會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制淺析

常 立

會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制淺析

常 立

會(huì)計(jì)電算化是將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于日常會(huì)計(jì)工作，它的使用給會(huì)計(jì)業(yè)帶來(lái)了翻天覆地的變革，計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的優(yōu)勢(shì)使會(huì)計(jì)工作的效率大大提高，同時(shí)也將會(huì)計(jì)工作從以核算為重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)督、事后分析的財(cái)務(wù)管理方向上來(lái)，這就要求我們對(duì)原有手工模式下的內(nèi)部控制進(jìn)行新的改良。只有內(nèi)部控制的健全、有效、嚴(yán)密與規(guī)范才能最大限度的提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率。

內(nèi)部控制是企業(yè)為保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制既包括了原來(lái)手工條件下的一部分控制過(guò)程，又增加了程序設(shè)計(jì)與程序控制這兩個(gè)新內(nèi)容。由于新的信息處理系統(tǒng)本身的局限性，在提高工作效率的同時(shí)，也給內(nèi)部控制帶來(lái)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

1.控制環(huán)境的變化

任何企業(yè)的控制都存在于一定的控制環(huán)境中，控制環(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)其他控制能否實(shí)施或?qū)嵤┑男Ч?jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛應(yīng)用為企業(yè)控制環(huán)境帶來(lái)的變化體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使網(wǎng)絡(luò)成為會(huì)計(jì)工作的新平臺(tái)，處理速度大大提高，也節(jié)省了人力、物力與時(shí)間。然而無(wú)形的網(wǎng)絡(luò)傳輸與手工的檔案?jìng)鬟f相比，安全性有待商榷，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全成為內(nèi)部控制制度是否有效的基礎(chǔ)。

（2）人才與組織機(jī)構(gòu)

組織機(jī)構(gòu)是會(huì)計(jì)核算工作的整體框架，合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置有利于建立良好的控制環(huán)境。會(huì)計(jì)電算化引起了企業(yè)組織機(jī)構(gòu)形式和專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，具體表現(xiàn)在：①組織單位的形式。傳統(tǒng)情況下會(huì)計(jì)部門的工作獨(dú)立性很強(qiáng)，與公司其他部門沒有工作上的協(xié)作問(wèn)題，而新環(huán)境下會(huì)計(jì)部門除了基本的財(cái)務(wù)人員以外，也需要具有專業(yè)計(jì)算機(jī)水平的人員對(duì)程序的設(shè)計(jì)與控制進(jìn)行管理。然而通常情況是會(huì)計(jì)專業(yè)水平高的人，計(jì)算機(jī)水平需要加強(qiáng)；計(jì)算機(jī)水平高的人，又不精通會(huì)計(jì)日常工作，這就要求企業(yè)的信息技術(shù)部門人員參與到企業(yè)會(huì)計(jì)部門的工作中，相關(guān)的管理職能和報(bào)告關(guān)系發(fā)生了變化，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)工作的安全性也提出了新的問(wèn)題。②人才需求。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才在內(nèi)部控制中的作用是顯而易見的，人員安排是否恰當(dāng)影響內(nèi)部控制的有效性。電算化的實(shí)施將會(huì)計(jì)人員從簡(jiǎn)單枯燥的記賬、算賬中解放出來(lái)，復(fù)雜的會(huì)計(jì)核算工作不僅變得簡(jiǎn)單、迅速，而且大大提高了會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，利用計(jì)算機(jī)可以采用手工條件下不愿采用甚至無(wú)法采用的復(fù)雜、精確的計(jì)算方法，從而使會(huì)計(jì)核算工作做得更細(xì)、更深，更好地發(fā)揮其預(yù)測(cè)、監(jiān)督、分析等管理的職能。新一代的會(huì)計(jì)人員必須既要掌握會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息、管理知識(shí)等，因此，會(huì)計(jì)電算化要求會(huì)計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展。

