新形勢(shì)下煙草企業(yè)辦公室工作的若干思考

楊曉臣

企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要職能部門(mén)，既是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又是企業(yè)日常事務(wù)的“主管”，在企業(yè)總體工作中起著聯(lián)系上下，協(xié)調(diào)左右，交通內(nèi)外的重要作用。對(duì)于煙草企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室的工作運(yùn)轉(zhuǎn)高效有序，將促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)工作健康發(fā)展，反之則必將導(dǎo)致企業(yè)總體工作的效率低下和混亂。

定位：對(duì)辦公室工作的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)

工作地位樞紐性。辦公室是企業(yè)機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，上面的指示，下面的請(qǐng)示，同級(jí)的溝通、協(xié)調(diào)，都要經(jīng)過(guò)企業(yè)辦公室。我們辦公室工作人員要盡忠職守，發(fā)揮職能作用，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，節(jié)奏要快，標(biāo)準(zhǔn)要高，工作要實(shí)，狀態(tài)要好。

工作作用輔助性。辦公室很多時(shí)候是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，其程序、時(shí)間、方式和方法都必須充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，不能擅做主張。

工作內(nèi)容綜合性。辦公室常常綜合協(xié)調(diào)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它部門(mén)管不好、管不了、不愿管的事務(wù)，尤其是一些突發(fā)性、臨時(shí)性、全局性和綜合性的工作。

工作方式程序性。辦公室工作程序性很強(qiáng)，辦文、辦會(huì)、辦事都有一套嚴(yán)密的程序。就是一些非程序化的工作，如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、自然災(zāi)害突發(fā)事件、難以預(yù)料的新情況和新問(wèn)題等，也有“沒(méi)有程序的程序”。

服務(wù)：辦公室工作的核心使命

充分行使企業(yè)決策“潤(rùn)滑劑”的功能。擺正位置，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，出好主意，想好辦法，搞好運(yùn)籌。參謀不參斷，到位不越位，輔政不亂政，發(fā)言不胡言，辦事不多事，幫忙不添亂。

充分行使溝通上下“傳感器”的功能。做好上呈下達(dá)，搞好接待來(lái)訪，加強(qiáng)縱橫聯(lián)絡(luò)，強(qiáng)化信息溝通。

充分行使聯(lián)系左右“磨合器”的功能。增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，主動(dòng)協(xié)調(diào)各部門(mén)要求企業(yè)解決的問(wèn)題，多通氣兼顧各方，多商量妥善處理。

充分行使聯(lián)系企業(yè)職工“粘合劑”的功能。始終堅(jiān)持把職工群眾的呼聲當(dāng)作第一信號(hào)，把職工群眾的需要當(dāng)作第一選擇，把職工群眾的利益當(dāng)作第一考慮，堅(jiān)決杜絕“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”的現(xiàn)象發(fā)生。

充分行使監(jiān)督落實(shí)工作的“砸夯機(jī)”功能。要認(rèn)真負(fù)責(zé)解決每一件事情，不上推下諉，不當(dāng)“過(guò)路神仙”和“甩手掌柜”。抓住重點(diǎn)，大事管住，小事放活，精心理事，踏實(shí)干事，管而不死，放而不亂。

效率：辦公室工作管理的方向

制度化。一方面，辦公流程要清晰化。從會(huì)議方案的制定到會(huì)議通知的起草、參會(huì)人員名單的收集，文件資料、會(huì)場(chǎng)布置、座次安排、會(huì)議報(bào)到、新聞報(bào)道、到會(huì)情況統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都要編制出清晰的辦公流程圖，按“圖”行事。另一方面，辦公流程要制度化。從公文的草擬、校核到簽發(fā)，都要形成制度，確保發(fā)出的文件法律政策準(zhǔn)確無(wú)誤、文字簡(jiǎn)明精煉、格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，辦事流程要規(guī)范化，對(duì)調(diào)查研究、督查督辦、政務(wù)接待、財(cái)務(wù)管理、政務(wù)值班、機(jī)要保密等日常工作，都要建立和不斷完善相應(yīng)的規(guī)章制度和操作程序。

程序化。實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為了優(yōu)化程序，國(guó)外的管理學(xué)者一般提倡以“六何追問(wèn)法”或稱(chēng)“六w法”進(jìn)行分析。六何是：何處(What)，即應(yīng)辦何事、此步驟是否妥當(dāng)？為何(Why)，即為何要采取這一步驟，省去這一步驟會(huì)有何后果？何地(Where)，此步驟應(yīng)在何處進(jìn)行？何時(shí)(When)，此步驟以何時(shí)做最恰當(dāng)？何人(Who)，此步驟何人做最合適？何法(How)，此步驟以什么方法做最好？為何必須如此做？在上述分析的基礎(chǔ)上再全面研討工作，然后采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡(jiǎn)化工作的方法，找出最簡(jiǎn)捷的工作路線，從而加速工作的進(jìn)程，提高工作效率。

自動(dòng)化。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志的辦公自動(dòng)化已應(yīng)運(yùn)而生,這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進(jìn)辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。

人本化。一是要努力形成和諧的人際關(guān)系。作為一個(gè)整體，為了一個(gè)共同的目標(biāo)，辦公室的同志必須以企業(yè)為重，以工作為重，心往一處想，勁往一處使，上下一股勁，齊心協(xié)力干工作。 二是要努力改善和諧的“硬件”環(huán)境。千方百計(jì)想辦法，大力改善辦公室工作人員的工作和生活條件，配齊適應(yīng)現(xiàn)代辦公要求的辦公設(shè)施，使大家能在一個(gè)良好整潔的環(huán)境中工作，保持心情舒暢，提高辦事效率。三是要努力營(yíng)造和諧的外部環(huán)境。要努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，創(chuàng)造促進(jìn)干部健康成長(zhǎng)的良性機(jī)制，讓每個(gè)干部職工充分展現(xiàn)自己的才能，始終保持健康向上、積極進(jìn)取的精神面貌。

綜上所述，辦公室工作存在三個(gè)關(guān)鍵詞：定位、服務(wù)和高效，其內(nèi)在邏輯關(guān)系為，定位是前提，服務(wù)時(shí)核心，效率是根本。圍繞三者又衍生出諸如參謀、制度、人本等一系列能夠提升企業(yè)辦公室工作的關(guān)鍵點(diǎn)。作為保山煙草施甸分公司辦公室的一員，我要切實(shí)明確自己的職責(zé)，努力提升自己的能力，加強(qiáng)管理，苦練內(nèi)功，工作再上新臺(tái)階，努力開(kāi)創(chuàng)施甸分公司辦公室工作的新局面。

（作者單位：云南省煙草公司保山市公司施甸縣分公司）