淺論高校圖書館業(yè)務(wù)外包

劉慶麟

摘 要： 業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理方法在最近十年已被圖書館界吸收和采用，將非核心功能工作通過合約外包給社會機(jī)構(gòu)來完成，從而達(dá)到降低成本、節(jié)約人力資源，提高工作效率，提升竟?fàn)巸?yōu)勢的目的。本文概述了隨著信息時代的到來，圖書館服務(wù)功能的變化，業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用將日益擴(kuò)展，有著更大的發(fā)展空間。

關(guān)鍵詞： 高校圖書館 業(yè)務(wù)外包 優(yōu)點(diǎn) 策略

業(yè)務(wù)外包是來源于企業(yè)的一種經(jīng)營管理模式，它是指企業(yè)為了把有限資源和精力集中在能使企業(yè)保持競爭優(yōu)勢并能為客戶提供獨(dú)到的產(chǎn)品或服務(wù)的核心業(yè)務(wù)上， 將企業(yè)內(nèi)部無法勝任、經(jīng)濟(jì)效益低或不占優(yōu)勢的業(yè)務(wù)剝離，讓外部專業(yè)廠商承包的經(jīng)營模式。［１］進(jìn)入21世紀(jì)以來，業(yè)務(wù)外包這一經(jīng)營管理方法日益受到我國圖書館界的重視，越來越多的圖書館開始業(yè)務(wù)外包的實踐探索，高校圖書館也不例外。

1.業(yè)務(wù)外包的產(chǎn)生及范圍

1．1業(yè)務(wù)外包的產(chǎn)生及發(fā)展。

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing），也稱資源外包、資源外置，20世紀(jì)90年代，業(yè)務(wù)外包的方法被西方圖書館界吸收并采用，并被引入我國圖書館界。在20世紀(jì)80年代初，日本京都市立圖書館率先實行委托管理（Contracting-out），目前業(yè)務(wù)外包在歐美等發(fā)達(dá)國家的圖書館已普遍存在，且外包的業(yè)務(wù)十分廣泛。圖書館業(yè)務(wù)外包是指圖書館將圖書加工、分類、編目等業(yè)務(wù)交給圖書供應(yīng)商或?qū)ｉT的服務(wù)機(jī)構(gòu)來完成。

業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會機(jī)構(gòu)來完成，以便集中自身的力量搞好改變基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，提高核心功能的工作效率。業(yè)務(wù)外包這一經(jīng)營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。［2］

1．2業(yè)務(wù)外包的范圍。

目前高校圖書館在人力、物力及技術(shù)力量有限的情況下，外包工作的重點(diǎn)應(yīng)該以事務(wù)性服務(wù)和反應(yīng)性服務(wù)為主。具體說來，下列業(yè)務(wù)比較適合于外包。

1．2.1圖書采購

高校圖書館采訪業(yè)務(wù)的外包主要是“綱目訂書”和“現(xiàn)場采購”。

“綱目訂書”即圖書館根據(jù)本院的辦學(xué)方向、專業(yè)特色、館藏特點(diǎn)等制定文獻(xiàn)采集范圍，并擬定成綱目委托書商根據(jù)綱目配書。同時，要求書商（即外包商）把相關(guān)書目數(shù)據(jù)通過E-mail發(fā)送到采編部門，供查重和建立館藏數(shù)據(jù)庫用。

“現(xiàn)場采購”即圖書館根據(jù)圖書市場變化及本學(xué)院專業(yè)變化和讀者的閱讀需求，要求書商協(xié)助進(jìn)行現(xiàn)場采購圖書，并通過采集器進(jìn)行查重。

1．2．2圖書分編

圖書分編包括文獻(xiàn)分類、標(biāo)引、主題分析、文獻(xiàn)著錄、館藏分配等。業(yè)務(wù)外包的方式主要是書商隨書配送的分編數(shù)據(jù)。國外最有名的編目數(shù)據(jù)源是OCLC，國內(nèi)較知名的有國家圖書館、CALIS和JALIS等編目數(shù)據(jù)源。如書商自編數(shù)據(jù)，也必須嚴(yán)格遵照文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化原則進(jìn)行。

