關(guān)于高校電子資源資產(chǎn)管理問(wèn)題的探討——以淮海工學(xué)院為例

艾 華

（淮海工學(xué)院，連云港 222005）

電子資源的采購(gòu)比例在高校的圖書購(gòu)置經(jīng)費(fèi)中所占比例越來(lái)越大，ARL的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（1993-2007年）表明，2006-2007年美國(guó)主要大學(xué)圖書館電子資源均增長(zhǎng)20.78%，而所有資源的均增長(zhǎng)為6.06%，其它年度都是電子資源的均增長(zhǎng)遠(yuǎn)高于所有資源的均增長(zhǎng)[1]。而且隨著市場(chǎng)需求的不斷變化，電子資源的價(jià)格也每年按照一定的比例增長(zhǎng)；特別是國(guó)外電子資源一般具有較高的品質(zhì)，但當(dāng)它們以相對(duì)國(guó)外較低的價(jià)格進(jìn)入中國(guó)后，隨著國(guó)內(nèi)用戶對(duì)其的依賴越來(lái)越大，其價(jià)格的漲幅也越來(lái)越大，同時(shí)有些國(guó)外電子資源逐漸取消了在國(guó)內(nèi)的鏡像服務(wù)，換而使用所謂專線服務(wù)，即訪問(wèn)國(guó)外站點(diǎn)獲取信息。國(guó)內(nèi)用戶只擁有使用權(quán)，而不能擁有已購(gòu)買的資源，從而導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)的大量流失。如何合理利用資金，購(gòu)買讀者需求的高品質(zhì)電子資源，同時(shí)又最大程度地保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的投入，是需要認(rèn)真思考的。

1 高校電子資源資產(chǎn)管理的一般概念

1.1 高校固定資產(chǎn)

高校內(nèi)納入資產(chǎn)管理的項(xiàng)目一般指的是固定資產(chǎn)，根據(jù)2008年3月1日開始實(shí)行的《江蘇省省屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》第一章第三條中的定義：高校固定資產(chǎn)是指單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用期限在一年以上，并在使用過(guò)程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。單價(jià)雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但耐用時(shí)間在一年以上的大批同類資產(chǎn)，如：圖書、家具等，也應(yīng)作為固定資產(chǎn)管理，具體品目由高校確定。

1.2 高校電子資源資產(chǎn)管理

根據(jù)2006年實(shí)行的《淮海工學(xué)院固定資產(chǎn)管理辦法》（下文簡(jiǎn)稱《管理辦法》），同時(shí)根據(jù)《江蘇省省屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》的要求，結(jié)合淮海工學(xué)院實(shí)際情況在《管理辦法》第二章第五條對(duì)列入固定資產(chǎn)管理的項(xiàng)目作出了具體分類，其中第五點(diǎn)指明圖書，即指學(xué)院圖書館及院系、科研課題組儲(chǔ)藏的、統(tǒng)一管理使用的各類圖書、期刊、雜志和電子出版物。

電子出版物也稱為電子出版品，維基中的解釋為：電子出版品泛指電子式的資料，透過(guò)電傳通訊設(shè)備為管道所傳遞的資源，包括電子型式的書目、索引摘要資料、電子報(bào)、電子期刊、電子書、百科全書、年鑒、字典、統(tǒng)計(jì)資料、政府出版品等。電子出版品可分為兩種類型：一為以實(shí)體的格式傳送資訊，如光碟、硬盤和軟碟；二為非實(shí)體的格式，透過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳送資訊，如線上數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)絡(luò)上的出版品[2]。所謂電子資源主要指由圖書館購(gòu)買的非紙本的各種參考資源，包括電子期刊、電子圖書、各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)和其他各種電子類參考資源[3]。因此從資源類型上來(lái)說(shuō)，電子出版物屬于電子資源。這樣高校電子資源有了作為固定資產(chǎn)管理的先決條件。

