論中小企業(yè)ERP系統(tǒng)風險與計算機輔助審計

陳會林

論中小企業(yè)ERP系統(tǒng)風險與計算機輔助審計

陳會林

ERP系統(tǒng)就是基于管理會計為核心的信息系統(tǒng)，是建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，其基本思想是將企業(yè)的運營流程作為緊密連接的供應鏈。改革開放特別是黨的十五大以來，我國的中小企業(yè)發(fā)展迅速，在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用及地位日益增強，應國際國內(nèi)市場和自身不斷發(fā)展的需求，企業(yè)信息化迫在眉睫。

一、ERP系統(tǒng)存在著自身的缺陷及管理風險

1.中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的自身缺陷

不同于大型企業(yè)，中小企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)時，更多的會考慮系統(tǒng)部署的成本，投入安裝周期及投資回收期是否符合企業(yè)的期望，符合期望的中小企業(yè)ERP系統(tǒng)，有操作相對簡便，應用性強的特點。但目前存在的中小企業(yè)ERP系統(tǒng)存在如下的自身缺陷：

ERP系統(tǒng)采用高度集成的功能模塊。系統(tǒng)模塊之間相互聯(lián)系，出現(xiàn)任何一點問題都會使得其他模塊受到影響，從而牽動整個ERP系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的其他功能。

ERP系統(tǒng)具有復雜性。因而要求審計人員具備相應的審計知識與技能。然而幾乎沒有任何人能夠熟悉復雜系統(tǒng)的每個模塊中的每個功能，這給系統(tǒng)審計帶來了難度。

ERP系統(tǒng)使用單一的數(shù)據(jù)庫。企業(yè)擁有中央數(shù)據(jù)庫。這一方面保證了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和減少重復勞動的同時，使各個部門，比如生產(chǎn)、銷售、庫存和財務能夠共享信息。而另一方面，處于這樣的環(huán)境中，數(shù)據(jù)的所有權和維護成為一個問題。如果存在不合適的訪問權限的定義，缺乏有效的法規(guī)對系統(tǒng)使用的控制，那么系統(tǒng)中的一些機密數(shù)據(jù)將會變得非常透明，將會可能導致企業(yè)的重大損失。如，任何人只要獲得操作人密碼，就能獲得操作權限，假設得到管理人權限，對數(shù)據(jù)進行修改，會造成巨大的影響。

2.ERP環(huán)境下的管理和應用風險

中小企業(yè)“一把手”及管理層對ERP不理解或理解不統(tǒng)一，急于購買ERP系統(tǒng)，但實施ERP系統(tǒng)沒有務實的定量目標，從而盲目制定計劃。很多中小企業(yè)實施ERP項目之初沒有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況，制定一個完整詳細的實施計劃和實施范圍，什么模塊都想上，結(jié)果真正使用的都是很小的一部分。事實證明，國內(nèi)許多中小企業(yè)部署ERP系統(tǒng)，均已失敗告終，很大的原因都在于將ERP等同于財務工具看待，卻不主動制定計劃，改變企業(yè)的管理模式。所以，有一個周詳完善的實施規(guī)劃，是保證高效完成這個項目的大前提。ERP系統(tǒng)的實施是一項大工程，需要大投入，對于企業(yè)來講，這是管理思想，管理方式的大變革，盲目實施或盲目制定過高的計劃，忽視企業(yè)本身的實際，中小企業(yè)改革不可能成功。中小企業(yè)領導在是否實施ERP系統(tǒng)上應有足夠清醒的認識。

企業(yè)ERP系統(tǒng)實施應用，面臨著人才欠缺的狀況。項目組織的成員任命不當，沒有選派得力的項目經(jīng)理及核心成員，項目組織缺少團隊精神，成員之間缺少溝通，定期會議流于形式，激勵機制不到位，員工辛苦工作得不到肯定和獎勵，人員流動頻繁，關鍵人才缺失，都會給ERP系統(tǒng)成功實施買下隱患。人才的保護與培養(yǎng)，是推動企業(yè)ERP發(fā)展的動力。ERP系統(tǒng)上線只是企業(yè)進行變革的第一步，全面了解ERP的各個模塊，例如生產(chǎn)管理、財務管理、銷售管理、庫存管理、人力資源管理等的具體運作體系，明確各個部門應該如何具體做好配合工作來保證ERP實施的成功顯得極其重要。

二、中小企業(yè)計算機輔助審計

傳統(tǒng)的審計通過查看原始憑證，記賬憑證等紙質(zhì)材料而實現(xiàn)，區(qū)別于傳統(tǒng)審計，計算機條件下的審計對象包括計算機系統(tǒng)及計算機存儲的數(shù)據(jù)。ERP環(huán)境下，會計舞弊由機器完成，增加了審計的難度，使會計舞弊更加隱蔽，層次更高，風險識別和應對的難度更大。中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的高風險性及系統(tǒng)特性給計算機輔助審計提出了新的要求，同時，ERP環(huán)境下的企業(yè)管理和應用風險，更加離不開計算機輔助審計的幫助。審計對象的變化客觀上要求審計機關或企業(yè)內(nèi)部審計的作業(yè)方式做出及時相應的調(diào)整，運用日益發(fā)展的計算機審計技術，全面，深入檢查被審計單位的經(jīng)濟活動。而審計人員為了適應ERP環(huán)境的需要，必須使用計算機輔助審計技術來完成審計任務。因此，掌握計算機輔助審計技術對于企業(yè)及審計人員來說，非常重要。同時，中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的脆弱性及管理應用風險將給審計工作造成一定風險，為了提高審計效率，降低ERP管理風險，開展計算機輔助審計顯得意義重大。