1．2．3圖書加工

這是目前高校圖書館實施最廣的一種外包業(yè)務(wù)。圖書館將加蓋館藏章、貼條形碼、加裝磁條、貼書標(biāo)及書標(biāo)保護(hù)膜等技術(shù)含量較低的工作全部交由書商完成。圖書館只需對新書進(jìn)行查重、驗收即可。

1．2．4數(shù)據(jù)庫建設(shè)外包

將館藏資源制成電子出版物，使它們在更大范圍內(nèi)傳播，吸引更多讀者，是提高信息利用率的一種手段。數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面質(zhì)量要求較高，除了數(shù)據(jù)的正確性外，還要保證元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和接口的規(guī)范。另一方面數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要投入大量的人力、物力、財力。許多數(shù)據(jù)庫本身的技術(shù)力量和其他資源都不足以滿足這些要求，通過業(yè)務(wù)外包就能解決這兩方面的問題。

1．2．5信息服務(wù)外包

圖書館之所以無法滿足本館讀者的所有信息需求，是因為圖書館在人、財、物力即信息資源方面存在著欠缺。因此，必須將有關(guān)信息服務(wù)外包出去，由其他圖書館或公司代為進(jìn)行。最常見的信息服務(wù)方式有合作咨詢、查新、定題和跟蹤服務(wù)等。委托圖書館外的組織撰寫專題研究報告、動態(tài)分析、綜述評論等也是常用的外包服務(wù)內(nèi)容。圖書館還可以委托館外組織代為進(jìn)行讀者需求調(diào)查，以節(jié)省人力、財力，并提高調(diào)查結(jié)果的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、可行性。

1．2．6自動化業(yè)務(wù)外包

自動化業(yè)務(wù)外包是指在共同簽署的外包協(xié)議或合同的基礎(chǔ)上，采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設(shè)計和開發(fā)，服務(wù)提供商直接向圖書館提供整套的應(yīng)用方案，包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實施、運(yùn)行中的維護(hù)、軟件的升級、高質(zhì)量的技術(shù)支持等。由于大多數(shù)圖書館缺乏計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，加上隨著信息技術(shù)的發(fā)展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關(guān)的圖書館管理系統(tǒng)及應(yīng)用軟件由圖書館自行開發(fā)，則圖書館要投入大量的開發(fā)費(fèi)用和人員培訓(xùn)費(fèi)用，通過服務(wù)外包，不僅可以節(jié)約時間和費(fèi)用支出，而且可以直接享受服務(wù)提供商提供強(qiáng)徑的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1．2．7基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與行政事務(wù)外包

報刊裝訂是圖書館的一項基礎(chǔ)的常規(guī)性業(yè)務(wù)，但是大多數(shù)圖書館并沒有專門的裝訂設(shè)備和從事裝訂工作的人員。而通過成立圖書館裝訂中心，把若干家圖書館的裝訂業(yè)務(wù)統(tǒng)攬下來，不僅形成規(guī)模效應(yīng)，而且有利于提高裝訂質(zhì)量。圖書館工作往往需要大量的人力，可以通過對臨時工和學(xué)生讀者的知識技能培訓(xùn)，使他們勝任這項工作。