2.會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)發(fā)生變化

會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核心就是處理交易，公司的會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)為每筆交易提供一個(gè)完整的交易軌跡。傳統(tǒng)條件下，內(nèi)部控制所要控制的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，都要經(jīng)過(guò)必要的程序和環(huán)節(jié)，經(jīng)不同權(quán)限的人員處理后，才形成一個(gè)完整的流程。每個(gè)環(huán)節(jié)都有相關(guān)人員的審核簽章，而這些人員的職責(zé)是不相容且相互制約的；電算化下，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入完畢后，所有的數(shù)據(jù)處理都由計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，交易軌跡不再明顯，業(yè)務(wù)人員可以利用不同的身份進(jìn)入不同權(quán)限，進(jìn)行各種操作，由此出現(xiàn)失控而造成損失。同時(shí)，計(jì)算機(jī)處理的無(wú)紙化，使各種交易的處理缺乏痕跡，使核證和追查出現(xiàn)困難。

3.控制方式發(fā)生變化

電算化系統(tǒng)除了原來(lái)手工系統(tǒng)下的職能分工，還增加了與軟件相關(guān)的信息技術(shù)職能，在職責(zé)的劃分與權(quán)限的分配上，一方面仍然需要人工控制，另一方面還需要計(jì)算機(jī)程序控制，新出現(xiàn)的程序操作、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理、病毒防治等職責(zé)就要與出納、會(huì)計(jì)、審核等手工職責(zé)相交叉，因此，要做好人員職責(zé)的劃分，避免不相容職責(zé)的集中。同時(shí)商業(yè)軟件重功能輕安全，使本身內(nèi)部控制有效性較差，增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性。如何提高其內(nèi)控的水平，還需要信息技術(shù)人員與會(huì)計(jì)人員協(xié)商改進(jìn)。

4.會(huì)計(jì)檔案發(fā)生變化

會(huì)計(jì)電算化中形成的所有數(shù)據(jù)都不再以書面形式存在，而是以抽象的電子檔案存于磁性介質(zhì)（磁盤與硬盤）中，這種介質(zhì)的安全性差，易損毀，易盜取，而且不留痕跡，檔案保存成了內(nèi)控制度新的關(guān)鍵點(diǎn)。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.內(nèi)部控制的程序化，增加了差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性

在企業(yè)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，由于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理大多是分布在各個(gè)部門、各個(gè)員工身上，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可以立即對(duì)這一環(huán)節(jié)進(jìn)行改正，所以發(fā)生差錯(cuò)大多是個(gè)別現(xiàn)象。但是在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，業(yè)務(wù)事項(xiàng)有可能在遠(yuǎn)離會(huì)計(jì)部門的某個(gè)終端上完成數(shù)據(jù)的處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員一次在終端機(jī)上完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。如果一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就有可能造成整個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)大面積的問(wèn)題，使整個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性的差錯(cuò)，后果嚴(yán)重。

2.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題突出

在企業(yè)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中，信息的載體已經(jīng)從原來(lái)的紙介質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)變成為電磁介質(zhì)。但是電磁介質(zhì)由于其自身的一些原因，很容易會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失和破壞。此外，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得會(huì)計(jì)信息逐漸暴露在開放的環(huán)境下，這就隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)假冒身份、偽造信息和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被篡改等現(xiàn)象，這給企業(yè)帶來(lái)了很大的安全隱患，使得企業(yè)的會(huì)計(jì)信息失真。企業(yè)在實(shí)行電算化以后，企業(yè)較多的依賴于電腦，使得企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理水平不斷下降，假如沒有專業(yè)計(jì)算機(jī)管理人員，并且疏于對(duì)整個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)的更新和維護(hù)，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)的癱瘓必將給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

3.會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下崗位職責(zé)劃分不清

許多企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，沒有對(duì)原有的會(huì)計(jì)制度進(jìn)行合理的調(diào)整，沒有按電算化的基本要求對(duì)企業(yè)內(nèi)部的一些崗位進(jìn)行明確的設(shè)置。在電算化環(huán)境下，操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理大部分由計(jì)算機(jī)操作，人為控制因素減少，假使崗位設(shè)置的隨意性較大，操作權(quán)限制度就不會(huì)真正落實(shí)到位，有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實(shí)亡，增加了企業(yè)出現(xiàn)舞弊和錯(cuò)誤狀況發(fā)生的可能性。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)的措施

