煤炭企業(yè)檔案管理之我見

■李放

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各類信息多元化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大變化。面對(duì)煤炭企業(yè)不斷的改革與發(fā)展，以及新時(shí)期檔案工作的新要求、新變化，對(duì)檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何能夠把檔案工作做好，讓檔案管理工作在推動(dòng)煤炭企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用？筆者淺談幾點(diǎn)拙見。

一、加強(qiáng)對(duì)煤炭企業(yè)檔案工作的重視

任何單位的任何一項(xiàng)工作只有單位重視了、領(lǐng)導(dǎo)重視了，工作才能順利開展。以做好安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理，取得經(jīng)濟(jì)效益為目的的煤炭企業(yè)往往會(huì)忽略文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動(dòng)，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象；甚至有的煤炭企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)改制中，出現(xiàn)擠脫現(xiàn)象。對(duì)檔案工作人員來說，他們應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業(yè)中的地位。

（1）檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)管理人員、工程技術(shù)人員提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策，工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。檔案工作人員自己懷著滿腔熱情的去工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和同事心目中樹立了良好的形象，部門的地位也會(huì)逐漸提升。

（2）檔案管理人員要積極做好宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)及干部職工增強(qiáng)檔案意識(shí)。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些檔案工作對(duì)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的影響，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。

二、努力進(jìn)行工作創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此，作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，在學(xué)好檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)煤炭企業(yè)的安全生產(chǎn)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好煤炭企業(yè)的檔案管理工作。

（1）檔案管理工作者要結(jié)合自己的工作崗位，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為具備信息知識(shí)、煤礦安全生產(chǎn)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的綜合型檔案管理人才，利用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案。

（2）檔案匯集著大量的知識(shí)，也記載著豐富的信息，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地為企業(yè)大發(fā)展服務(wù)。

三、穩(wěn)定檔案工作人員，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

煤炭企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)。由于沒有專職的檔案人員，檔案多是分散保存，極易造成檔案嚴(yán)重流失。面對(duì)這種現(xiàn)狀和檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。

要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。

（1）建立教育培訓(xùn)的運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性的運(yùn)行機(jī)制是檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，跟新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（2）明確繼續(xù)教育的方向。繼續(xù)教育應(yīng)該從煤炭企業(yè)檔案管理的實(shí)際要求出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案工作人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識(shí)的機(jī)會(huì)，特別是檔案管理方面的最前沿、最先進(jìn)知識(shí)，給檔案管理人員提供吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新概念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育不足。要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件。

（3）進(jìn)一步提高檔案工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。由于煤炭企業(yè)檔案工作人員多為兼職，久而久之怨言在所難免，這就要在提高他們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)上下工夫。

四、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（1）明確歸檔制度。煤炭企業(yè)的檔案屬于煤炭企業(yè)所有，煤炭企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。

（2）嚴(yán)格遵守煤炭企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

（3）完善煤炭企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。