制藥企業(yè)建立PMO的必要性

□文/李愛芳

制藥行業(yè)的政府監(jiān)管和行業(yè)規(guī)定，要求醫(yī)藥企業(yè)具有行業(yè)特性的標(biāo)準(zhǔn)化管理；制藥行業(yè)的經(jīng)營環(huán)境和市場競爭，要求企業(yè)具有適應(yīng)性的項(xiàng)目管理；制藥企業(yè)引入項(xiàng)目管理的戰(zhàn)略行動(dòng)和科學(xué)決策，使管理者的經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)都具有具體的管理載體和高效的執(zhí)行基礎(chǔ)，借力項(xiàng)目管理，有效規(guī)劃企業(yè)各類項(xiàng)目，提高各類項(xiàng)目運(yùn)作的效能與效率，項(xiàng)目管理已在制藥行業(yè)被廣泛應(yīng)用。

制藥企業(yè)項(xiàng)目類型較多，有研發(fā)項(xiàng)目、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目、生產(chǎn)工程項(xiàng)目、生產(chǎn)體系認(rèn)證項(xiàng)目、管理體系改善項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目等，每一類項(xiàng)目依據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，又存在著數(shù)量不等的項(xiàng)目需求，各個(gè)項(xiàng)目可獨(dú)為一體，卻又有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)。面對(duì)不同的項(xiàng)目組合，企業(yè)如何從戰(zhàn)略層面進(jìn)行整體布局，全面把控，如何從項(xiàng)目篩選、立項(xiàng)、資源配置、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目收尾等過程優(yōu)化結(jié)構(gòu)，整合資源，有效配置資源，減少項(xiàng)目重復(fù)與資源浪費(fèi)，一個(gè)專業(yè)性的項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)在制藥企業(yè)顯得尤為重要。

一、PMO建立的必要性

研發(fā)項(xiàng)目獨(dú)為一體，僅從產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目的角度進(jìn)行設(shè)計(jì)，不考慮市場人員的市場調(diào)研信息，那么研發(fā)的產(chǎn)品否有賣點(diǎn)、是否有市場，企業(yè)所投入的人力、物力是否有成效？對(duì)于新產(chǎn)品的立項(xiàng)，前期的項(xiàng)目篩選及立項(xiàng)審批由誰來把控？研發(fā)產(chǎn)品的中試等環(huán)節(jié)與生產(chǎn)的排產(chǎn)計(jì)劃是否充突，是原有上市產(chǎn)品的計(jì)劃生產(chǎn)任務(wù)重要還是研發(fā)過程所需要的小樣重要，誰為優(yōu)先？GMP認(rèn)證與生產(chǎn)是否沖突，工作如何有效安排，看似獨(dú)立的項(xiàng)目，如何有效地搭接，提高效率與效能，協(xié)調(diào)工作由誰來完成？

部門墻和部門導(dǎo)向成為阻礙項(xiàng)目獲得高績效的最大障礙，保障多項(xiàng)目良性有效的同步運(yùn)行，一個(gè)從項(xiàng)目規(guī)劃層面開始對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行組合管理的機(jī)構(gòu)會(huì)承載企業(yè)發(fā)展的需求，擔(dān)當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及項(xiàng)目運(yùn)作層的橋梁，為推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展而成立一個(gè)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)是必須且必要的。PMO的建立將有助于企業(yè)的發(fā)展。

二、PMO的作用

PMO（項(xiàng)目管理辦公室），其主要任務(wù)是提供給不同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一個(gè)能更有效運(yùn)作的最佳環(huán)境與功能。它為項(xiàng)目提供技術(shù)與行政管理支持、建立工作規(guī)范、明確項(xiàng)目管理流程、制定考核機(jī)制、協(xié)助執(zhí)行教育培訓(xùn)；支持許多不同的項(xiàng)目，資源可以充分共享，本質(zhì)上它是一個(gè)整合與分配資源，協(xié)助項(xiàng)目管理委員會(huì)決策的神經(jīng)中樞。

立足于企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略，整合企業(yè)范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目資源。一方面它需要實(shí)施項(xiàng)目組合管理，將不同類型項(xiàng)目及項(xiàng)目組合的管控及協(xié)調(diào)與企業(yè)的發(fā)展方向緊密捆綁在一起，確保項(xiàng)目目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)的一致；另一方面作為企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目資源的協(xié)調(diào)中樞，項(xiàng)目知識(shí)資產(chǎn)的集中地，提升企業(yè)項(xiàng)目管理成熟度。

具體而言，PMO的作用表現(xiàn)在以下方面：（1）項(xiàng)目管理制度流程的制定；（2）組織對(duì)項(xiàng)目的評(píng)估，監(jiān)控各項(xiàng)目的執(zhí)行，整合多項(xiàng)目的信息，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持；（3）項(xiàng)目管理專業(yè)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)；（4）項(xiàng)目管理的知識(shí)管理。

三、項(xiàng)目監(jiān)督與項(xiàng)目監(jiān)督指導(dǎo)

