文物“四有”檔案工作初探——以佛山市兆祥黃公祠為例

梁厚蔥 （佛山市禪城區(qū)博物館 廣東佛山 528000）

文物“四有”檔案是指全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位必須有保護(hù)范圍、有標(biāo)志說(shuō)明、有記錄檔案、有專門機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)管理。全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位是我國(guó)不可移動(dòng)文物中的精華，具有重要的歷史、藝術(shù)、科研價(jià)值和舉足輕重的科學(xué)地位。從20世紀(jì)60年代起，國(guó)家文物行政管理部門就開(kāi)始要求全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位建立檔案。2003年國(guó)家文物局頒布《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《工作規(guī)范》），提出了新的要求。

佛山是國(guó)家歷史文化名城，擁有豐富的文物遺存，據(jù)統(tǒng)計(jì)，佛山市共有全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位4處，省級(jí)文物保護(hù)單位44處，市級(jí)文物保護(hù)單位262處。它們既是寶貴的文化遺產(chǎn)，也是文物檔案工作的重要組成部分。現(xiàn)以佛山市兆祥黃公祠為例，就如何按照國(guó)家文物局頒布的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求做好文物“四有”檔案工作的有關(guān)問(wèn)題作如下探討：

一、充分認(rèn)識(shí)文物檔案的重要性，是做好文物“四有”檔案工作的關(guān)鍵

（一）文物“四有”檔案是文物工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。兆祥黃公祠是廣東省文物保護(hù)單位，它是佛山現(xiàn)存規(guī)模最大、形制最完整和裝飾最豐富的祠堂式建筑，在佛山市的祠堂建筑中極具代表性，具有較高的歷史和藝術(shù)價(jià)值。要做好它的保護(hù)工作，前提是為它建立“四有”檔案。兆祥黃公祠于1989年6月11日被佛山市人民政府公布為佛山市市級(jí)文物保護(hù)單位、2002年7月17日公布為廣東省文物保護(hù)單位、2005年榮獲聯(lián)合國(guó)教科文組織亞太區(qū)文化遺產(chǎn)保護(hù)獎(jiǎng)，其檔案在為這些榮譽(yù)稱號(hào)、級(jí)別的申報(bào)提供大量的文字、圖紙、照片等資料方面起到重要的作用。

（二）文物“四有”檔案是彌補(bǔ)文物損失的重要依據(jù)。對(duì)文物保護(hù)單位建立“四有”檔案，是保護(hù)文物不可或缺的主要措施和法律職責(zé)。文物的重要價(jià)值，在于它的歷史價(jià)值。鑒于文物的稀缺性和不可再生性，在對(duì)它們實(shí)施保護(hù)的同時(shí)，還必須對(duì)它們所反映的歷史信息予以有效的保存和備案查考，以盡可能地延長(zhǎng)它們?cè)谟邢薜奈锢砩獾臍v史信息。在文物遭到盜竊或遭受自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素影響的情況下，文物檔案能夠準(zhǔn)確反映文物保護(hù)單位的全面情況，為對(duì)損壞的文物進(jìn)行修復(fù)或追索提供重要的依據(jù)。

（三）文物“四有”檔案記錄和反映了在開(kāi)展文物保護(hù)工作中直接形成的并具有保存價(jià)值的材料，是進(jìn)行文物考古發(fā)掘、保護(hù)、維修和研究的必要條件。建立“四有”檔案可充分體現(xiàn)出文保單位的歷史原貌；能使文保單位面向社會(huì)開(kāi)展服務(wù)；對(duì)文保單位起到促進(jìn)和優(yōu)化作用；可以挖掘文保單位的資源。

二、根據(jù)《工作規(guī)范》的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)做好文物“四有”檔案工作

（一）檔案的建立采用“分散制作、集中歸檔”方法。兆祥黃公祠“四有”檔案涉及的范圍廣、內(nèi)容多，涵蓋了兆祥黃公祠的所有情況及其管理機(jī)構(gòu)保護(hù)、管理、維護(hù)、研究等全部業(yè)務(wù)工作。單靠一、兩個(gè)人難以完成所有工作，需要成立文物“四有”工作小組，明確崗位職責(zé)，責(zé)任到人，由工作小組各成員分散制作，最后交檔案人員把全部資料集中起來(lái)整理、制作、編目、歸檔。

（二）文物“四有”檔案和一般文書(shū)檔案有相同之處，也有自己的特點(diǎn)，因此它的具體操作也應(yīng)有別于一般的文書(shū)檔案，既要遵循一般文書(shū)檔案的基本要求，又要根據(jù)自有特點(diǎn)突出文物“四有”的重點(diǎn)和亮點(diǎn)。

1.歸檔周期

一般文書(shū)檔案歸檔有固定的周期，通常一年歸檔一次，而文物“四有”檔案沒(méi)有固定的歸檔周期，是動(dòng)態(tài)的，具有一定的時(shí)效性和長(zhǎng)期性，只要記錄檔案內(nèi)容發(fā)生了變化都要及時(shí)以續(xù)補(bǔ)的方式進(jìn)行歸檔。兆祥黃公祠“四有”檔案正式立卷是在2005年，檔案雖然已經(jīng)建立，但還要不斷補(bǔ)充、續(xù)錄。

2.檔案分類

一般文書(shū)檔案采用年度——保管期限分類法進(jìn)行分類。兆祥黃公祠“四有”檔案則按照《工作規(guī)范》的規(guī)定，分為主卷、副卷和備考卷3大卷。主卷以保護(hù)管理工作記錄和科學(xué)資料為主，包括電子文件、圖紙、照片、文字、保護(hù)規(guī)劃及保護(hù)工程方案等共10個(gè)分類卷；副卷收載有關(guān)行政管理文件及日常工作情況，包括行政管理文件卷、大事記等4個(gè)分類卷；備考卷收載與兆祥黃公祠有關(guān)、可供參考的論著及資料，包括參考資料卷、論文卷等4個(gè)分卷。

