淺析人事檔案管理的信息化發(fā)展趨勢

■李芳

人事檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是組織人事工作的重要組成部分，充分發(fā)揮干部檔案的作用，對于培養(yǎng)人才、選拔人才、使用人才具有十分重要的作用。特別是通過研究干部人事檔案記載的各種信息，可以掌握人才隊伍現(xiàn)狀，為研究制定人才發(fā)展規(guī)劃和人才政策，提高人才工作宏觀管理水平提供信息支持，無論是國家機關(guān)還是企業(yè)、事業(yè)單位信息化的技術(shù)水平越來越高，許多數(shù)據(jù)資源都依靠網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)遠程存取，網(wǎng)絡(luò)已成為大家的公告平臺。

隨著辦公自動化以及互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)在組織工作中發(fā)揮出越來越重要的作用。已有越來越多的單位將信息管理的概念滲入到干部檔案工作中，開始運用計算機進行干部檔案日常管理。將檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能，是需要運用多學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，根據(jù)實際情況在檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。

一、檔案信息化管理的必要措施

“所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。”

眾所周知，檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。此外，檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。其運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)，因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，利用多種信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案并且運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

二、檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，要運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻作符合信息化環(huán)境和目標的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。目前，很多檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，規(guī)范標準的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保障。檔案信息化法規(guī)、標準應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個環(huán)節(jié)。很多檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標。檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，促成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

三、培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

人才是信息化建設(shè)的成功之本，重視信息化人才的培養(yǎng)，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊伍，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案信息化人才形勢比較嚴峻，人才資源緊缺嚴重制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。以人為本，加強人才隊伍建設(shè)已成檔案信息化建設(shè)的當務(wù)之急

檔案信息化是在國家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，最大限度地滿足社會檔案需求的建設(shè)過程。檔案信息化的實質(zhì)是檔案工作目標與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

[1]楊公之.檔案信息化導(dǎo)論[M].中國檔案出版社,2001.