ERP在行政事業(yè)單位財會管理中的應(yīng)用分析

王呈璐

ERP是EnterpriseResourcePlanning也就是企業(yè)資源計劃的縮寫。它是一種集成了物流管理、人力資源管理、財務(wù)管理以及信息管理于一身的可以對企業(yè)業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行管理和監(jiān)控的管理軟件。Deloitte&Touche（德勤）對ERP所做出的定義是，ERP是集成的企業(yè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)，它允許企業(yè)對于他們的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)流程自動操作和整合，分享橫跨整個企業(yè)的共同數(shù)據(jù)和操作規(guī)范，在一個實時的環(huán)境中生成和評價信息。也就是說，這一系統(tǒng)是幫助企業(yè)的管理者全面而綜合的掌握企業(yè)各個方面的信息，從而對企業(yè)進(jìn)行管理的軟件系統(tǒng)。在這一軟件進(jìn)入國內(nèi)之后，國內(nèi)的代理公司根據(jù)中國本土的情況和企業(yè)需要做出了一些調(diào)整，其中之一就是很多國內(nèi)組織在應(yīng)用這一軟件時，將財務(wù)部分單獨提出來，用于財務(wù)管理。組織的財務(wù)管理是通過價值形態(tài)對組織資金運動進(jìn)行決策、計劃和控制的綜合性管理。組織財務(wù)管理目標(biāo)是組織的財務(wù)活動、處理財務(wù)關(guān)系所要達(dá)到的根本目的，它決定著組織財務(wù)管理的基本方向，是組織財務(wù)管理工作的出發(fā)點。組織財務(wù)管理目標(biāo)從它的演進(jìn)過程來看，均直接反映著財務(wù)管理環(huán)境的變化，反映著組織利益集團(tuán)利益關(guān)系的均衡，是各種因素相互作用的綜合體現(xiàn)。從這一角度說，如果能夠從一個組織的財會角度將組織的各個部分信息進(jìn)行組織和匯總，就能夠比較全面的對該組織的運行情況進(jìn)行掌握。這也是國內(nèi)很多企業(yè)對ERP系統(tǒng)進(jìn)行改造的原因。

相對于經(jīng)營性組織對于企業(yè)整體財務(wù)管理的重視，我國行政事業(yè)單位對自身的財務(wù)狀況和財會管理的重要性認(rèn)識依然不足，更不要提發(fā)掘財會在主旨管理中的中心地位和作用。

一、行政事業(yè)單位現(xiàn)行財會管理制度弊端

1.不能劃清行業(yè)內(nèi)財務(wù)管理的界限

很多行政單位依然存在著政企不分的狀況，沿用以前的財政管理方式。這就造成本應(yīng)作為公共財政管理的卻采用了企業(yè)化財務(wù)管理，而本應(yīng)作為企業(yè)財務(wù)管理的卻采用了公共財政管理的現(xiàn)象，使得本應(yīng)集中統(tǒng)一調(diào)度的資金，反而不能集中調(diào)度。本應(yīng)由企業(yè)負(fù)責(zé)出資養(yǎng)護(hù)的設(shè)施，由于不能及時劃分出來，最后由政府墊資養(yǎng)護(hù)，造成了行政部門的資金損失。

2.部門預(yù)算的編制缺乏組織保證

部門預(yù)算是財會工作的重要環(huán)節(jié)，是市場經(jīng)濟(jì)國家財政預(yù)算管理的基本組織形式，更是國庫集中收付、政府采購等制度的基礎(chǔ)。如果財會部門不能做出科學(xué)合理的預(yù)算，很難保證工作正常有序的進(jìn)行。

3.資金管理缺乏系統(tǒng)性

如今的行政事業(yè)單位還沒有形成系統(tǒng)性的財會管理，所以其資金管理的效率還跟不上步驟，其資金的運用及核算在各個部門間不能進(jìn)行很好的銜接和管理，導(dǎo)致資金管理及使用不暢，資金循環(huán)阻塞，財會管理的缺陷性充分暴露。