2.高校圖書館業(yè)務(wù)外包的原因

2.1國家宏觀教育環(huán)境因素。

我國政府為了實施“科教興國”戰(zhàn)略，不斷加大科教經(jīng)費(fèi)的投入力度，高校圖書館經(jīng)費(fèi)也相應(yīng)得到增加。過去重點(diǎn)高校圖書館的年經(jīng)費(fèi)一般為幾百萬元，而現(xiàn)在高校圖書館購置經(jīng)費(fèi)排在前十位的有半數(shù)以上經(jīng)費(fèi)超過千萬元。［3］經(jīng)費(fèi)的不斷增加為圖書館帶來了更大的發(fā)展機(jī)遇，同時也使圖書館的各項工作日益繁重，為圖書館員帶來了很大的工作壓力。為了緩解工作壓力，許多高校圖書館嘗試將一些業(yè)務(wù)外包給其他社會組織承擔(dān)。可見，國家宏觀教育環(huán)境因素的變化是高校圖書館業(yè)務(wù)外包的主要原因之一。

2．2圖書市場競爭因素。

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，圖書市場空前活躍與繁榮，圖書發(fā)行已打破了新華書店一家壟斷的局面，出現(xiàn)了國有新華書店、出版社、民營書店、民營書商、作者競相發(fā)行的狀況，使得圖書發(fā)行市場競爭非常激烈。高校圖書館是圖書團(tuán)體采購大戶，當(dāng)然成為眾多圖書發(fā)行商爭奪的目標(biāo)。許多圖書發(fā)行商為了強(qiáng)化與高校圖書館的關(guān)系，紛紛采取直供方式與圖書館合作，并為圖書館提供大量的優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)，如為圖書館提供采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼條形碼和書標(biāo)等服務(wù)。圖書發(fā)行商采取這種經(jīng)營策略正好有利于減輕當(dāng)前高校圖書館的工作壓力，促進(jìn)了圖書館業(yè)務(wù)外包的開展。

2．3技術(shù)發(fā)展因素。

由于高新技術(shù)在圖書館領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，圖書館利用現(xiàn)代技術(shù)手段與外部服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系合作成為可能，為圖書館業(yè)務(wù)外包提供了技術(shù)支持。以圖書編目業(yè)務(wù)為例，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，目前圖書館編目業(yè)務(wù)已進(jìn)入聯(lián)機(jī)編目階段，聯(lián)機(jī)編目中心相繼建立。如中國高等教育文獻(xiàn)保證系統(tǒng)（CALIS）開發(fā)的全國性聯(lián)機(jī)合作編目中心，設(shè)立了文理、工程、農(nóng)學(xué)和醫(yī)學(xué)四個學(xué)科中心，建立了中外文書刊聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫。截至2002年4月，已完成中、英、德、日等多個語種的書目紀(jì)錄130多萬條，館藏紀(jì)錄300多萬條，現(xiàn)在平均每天上載5000多條新數(shù)據(jù)和館藏數(shù)據(jù)。［4］該編目中心的服務(wù)對象除進(jìn)入“211工程”的高校圖書館外，還面向全國其他高校圖書館，其他系統(tǒng)圖書館和有關(guān)機(jī)構(gòu)。［5］該編目中心以強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢可以為高校圖書館提供編目服務(wù)或承擔(dān)編目業(yè)務(wù)，使得高校圖書館的編目業(yè)務(wù)逐步走向外包之路。可見，高新技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為圖書館業(yè)務(wù)外包提供了良好的技術(shù)支持。

3.圖書館業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

3．1降低圖書館運(yùn)作成本，提高質(zhì)量。

專業(yè)機(jī)構(gòu)（團(tuán)體）往往具有規(guī)模經(jīng)濟(jì)，有著專業(yè)程度高和高度效率化，經(jīng)營成本較低的特點(diǎn)，通過他們來提供服務(wù)，可以取得較大的價格優(yōu)惠，并能節(jié)省龐大的人事費(fèi)用。以采編業(yè)務(wù)為例，將采編業(yè)務(wù)委托給地區(qū)采編中心完成，一方面，可以通過聯(lián)合采購取得價格優(yōu)惠，另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務(wù)為特色的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在完成購書的同時，實現(xiàn)了隨書配送書目數(shù)據(jù)，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標(biāo)、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費(fèi)的。

