談對EPC 總承包項(xiàng)目的工程資料管理

張燕 李可

工程資料管理是對有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的各類信息資料收集、儲存、加工整理、使用等的一系列工作，是對工程建設(shè)項(xiàng)目過程檢查、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評定、維修管理的依據(jù)。EPC總承包項(xiàng)目的資料管理是EPC總承包管理的重要內(nèi)容之一，是工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)控制的保證。工程資料的歸檔整理應(yīng)根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 50328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，同時(shí)為滿足工程資料的存檔需要，還應(yīng)綜合考慮滿足業(yè)主單位、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及工程所在地城市建設(shè)檔案部門具體要求來進(jìn)行統(tǒng)一編制和整理。EPC總承包工程項(xiàng)目的資料管理主要分為三部分:設(shè)計(jì)資料管理、施工資料管理、設(shè)備資料管理，資料管理要達(dá)到可靠性、及時(shí)性、適用性、擴(kuò)充性和安全性，能夠真實(shí)反映EPC總承包項(xiàng)目的工程建設(shè)活動的全過程。作者依據(jù)多年從事EPC總承包項(xiàng)目的工程資料管理工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)介紹。

1 編制資料管理分級清單

通過編制工程項(xiàng)目資料分級清單，可以使EPC項(xiàng)目的工程資料管理過程中各階段具體工作資料編制內(nèi)容一目了然，使工程資料管理在實(shí)施過程中所涉及的各項(xiàng)工作任務(wù)明確、清晰，同時(shí)也能使項(xiàng)目管理者準(zhǔn)確的把握整個工程過程中的資料管理。另外，通過分級清單也能劃分資料管理內(nèi)容和責(zé)任的分解，人員的分配落實(shí)以及資源的協(xié)調(diào)。本文用EPC總承包項(xiàng)目的工程資料分級清單，確定工程資料管理過程中所需的資料用表，然后再依此結(jié)構(gòu)形式對各階段的資料管理工作內(nèi)容做詳細(xì)的經(jīng)驗(yàn)介紹，見表1。

表1 EPC總承包項(xiàng)目的資料分級清單

2 設(shè)計(jì)資料管理

設(shè)計(jì)在EPC總承包工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中起著承上啟下的關(guān)鍵作用，而設(shè)計(jì)資料則是工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的重要輸入文件信息，采用準(zhǔn)確、可靠的設(shè)計(jì)資料，是對設(shè)計(jì)資料管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和保證工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量的關(guān)鍵。設(shè)計(jì)資料內(nèi)容可按工作階段進(jìn)行劃分，包括可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件和設(shè)計(jì)文件三部分內(nèi)容。其中可行性研究包括:項(xiàng)目建議書及報(bào)批文件、可行性研究報(bào)告及報(bào)批文件、環(huán)境影響報(bào)告書及批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書及報(bào)批文件等內(nèi)容，此部分主要由業(yè)主單位辦理，由EPC總承包方的設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集整理。設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件包括:工程地質(zhì)報(bào)告、水文氣象地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。設(shè)計(jì)文件包括:方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及報(bào)批文件、施工圖設(shè)計(jì)、工程計(jì)算書、對施工圖的審批意見、設(shè)計(jì)合同等內(nèi)容。

設(shè)計(jì)資料的管理也可以按設(shè)計(jì)資料的來源進(jìn)行分類劃分，并落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任人。一般常由顧客提供的設(shè)計(jì)資料、各專業(yè)之間互提的任務(wù)資料和現(xiàn)場調(diào)查搜集的資料組成。對顧客提供的設(shè)計(jì)資料的管理，應(yīng)由各專業(yè)設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人向顧客索要、接受顧客資料，并由設(shè)總組織各專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)證，并在顧客提供資料記錄單中記錄和簽收，形成書面文件，由各專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字，作為設(shè)計(jì)依據(jù)，由設(shè)總保留。對各專業(yè)之間互提資料的管理，各專業(yè)之間互提資料內(nèi)容應(yīng)滿足編制的項(xiàng)目統(tǒng)一設(shè)計(jì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，互提資料的時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按項(xiàng)目各專業(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)度表的要求執(zhí)行，過程中形成的設(shè)計(jì)資料由設(shè)總負(fù)責(zé)將其與施工圖一并歸檔保存。對現(xiàn)場搜集的設(shè)計(jì)資料管理，應(yīng)確認(rèn)整理完整，做出收集時(shí)間、地點(diǎn)等標(biāo)識，并簽字，經(jīng)設(shè)總驗(yàn)證后保存，屬歸檔范圍的應(yīng)予歸檔。

