建立企業(yè)內(nèi)部控制制度的幾點(diǎn)認(rèn)識

蔣景友

現(xiàn)代企業(yè)管理具有創(chuàng)新、計(jì)劃、組織、激勵和信息溝通等六個重要職能。其中最基本的職能是計(jì)劃與控制。所謂計(jì)劃，是指為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的行動方案；所謂控制，就是對偏離計(jì)劃行為的檢查和糾正。

企業(yè)的內(nèi)部控制含義有兩層。第一層含義是對偏離計(jì)劃行為的檢查。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，實(shí)際與計(jì)劃不一致（即發(fā)生差異）時，領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任就是立即組織檢查，分析和查明產(chǎn)生差異的原因，確定責(zé)任歸屬。第二層含義是對偏離計(jì)劃行為的糾正。即根據(jù)查明的結(jié)果，針對產(chǎn)生差異的原因和責(zé)任歸屬，提出改進(jìn)的辦法，予以糾正，或調(diào)整（對計(jì)劃不符實(shí)際的部分進(jìn)行調(diào)整，使之符合實(shí)際情形，便于執(zhí)行），或追究行為人責(zé)任（對屬于人為因素造成的錯誤和弊端，影響計(jì)劃完成的部分），使企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動納入計(jì)劃軌道，保證計(jì)劃的正確執(zhí)行和完成。

建立企業(yè)內(nèi)部控制制度目的是保證企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動納入計(jì)劃軌道，完成計(jì)劃規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)定的經(jīng)營目標(biāo)；改善經(jīng)營管理，完善經(jīng)營管理體制，消除和防止各種經(jīng)營管理弊病的發(fā)生，保障企業(yè)的生存與發(fā)展，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全與完整，避免不必要的財(cái)產(chǎn)損失；提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的效率、效果和效益，增加企業(yè)的競爭力。

一、內(nèi)部控制制度是企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營安全，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要保證。內(nèi)部控制制度是領(lǐng)導(dǎo)和組織企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動，建立縱橫聯(lián)系的程序和方法，使之分工協(xié)調(diào)，互相配合，監(jiān)督檢查，糾正錯誤，提高效率，貫徹方針政策，完成計(jì)劃，保護(hù)資產(chǎn)安全與完整的一種控制方式。內(nèi)部控制制度不是一般的管理制度，而是特殊形式的管理制度。一般管理制度是以管理某種經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)為內(nèi)容的一種規(guī)章制度。內(nèi)部控制制度具有下列主要特征：

一方面是內(nèi)部控制制度是在系統(tǒng)理論的指導(dǎo)下，把企業(yè)看成是一個總體，并把構(gòu)成總體的各個組成部分（要素）看成是一個個系統(tǒng)。另一方面是內(nèi)部控制制度以企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動為客體，并根據(jù)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動過程的環(huán)節(jié)，制定一套完善而又嚴(yán)密的縱橫聯(lián)系的程序和方法，使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動在各職能部門和環(huán)節(jié)之間保持分工、協(xié)調(diào)、均衡和銜接，自動監(jiān)督檢查，糾正錯誤，使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動按照企業(yè)的方針、政策、計(jì)劃的要求正常地進(jìn)行，以完成計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。三是內(nèi)部控制制度的中心內(nèi)容，就是要求自上而下，自下而上建立一套完整的崗位責(zé)任制、各項(xiàng)管理制度和報(bào)告制度，以及內(nèi)部審計(jì)制度，并為這些制度的建立，確定各種原則和方法，以此來激勵人們用創(chuàng)新精神，努力做好各自的本職工作。四是內(nèi)部控制制度不是一個獨(dú)立的形式用文字來表明的，而是把內(nèi)部控制制度的各項(xiàng)原則和方法，貫串在整個企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理報(bào)告制度、崗位責(zé)任制度、內(nèi)部審計(jì)制度和各個組織機(jī)構(gòu)之中，用文字的形式確定下來。

企業(yè)內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代企業(yè)管理最重要、最關(guān)鍵、最基本的一種管理方式。企業(yè)內(nèi)部控制制度的完善嚴(yán)密與否，關(guān)系到企業(yè)能否發(fā)展和生存的問題。完善而又嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度具有下列重要作用：可以明確各個職能部門或工作人員的職責(zé)范圍和權(quán)力；可以促進(jìn)各個職能部門活動的緊密銜接；有利于加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)核算；可以調(diào)動企業(yè)員工的積極因素，激發(fā)創(chuàng)造性；可溝通信息，有利于管理者的正確決策；有利于改進(jìn)倉庫和運(yùn)輸工作，保證財(cái)產(chǎn)物質(zhì)的安全；有利于改善勞動組織，加強(qiáng)勞動管理；有利于提高計(jì)劃、預(yù)測、統(tǒng)計(jì)、會計(jì)、業(yè)務(wù)核算工作的水平和質(zhì)量；有利于提高職工的生活福利水平，保護(hù)企業(yè)與職工之間的合法權(quán)益。