3.歸檔規(guī)格

一般文書(shū)檔案歸檔卷內(nèi)紙張采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。兆祥黃公祠“四有”檔案按照《工作規(guī)范》規(guī)定，統(tǒng)一使用由國(guó)家文物局印制的卷皮、登記表和專用紙，規(guī)格為8開(kāi)本，其中主卷、副卷和備考卷卷皮為布面硬皮，卷內(nèi)紙張均采用B4規(guī)格。

（三）文物“四有”文檔必須科學(xué)、準(zhǔn)確、翔實(shí)。兆祥黃公祠“四有”檔案的18個(gè)案卷中，按照其屬性又可分為3類：記錄性案卷、收錄性案卷和綜合性案卷。在檔案制作過(guò)程中要針對(duì)“記錄”案卷和“收錄”案卷的不同性質(zhì)采取不同的方式進(jìn)行著錄。

1.“記錄”案卷的形成

所謂“記錄”，就是檔案記錄員在充分掌握兆祥黃公祠基本情況的前提下，通過(guò)文字記錄的方式來(lái)完成案卷的制作，也就是用文字“記錄”的形式來(lái)填寫(xiě)和描述。屬于記錄性質(zhì)的案卷只有“主卷?文字卷”。兆祥黃公祠“四有”檔案的“主卷?文字卷”作為記錄卷除以表格形式統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)外，還有對(duì)兆祥黃公祠本體作地理位置、自然與人文環(huán)境、歷史沿革、基本狀況描述和價(jià)值評(píng)估等方面的詳細(xì)文字著錄。這些文字著錄尤其彰顯立卷人的業(yè)務(wù)素質(zhì)、文字功底與職業(yè)水準(zhǔn)。尤其歷史沿革、基本狀況描述和價(jià)值評(píng)估這三項(xiàng)內(nèi)容，比較容易混為一談，但其實(shí)從立檔的科學(xué)性和嚴(yán)肅性的角度看，它們是互有側(cè)重的。歷史沿革主要描述兆祥黃公祠的建置沿革、修建沿革、使用沿革，可以理解為是時(shí)間的縱向發(fā)展；基本狀況描述是對(duì)兆祥黃公祠的基本情況作概括性介紹和對(duì)有代表性的單體如廂房、門樓、天井院落等作詳細(xì)介紹，是從空間布局作文章；價(jià)值評(píng)估是對(duì)兆祥黃公祠的歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的認(rèn)定。這樣能夠保證記錄案卷的歷史信息準(zhǔn)確、翔實(shí)。

2.“收錄”案卷的形成

所謂“收錄”，就是檔案記錄員要將已有的原始記錄資料，如圖紙、照片、調(diào)查記錄等進(jìn)行收集、歸類完成案卷的制作?！笆珍洝卑妇硎俏奈铩八挠小睓n案中最重要的部分，“收錄”工作也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作。兆祥黃公祠“四有”檔案收錄案卷兆祥黃公祠“四有”檔案資料收錄還不夠齊全。例如：主卷的文物保護(hù)工程及防治監(jiān)測(cè)卷至今未收錄；主卷的圖紙卷欠缺最基本的行政區(qū)劃圖和保護(hù)范圍和建設(shè)控制地帶圖等。這些都會(huì)影響到“收錄”案卷的完整性。

3.綜合性案卷的形成

所謂綜合性案卷是指主卷、副卷和備考卷中的續(xù)補(bǔ)卷，它們分別是三大案卷內(nèi)容的動(dòng)態(tài)續(xù)補(bǔ)。兆祥黃公祠“四有”檔案的綜合性案卷目前還是空白。這是因?yàn)槔m(xù)補(bǔ)工作沒(méi)有做好。兆祥黃公祠地處野外，經(jīng)受風(fēng)雨摧殘和難以完全免除的人為破壞，它的面目不是一成不變的，其自身所涵蓋的信息，會(huì)逐漸減少。另外其保護(hù)機(jī)構(gòu)和人員也會(huì)出現(xiàn)變更，因此需要經(jīng)常調(diào)查、復(fù)核，發(fā)現(xiàn)新情況和出現(xiàn)新問(wèn)題要注意補(bǔ)充及更新資料，并將每次工作經(jīng)歷一并收錄。

三、要做好文物“四有”工作還需采取有效的保障措施。

一是要有高素質(zhì)的檔案工作人員，實(shí)際上把兆祥黃公祠的原始記錄、原始資料歸檔的過(guò)程也是了解兆祥黃公祠的歷史價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值、科研價(jià)值的過(guò)程，因而需要檔案記錄人員和檔案保管人員具有一定的文物知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，并且要有責(zé)任心；二是要有充足的經(jīng)濟(jì)支撐，積極爭(zhēng)取把“四有”工作納入地方財(cái)政預(yù)算，解決“四有”經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題，為工作的開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的經(jīng)濟(jì)保障；三是要有健全的管理制度，為了保障文物檔案工作有條不紊，正常地開(kāi)展，使檔案工作有規(guī)可循、有章可守，就必須建立一整套行之有效的檔案工作制度。

總之，要做好文物“四有”檔案工作，就要充分認(rèn)識(shí)文物檔案的重要性， 采用“分散制作、集中歸檔”的方法，嚴(yán)格按照《工作規(guī)范》提出的要求和標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的收錄和記錄工作，不斷補(bǔ)充、續(xù)錄檔案資料，采取行之有效的保障措施。

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