圖1 項(xiàng)目管理專家委員會(huì)和PMO的組織關(guān)系

圖2 PMO項(xiàng)目管理工作示意圖

為了有效地推進(jìn)項(xiàng)目管理在企業(yè)管理中的應(yīng)用，一個(gè)必要的項(xiàng)目監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)——項(xiàng)目管理專家委員會(huì)對(duì)PMO的工作有著重要的影響。項(xiàng)目管理專家委員會(huì)由項(xiàng)目管理的專家及各職能部門領(lǐng)導(dǎo)組成，一方面在項(xiàng)目立項(xiàng)及重大事件定論前，有專家的專業(yè)評(píng)估及不同部門的專業(yè)性意見作為基礎(chǔ)，更有利于決策的科學(xué)性；同時(shí)，各部門領(lǐng)導(dǎo)能更有效地了解部門人員除職能工作，項(xiàng)目管理工作的內(nèi)容及執(zhí)行狀態(tài)，更好地協(xié)調(diào)部門資源，有利于公司項(xiàng)目的順利實(shí)施。

項(xiàng)目管理辦公室是項(xiàng)目管理的組織及監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目管理專家委員會(huì)和PMO的組織關(guān)系，如圖1所示。（圖1）

PMO可以是一個(gè)專設(shè)的部門，也可以是一個(gè)管理部門的分支，但必須被明確其專業(yè)職能及職責(zé)，進(jìn)行企業(yè)所有項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)管理，其成員可以由專職及兼職人員組成。

四、PMO的職能

PMO的職能主要是組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)控的職能，具體體現(xiàn)在：（1）協(xié)調(diào)組織公司相關(guān)職能部門人員，形成項(xiàng)目論證方案；（2）組織項(xiàng)目管理專家及相關(guān)人員，召開項(xiàng)目立項(xiàng)論證會(huì)議；（3）根據(jù)立項(xiàng)論證會(huì)議的結(jié)論意見，形成項(xiàng)目論證結(jié)論并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，獲得審批后項(xiàng)目正式立項(xiàng)；（4）針對(duì)立項(xiàng)后的項(xiàng)目，提出職責(zé)性資源配置方案和協(xié)調(diào)不同項(xiàng)目之間的資源沖突，職責(zé)性資源配置編制在項(xiàng)目任務(wù)書中；（5）編制項(xiàng)目任務(wù)書，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)；（6）協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議；（7）審核批準(zhǔn)項(xiàng)目經(jīng)理提交的初期項(xiàng)目總體計(jì)劃和后續(xù)的階段計(jì)劃或報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（8）監(jiān)督項(xiàng)目階段結(jié)果的獲得，組織階段評(píng)審、差異分析和督促檢查糾正措施；（9）根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，組織項(xiàng)目階段結(jié)果評(píng)審會(huì)議和形成評(píng)審結(jié)論；（10）依據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提出的驗(yàn)收申請，組織項(xiàng)目驗(yàn)收，或提交驗(yàn)收結(jié)論報(bào)總經(jīng)理審批；（11）針對(duì)項(xiàng)目重大的基準(zhǔn)變更，審批項(xiàng)目變更方案或報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；（12）根據(jù)年度項(xiàng)目計(jì)劃制定公司項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)概算，項(xiàng)目在立項(xiàng)階段確定項(xiàng)目等級(jí)，在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)根據(jù)績效考核提出獎(jiǎng)金數(shù)額并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；（13）建立公司項(xiàng)目管理檔案移交公司檔案室，收集項(xiàng)目管理人員評(píng)價(jià)檔案并移交人力資源部。不斷積累公司的項(xiàng)目管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，提高公司項(xiàng)目管理綜合能力，等等。

五、PMO管理的內(nèi)容

PMO對(duì)企業(yè)所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)篩選及定級(jí)，分配項(xiàng)目資源，核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)所有項(xiàng)目的資料分類整理，對(duì)項(xiàng)目及人員的資料進(jìn)行管理。

1、項(xiàng)目立項(xiàng)篩選。（1）組織項(xiàng)目管理專家委員會(huì)及各相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目的論證；（2）負(fù)責(zé)依據(jù)公司文件進(jìn)行項(xiàng)目等級(jí)的確定；（3）負(fù)責(zé)項(xiàng)目任務(wù)書的完成。

2、項(xiàng)目執(zhí)行過程監(jiān)控及項(xiàng)目績效管理。（1）項(xiàng)目階段監(jiān)督與驗(yàn)收管理；（2）項(xiàng)目變更、中止、終止管理；（3）項(xiàng)目階段考核、獎(jiǎng)金額度確定與獎(jiǎng)懲制度。

3、項(xiàng)目知識(shí)管理。（1）項(xiàng)目總結(jié)評(píng)價(jià)文件的歸檔管理；（2）項(xiàng)目技術(shù)文檔的歸檔管理；（3）項(xiàng)目人員任免及考核文件的管理。

PMO所執(zhí)行的項(xiàng)目管理工作，如圖2所示。（圖 2）

六、結(jié)語

PMO是企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理的中心，是企業(yè)提高項(xiàng)目管理效率與效能的關(guān)鍵部門，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目管理與項(xiàng)目組合管理的必需。項(xiàng)目管理辦公室作為項(xiàng)目管理體系的建設(shè)者、企業(yè)內(nèi)外部資源的協(xié)調(diào)者、企業(yè)戰(zhàn)略決策的支持者，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障，本文僅從PMO在制藥企業(yè)的建設(shè)必要性出發(fā)，簡要分析了PMO的職能及作用，提出一些自己的觀點(diǎn)以供探討。

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