行政單位財(cái)務(wù)工作內(nèi)部控制淺析

霍霞

穩(wěn)定、良好、嚴(yán)格的行政單位財(cái)務(wù)工作內(nèi)部控制效果依賴于完善制度體系的強(qiáng)化支持，雖然我國早在2001年便頒布了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制的法律規(guī)范，然而實(shí)際上卻是針對(duì)一些企業(yè)單位進(jìn)行的制度規(guī)定，沒有充分依據(jù)行政事業(yè)單位的特點(diǎn)制定與其運(yùn)營制度相適應(yīng)的法律規(guī)范，沒有充分體現(xiàn)行政單位在各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出、資金流轉(zhuǎn)與經(jīng)費(fèi)管理運(yùn)行環(huán)節(jié)中的特殊性，行政事業(yè)單位的收支兩條線、財(cái)務(wù)預(yù)算管理、政府集中采購和國庫授權(quán)支付等，均表現(xiàn)出與企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的差異性。隨著財(cái)務(wù)制度的創(chuàng)新發(fā)展，行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了從最早的會(huì)計(jì)管理、財(cái)務(wù)科管理向財(cái)務(wù)核算及國庫集中管理、單位自行核算管理的深刻轉(zhuǎn)變，一些行政單位就此撤銷了財(cái)務(wù)科部門設(shè)置。同時(shí)受到編制數(shù)量的限制，行政單位的內(nèi)部財(cái)務(wù)管理體現(xiàn)出人才短缺、往往一人多崗、財(cái)務(wù)人員相關(guān)崗位責(zé)任不清晰、管理漏洞較多、存在較大的安全隱患。

一、行政單位會(huì)計(jì)人員及財(cái)務(wù)流程的科學(xué)內(nèi)部控制

目前，在各大行政事業(yè)單位中往往由一名財(cái)務(wù)人員兼任多項(xiàng)財(cái)務(wù)職能、既擔(dān)負(fù)會(huì)計(jì)處理責(zé)任同時(shí)又行使出納權(quán)利，這導(dǎo)致了行政單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的不協(xié)調(diào)性與隱含弊端性，很容易給財(cái)務(wù)人員造成徇私枉法、貪污受賄的可乘之機(jī)。因此在編制充足的條件下，我們應(yīng)盡可能的保證有一名合格的、業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)當(dāng)會(huì)計(jì)要職，同時(shí)還應(yīng)至少配備兩名各負(fù)其責(zé)的會(huì)計(jì)人員，其中一人為財(cái)務(wù)工作的總負(fù)責(zé)人。依據(jù)不同的責(zé)任制定權(quán)責(zé)分明的各項(xiàng)崗位管理制度。力爭實(shí)現(xiàn)賬目、資金管理的有效分離，并形成一種內(nèi)部的合理牽制機(jī)制，杜絕舞弊行為的發(fā)生。在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中我們應(yīng)嚴(yán)格杜絕同一人保管多項(xiàng)印章、多項(xiàng)支票的不良現(xiàn)狀，采取分層、分項(xiàng)管理的控制機(jī)制，從而構(gòu)建一種有力的內(nèi)部制約，杜絕一名財(cái)務(wù)人員辦理資金支付的整個(gè)過程。在銀行存款的管理環(huán)節(jié)我們應(yīng)嚴(yán)格履行科學(xué)的財(cái)務(wù)流程，先由出納人員填寫相關(guān)的支票信息及計(jì)算憑證，而后交由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行全面審核，沒有偏差疏漏后再加蓋單位的財(cái)務(wù)專用章并由出納加蓋審核章后方可辦理，同時(shí)出納還應(yīng)對(duì)每筆存款進(jìn)行詳細(xì)的登記處理。每個(gè)月末相關(guān)審核會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)銀行存款賬目及對(duì)賬單進(jìn)行細(xì)致的逐筆核對(duì)，發(fā)現(xiàn)偏差與疏漏現(xiàn)象及時(shí)查明原因，杜絕出納人員參與審核對(duì)賬的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、嚴(yán)格控制現(xiàn)金存放、實(shí)施科學(xué)的內(nèi)部有價(jià)證券管理