二、ERP系統(tǒng)與一般財務(wù)軟件的區(qū)別

首先，以前的財務(wù)軟件其工作機(jī)理與ERP系統(tǒng)有很大區(qū)別，之前的財務(wù)軟件主要是針對事業(yè)單位的財務(wù)核算方面，其管理只是單純的錄入、記錄和整理，是在工作時對業(yè)務(wù)單據(jù)憑證手工輸入、匯總、分析，個人用在財會管理方面的精力非常有限。而ERP系統(tǒng)卻不一樣，它在業(yè)務(wù)處理中以流程為向?qū)?，其自動分錄系統(tǒng)能夠快速有效的將財務(wù)模塊的一系列流程串聯(lián)成一個系統(tǒng)，環(huán)環(huán)相接，逐一相連，遞進(jìn)完成每一階段的財務(wù)核算。針對不同的財務(wù)類型，ERP系統(tǒng)會按照事先預(yù)定好的會計科目自動觸發(fā)其會計事件，所以當(dāng)財務(wù)類型產(chǎn)生時，ERP系統(tǒng)會自動生成會計憑證，更新分類賬目。財務(wù)人員的主要任務(wù)就是審核這些憑證，這樣就會大幅度的減少財務(wù)工作人員的工作量。大部分的時間都應(yīng)用在財務(wù)管理中，這就為公司提供更多的決策依據(jù)。

第二，從功能上來看，國內(nèi)財務(wù)軟件已發(fā)展的越來越成熟，可以滿足一般性財務(wù)核算的要求。但是從管理的角度分析，管理者所得到的財務(wù)報表就不僅僅是簡單數(shù)據(jù)的累積。其可以通過這些報表來分析組織的各部分運行情況，這時，單純的財務(wù)報表就很難滿足要求，即便可以實現(xiàn)，也需要管理者本人有較高的財務(wù)知識，由龐雜的報表數(shù)據(jù)中分析總結(jié)，既浪費精力，又浪費時間。同時對財務(wù)人員來說，當(dāng)報表數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤時，就很難查詢到根結(jié)，這樣就會消耗大量的時間。而ERP軟件是由業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，所以各種財務(wù)數(shù)據(jù)可以和各項業(yè)務(wù)行為緊密聯(lián)系在一起，從財務(wù)角度或從業(yè)務(wù)角度都能夠快速進(jìn)行相互跟蹤。

三、行政事業(yè)單位財會管理對ERP的安裝流程

1.分步實施

在系統(tǒng)安裝的過程中，要遵循科學(xué)的實施方法，既不能操之過急，也不能把時間拖得太久。行政事業(yè)單位財會的ERP系統(tǒng)安裝是一個龐大的工程，也是有較高風(fēng)險性的項目，為了確保項目的成功，借鑒國內(nèi)外行政事業(yè)單位行政事業(yè)單位財會信息化實施的經(jīng)驗與教訓(xùn)，行政事業(yè)單位財會信息化工程要首先制訂一個合理的目標(biāo)和工作計劃。同時，實施的同時也要采取整體規(guī)劃，分步實施的策略，這樣方能確保項目實施工作的扎實有效。

2.嚴(yán)格控制信息質(zhì)量

在行政單位的管理中，財會信息的正確性是非常重要的的問題。一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯誤，將影響之后包括匯總、總結(jié)等等所有環(huán)節(jié)，最終影響到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性，所以在ERP系統(tǒng)傳遞財會信息時一定要確保其準(zhǔn)確性，這就要求行政事業(yè)單位必須能夠采取有效措施進(jìn)行調(diào)控。若行政事業(yè)單位在ERP系統(tǒng)中填制單據(jù)之前，仍然有紙質(zhì)單據(jù)存在，在單據(jù)審核過程中，就要加強(qiáng)核對紙質(zhì)單據(jù)和系統(tǒng)單據(jù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)項。

3.試運行

ERP系統(tǒng)安裝后的試運行是系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵之處，所以在試運行時必須要保證系統(tǒng)切換的準(zhǔn)確和完整，對信息系統(tǒng)的模擬運行以及試銷售必須進(jìn)行嚴(yán)格測試和把關(guān)，排除任何可能出現(xiàn)的誤差，確保信息切換的成功。試運行其實就是模擬運行，而模擬運行值是由系統(tǒng)的各個組成部分及其軟件功能的測試所得，即是通過測試更深一步的了解軟件系統(tǒng)的各種功能，核對其是否符合行政事業(yè)單位的實際運行需求以及存在的差異，然后據(jù)其檢測結(jié)果進(jìn)行對癥處理，然后擬定合適的解決方案。根據(jù)系統(tǒng)的運行情況挖掘軟件可能開發(fā)的其他潛在功能，針對特定客戶給予一些合適的設(shè)置，對其現(xiàn)有功能進(jìn)一步修改、補(bǔ)充、調(diào)整和完善，使其達(dá)到客戶的需求。

4.加強(qiáng)財會人員管理

在行政事業(yè)單位中，必須要專門的財會信息管理人員，這樣才能更好的進(jìn)行財會管理工作。這些人員必須要熟悉行政事業(yè)單位的財會管理模式，有必須有新信息的接受和學(xué)習(xí)能力，才能更好的完成財會管理工作。財會管理人員必須要負(fù)責(zé)任，在財會信息管理中，能夠明確項目實施中的單位分工情況，定期給予總結(jié)和交流，確保實施項目的組織性和系統(tǒng)性。