1.針對中小企業(yè)ERP系統(tǒng)自身風險的輔助審計

第一種審計途徑主要針對系統(tǒng)應用程序的。對于某一應用程序，審計人員用一個獨立的程序去模擬該程序的部分功能，在輸入數(shù)據(jù)的同時進行并行處理，其結(jié)果和該應用程序處理的結(jié)果進行比較以驗證其功能正確性的方法。ERP系統(tǒng)的參數(shù)設置是認為可操作的，其運行程序亦然，通過平行模擬的檢驗，保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的正確、合理性，避免系統(tǒng)模塊因相互影響，導致重大錯誤。

第二種審計途徑面向系統(tǒng)數(shù)據(jù)。審計人員事先準備好一組正確的數(shù)據(jù)，將其輸入ERP系統(tǒng)的會計子系統(tǒng)中，會計軟件輸出結(jié)果與預計結(jié)果相比較，以測試系統(tǒng)的邏輯合理性?；蛘?，審計人員通過輸入錯誤的數(shù)據(jù)，如，不符合邏輯的會計科目，不可能的科目余額，測試系統(tǒng)程序是否能檢測錯誤。雖然通過數(shù)據(jù)校對，對審計人員的計算機知識要求不高，操作簡便，但針對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審計，不能發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)程序的所有問題。

第三種審計途徑面向程序編碼。通過審查程序編碼，確定ERP系統(tǒng)的可操作性。一方面，可以將同一版本的ERP軟件程序相比較，找出差異，并對差異做出分析，檢查程序編碼的差異是否造成對系統(tǒng)的破壞。另一方面，可以通過審計人員的計算機專業(yè)知識審查編碼，找出錯誤代碼、未被授權的代碼、無效的代碼、效率低的代碼以及不標準的代碼。保證ERP系統(tǒng)程序的正常運行，才能保證企業(yè)經(jīng)營順暢。

第四種途徑針對ERP系統(tǒng)的經(jīng)濟活動。如，采用嵌入審計模塊，審計人員可以對ERP環(huán)境下的經(jīng)濟活動進行實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，從而實現(xiàn)事中審計與控制，避免造成重大損失。這樣不僅減少審計時間，也能快速的發(fā)現(xiàn)企業(yè)漏洞，及時糾正錯誤。

在保證ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)完整的情況下，需要運用數(shù)據(jù)處理的計算機輔助審計技術（CAATs）。面向數(shù)據(jù)的CAATs包括：數(shù)據(jù)查詢，賬表分析，審計抽樣，審計統(tǒng)計，數(shù)值分析技術等。

2.降低中小企業(yè)ERP系統(tǒng)管理風險的審計途徑

（1）培養(yǎng)精通審計業(yè)務的復合型人才

目前，中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的實施，應用，缺少的是既懂審計又懂計算機操作的復合型人才，這不僅不利于企業(yè)工作的展開，也制約著審計事業(yè)的發(fā)展。中小企業(yè)ERP系統(tǒng)雖得到簡化，但系統(tǒng)不同的模塊構成并緊密聯(lián)系，結(jié)構復雜，沒有計算機審計基礎的審計人員無法勝任企業(yè)的審計工作。此外，信息技術條件下，會計數(shù)據(jù)脫離紙質(zhì)材料，這給會計舞弊留下了機會，審計過程若缺乏計算機應用，勢必會給審計帶來風險。因而，審計人才的培養(yǎng)迫在眉睫。審計人才除了具備檢查證，賬，表能力、觀察能力、分析判斷能力、表達能力、溝通協(xié)調(diào)能力之外，還要具備良好的職業(yè)道德，具有創(chuàng)新精神及創(chuàng)新能力，具備學習能力及適應未來審計需要的能力。中小企業(yè)部署ERP系統(tǒng)離不開審計人才的監(jiān)督。

（2）營造中小企業(yè)計算機審計氛圍

一方面，盡管計算機輔助審計技術多種多樣，但只有少數(shù)審計技術被審計人員使用，其中最為普遍使用的是通用審計軟件，另一方面，雖有一些審計軟件問世，但嚴格的說我國還沒有較好的與中小企業(yè)ERP環(huán)境相配套的審計軟件，開發(fā)審計軟件成為必要。應用和提倡計算機審計的多樣化，可以有效降低審計風險。

總的說來，計算機輔助審計在中小企業(yè)的應用，有助于審計效率的提高，它的運用既提高了審計的正確性與準確性，也使審計人員從冗長乏味的計算工作中解放出來。同時，計算機輔助審計技術使中小企業(yè)審計工作更加全面，迅速的進行。由此看出，計算機輔助審計對減少中小企業(yè)ERP系統(tǒng)管理風險起到了十分重要的作用。

（作者單位：江南大學商學院會計系）