在行政單位現(xiàn)金存放的控制管理中，應(yīng)遵循相關(guān)核定的標(biāo)準(zhǔn)庫存現(xiàn)金額度進(jìn)行儲(chǔ)備、存放現(xiàn)金，不能為了使用上的便利便動(dòng)輒將過萬、甚至是過十萬的現(xiàn)金大量存放于保險(xiǎn)柜中，防止被盜、被挪用、被貪污的可能性。另外出納人員還應(yīng)依據(jù)行政單位的日?，F(xiàn)金使用數(shù)量合理的計(jì)算應(yīng)提取的具體數(shù)額，同時(shí)上報(bào)審核人員進(jìn)行會(huì)計(jì)審核并履行提取現(xiàn)金的權(quán)責(zé)。同時(shí)我們還應(yīng)完善的建立相配套的單位內(nèi)部現(xiàn)金庫存清查制度，相關(guān)會(huì)計(jì)人員對(duì)單位的庫存現(xiàn)金量進(jìn)行定期檢查及不定期抽查清點(diǎn)，同時(shí)科學(xué)的編制現(xiàn)金清查報(bào)告與記錄單，填寫賬目存儲(chǔ)數(shù)量與實(shí)際存儲(chǔ)數(shù)量的對(duì)比情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不一致時(shí)應(yīng)責(zé)令出納人員說明原因，并進(jìn)行相關(guān)的處理，及時(shí)回籠賬目資金。對(duì)有價(jià)證券的管理主要包括行政單位享有的國庫券及承兌銀行匯票等，雖然這些票據(jù)不具備現(xiàn)金的管理特點(diǎn)，但由于其貼現(xiàn)迅速的便利依然具有違規(guī)獲利的風(fēng)險(xiǎn)，因此體現(xiàn)了難于管理的特點(diǎn)。在實(shí)踐中我們應(yīng)在收到相關(guān)銀行的承兌匯票后立即進(jìn)行備案登記，同時(shí)令出納在備案登記簿上進(jìn)行核對(duì)簽字，交由相關(guān)的會(huì)計(jì)人員保管，并依據(jù)兌付期限進(jìn)行兌付管理。

三、建立會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制、完善收據(jù)及往來款項(xiàng)的科學(xué)內(nèi)部管理

行政單位的往來收據(jù)管理包括對(duì)行政性質(zhì)的款項(xiàng)收費(fèi)收據(jù)管理及內(nèi)部收據(jù)的管理等。收據(jù)應(yīng)由出納進(jìn)行購買及保管，當(dāng)行政單位日常管理中每發(fā)生一次收款業(yè)務(wù)后，便應(yīng)由出納進(jìn)行制單，同時(shí)經(jīng)會(huì)計(jì)審核后加蓋財(cái)務(wù)用章履行收款職責(zé)。同時(shí)出納還應(yīng)在每月末將收據(jù)的存根記錄交給會(huì)計(jì)進(jìn)行核對(duì)審查，以杜絕收款不入賬等舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)每本收據(jù)使用完畢后，出納應(yīng)將所有收據(jù)存根交由會(huì)計(jì)并與相關(guān)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷處理。由于行政性收費(fèi)采用收支兩條線的管理模式，因此出納不必收取現(xiàn)金，只需等待交款部門將款項(xiàng)劃撥或交到行政單位后再開取收據(jù)即可。同時(shí)為了有效的避免出納與會(huì)計(jì)串通舞弊的不良行為，我們還應(yīng)履行必要的行政單位會(huì)計(jì)監(jiān)督管理機(jī)制，促進(jìn)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督管理的強(qiáng)效聯(lián)合，既體現(xiàn)有針對(duì)性的監(jiān)督，同時(shí)又接受來自財(cái)政部門、設(shè)計(jì)單位的外部監(jiān)督，采用預(yù)算執(zhí)行審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)、任中審計(jì)等多重方式的強(qiáng)力結(jié)合發(fā)揮對(duì)行政單位會(huì)計(jì)人員的嚴(yán)格監(jiān)督效能，從根本上杜絕行政單位會(huì)計(jì)人員舞弊行為的發(fā)生。