二、內(nèi)部控制制度是貫穿企業(yè)方方面面工作的一項(xiàng)特殊管理系統(tǒng)工程。內(nèi)部控制制度不是一般的管理制度，而是按照內(nèi)部控制的基本原理和原則，建立起來的一種特殊的管理體系，其基本內(nèi)容的組成有：一是按照企業(yè)內(nèi)部各種經(jīng)營與管理活動確定的程序、方法、操作規(guī)程和原則，建立的各種管理制度（即規(guī)章制度）與組織機(jī)構(gòu)。二是按照企業(yè)內(nèi)部各個職能部門和人員（包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層人員、中高級管理人員）的職責(zé)、權(quán)限、工作范圍、人物和要求，建立的自上而下的崗位責(zé)任制度，內(nèi)控制度的核心內(nèi)容。三是為溝通、傳遞和處理企業(yè)內(nèi)部各種信息與情況，建立的自下而上的管理報(bào)告制度和組織機(jī)構(gòu)。四是為了在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施監(jiān)督檢查而建立的電子監(jiān)控、電腦化管理、內(nèi)部稽核、內(nèi)部審計(jì)制度和組織機(jī)構(gòu)。

按照企業(yè)構(gòu)成的要素與經(jīng)營管理過程的各個環(huán)節(jié)及其所屬系統(tǒng)進(jìn)行分類，內(nèi)部控制制度可以分成為：人事內(nèi)部控制制度；財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度；廠房及技術(shù)設(shè)備內(nèi)部控制制度；商品、材料、物資儲存與收發(fā)運(yùn)輸內(nèi)部控制制度；技術(shù)研究、資源開發(fā)內(nèi)部控制制度；信息（包括情報(bào)資料）內(nèi)部控制制度；銷售內(nèi)部控制制度；采購內(nèi)部控制制度；生產(chǎn)內(nèi)部控制制度；投資內(nèi)部控制制度；技術(shù)更新與改造內(nèi)部控制制度；工程建設(shè)內(nèi)部控制制度；會計(jì)內(nèi)部控制制度；計(jì)劃統(tǒng)計(jì)內(nèi)部控制制度；內(nèi)部審計(jì)制度；電子監(jiān)控內(nèi)部控制制度；計(jì)算機(jī)（電腦）內(nèi)部控制制度；分支機(jī)構(gòu)和駐外機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制制度；行政內(nèi)部控制制度。上述各種內(nèi)部控制制度，按其所屬控制系統(tǒng)的內(nèi)容來劃分，還可分為若干種內(nèi)部控制制度。

三、正確區(qū)分內(nèi)部控制制度與內(nèi)部牽制制度性質(zhì)的不同。企業(yè)內(nèi)部控制制度與內(nèi)部牽制制度是兩個不同的概念。內(nèi)部控制制度是從企業(yè)的整體出發(fā)，組織經(jīng)濟(jì)活動，建立較為嚴(yán)密而又完善的控制體系，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的效率和效益，保證計(jì)劃的正確實(shí)施與完成。內(nèi)部牽制制度僅限于在企業(yè)的購銷業(yè)務(wù)、資金收支與憑證傳遞的環(huán)節(jié)等方面，建立牽制的手續(xù)，防止錯誤和弊端的發(fā)生。內(nèi)部牽制制度是內(nèi)部控制制度的一種方式。兩者之間的主要區(qū)別是：建立的目的不同；應(yīng)用的范圍不同；體系不同；方法不同；作用不同。

四、正確理解內(nèi)部控制制度與改善經(jīng)營管理的關(guān)系。內(nèi)部控制制度與改善經(jīng)營管理目的一致。都是為了消除經(jīng)營管理（包括財(cái)務(wù)管理、投資管理、行政管理）的弊病，保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常開展，提高經(jīng)營效率和經(jīng)濟(jì)效益，獲取更多的利潤，保障企業(yè)的生存與發(fā)展。內(nèi)部控制制度與改善經(jīng)營管理側(cè)重點(diǎn)不同。改善經(jīng)營管理注重與改進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營與管理的方式與方法，實(shí)行增收節(jié)支，擴(kuò)展經(jīng)營，增加收入，加速資金周轉(zhuǎn)，使企業(yè)不斷發(fā)展與長期生存。內(nèi)部控制制度則是根據(jù)改善經(jīng)營管理的要求，控制企業(yè)的一切經(jīng)營、資金收支、資金籌措與運(yùn)用，以及與經(jīng)營、資金收支、資金籌措與運(yùn)用有關(guān)的各種管理活動，包括投資、行政管理等活動，以保證企業(yè)的經(jīng)營管理達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。因此，兩者的關(guān)系是：改善經(jīng)營管理是完善嚴(yán)密內(nèi)部控制制度的目的和對象，完善嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度是改善經(jīng)營管理不可缺少的手段。

