高外語水平,更多地利用國外期刊網(wǎng)、國外 IT網(wǎng)和國外數(shù)據(jù)庫,以獲取國外信息資源,參與國際競爭。

(二)開設(shè)培訓(xùn)班,掃除不利用網(wǎng)上信息資源的障礙

1)在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)外企最會利用信息資源,因為他們利用網(wǎng)上資源占有更高的比例。提高企業(yè)利用信息的最佳辦法是開設(shè)信息檢索和利用的培訓(xùn)班,向全員普及有關(guān)信息資源網(wǎng)或數(shù)據(jù)庫的知識和渠道來源。例如介紹中國期刊網(wǎng)、國外期刊網(wǎng)、中國 IT網(wǎng)、國外 IT網(wǎng)、國內(nèi)數(shù)據(jù)庫、國外數(shù)據(jù)庫、中國IT報、咨詢專家、協(xié)助查詢和其他渠道。在講解CNKI中知網(wǎng)系列數(shù)據(jù)庫時,培訓(xùn)班要詳細介紹CNKI網(wǎng)包含的中國期刊、中國博士學位論文、中國優(yōu)秀碩士學位論文、中國重要會議論文、中國重要報紙、中國年鑒全文數(shù)據(jù)庫,還要介紹中國經(jīng)濟信息網(wǎng)、國研網(wǎng)、萬方學位論文和維普中文期刊數(shù)據(jù)庫,以及中國經(jīng)濟信息期刊、中國政報公報期刊文獻總庫等。

2)雖然知道有網(wǎng)上信息資源但不會檢索。有相當多的企業(yè)員工雖然知道有上述信息資源和渠道來源,但就是不知道網(wǎng)上資源的重要性和檢索方法,不知道常用的檢索途徑包括題名、主題、關(guān)鍵詞、作者、作者單位等檢索途徑,檢索時間范圍和跨庫檢索。

3)認為查詢成本高而不用。企業(yè)認為查詢網(wǎng)上信息及數(shù)據(jù)庫的訂費或閱覽費昂貴,干脆不用。只查網(wǎng)上免費信息,只能獲得一星半點,研發(fā)很難深入。企業(yè)要加大信息工作的投資力度,不能因為查詢網(wǎng)上資源收費貴而放棄重要資料的查詢。要向外企學習,外企不僅不會因為查詢成本高而放棄,反而不在乎花錢利用收費網(wǎng)站獲取重要的信息,他們深知信息就是企業(yè)的生命和利潤。

4)由于免費資源不好用而放棄使用。調(diào)查發(fā)現(xiàn),外企不僅不會因為網(wǎng)上免費資源不好用而放棄,反而會百折不撓地充分利用免費資源。企業(yè)要克服畏難情緒,要通過各種途徑擴大檢索范圍。

5)節(jié)省費用采取自研的途徑。為了節(jié)省查詢經(jīng)費采用自研途徑也不失為一種權(quán)宜之計。

6)采用其他渠道獲取信息資源。如咨詢專家,聽有關(guān)講座,或通過產(chǎn)品、圖片、資料獲取資源。

(三)讓全體員工樹立信息就是一種“新資源”的理念

人們以為信息資源只是指人類社會經(jīng)濟活動中經(jīng)過加工處理并大量積累起來的有用信息的集合。其實,信息不僅僅體現(xiàn)為信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、表格、圖形和運算能力等,更成為企業(yè)中獨立于人力、原材料、資金、技術(shù)和設(shè)備等資源之外的重要新型資源,是創(chuàng)造社會財富的重要因素[5]。信息資源如同人、財務(wù)、技術(shù)等資源一樣分布于企業(yè)的各個部分。信息系統(tǒng)已成為企業(yè)在競爭中獲取和保持優(yōu)勢的必要手段,也使信息作為一種“新資源”的理念不斷強化。信息同能源、材料并列為當今世界三大資源[6]。

(四)堅持“人”才是信息資源的最終有效發(fā)揮功能的決定性因素

信息系統(tǒng)和信息資源之間是相互依存、相輔相成的。以往許多管理信息系統(tǒng)失敗的原因就在于,過多地強求和注重從信息技術(shù)和方法上解決問題,從根本上忽視了“人”才是信息系統(tǒng)能否最終有效發(fā)揮功能的決定性因素,忽視了對信息資源整體的全面支持和戰(zhàn)略管理。許多人認為“購買一些硬件設(shè)備、聯(lián)上網(wǎng)、開發(fā)一個應(yīng)用系統(tǒng)并給以一定的維護就是實現(xiàn)了企業(yè)信息化”[5]。這是片面理解。新觀點是,企業(yè)信息化就是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù),充分開發(fā)和利用其信息資源,及時地把握機會做決策,提高運行效率。因此,必須發(fā)揮人的積極性,才能更有效地運用信息資源。正如毛澤東所說的那樣:“決定戰(zhàn)爭勝負的是人而不是武器。”

