醫(yī)院聲像檔案科學(xué)管理之淺見

孫長美

在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時(shí)代，高科技的生產(chǎn)力在醫(yī)院占據(jù)著非常重要的位置，尤其在現(xiàn)代化管理的醫(yī)院里，記錄資料的信息載體正向高科技、多媒體的趨勢發(fā)展。臨床聲像技術(shù)資料因其圖文并茂、形象直觀、信息傳播速度快捷方便而使其在醫(yī)療、教學(xué)、科研等管理活動(dòng)中的應(yīng)用日趨廣泛，醫(yī)院圖書館收藏文獻(xiàn)資料的載體也由原先單一的紙質(zhì)載體向磁、光、聲像介質(zhì)等多種載體發(fā)展，這些新生資料無論從數(shù)量上還是質(zhì)量上都在迅猛增加，重要的利用價(jià)值和高效的使用頻率，迫切要求醫(yī)院必須科學(xué)有效地管理好這些特殊資料。

一 、如何理解醫(yī)院聲像資料的分類及其意義

（一） 攝影資料

醫(yī)院的攝影資料是圖像資料的一種形式，由單張的或一組照片組成，將醫(yī)院在社會活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影響為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。攝影資料除照片外，還包括幻燈片、攝影片。

醫(yī)院攝影資料的內(nèi)容往往是醫(yī)院的發(fā)展歷程、醫(yī)院的建設(shè)與規(guī)劃、衛(wèi)生改革、教學(xué)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、管理狀況、環(huán)境及臨床、手術(shù)、標(biāo)本等的圖像記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資料和形象病案資料。例如，X射線攝影、內(nèi)窺鏡攝影、顯微攝影、心電圖示波器波形及超聲診斷顯示圖像等已成為當(dāng)今醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，醫(yī)學(xué)攝影資料已在醫(yī)學(xué)著述、遠(yuǎn)程會診、臨床教學(xué)、疑難病癥研究、情報(bào)刊物和學(xué)術(shù)交流中大量使用，這足以證明醫(yī)院攝影資料在醫(yī)院聲像檔案中具有非常重要的地位。

（二）錄音資料

醫(yī)院錄音資料是將記錄聲音的信號通過機(jī)械的、光學(xué)的和磁性的方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘栍涗浽阡浺糨d體上而形成的檔案資料，如錄音帶、唱片等。在電話會議、健康教育、醫(yī)患溝通、專家講座等活動(dòng)中錄音資料既方便又靈活，所錄制的原始聲音是信息整理的可靠依據(jù)。

醫(yī)院錄像資料是通過錄像技術(shù)將運(yùn)動(dòng)著的視像和聲音組成的視聽資料，如錄像片、電影片。醫(yī)院錄像資料一般記錄了院內(nèi)重大的社會活動(dòng)、各類會議、文體活動(dòng)和醫(yī)療、教學(xué)、科研、國內(nèi)外交流中有代表性的事件，以生動(dòng)形象的視覺和聽覺效果向社會及科技人員傳遞信息。它也是醫(yī)院宣傳自己、傳遞醫(yī)療科技信息、擴(kuò)大知名度的有效方法，同時(shí)可以隨時(shí)再現(xiàn)事件及活動(dòng)當(dāng)時(shí)的場景，感受當(dāng)時(shí)的氣氛。所以錄像資料同樣也是醫(yī)院聲像檔案中的一大寶貴資料。

醫(yī)院計(jì)算機(jī)可讀資料是將所需信息存儲在磁盤、光盤上，通過計(jì)算機(jī)作媒介，再現(xiàn)原始的聲音、文字、圖像的資料。隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、通訊技術(shù)水平日益提高，醫(yī)院制作、使用計(jì)算機(jī)可讀資料的數(shù)量、頻率越來越普及，其中醫(yī)院制作的許多教學(xué)用多媒體光盤，在醫(yī)療、教學(xué)、科研中發(fā)揮著重要的作用。醫(yī)院的特殊行業(yè)特點(diǎn)，要求醫(yī)務(wù)工作者必須不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)、了解新病種，通過網(wǎng)絡(luò)定期開展繼續(xù)教育也是醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)有效管理模式，以至于計(jì)算機(jī)可讀資料同樣成為醫(yī)院聲像檔案中必不可缺的一大部分。

二、如何科學(xué)地管理醫(yī)院聲像資料

既然聲像資料在衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用，那么科學(xué)地管理好這些寶貴的資料成為一項(xiàng)非常重要的工作。從業(yè)務(wù)方面分類，醫(yī)院聲像資料包括兩方面內(nèi)容：一是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中自制的反映院內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)的聲像資料；二是為傳遞文獻(xiàn)及其他信息由有關(guān)部門從院外采購的各種聲像資料。無論是自制的或是采購的聲像資料，都應(yīng)進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。