五、建立內(nèi)部控制制度應(yīng)掌握的基本準(zhǔn)則和應(yīng)遵守的原則。內(nèi)部控制制度應(yīng)掌握以下準(zhǔn)則：企業(yè)的一切經(jīng)營活動、財(cái)務(wù)活動與管理活動度必須嚴(yán)格按照規(guī)定的原則、程序、方法、制度的要求進(jìn)行；企業(yè)的一切經(jīng)營活動、財(cái)務(wù)活動與管理活動度必須取得經(jīng)濟(jì)效益與效果，達(dá)到高效化；企業(yè)的一切經(jīng)營活動、財(cái)務(wù)活動與管理活動度必須明確分工，由專人負(fù)責(zé)經(jīng)辦和管理，防止責(zé)任擴(kuò)散；企業(yè)員工必須廉潔奉公，忠于職守，接受管理和指導(dǎo)，嚴(yán)守紀(jì)律，不發(fā)生舞弊行為。

企業(yè)建立完善而又嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度，還必須遵守以下各項(xiàng)原則：設(shè)立合理的組織機(jī)構(gòu)；職能必須分立；遵循程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則；實(shí)行計(jì)劃化管理；實(shí)行經(jīng)濟(jì)核算和經(jīng)濟(jì)分析，建立完善的會計(jì)、統(tǒng)計(jì)制度；實(shí)行帳、錢、物分管，憑證支付、核準(zhǔn)支付的原則；實(shí)體資產(chǎn)必須由專人保管；所有憑證必須連續(xù)編號，順序控制，正確真實(shí)地復(fù)寫使用，空白收據(jù)和發(fā)票必須專人保管，登記領(lǐng)用；實(shí)行任用人員慎重挑選、職業(yè)穩(wěn)定和輪訓(xùn)輪調(diào)；實(shí)行管理報(bào)告制度，正確傳遞信息；實(shí)行不良資產(chǎn)責(zé)任制；實(shí)行人員調(diào)換必須辦理交接手續(xù)；實(shí)行內(nèi)部審計(jì)、電子監(jiān)控；實(shí)行會計(jì)電算化和電腦化管理。

六、建立內(nèi)部控制制度的方法。內(nèi)部控制制度是運(yùn)用系統(tǒng)理論和方法，按照企業(yè)所屬各個控制系統(tǒng)建立的，亦稱內(nèi)部控制系統(tǒng)。按照下列的步驟和方法建立內(nèi)部控制制度：一是對企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。二是按照系統(tǒng)理論和方法的要求，將企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)劃分為行政領(lǐng)導(dǎo)體系、構(gòu)成要素體系、經(jīng)營體系和管理體系等四個系統(tǒng)。三是根據(jù)劃分的各個所屬控制系統(tǒng)，找出每個所屬控制系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)活動過程的各個環(huán)節(jié)，予以確定下來。四是在確定程序后，把程序中每一個活動環(huán)節(jié)的有效方法和操作規(guī)范予以確定下來。五是在確定程序、方法和操作規(guī)范后，把內(nèi)部控制制度的各項(xiàng)原則貫串到各個有關(guān)控制系統(tǒng)的程序、方法和規(guī)范中去，用文字形式分別在有關(guān)的管理報(bào)告制度、崗位責(zé)任制度、內(nèi)部審計(jì)（或稽核）制度、電子監(jiān)控制度等各種有關(guān)管理制度中予以寫明。這樣就形成了一套完整嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度和經(jīng)營管理體系。

在建立內(nèi)部控制制度時，除了按照內(nèi)部控制制度各項(xiàng)原則的要求和步驟、方法外，還應(yīng)當(dāng)注意下列事項(xiàng)：一是要從實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)事求是，不搞形式主義；二是要運(yùn)用系統(tǒng)論的方法，條理侵襲，客觀全面；三是要增強(qiáng)員工的自覺性，同時對內(nèi)控制度的貫徹執(zhí)行要實(shí)行紀(jì)律控制。

七、舉例：物質(zhì)采購內(nèi)部控制制度的建立過程。第一步：成立采購管理組織機(jī)構(gòu)：即成立專門負(fù)責(zé)商品（材料）采購管理和采購業(yè)務(wù)的職能部門。第二步：建立采購管理制度：制定采購管理制度的主要內(nèi)容有：商品（材料）采購的基本原則；商品（材料）采購的程序和控制方法：如現(xiàn)購、合同訂購、賒購的程序與控制方法；采購工作規(guī)范和采購人員工作紀(jì)律；第三步：建立采購人員崗位責(zé)任制度。制定各級采購人員的崗位責(zé)任制度：分管采購工作副總經(jīng)理的崗位責(zé)任、采購部門經(jīng)理的崗位責(zé)任、采購業(yè)務(wù)組長的崗位責(zé)任、采購業(yè)務(wù)人員的崗位責(zé)任。第四步：建立采購管理報(bào)告制度。如：采購計(jì)劃執(zhí)行和完成情況報(bào)告、采購合同簽訂和執(zhí)行情況報(bào)告、采購制度與紀(jì)律執(zhí)行情況報(bào)告、市場供求與貨源情況報(bào)告、供貨單位與產(chǎn)地供貨情況報(bào)告、商品材料價格變動趨勢情況報(bào)告、重大采購業(yè)務(wù)專題報(bào)告、供貨單位違約處理報(bào)告、退貨報(bào)告、購進(jìn)折扣和折讓報(bào)告，等等。

（作者單位：福建水口集團(tuán)尤溪流域發(fā)電有限公司）