系統(tǒng)中預(yù)算管理模塊在應(yīng)用中的比較分析

馮麗梅 李 霞

在中國(guó)ERP提供商既有國(guó)外廠商也有國(guó)內(nèi)廠商，國(guó)外廠商包括SAP、Oracle等公司，其中SAP公司是全球最大的企業(yè)管理系統(tǒng)供應(yīng)商，世界500強(qiáng)中80%以上的企業(yè)都在應(yīng)用SAP提供的管理系統(tǒng)產(chǎn)品和解決方案。國(guó)內(nèi)廠商如用友、金蝶等公司提供的ERP系統(tǒng)應(yīng)用也非常廣泛，用友公司是中國(guó)最大的財(cái)務(wù)及企業(yè)管理系統(tǒng)供應(yīng)商。

預(yù)算管理作為ERP財(cái)務(wù)管理體系的核心模塊，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的重要工具和管理手段，其本質(zhì)功能是實(shí)現(xiàn)資源的合理有效配置，它將企業(yè)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)全面生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的計(jì)劃、目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)計(jì)劃和目標(biāo)的資源耗費(fèi)以數(shù)量形式具體而系統(tǒng)地反映處理，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行控制和管理。預(yù)算管理集生產(chǎn)預(yù)算、銷(xiāo)售預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算等各種職能預(yù)算于一身，貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的始終，與企業(yè)ERP的其它業(yè)務(wù)模塊高度相關(guān)。企業(yè)預(yù)算管理運(yùn)用中，最重要的也是企業(yè)最關(guān)心的就是費(fèi)用發(fā)生之前的預(yù)算準(zhǔn)確查詢(xún)與費(fèi)用發(fā)生時(shí)與預(yù)算扣減的實(shí)時(shí)集成與控制。針對(duì)這一點(diǎn)，我們選擇SAP和用友兩大典型的ERP管理系統(tǒng)中的預(yù)算管理模塊，即SAP的TR模塊和用友NC系統(tǒng)中的預(yù)算管理模塊在不同的上市公司的應(yīng)用進(jìn)行比較分析。

一、用友NC系統(tǒng)預(yù)算管理模塊分析

首先，針對(duì)可用預(yù)算余額查詢(xún)，NC系統(tǒng)的預(yù)算模塊與總賬模塊不能做到實(shí)時(shí)費(fèi)用發(fā)生時(shí)，在預(yù)算模塊中反映費(fèi)用發(fā)生的業(yè)務(wù)。

在NC系統(tǒng)預(yù)算模塊中，數(shù)據(jù)來(lái)源包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊單據(jù)信息和總賬模塊業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)。其中總賬模塊業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)在NC系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式，概括起來(lái)可以分為定時(shí)導(dǎo)入和需要時(shí)手工導(dǎo)入兩種類(lèi)型。NC系統(tǒng)提供的這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式，都無(wú)法做到預(yù)算模塊與總賬模塊的實(shí)時(shí)集成，在總賬記賬時(shí)，無(wú)法及時(shí)在預(yù)算模塊中體現(xiàn)預(yù)算的耗用（需要將總賬模塊數(shù)據(jù)導(dǎo)入預(yù)算模塊才能得到導(dǎo)入時(shí)點(diǎn)的預(yù)算耗用信息）；同時(shí)也就不能完全滿足企業(yè)費(fèi)用發(fā)生前，預(yù)算的準(zhǔn)確查詢(xún)與控制。例如業(yè)務(wù)部門(mén)在準(zhǔn)備發(fā)生一筆業(yè)務(wù)費(fèi)用前，需要進(jìn)入系統(tǒng)查詢(xún)本部門(mén)該費(fèi)用的耗用情況與余額，如果預(yù)算模塊的數(shù)據(jù)沒(méi)有與總賬模塊完全一致（在總賬系統(tǒng)中有若干筆該費(fèi)用未及時(shí)導(dǎo)入預(yù)算模塊耗用情況表），將可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)費(fèi)用的超支。