1.建立嚴(yán)格的管理制度，提供有效的環(huán)境支持

首先要完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理制度。新形勢(shì)下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與安全是電算化正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，系統(tǒng)管理與系統(tǒng)維護(hù)這樣的職責(zé)應(yīng)該由專門的人員來(lái)負(fù)責(zé)，并且財(cái)務(wù)部門委派相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)行兩把鑰匙開一把鎖的方針。同時(shí)要定期查毒，定期與軟件供應(yīng)商溝通，及時(shí)升級(jí)，對(duì)軟件的漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，并且禁止在服務(wù)器上玩電腦游戲，做無(wú)關(guān)操作。其次，制定新的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作制度，為計(jì)算機(jī)提供規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)根據(jù)計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)規(guī)范新的操作流程，并根據(jù)不同企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)與經(jīng)營(yíng)模式來(lái)進(jìn)行個(gè)性化的調(diào)整。

2.建立規(guī)范的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)

（1）保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

會(huì)計(jì)電算化條件下原有手工狀態(tài)下的職責(zé)劃分出現(xiàn)集中的趨勢(shì)，多項(xiàng)可分離的職責(zé)集中到了計(jì)算機(jī)的身上，計(jì)算的精度提高了，但缺乏過(guò)程的監(jiān)督，導(dǎo)致差錯(cuò)率不可避免的提高。這就要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，否則之后計(jì)算機(jī)一系列的處理過(guò)程容易出現(xiàn)差錯(cuò)，如何保證錄入的準(zhǔn)確性，就要加強(qiáng)制單的審核，各個(gè)模塊與總賬的核對(duì)。只有嚴(yán)格貫徹實(shí)施，才能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。

（2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)職責(zé)權(quán)限的控制

新出現(xiàn)的系統(tǒng)維護(hù)與系統(tǒng)支持職能與會(huì)計(jì)職能必須調(diào)配適當(dāng)，將不相容的職責(zé)分開，比如操作人員不能進(jìn)行審核、系統(tǒng)維護(hù)人員不能從事操作等，通過(guò)相互稽核、相互監(jiān)督來(lái)達(dá)到相互制約，以確保不會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被更改、銷毀、泄露等情況。

3.完善檔案管理制度

會(huì)計(jì)電算化缺乏交易處理的痕跡，這就對(duì)檔案管理提出高的要求。首先紙制憑證與賬簿要打印出來(lái)留檔，而電子數(shù)據(jù)至少要在兩臺(tái)機(jī)器上進(jìn)行備份，同時(shí)保存在磁介質(zhì)上進(jìn)行存檔。定期清理過(guò)期數(shù)據(jù)，并嚴(yán)格限制不相關(guān)人員接觸這些資料，并由專門人員進(jìn)行保管。

4.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部控制制度是否運(yùn)行有效，需要管理當(dāng)局的監(jiān)督與指導(dǎo)，定期組織相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，是保證會(huì)計(jì)電算化正常順利進(jìn)行的法寶。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，內(nèi)部審計(jì)可以對(duì)會(huì)計(jì)工作的處理流程進(jìn)行評(píng)價(jià)和檢測(cè)，有利于檢驗(yàn)財(cái)務(wù)軟件對(duì)工作的支持度，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題，并提出合理建議，進(jìn)而提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和工作水平。同時(shí)，作為補(bǔ)充，管理當(dāng)局可以考慮適當(dāng)?shù)臅r(shí)候聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，以便更好的查漏補(bǔ)缺。

5.加強(qiáng)人員培訓(xùn)

會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)要求比較高，它涉及到會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等多方面。因此要經(jīng)常對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)、更加有效的防范會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們的工作將越來(lái)越依賴電子計(jì)算機(jī)，這就對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求。嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度在保障工作的順利進(jìn)行，減少差錯(cuò)率上起著至關(guān)重要的作用，我們只有加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的建設(shè)才能將會(huì)計(jì)工作推上一個(gè)新的臺(tái)階。

（作者單位：河南省水利勘測(cè)設(shè)計(jì)研究有限公司）