1.3 高校電子資源管理的目的與原則

《江蘇省省屬高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》中第一章第五條規(guī)定：“高校資產(chǎn)管理的主要任務(wù)是：建立適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和公共財(cái)政要求的國(guó)有資產(chǎn)管理體制；根據(jù)規(guī)定的資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，合理配置資產(chǎn)，并將新增資產(chǎn)納入預(yù)算，形成資產(chǎn)管理與預(yù)算管理有效結(jié)合的工作機(jī)制；建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度；明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系，實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理；保障高校資產(chǎn)的安全和完整；推動(dòng)高校資產(chǎn)的合理配置和節(jié)約、有效使用；對(duì)高校經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)實(shí)行有償使用并實(shí)現(xiàn)保值增值”。

高校電子資源的采購(gòu)是為了滿足高校讀者的信息需求，因此對(duì)其進(jìn)行資產(chǎn)管理的目的為：

（1）合理配置電子資源，形成電子資源資產(chǎn)管理與預(yù)算管理有效結(jié)合的工作機(jī)制；

（2）建立和健全電子資源管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；完善電子資源管理；

（3）保障電子資源資產(chǎn)的安全與完整；推動(dòng)電子資源的有效利用。

同時(shí)根據(jù)《管理辦法》的規(guī)定，高校固定資產(chǎn)管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、管用結(jié)合”的原則。這也是電子資源管理的原則。

1.4 電子資源資產(chǎn)管理的作用及意義

對(duì)電子資源進(jìn)行資產(chǎn)管理的作用和意義主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）讓高校圖書館對(duì)傳統(tǒng)館藏加以整合，從而建設(shè)更為合理的館藏布局；（2）用電子資源取代部分印刷型檢索工具和期刊的訂購(gòu)，根據(jù)電子期刊按刊名統(tǒng)計(jì)的使用情況訂購(gòu)?fù)馕钠诳?，使傳統(tǒng)館藏資源與電子資源的建設(shè)逐步結(jié)合，從而更科學(xué)、合理、整體化地發(fā)展圖書館館藏[4]。

2 高校電子資源固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

2.1 歸口管理

根據(jù)《管理辦法》第三章第六條中的規(guī)定：學(xué)院固定資產(chǎn)的管理和使用必須貫徹“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”。學(xué)院分管院長(zhǎng)總負(fù)責(zé)，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、后勤管理處和圖書館為固定資產(chǎn)的歸口管理部門。財(cái)務(wù)處為固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)主管部門。各使用部門對(duì)所使用固定資產(chǎn)的安全、完整負(fù)全部責(zé)任。第九條的規(guī)定：圖書館歸口管理圖書館藏及其各系、部、院的圖書、資料和電子出版物。因此圖書館對(duì)電子資源固定資產(chǎn)管理負(fù)有責(zé)任和義務(wù)。

2.2 高校電子資源資產(chǎn)管理的具體方式

電子資源的服務(wù)模式與固定資產(chǎn)管理有著密切的關(guān)系，不同服務(wù)模式的電子資源采用的資產(chǎn)管理方式不同。高校電子資源的服務(wù)模式主要有以下幾種，見表1：

表1

2.2.1 鏡像服務(wù)模式的電子資源資產(chǎn)管理

（1）一般本地鏡像及二級(jí)鏡像由于信息都安裝在本地服務(wù)器中，因此在采購(gòu)中，做入庫(kù)資產(chǎn)管理。以淮海工學(xué)院為例，在此類電子資源資產(chǎn)管理中要求在價(jià)格報(bào)銷中加入固定資產(chǎn)入庫(kù)單據(jù)，但由于并沒(méi)有為電子資源制定單獨(dú)的入庫(kù)單，因此在實(shí)際管理中使用的是《淮海工學(xué)院圖書館書刊入庫(kù)單》一式三聯(lián)，分別存采購(gòu)、報(bào)驗(yàn)收、報(bào)銷憑證，在電子資源款報(bào)銷時(shí)隨合同、發(fā)票一起入賬，以示該項(xiàng)電子資源為學(xué)校固定資產(chǎn)。單據(jù)的格式如表2。

