財務(wù)檔案的管理與有效利用

張樸

（張樸：北京理工大學(xué)。）

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案之所以具有這種憑證作用，其主要特點就在于它的原始性強，具有其他資料不可替代的功能和作用。

一、財務(wù)檔案的歸集

財務(wù)檔案是由財務(wù)部門歸集，一般先在財務(wù)部門保存3—4年以后，才移交到單位檔案館，這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容：一方面是會計憑證、賬本、財務(wù)報告、銀行存款日記賬、工資發(fā)放明細(xì)表等等；另一方面，是發(fā)票存根，比如：行政事業(yè)收費憑證、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、內(nèi)部收據(jù)、單位間往來款收據(jù)等，這些財務(wù)檔案構(gòu)成了單位日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)的收入和支出情況，完整的反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)財務(wù)狀況。隨著電算化的普及，會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)以及原始單據(jù)形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。

二、財務(wù)檔案管理存在的問題

檔案管理意識淡薄，管理制度不完善：由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識，檔案專業(yè)管理意識不強，對檔案基礎(chǔ)工作如：歸檔、立卷、裝訂、裝盒、上架重要性認(rèn)識不夠。

有的單位雖然指定了檔案管理人員，但并不是專人專崗，有時，因為有事情忙不開了，其他人就過來幫忙，檔案裝訂時，由于一時疏忽，顛倒了憑單順序，需要拆開重新裝訂；合同裝訂需要特別注意，底邊疊三角對折與憑單紙平行，但工作人員往往圖省事直接對折裝訂，結(jié)果造成審計人員在審計時無法打開合同，看不到完整的檔案信息。

財務(wù)檔案保管工作是財務(wù)部門的一項日常性業(yè)務(wù)工作，包括：檢查檔案的排架、溫濕度監(jiān)測、庫房保潔和安全保衛(wèi)、檔案的修復(fù)工作等等，但是，在未移交檔案之前，財務(wù)部門將檔案庫房當(dāng)成了儲藏室，單位里發(fā)的水果沒有地方放，就堆到檔案庫房；從辦公室淘汰下來的辦公家具等，也都堆到庫房的角落里，科學(xué)保管檔案的意識不強。

三、改進財務(wù)檔案管理的措施

思想轉(zhuǎn)變是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，信息化建設(shè)固然重要，但檔案基礎(chǔ)工作是記錄經(jīng)濟活動的重要載體，需要工作人員具備細(xì)致、準(zhǔn)確、耐心的工作態(tài)度，提高財務(wù)檔案的日常管理、查閱管理（對內(nèi)、對外要求一致）、登記工作。

由于財務(wù)檔案工作具有服務(wù)的社會性、管理的復(fù)雜性等特點，促使財務(wù)檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，強化檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督。日常工作中，建立和健全相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度，比如：綜合性的規(guī)章制度、檔案保管制度、檔案保密制度，從根本上加強財務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè)，以保障財務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

財務(wù)檔案未移交檔案部門之前，要嚴(yán)格按照檔案的管理要求，延長檔案使用壽命。主要圍繞防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染而采取的防護性方法與治理手段。財務(wù)檔案載體是易燃物質(zhì)，保管工作應(yīng)特別注意防火，首先，要配備滅火器；其次，進入庫房嚴(yán)禁吸煙；對電源、線路、開關(guān)、照明設(shè)施要定期進行檢查并掌握消防器材的使用方法。

控制和調(diào)節(jié)庫房溫、濕度主要應(yīng)該做兩方面的工作。一方面是防止和控制庫房外高溫、高濕影響庫房內(nèi)，要采用封閉的方式，另一方面及時降低庫內(nèi)的高溫、高濕，采用通風(fēng)防潮的辦法，如果有條件，庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備。

無論是自然光還是人工光，對財務(wù)檔案都有破壞作用，尤其是紫外光具有強烈的光化作用，破壞性更大，所以，要減少光照時間，采取遮陽措施，庫房內(nèi)盡量使用自然光和普通鎢絲燈泡，無人時不開燈，減少光線的照射。

灰塵的成分很復(fù)雜，對財務(wù)檔案具有機械性、化學(xué)性和生物性破壞作用，使檔案字跡模糊、破壞紙張纖維，灰塵還是各種霉菌的傳播者，所以，要保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，如果庫房使用裝有軌道的檔案架，要及時恢復(fù)原位，用完后鎖緊、鎖好。

有害昆蟲對財務(wù)檔案危害很大，發(fā)現(xiàn)害蟲要及時處理；老鼠是財務(wù)檔案的天敵，庫房內(nèi)禁止放置食品和雜物，檔案柜架和墻壁要保持一定距離。

為了使保管工作科學(xué)化，必須分析和把握造成財務(wù)檔案損毀的原因，一方面是財務(wù)檔案制成材料與記錄材料的質(zhì)量，這是影響財務(wù)檔案保管壽命的內(nèi)在因素，例如：質(zhì)量好的憑單紙、發(fā)票等，有韌性、耐磨；再如，用鋼筆填寫和用圓珠筆填寫驗收單的保管效果，也存在很大的差別；用鋼筆書寫時，墨水質(zhì)量的不同，其保管效果也不同。另一方面，是保管條件和保管方法，這是影響財務(wù)檔案壽命的外在因素。保管條件好，如溫度、濕度適宜，防護設(shè)施可靠，保管方法又科學(xué)，就能夠加速相應(yīng)延長財務(wù)檔案的保管壽命。掌握內(nèi)因和外因兩個影響財務(wù)檔案的保管壽命的因素，采取相應(yīng)的措施，才能做好財務(wù)檔案保管工作。

會計電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，決定了其在保存與維護方面的復(fù)雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，遠(yuǎn)離強磁場和有害氣體等。

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期的檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對電子檔案的有效保存與維護，是一項及其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

四、財務(wù)檔案的有效利用

科學(xué)性要求，實質(zhì)上是對服務(wù)性要求的一個補充，只有科學(xué)的思想和方法才能使服務(wù)達到高質(zhì)量、高效率。它包括對財務(wù)檔案的挖掘和揭示，要依據(jù)邏輯學(xué)的原理進行信息分類、歸納和加工，例如：電子財務(wù)檔案的利用所涉及到的人員有保管人員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員、利用者及維護操作人員等。由于各自的工作性質(zhì)和責(zé)任不同，因而要根據(jù)各種人員級別、層次進行使用權(quán)限的認(rèn)定，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。電子檔案提供利用方式與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性，加強電子財務(wù)檔案科學(xué)的利用管理就顯得特別重要。

財務(wù)檔案中，簽訂的合同、項目來源是國家機密的，要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密條例、政策或法令，存放在保密柜中單獨存放，所以，檔案的保密管理和利用問題是現(xiàn)實工作中經(jīng)常遇到的一個非常實際的問題，必須認(rèn)真嚴(yán)肅的對待，科學(xué)管理，及時解密，使檔案資料能夠真正對現(xiàn)實工作起到基本保障作用，既需要財務(wù)人員熟悉有關(guān)規(guī)定，照章辦事，也需要大家積極開動腦筋，及時應(yīng)對新變化，解決新問題。

科學(xué)的財務(wù)檔案管理，從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整，通過有效的方法，揭示財務(wù)檔案的各種使用價值，分析經(jīng)濟活動全過程，為管理者提供決策的依據(jù)。