(五)大力培養(yǎng)企業(yè)運用信息資源的高級復(fù)合型人才

目前,我國企業(yè)信息化缺乏的是高級科技人員。其中尤以既懂設(shè)計研制,又熟悉信息技術(shù),并且善于經(jīng)營管理的高級復(fù)合型人才最為缺乏。培養(yǎng)這類復(fù)合型人才已成為當務(wù)之急。

(六)企業(yè)加大信息工作的支持力度

企業(yè)要從人、財、物方面加強對企業(yè)信息化工作的支持。

(七)關(guān)注并利用好可利用的信息資源

調(diào)查發(fā)現(xiàn),企業(yè)關(guān)注信息的人不到一半,即使有一些人關(guān)注信息,也只關(guān)注和獲取國內(nèi)的信息資源,而對國外的信息資源關(guān)注不夠。相對國企而言,合資企業(yè)和外資企業(yè)更注重自主研發(fā)。不是進行盲目的、不加參考信息資源的研發(fā),而是結(jié)合收集其他信息進行研發(fā)。這一點是我國企業(yè)不可忽視和必須學習的,否則就不可能在國際市場占據(jù)有利地位。

(八)消除企業(yè)信息化人員的知識結(jié)構(gòu)盲點

許多企業(yè)信息化人員因為年紀輕,沒有多少工作經(jīng)驗,所以必須深入到企業(yè)基層包括車間、銷售、采購和財務(wù)等部門,虛心請教一線工作人員,了解業(yè)務(wù)流程、管理結(jié)構(gòu)和與管理相關(guān)的知識,然后為企業(yè)信息化做出有針對性的對策。必須堅持信息與企業(yè)工作相結(jié)合、防止技術(shù)與業(yè)務(wù)脫節(jié),要配備老中青三結(jié)合企業(yè)信息化人員,增加工作經(jīng)驗。身在偏遠企業(yè)的信息化人員,要采用“走出去,請進來”的方式,到大城市的企業(yè)去學習,請大城市的企業(yè)信息化專家來企業(yè)指導(dǎo)信息化業(yè)務(wù),及時了解網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)。信息化人員不能埋頭于單純的數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù),要做成功的信息專家,努力幫助企業(yè)獲得新生,走向繁榮。

三、結(jié)束語

目前,我國企業(yè)利用信息資源存在的主要障礙是:對信息資源及其利用不夠關(guān)注,特別是對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少;不知道信息資源就是一種“新資源”的理念,而且忽視了“人”才是信息系統(tǒng)最終有效發(fā)揮功能的決定性因素;缺乏運用信息資源的高級復(fù)合型人才和信息工作經(jīng)費支持,信息化人員大多不與工作相結(jié)合,抱著單純技術(shù)觀點處理事務(wù)。只有清除這些障礙,企業(yè)才能充分利用信息資源。對策是:堅持利用好信息資源,開設(shè)信息資源利用培訓(xùn)班,掃除利用網(wǎng)上信息資源的障礙,讓員工都知道信息資源是一種“新資源”的理念,堅持“人”才是系統(tǒng)最終有效發(fā)揮功能的決定性因素,充分發(fā)揮人的主觀能動性,不能埋頭于單純的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),要深入企業(yè)一線結(jié)合實際,消除信息化人員的知識結(jié)構(gòu)盲點,把自己鍛造成為利用信息資源的高級復(fù)合型人才,為企業(yè)發(fā)展獻計獻策。

[1] 本報編輯.世聲[N].文摘報,2010-09-21(1).

[2] 楊為國,張俊.讓信息資源服務(wù)于自主創(chuàng)新:我國企業(yè)利用信息資源狀況調(diào)查[J].中國發(fā)明與專利, 2006(2):50.

[3] 童繼龍.企業(yè)信息化人員的知識結(jié)構(gòu)的盲點[EB/ OL].[2008-07-08].http://cio.ctocio.com.cn/ pinglun/286/8206786.shtm l.

[4] 廣西壯族自治區(qū)課程教材發(fā)展中心.創(chuàng)造與創(chuàng)業(yè)[M].南寧:廣西科學技術(shù)出版社,2007:125.

[5] 陳書勤.企業(yè)信息資源管理實務(wù)精要[EB/OL]. [2002-11-13].http://www.mie168.com/other/ 2002-11/39151.htm.

[6] 百度百科.信息資源[EB/OL].[2011-02-28].http://baike.baidu.com/view/58439.

(責任編輯 周江川)