表2 淮海工學(xué)院圖書館書刊資產(chǎn)入庫(kù)單

（2）集團(tuán)采購(gòu)鏡像，由于這類電子資源也是采用鏡像模式，該電子資源鏡像在集團(tuán)確定的相應(yīng)高校，這些電子資源為集團(tuán)內(nèi)成員共有。因此在資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)中，可以視作本校固定資產(chǎn)；但由于資源并沒(méi)有鏡像到本地服務(wù)器，因此在實(shí)際管理中并沒(méi)有將這類數(shù)據(jù)庫(kù)的款項(xiàng)列入固定資產(chǎn)管理中來(lái)。

2.2.2 遠(yuǎn)程訪問(wèn)模式的電子資源資產(chǎn)管理

這類電子資源基本上是通過(guò)專線等訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)商提供的服務(wù)器，因此無(wú)論從資源本地化還是集團(tuán)化來(lái)說(shuō)都不屬于購(gòu)買的高校，因此在資產(chǎn)管理中，只能按網(wǎng)絡(luò)流量或網(wǎng)絡(luò)使用費(fèi)等方式來(lái)加以標(biāo)識(shí)，無(wú)法列入固定資產(chǎn)管理中來(lái)。

3 現(xiàn)行的電子資源固定資產(chǎn)管理中存在問(wèn)題

3.1 規(guī)章制度不完善

（1）雖然國(guó)家相關(guān)部委、各省市、高校都發(fā)文明確了電子資源固定資產(chǎn)管理的相關(guān)內(nèi)容，但在制度中，一般都是將電子資源并入圖書內(nèi)，并沒(méi)有對(duì)電子資源的資產(chǎn)管理單獨(dú)列出。

（2）入庫(kù)資產(chǎn)不明確。在進(jìn)行電子資源實(shí)際入庫(kù)管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖書館工作人員及學(xué)校財(cái)務(wù)人員對(duì)于某些電子資源是否作入庫(kù)管理都存在很多困惑。這些都是因?yàn)樵趯?shí)踐操作中沒(méi)有明確可參照?qǐng)?zhí)行的各類電子資源的入庫(kù)資產(chǎn)管理制度。

（3）管理責(zé)任不到人。雖然按《管理辦法》規(guī)定高校圖書館要指定專人，負(fù)責(zé)本部門的資產(chǎn)管理工作。但在實(shí)際工作中，圖書館管理資產(chǎn)的工作人員一般均為兼職人員，因此在電子資源資產(chǎn)管理上會(huì)出現(xiàn)遺漏，從而造成資產(chǎn)管理的混亂甚至是入庫(kù)信息的缺失。

（4）采購(gòu)與驗(yàn)收亟需規(guī)范。高校電子資源基本上是通過(guò)招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)談判、集團(tuán)采購(gòu)談判等方式采購(gòu)來(lái)的，而高校的采購(gòu)程序基本上是為了滿足高校眾多的項(xiàng)目采購(gòu)而制定，在電子資源采購(gòu)中很多條款并不適用，且在理解上存在歧義。其次在電子資源招標(biāo)時(shí)聘請(qǐng)的評(píng)標(biāo)人員中，雖然從圖書館中聘請(qǐng)，但有些并非圖書館資源建設(shè)方面的專家，他們并不十分了解采購(gòu)工作的特點(diǎn)，如：數(shù)據(jù)庫(kù)價(jià)格、匯率變化對(duì)外文數(shù)據(jù)庫(kù)采購(gòu)的影響、電子圖書書商的規(guī)模及歷史等情況，評(píng)標(biāo)時(shí)考慮問(wèn)題出現(xiàn)偏頗,往往僅把價(jià)格、折扣作為主要指標(biāo)，忽略后續(xù)服務(wù)能力等，致使招標(biāo)后不利于具體工作的完成[5]。這也造成了電子資源資產(chǎn)管理的混亂。