3．2節(jié)約人力資源，克服缺乏專業(yè)技術(shù)人員的不足的困難。

圖書館實施業(yè)務(wù)外包，可以借助外部的人力資源，來彌補(bǔ)自身智力資源的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進(jìn)和留住高技術(shù)人員，因而也使圖書館難以進(jìn)行技術(shù)的研制和開發(fā)。在業(yè)務(wù)外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進(jìn)性。如選購成熟先進(jìn)的圖書館管理軟件，既可以降低開發(fā)軟件的風(fēng)險，又可以提高圖書館的服務(wù)水平。

3．3可以專注于自已的核心業(yè)務(wù)，提高竟?fàn)巸?yōu)勢，塑造品牌服務(wù)。

圖書館將非核心業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程、人員配置進(jìn)行整合，加強(qiáng)讀者服務(wù)工作，提高圖書館的競爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。把更多的專業(yè)人員充實到關(guān)鍵崗位，確保核心業(yè)務(wù)發(fā)展，打造自己的服務(wù)品牌，形成特色服務(wù)，擴(kuò)大圖書館的社會影響，這是圖書館立館之本。

4.實施業(yè)務(wù)外包的策略

業(yè)務(wù)外包主要是透過與外包商合作及關(guān)系之調(diào)整，以改善圖書館服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔(dān)規(guī)劃、目標(biāo)制定、監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)制定及執(zhí)行、評估及修正等工作，換言之，業(yè)務(wù)外包的服務(wù)質(zhì)量，圖書館應(yīng)負(fù)責(zé)任，因此在制定外包策略時應(yīng)注意以下問題。

4．1決定業(yè)務(wù)外包考慮因素。

實施業(yè)務(wù)外包之前，圖書館應(yīng)根據(jù)本館的任務(wù)、人力資源等因素進(jìn)行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業(yè)務(wù)，從而確定哪些業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進(jìn)行業(yè)務(wù)外包的原因。

4．2選擇合適的外包商，簽定合作協(xié)議。

外包商選擇的好壞直接關(guān)系到圖書館外包業(yè)務(wù)成功與否。圖書館應(yīng)全面考慮外包商的財務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制及效率、服務(wù)質(zhì)量，以及是否熟悉業(yè)務(wù)、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認(rèn)真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合約的內(nèi)容應(yīng)包含：工作目標(biāo)及預(yù)期效益、合作范疇、運(yùn)作方式、責(zé)任劃分、所有權(quán)歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。

4．3加強(qiáng)對外包商的控制和管理。

圖書館把業(yè)務(wù)外包出去后并非萬事大吉，相反，應(yīng)密切注意并配合外包商進(jìn)行各項活動。在執(zhí)行合同過程中，圖書館還必須對外包商進(jìn)行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務(wù)外包的過程管理，尤其是技術(shù)業(yè)務(wù)工作，同時還應(yīng)建立一套可以將服務(wù)對象的問題直接反饋給館方的機(jī)制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。

4.4建立良好的溝通機(jī)制，無論是與本館職工還是外包商。

圖書館與外包商的關(guān)系是互相依靠、互惠互利的雙贏關(guān)系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎(chǔ)上，加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)，使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。在圖書館內(nèi)部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內(nèi)部往往以編目人員為核心人物，知識層次最高的當(dāng)是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉(zhuǎn)變角色，由臺后服務(wù)走向臺前服務(wù)，因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。

5.結(jié)語

總之，業(yè)務(wù)外包這種經(jīng)營管理方式體現(xiàn)了圖書館從傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式向現(xiàn)代化、專業(yè)化管理模式轉(zhuǎn)變的趨勢。從目前來看，這種方式還不很完善，存在著許多不足，還不是國內(nèi)圖書館經(jīng)營管理方式的主流。如何使業(yè)務(wù)外包的經(jīng)營方式揚(yáng)長避短，這是我們應(yīng)該認(rèn)真研究的問題。

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