目前國內(nèi)具有工程總承包資質(zhì)并承建EPC總承包工程項(xiàng)目的企業(yè)多為甲級工業(yè)設(shè)計(jì)院，在設(shè)計(jì)資料管理上具有成熟經(jīng)驗(yàn)，均能按GB/T 19001質(zhì)量管理體系作業(yè)文件進(jìn)行貫徹執(zhí)行，對設(shè)計(jì)資料的管理較為規(guī)范。簡單來說，設(shè)計(jì)資料的管理就是對設(shè)計(jì)資料的輸入文件和輸出文件的控制，設(shè)計(jì)資料的輸入應(yīng)按照記錄控制程序進(jìn)行保存，設(shè)計(jì)資料的輸出應(yīng)滿足設(shè)計(jì)文件標(biāo)識和可追溯性的要求。設(shè)計(jì)階段的資料管理常由設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)設(shè)計(jì)資料的管理，組織各專業(yè)負(fù)責(zé)人按照《建檔、歸檔和檔案管理規(guī)定》對設(shè)計(jì)成品文件和相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。另外，在設(shè)計(jì)階段資料的管理過程中應(yīng)建立和推廣使用電子文檔管理系統(tǒng)(EDMS)來管理EPC總承包項(xiàng)目的所有設(shè)計(jì)文件，可將不同的信息按相應(yīng)的方式分層次管理，建立EPC總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)的電子表格、文檔及圖形用目錄方式管理，并建立電子索引，紙質(zhì)文檔也建立電子索引，便于檢索和查詢。

3 設(shè)備資料管理

設(shè)備資料主要包括設(shè)備供貨文件和設(shè)備隨機(jī)文件。其中設(shè)備供貨文件包括:設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備供貨合同、設(shè)備安裝圖紙等。設(shè)備隨機(jī)文件包括:設(shè)備裝箱清單、設(shè)備產(chǎn)品合格證、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備使用說明書、設(shè)備出廠整機(jī)檢測記錄、設(shè)備外購件(電機(jī)、減速機(jī)等)的產(chǎn)品合格證和使用說明書等。特種設(shè)備(起重設(shè)備、壓力容器等)還需包括制造企業(yè)的生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)許可證、監(jiān)督檢驗(yàn)證書等資料。設(shè)備資料的管理應(yīng)能滿足機(jī)裝分包單位進(jìn)行設(shè)備安裝和業(yè)主單位生產(chǎn)使用的實(shí)際需求。完整、清晰的設(shè)備資料管理不但體現(xiàn)了資料管理人員和EPC總承包項(xiàng)目部管理水平，而且也有助于設(shè)備安裝和調(diào)試的順利進(jìn)行，另外也為生產(chǎn)單位投產(chǎn)后的設(shè)備日常運(yùn)行管理及維修保養(yǎng)工作提供必要的依據(jù)，以提高設(shè)備管理質(zhì)量。

EPC總承包單位對設(shè)備資料管理環(huán)節(jié)上還存在重視不足的現(xiàn)象，在設(shè)備資料管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)設(shè)備資料不隨設(shè)備同時(shí)發(fā)到施工現(xiàn)場、設(shè)備廠家提供的設(shè)備隨機(jī)資料不全，另外由于EPC總承包的工業(yè)項(xiàng)目所定設(shè)備廠家較多，設(shè)備廠家所提供的設(shè)備資料各色各樣，設(shè)備資料不進(jìn)行臺賬式登記，設(shè)備資料不分類整理成冊，常常給設(shè)備資料管理上造成了很多麻煩。為加強(qiáng)對設(shè)備資料規(guī)范化、高效的管理，EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)制定明確的設(shè)備資料管理制度:1)編制實(shí)用的設(shè)備資料管理辦法，明確由設(shè)備經(jīng)理負(fù)責(zé)設(shè)備資料的整理歸檔工作，設(shè)置專職設(shè)備資料管理員進(jìn)行具體管理工作;2)在設(shè)備供貨合同中應(yīng)明確設(shè)備供貨商提供設(shè)備資料的具體明細(xì)和時(shí)間要求;3)設(shè)備供貨商已將設(shè)備安裝圖、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備使用說明書等設(shè)備資料在訂貨后即發(fā)到EPC總承包項(xiàng)目部;4)設(shè)備資料員將設(shè)備安裝圖和安裝說明書整理成冊，向EPC總承包項(xiàng)目部設(shè)備安裝工程師及分包單位提供，用于指導(dǎo)設(shè)備安裝;5)設(shè)備資料員登記設(shè)備使用說明書，匯總各設(shè)備的加油品質(zhì)和用量;6)設(shè)備調(diào)試經(jīng)理依據(jù)設(shè)備使用說明書編制設(shè)備單機(jī)、聯(lián)動調(diào)試方案，同時(shí)業(yè)主單位也依據(jù)設(shè)備使用說明書編制生產(chǎn)工人崗前培訓(xùn)和設(shè)備維護(hù)等資料;7)設(shè)備資料員對所進(jìn)場設(shè)備及設(shè)備資料進(jìn)行臺賬式登記，在《設(shè)備臺賬基本情況表》中詳細(xì)記錄設(shè)備的廠家，型號，主要參數(shù)，出廠日期，安裝地點(diǎn)，使用日期等，以及設(shè)備資料(合格證、使用說明書、安裝圖等)的具體情況，及時(shí)整理歸檔并建立索引目錄。