四、ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位的具體應(yīng)用

1.預(yù)算管理

ERP新系統(tǒng)在工作時需要安排新的工作流程和步驟，建立新的工作機(jī)構(gòu)，進(jìn)行新的管理和控制，其中預(yù)算管理部門就是一個非常重要的機(jī)構(gòu)。其專門負(fù)責(zé)單位的預(yù)算策劃，對上級所擬定的預(yù)算額進(jìn)行審核和修訂，對建立的預(yù)算方案進(jìn)行評估和編制，對大量的非貿(mào)易、非經(jīng)營購匯人民幣進(jìn)行限額預(yù)算等等。預(yù)算管理部門還要負(fù)責(zé)建立和管理預(yù)算項目庫的組織研究，并且為其擬定合適的行業(yè)融資政策等，同時單位內(nèi)部的財會體制等都需要預(yù)算部門的管理和配合。政府預(yù)算會計報表格式是比較常用的行政事業(yè)單位的預(yù)算編制格式，其雖有銜接性強(qiáng)等不少優(yōu)點，但是不足之處也很明顯，歷史收支反映不夠明確、預(yù)算收支經(jīng)濟(jì)性質(zhì)反映不便等等。但是，ERP系統(tǒng)本身的集成性特點卻正好彌補(bǔ)了其諸多的缺陷，因此在預(yù)算編制格式時，單位預(yù)算收支可以采用政府預(yù)算報表格式，其他的諸如反映單位資產(chǎn)以及資金積累等情況，則可以用行政事業(yè)單位會計報表，并且可以在報表后面運用附表方式，更清楚的注明單位的資金使用具體情況。

2.資產(chǎn)管理

由于ERP系統(tǒng)的流程指向性，使得行政事業(yè)單位可以根據(jù)自己部門ERP系統(tǒng)的具體特點，設(shè)立專門的資產(chǎn)管理中心，其工作主要是通過系統(tǒng)所傳來的各類數(shù)據(jù)信息，對部門管理之下的資產(chǎn)的配置、使用、處置、資產(chǎn)統(tǒng)計報告、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、界定、變動和糾紛調(diào)處、資產(chǎn)保全、使用效益考核評價、資產(chǎn)的清查、監(jiān)管、政府采購、非經(jīng)營性資產(chǎn)轉(zhuǎn)經(jīng)營性資產(chǎn)監(jiān)督和管理等；制定政府采購實施辦法，編制政府采購實施計劃；組織實施部門集中采購項目，并對政府采購活動實施管理；政府采購有關(guān)統(tǒng)計工作；以及對進(jìn)行股份制改造的資產(chǎn)重組、股權(quán)設(shè)置、資產(chǎn)處置等工作；清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)管理、國有資本金統(tǒng)計分析和產(chǎn)權(quán)糾紛調(diào)處、資產(chǎn)處置及使用管理工作；組織實施有關(guān)資產(chǎn)的評估工作；規(guī)費使用及預(yù)算內(nèi)外建設(shè)資金的監(jiān)督檢查工作。

3.財會操作自動化

在行政事業(yè)部門應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，很多以前需要由財會部門人員手工操作的記賬報賬等財會操作都可以統(tǒng)一地在ERP系統(tǒng)中直接進(jìn)行，甚至可以由各個部門直接將數(shù)據(jù)匯總后報到財務(wù)部門，對于數(shù)據(jù)的審核和校對也可以直接在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行。這樣既節(jié)省了人工精力，又節(jié)省了時間。例如，很多部門現(xiàn)在已經(jīng)實行了網(wǎng)絡(luò)化報銷系統(tǒng)，其優(yōu)點包括：數(shù)據(jù)簽名，報銷憑單采用電子簽名，可以有效避免偽造簽名的風(fēng)險。多級復(fù)核，憑證和付款均實行二級復(fù)核出現(xiàn)問題及時糾正。自動計算，憑單和補(bǔ)助等由系統(tǒng)自動計算減少差錯風(fēng)險。信息記錄，系統(tǒng)記錄核算操作流程利于明確工作責(zé)任。數(shù)據(jù)一致，信息數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后，非經(jīng)批準(zhǔn)不得修改。

總而言之，應(yīng)用ERP系統(tǒng)是一個加快行政事業(yè)部門財會管理系統(tǒng)規(guī)范化和信息化的有效途徑，在充分的了解該系統(tǒng)的特點并對部門自身進(jìn)行清晰有效的分析后行政管理部門可以通過該系統(tǒng)切實提高財會管理的效率并擴(kuò)大其功效