高校電子資源采購(gòu)的驗(yàn)收并不能像圖書一樣進(jìn)行一本一本的清點(diǎn)，而只能對(duì)電子資源的數(shù)據(jù)量或平臺(tái)使用等方面來(lái)加以檢驗(yàn)。因此電子資源的驗(yàn)收也需要加以規(guī)范，從而最終完善其資產(chǎn)管理。

3.2 電子資源資產(chǎn)的缺失

電子資源資產(chǎn)的缺失主要是由以下兩個(gè)原因造成的：（1）管理不善導(dǎo)致資產(chǎn)缺失，如由于對(duì)電子資源是否該作入庫(kù)管理不明確，導(dǎo)致最終該資產(chǎn)沒(méi)有計(jì)入學(xué)校固定資產(chǎn)內(nèi)；其次如由于服務(wù)器的損壞導(dǎo)致存儲(chǔ)在服務(wù)器中的電子資源丟失或無(wú)法使用；（2）電子資源本身性質(zhì)導(dǎo)致資產(chǎn)缺失。如遠(yuǎn)程訪問(wèn)的電子資源無(wú)法作為資產(chǎn)進(jìn)行入庫(kù)管理。

4 進(jìn)一步完善電子資源資產(chǎn)管理的思考

4.1 完善電子資源資產(chǎn)管理制度

隨著電子資源的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，其在高校的采購(gòu)量及使用量都在大幅增加，因此有必要對(duì)電子資源資產(chǎn)管理加以明確和細(xì)化，入庫(kù)電子資源資產(chǎn)明確，從而確保在電子資源資產(chǎn)管理中不遺漏。其次應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電子資源的資產(chǎn)管理；再次規(guī)范采購(gòu)與驗(yàn)收，建議在評(píng)標(biāo)人員組成上，選擇真正從事過(guò)圖書館資源建設(shè)的專家參與評(píng)標(biāo)。[6]

4.2 完善電子資源資產(chǎn)管理的監(jiān)督與審計(jì)

高校應(yīng)建立一個(gè)專業(yè)、權(quán)威的電子資源采購(gòu)監(jiān)管組織加強(qiáng)對(duì)電子資源采購(gòu)合同的監(jiān)督，確保采購(gòu)合同的嚴(yán)肅性和合法性。該電子資源采購(gòu)監(jiān)管組織，負(fù)責(zé)對(duì)電子資源采購(gòu)包括招標(biāo)、合同履行、驗(yàn)收等全過(guò)程進(jìn)行跟蹤監(jiān)管。該組織可由學(xué)校紀(jì)檢、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)單位和供應(yīng)單位在合同執(zhí)行中的行為進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正和查處。[7]同時(shí)定期（如按年）開展入庫(kù)電子資源的資產(chǎn)盤點(diǎn)，按時(shí)編報(bào)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表或資產(chǎn)使用情況報(bào)告。

4.3 提高固定資產(chǎn)管理的信息化水平

隨著電子資源的快速發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子資源資產(chǎn)管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化要求已很迫切，但目前國(guó)內(nèi)很多論著在研究圖書館電子資源管理時(shí)，一般只涉及電子資源的采購(gòu)、資源組織、信息服務(wù)和使用評(píng)價(jià)、系統(tǒng)維護(hù)等環(huán)節(jié)，很少涉及采購(gòu)、付款、談判的細(xì)節(jié)[8]。