4 施工資料管理

施工資料是對工程實(shí)體質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的實(shí)際進(jìn)度及時(shí)整理，做到工程建設(shè)和資料整理同步進(jìn)行，杜絕工程先結(jié)束，資料事后補(bǔ)的現(xiàn)象發(fā)生。施工資料由各分包單位編制和收集整理，按照檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程進(jìn)行劃分整理資料，分包工程完成后，將與工程有關(guān)的資料整理完畢交總包單位歸檔?？偘鼏挝粸榭刂剖┕べY料的及時(shí)性、真實(shí)性，不定期的對分包單位整理的資料進(jìn)行檢查，確保資料與工程建設(shè)同步進(jìn)行。施工資料也可根據(jù)控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料、檢(試)驗(yàn)用表、建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料進(jìn)行劃分。其中控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料可具體分建筑與結(jié)構(gòu)工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、給排水與采暖工程、建筑電氣工程、設(shè)備安裝工程、工業(yè)管道安裝工程、儀表及自動化安裝工程等。檢(試)驗(yàn)用表包括原材料檢(試)驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測報(bào)告。建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料分單位工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、分部(子分部)、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。

目前國內(nèi)的施工企業(yè)均普遍缺少有經(jīng)驗(yàn)的資料員，在實(shí)際的施工管理過程中經(jīng)常存在施工資料編制與施工不同步，待竣工前進(jìn)行補(bǔ)編，編制的工程資料準(zhǔn)確性不夠，反復(fù)修改，存檔時(shí)間過長，甚至出現(xiàn)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部已撤場還沒完成，不但造成補(bǔ)簽有關(guān)資料的麻煩，延長了項(xiàng)目管理周期，增加現(xiàn)場施工管理費(fèi)用，甚至影響了工程款的支付。EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)高度重視施工資料的管理工作，滿足工程項(xiàng)目更高的管理目標(biāo)要求，以體現(xiàn)EPC總承包企業(yè)的管理水平和成熟管理經(jīng)驗(yàn)。1)EPC總承包項(xiàng)目部制定施工資料的管理制度，組織各分包單位進(jìn)行單位工程的劃分，經(jīng)監(jiān)理和業(yè)主方確認(rèn)，最終滿足業(yè)主方或工程所在地檔案館驗(yàn)收要求。2)EPC總承包項(xiàng)目部制定施工技術(shù)資料管理流程、施工物資資料管理流程、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料管理流程和工程驗(yàn)收資料管理流程，統(tǒng)一工程施工資料的編制和組卷具體要求。3)EPC總承包項(xiàng)目部負(fù)責(zé)審查匯總各分包單位編制的施工資料，分包單位各自負(fù)責(zé)對分包范圍內(nèi)施工資料的收集和整理，并對其施工資料的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。4)在分包單位進(jìn)場時(shí)，總承包項(xiàng)目部應(yīng)向分包單位進(jìn)行編制資料目錄的技術(shù)交底。5)分包單位按EPC總承包項(xiàng)目部編制的工程資料分級清單進(jìn)行資料的匯編，EPC總承包項(xiàng)目部總工程師和資料員在整個施工過程中必須對施工資料整理是否及時(shí)、系統(tǒng)、全面、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行中間檢查監(jiān)控。6)總承包項(xiàng)目部應(yīng)使用計(jì)算機(jī)資料管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)歸檔文字材料信息化管理。

5 結(jié)語

工程資料是進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必要條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。EPC總承包項(xiàng)目的工程資料管理應(yīng)該貫穿項(xiàng)目管理的全過程，并按照項(xiàng)目信息管理的要求及時(shí)整理，保證真實(shí)、準(zhǔn)確。工程資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以體現(xiàn)企業(yè)的技術(shù)水平和管理水平，是展現(xiàn)企業(yè)形象的一個窗口，進(jìn)而提升企業(yè)的市場競爭力。為了適應(yīng)現(xiàn)代化項(xiàng)目管理的需要，EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)重視并加強(qiáng)對工程資料的管理，實(shí)行分級管理，建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，達(dá)到工程資料信息共用、資源共享，并為項(xiàng)目管理提供真實(shí)詳細(xì)的項(xiàng)目資料。

［1］ 王增羽．淺談建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理［J］．山西建筑，2009，35(35):191-192．