其次，預(yù)算耗用的預(yù)警功能上也不能完全滿足企業(yè)要求。

NC系統(tǒng)預(yù)算模塊也提供預(yù)算耗用的預(yù)警功能，其預(yù)警報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源與方式和預(yù)算耗用表的方式完全一致。這也就可能導(dǎo)致了預(yù)算預(yù)警功能中預(yù)算耗用數(shù)與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)之間存在不一致，導(dǎo)致預(yù)算預(yù)警功能不能充分體現(xiàn)實(shí)際預(yù)算情況。

再有，NC預(yù)算模塊的預(yù)警與控制沒(méi)有與總賬的業(yè)務(wù)處理控制直接聯(lián)系起來(lái)，僅能提供預(yù)算模塊中的報(bào)表與預(yù)警提示功能，不能在預(yù)算超出時(shí)從總賬業(yè)務(wù)方面有效的限制費(fèi)用發(fā)生。從企業(yè)預(yù)算管理角度來(lái)說(shuō)，未能達(dá)到從系統(tǒng)方面直接控制費(fèi)用發(fā)生，可能出現(xiàn)因現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)已經(jīng)既成事實(shí)而不得不補(bǔ)充預(yù)算等使預(yù)算管理失控的情況發(fā)生。例如：即使某費(fèi)用預(yù)算額度已經(jīng)使用完，但是財(cái)務(wù)人員仍可以在系統(tǒng)中出具該筆費(fèi)用的憑證。預(yù)算系統(tǒng)中耗用表和預(yù)警表即便已經(jīng)反映出該項(xiàng)費(fèi)用已經(jīng)完全用盡的信息，總賬系統(tǒng)也無(wú)法從系統(tǒng)角度阻止該筆費(fèi)用的記賬。

二、SAP系統(tǒng)TR模塊分析

SAP系統(tǒng)中的TR（TreasuryandCashManagement）模塊包括現(xiàn)金管理、現(xiàn)金預(yù)算管理以及FM基金管理。用此模塊可實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理和資金監(jiān)管功能。

1.SAP中的預(yù)算管理功能完善，預(yù)算模塊與總賬模塊實(shí)時(shí)集成，在總賬發(fā)生記賬時(shí)，實(shí)時(shí)集成到預(yù)算模塊，自動(dòng)沖減預(yù)算，財(cái)務(wù)相關(guān)人員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)預(yù)算的耗用情況，由此滿足了企業(yè)費(fèi)用發(fā)生前預(yù)算的查詢(xún)和控制，及時(shí)控制業(yè)務(wù)部門(mén)費(fèi)用的超支。

2.因?yàn)轭A(yù)警報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源與方式和預(yù)算耗用表的方式完全一致，而在SAP中的預(yù)算耗用表與總賬完全同步集成，因此可以在預(yù)算超支預(yù)警時(shí)有效控制總賬記賬，阻止將耗盡預(yù)算項(xiàng)的費(fèi)用記賬。

3.SAP有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，在采購(gòu)訂單、訂單收貨過(guò)程、發(fā)票校驗(yàn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行采購(gòu)成本的事前預(yù)算控制；另外成本費(fèi)用預(yù)算控制的對(duì)象是累計(jì)的成本費(fèi)用發(fā)生額，控制的時(shí)點(diǎn)是事中。無(wú)論是通過(guò)手工直接記賬、還是通過(guò)物料消耗自動(dòng)集成記賬，成本費(fèi)用一但發(fā)生，即占用相應(yīng)的預(yù)算額度。

