高校圖書館業(yè)務流程的重組

余曉華

（鄭州輕工業(yè)學院圖書館，河南 鄭州 450002）

余曉華 女，1978年生。碩士，館員。

1 高校圖書館傳統(tǒng)業(yè)務流程

高校圖書館傳統(tǒng)意義上都是從提升管理效益方面來對整體流程進行設計和規(guī)劃的。通過對文獻的加工再處理，將業(yè)務流程整合為4個步驟，即采編典、流通、閱覽和參考咨詢。

1.1 文獻資源采訪

采訪指的是圖書館通過對目標機構(gòu)的服務性質(zhì)、服務內(nèi)容、服務特色和館藏特點的研究，建立通過各種信息渠道獲取相應信息的一個流程（見圖1）。

圖1 傳統(tǒng)圖書采訪流程

1.2 文獻資源組織

文獻的編目和典藏是圖書館對資源組織的重要手段。文獻編目主要涵蓋了描述性和主題性兩方面內(nèi)容，這也是對文獻資源屬性上的劃分；典藏的意義是對加工后的文獻進行空間上的組織和分配，是對文獻資源和對應部門科學管理的一套易于操作的業(yè)務流程。

圖2 傳統(tǒng)圖書編目的一般流程

1.3 文獻資源服務

文獻的流通、閱覽和參考是以往圖書館對外服務的主要方式。流通主要指的是圖書館本身為用戶提供的借閱服務，也就是圖書館的外借功能。它主要有這樣幾個流程：借還、預約、續(xù)借、查詢、過期處理和統(tǒng)計等，具體見圖3。

圖3 傳統(tǒng)圖書流通流程

閱覽指的是圖書館為用戶所提供的實時資料閱讀服務。

參考咨詢指的是讀者可以充分發(fā)揮圖書館典藏資料信息龐大的優(yōu)勢，結(jié)合自身要查閱的信息，通過圖書館的實時檢索、二次檢索等多層次的信息檢索服務，從而獲取全面的信息資源。

2 高校圖書館傳統(tǒng)業(yè)務流程中的問題

傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程主要依據(jù)信息資料類型來設計，將同一類別的學科信息進行分割處理，不利于相關資料在功能上的交流和溝通。同一類別的信息被人為地分散到各個流程中，而各部分的業(yè)務流程又不能及時調(diào)整和改變。

2.1 忽視了用戶的真實信息需求

傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程的重點是信息加工，這與用戶在信息需求上的性質(zhì)是相悖的。也就是說圖書館在業(yè)務流程上忽略了用戶在信息需求上的要求，進而導致了用戶和信息資源的脫節(jié)。另外，由于圖書館對文獻資料的劃分是根據(jù)文獻不同的類別和屬性區(qū)分的，而且將文獻資料的管理劃分為物理空間上的管理，導致不同的文獻信息在空間上處于不同的位置，影響了用戶在獲取信息資料上的便捷性和統(tǒng)一性。傳統(tǒng)圖書館將不同類別的文獻分配在不同館室，不利于用戶對信息資源的集中獲取，直接導致了用戶滿意程度的下降。

2.2 缺乏完整的業(yè)務流程設計

傳統(tǒng)圖書館就其發(fā)展來看，基本實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡化管理，但由于其業(yè)務流程沒有發(fā)生實質(zhì)性的改變，實際上沒能發(fā)揮其應有的功效。也就是說計算機網(wǎng)絡化的管理改變的只是其中的方式，而非根本屬性的變化。其原因在于，信息技術(shù)在圖書館管理上的應用，并沒有對原有的業(yè)務流程造成實質(zhì)性的沖擊，沒有改變業(yè)務流程的方法和步驟，進而弱化了信息系統(tǒng)的效應。如果只是單純地將計算機管理應用到模式化的操作，是不能發(fā)揮網(wǎng)絡化管理功效的。

2.3 缺乏對外部環(huán)境的應變能力

傳統(tǒng)圖書館在業(yè)務流程上的缺陷，在某種程度上影響了信息傳遞的速度，不能在業(yè)務管理上及時采取對應的對策，造成各個業(yè)務部門功能缺陷。橫向看，圖書館的組織機構(gòu)只是單向處理和整合自己分內(nèi)的工作，而對中心業(yè)務流程重視不夠。縱向看，圖書館所設置的不同層次結(jié)構(gòu)，在一定程度上影響了各個業(yè)務部門的交流和溝通，層次屬性的設置阻礙了各部門的溝通，同時，一線工作人員的臨時應變能力受到限制。

3 高校圖書館業(yè)務流程的創(chuàng)新

伴隨著社會信息化進程的加快，圖書館在業(yè)務流程上的創(chuàng)新成為必然。業(yè)務流程很大程度上影響著圖書館的未來發(fā)展。在新的管理理念影響下，圖書館業(yè)務流程應突出以下幾方面內(nèi)容：

3.1 建立統(tǒng)一的信息資源服務體系

在信息資源建設上，將原來圖書館中各個部門已有的數(shù)據(jù)進行整合，包括圖書、期刊、電子資源等，優(yōu)化資源構(gòu)架。這樣不僅能有效縮短管理的流程，還可以提高圖書館業(yè)務工作的效率。在信息資源建設上，需要采用一個比較統(tǒng)一的、操作比較規(guī)范的流程，以保障資源的合理分配。

圖4 學科資源集成

3.2 構(gòu)建資源整合與重組學科體系

各類學科資源的整合是當下圖書館發(fā)展模式的需求。它具有一定的靈活性和兼容性，是發(fā)揮圖書館信息服務潛能的有效途徑。學科信息服務的重點是開發(fā)圖書館信息資源的多重屬性，是結(jié)合自身的信息資源，最大限度滿足用戶多層次的文獻信息需求。

3.3 構(gòu)建一站式集成服務體系

當代圖書館要考慮到用戶獲取信息的習慣，建立一個綜合的、集各種信息資源的業(yè)務流程體系，其中要對傳統(tǒng)圖書館業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化和整合。在各個學科之間，一方面要實現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的流通、借閱等功能，另一方面還要將個性化、主動性等服務理念融入其中，構(gòu)建信息資源的有效服務，以此為更多的用戶提供更便捷、集成化的服務，方便用戶對信息的利用。

圖5 一站式集成信息服務

3.4 構(gòu)建業(yè)務流程開發(fā)體系

面對圖書館內(nèi)外部環(huán)境的變化，圖書館改革的重點要集中在以用戶為主的信息服務上。只有這樣才能不斷地拓展自己的業(yè)務，以此來保持圖書館自身的優(yōu)勢。

3.5 構(gòu)建核心業(yè)務流程支持體系

傳統(tǒng)圖書館在核心業(yè)務流程上以收藏為重心，現(xiàn)代化的圖書館，應該更加注重用戶信息需求，因而，在業(yè)務的進一步改造和調(diào)整過程中，合理應用信息技術(shù)，為用戶在獲取信息方面提供更加便捷的途徑。

圖書館在管理中必須轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，以創(chuàng)新精神引進并充分利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，進行多方面、多角度、多層次的管理模式變革，從創(chuàng)新業(yè)務流程入手，提升自身的整體實力，以滿足用戶日益增長的多方面需求。

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