只有成立專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，才能有效地、科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)化地、規(guī)范化地管理好聲像資料，才能最大程度地發(fā)揮好聲像資料的價(jià)值。醫(yī)院應(yīng)該成立信息管理中心（或電化教育中心），在信息管理中心設(shè)立聲像資料管理室，聲像資料檔案庫房配套，配備具有專業(yè)知識的人員進(jìn)行聲像資料的收集、制作和科學(xué)管理。如果尚無設(shè)立聲像資料管理室，也可根據(jù)本醫(yī)院的實(shí)際情況由圖書館（室）負(fù)責(zé)管理此項(xiàng)工作。信息管理中心需及時(shí)將聲像資料送交圖書館（室），圖書館（室）應(yīng)指定專人對醫(yī)院隨時(shí)產(chǎn)生的聲像信息進(jìn)行收集、制作和科學(xué)管理。

醫(yī)院聲像資料的管理制度參照檔案管理制度執(zhí)行。自制的各種聲像資料應(yīng)由相關(guān)科室或人員填寫申請單，經(jīng)管理部門核準(zhǔn)后分配給制作人員制作。所有制作成品均應(yīng)建立登記制度，由聲像資料管理室統(tǒng)一入庫歸檔保管。院外采購的聲像資料也應(yīng)交由聲像資料管理室統(tǒng)一管理。所有聲像資料必須備份后歸檔。

聲像資料的價(jià)值還體現(xiàn)在它的再利用上，因此只把資料入庫還不行，還需建立完善的借閱制度?？剖液蛡€(gè)人需借閱館藏的聲像資料時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀冊內(nèi)備考表或資料情況說明，填寫借閱單，用畢及時(shí)歸還，以保證聲像資料的系統(tǒng)性、完整性和再使用性。科室或個(gè)人借閱聲像資料需嚴(yán)格根據(jù)文獻(xiàn)保密等級來操作。

由于信息產(chǎn)業(yè)化的飛速發(fā)展，從事醫(yī)院聲像資料管理的工作人員必須緊跟時(shí)代的步伐，以應(yīng)對瞬息萬變的信息化發(fā)展，做到科學(xué)有效地收集、制作、管理和利用聲像資料，這就要求從事醫(yī)院聲像資料管理的工作人員要定期培訓(xùn)， 以期隨時(shí)了解信息產(chǎn)業(yè)的新動(dòng)態(tài)、獲取信息產(chǎn)業(yè)的新知識、掌握處理聲像資料的新技能。

只有對聲像資料建立起一整套完善的管理程序，才能談得上是對醫(yī)院聲像資料的科學(xué)管理，才能更好地發(fā)揮醫(yī)院聲像資料的科學(xué)作業(yè)。醫(yī)院聲像資料管理程序可以借鑒圖書檔案的管理，包括：分類、編目、館內(nèi)閱覽和外借等工作程序。

對屬于收集與歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期向醫(yī)院聲像管理室移交，集中整理歸檔，一般不跨年度，任何科室或個(gè)人不得據(jù)為己有；對存有疑義的資料應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定；對反映同一內(nèi)容的若干聲像資料，應(yīng)選擇主題鮮明、影像與聲音清晰、畫面完整；對照片資料應(yīng)底片照片一致、說明齊全。

由于聲像資料記錄信息的方式和介質(zhì)不同于一般的印刷型資料，所以它的分類首先應(yīng)按載體類型及規(guī)格分類。對同一類型與規(guī)格的載體再參照《中圖法》按學(xué)科內(nèi)容分類。在對聲像資料分類整理的同時(shí)確定保管期限、密級。

對聲像資料的著錄應(yīng)依據(jù)《非書資料著錄規(guī)則》（GB3792.4-85）進(jìn)行，也可參照《中國編目規(guī)則》中“錄音資料”、“影像資料”、“靜畫資料”的著錄項(xiàng)目與格式揭示各文獻(xiàn)載體的外表特征和內(nèi)容特征，并根據(jù)檢索需要建立相應(yīng)的目錄或索引。

借閱分館內(nèi)閱覽和外借兩種形式。有條件的醫(yī)院可在圖書館（室）內(nèi)建立聲像資料視聽室，配備相應(yīng)的視聽設(shè)備，供讀者在館內(nèi)視聽。外借聲像資料應(yīng)該像圖書外借一樣根據(jù)外借制度辦理，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過渡幾個(gè)小時(shí)。

三、醫(yī)院聲像資料的保管要求

聲像資料的保管不同于普通紙質(zhì)圖書、檔案的保管要求，由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管聲像資料就比紙質(zhì)文獻(xiàn)更為講究，要求更嚴(yán)格。諸如對溫度、濕度、包裝、存放等方面均有嚴(yán)格要求，否則，將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，給使用帶來困難。如果保管不善將會給醫(yī)院造成不可估量的損失。

膠片要有獨(dú)立包裝、手指不能接觸表面。存放的環(huán)境溫度在15℃～20℃，相對濕度為60%～70%，要防霉、防干燥、防曬和防塵。長期儲存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期儲存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±10%。為保證儲存庫的溫度溫、濕度條件，應(yīng)配備獨(dú)立的調(diào)節(jié)系統(tǒng)。

使用和保管錄音帶的所在處，其外部磁場強(qiáng)度應(yīng)低于50奧斯特，錄音磁帶應(yīng)保存在抗磁盤內(nèi)，避免激烈的碰撞和高溫，取拿磁帶應(yīng)拿其邊沿部分。要使磁帶上的信息長期保存，必須定期地進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。保存環(huán)境溫度應(yīng)低于20℃，相對濕度為45%～50%。