4.SAP系統(tǒng)中的PS功能模塊可更加嚴(yán)密的控制各項(xiàng)工程的預(yù)算，層次分明，控制嚴(yán)格。

5.SAP具有較強(qiáng)的信息系統(tǒng)，可追蹤任意一筆業(yè)務(wù)，提升資金監(jiān)管力度。

因?yàn)镾AP系統(tǒng)中預(yù)算控制嚴(yán)密而準(zhǔn)確，為資金監(jiān)管提供了良好的基礎(chǔ)，對(duì)于資金預(yù)測(cè)，收支監(jiān)督控制都顯得較為容易，在SAP TR模塊中的現(xiàn)金科目設(shè)置，解決了一個(gè)銀行科目對(duì)應(yīng)一個(gè)賬號(hào)的難題，使資金監(jiān)管中的賬戶管理更為簡(jiǎn)便，對(duì)支付過(guò)程的監(jiān)管顯得更加的準(zhǔn)確易行。

三、兩者差異原因分析

SAP系統(tǒng)基于西方會(huì)計(jì)理論來(lái)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的，尤其體現(xiàn)了西方發(fā)達(dá)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作方式，它繼承了ERP的管理思想，能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)過(guò)程和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化重組，其預(yù)算管理具有集成性和實(shí)時(shí)性，能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析，從業(yè)務(wù)流程的處理方式來(lái)看，在SAP系統(tǒng)環(huán)境下所有的業(yè)務(wù)是作為一個(gè)整體來(lái)運(yùn)行的，它的預(yù)算、銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)和庫(kù)存等物流和預(yù)算流程是不能分開(kāi)的。但它又缺少一些適應(yīng)性，如需要對(duì)一些SAP的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行客戶化才能滿足中國(guó)用戶的需求，如其TR模塊必須和其它SAP的模塊共同應(yīng)用才能發(fā)揮效用，而不能按功能單獨(dú)模塊使用，而且SAP實(shí)施成本較高。因此，SAP系統(tǒng)包括TR模塊適用于大型企業(yè)，是面向大型企業(yè)的解決方案。

用友NC預(yù)算管理模塊從預(yù)算編制、預(yù)算審核與批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行與控制、到預(yù)算分析與評(píng)價(jià)，是基于功能領(lǐng)域的管理，與企業(yè)的其它業(yè)務(wù)流程集成關(guān)聯(lián)度不高，數(shù)據(jù)缺乏聯(lián)系，在與企業(yè)ERP其它業(yè)務(wù)模塊集成對(duì)接過(guò)程中，其預(yù)算的執(zhí)行監(jiān)控是事后的、所運(yùn)用的數(shù)據(jù)是靜態(tài)的，而不能對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和控制，在預(yù)算管理和具體業(yè)務(wù)流程處理上與國(guó)際上標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算管理流程存在著區(qū)別，在管理經(jīng)驗(yàn)上還沒(méi)有達(dá)到國(guó)際上的要求。但其充分考慮了中國(guó)企業(yè)的實(shí)際情況和特點(diǎn)，更適合中國(guó)本土企業(yè)的傳統(tǒng)操作方式，而且實(shí)施成本相對(duì)SAP來(lái)說(shuō)較低。

四、結(jié)論

綜上所述，SAP管理系統(tǒng)與用友NC系統(tǒng)都以財(cái)務(wù)信息化為基礎(chǔ)，都能支持企業(yè)的全面預(yù)算管理。但由于管理思想、發(fā)展水平不同的原因，導(dǎo)致了SAPTR與用友NC在預(yù)算管理流程和功能實(shí)現(xiàn)上存在較大的差異。

影響企業(yè)選擇系統(tǒng)的一個(gè)重要因素就是企業(yè)的管理規(guī)范化程度和企業(yè)需要達(dá)到的戰(zhàn)略目標(biāo)，它直接影響著企業(yè)信息化的成敗。因此，企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)和準(zhǔn)備開(kāi)展企業(yè)全面預(yù)算管理的過(guò)程中，要結(jié)合企業(yè)自身的情況來(lái)做出選擇。根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)來(lái)考慮，通過(guò)對(duì)預(yù)算管理模塊的分析，SAP的集成性和實(shí)時(shí)性很強(qiáng)，用友NC在操作方式和功能應(yīng)用上比較符合中國(guó)的實(shí)際情況。