因此采用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子資源進(jìn)行資產(chǎn)管理是必須且可行的，如麻省理工大學(xué)圖書館開發(fā)的虛擬電子資源訪問(wèn)系統(tǒng)(Virtual E-Resource Access，VERA)[9]，香港中文大學(xué)圖書館利用Serials Solutions公司的服務(wù)和Innovative公司的電子資源管理系統(tǒng)來(lái)管理與日俱增的電子資源[10]。這些軟件的應(yīng)用輔助圖書館工作人員高效管理諸如電子資源的采訪、許可、實(shí)施、維護(hù)和評(píng)測(cè)等功能。但僅有這些功能并不能滿足電子資源資產(chǎn)管理的要求，因此需要根據(jù)固定資產(chǎn)管理的要求，開發(fā)或購(gòu)置適應(yīng)高校圖書館電子資源資產(chǎn)管理軟件；二是對(duì)本單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行徹底清查，做到賬實(shí)相符；三是建立固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將單位固定資產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一分類、編碼，錄入到系統(tǒng)中；四是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息共享[11]。

5 結(jié)束語(yǔ)

目前很多高校對(duì)很多引進(jìn)的電子資源僅僅擁有信息使用權(quán)，而非物理實(shí)體所有權(quán)，一旦停止付費(fèi)使用權(quán)就會(huì)隨之喪失。在這種情況下，電子資源的高投入是否值得？同時(shí)如果因?yàn)樽匀唤绲淖儎?dòng)（如地震、海嘯等）或戰(zhàn)爭(zhēng)等人為因素導(dǎo)致電子資源使用權(quán)的喪失，中國(guó)高校用戶該如保障自己的電子資源資產(chǎn)？

DRAA（高校圖書館數(shù)字資源采購(gòu)聯(lián)盟）的工作規(guī)范中專門提出了電子資源的存檔與永久使用的原則，規(guī)范中說(shuō)：一般情況下，所購(gòu)買數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)有存檔權(quán)，存檔可采取聯(lián)盟公共存檔或成員館自行存檔的方式。此外，成員館可以通過(guò)以下兩種方式或其中的一種方式永久使用所購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)：訪問(wèn)聯(lián)盟公共存檔或者成員館自己存檔的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)庫(kù)商提供永久訪問(wèn)的權(quán)限[12]。同時(shí)提出數(shù)據(jù)庫(kù)商應(yīng)提供集團(tuán)備份的數(shù)據(jù)庫(kù)在聯(lián)盟秘書處所在單位保留存檔；集團(tuán)采購(gòu)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)商應(yīng)提供元數(shù)據(jù)，如：書目數(shù)據(jù)、MARC數(shù)據(jù)、目次和文摘信息等，或數(shù)據(jù)同步更新的接口等等。

這些措施的提出正是為了保障用戶對(duì)已購(gòu)電子資源的擁有，保障資產(chǎn)的自我歸屬。但在具體采購(gòu)中如何保證電子資源供應(yīng)商能夠做到，還是一項(xiàng)艱巨的工作，這需要高校聯(lián)合起來(lái)，共同面對(duì)電子資源資產(chǎn)管理的未來(lái)。

[1]ARL.ARLStatistics 2006-2007.http://www.arl.org/bm～doc/arlstat07.pdf.2011-04-13.

[2]http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%87%BA%E7%89%88%E5%93%81[EB/OL].2011-3-2.

[3]向 陽(yáng).數(shù)字資源評(píng)估調(diào)研及思考[J].圖書情報(bào)工作,2005，（5）：33-36.

[4]唐 瓊.高校圖書館電子資源使用評(píng)價(jià)研究——以中山大學(xué)為例[D].廣州：中山大學(xué)碩士學(xué)位論文，2006.

[5][6]楊秋實(shí).圖書館數(shù)字資源政府采購(gòu)問(wèn)題研究[J].圖書館工作與研究，2010，（3）：42-45.

[7]陳 碧.試論文獻(xiàn)資源采購(gòu)合同的若干問(wèn)題[J].圖書館學(xué)刊，2010，（3）：80-82，95.

[8]陳定權(quán).圖書館電子資源管理研究[J].圖書館論壇，2008，（2）：82-84,178.

[9]Timothy D.Jewell et al.Electronic Resource Management:Report of the DLF Initiative.the Digital Library Federation,2004:9[M/OL].http://old.diglib.org/pubs/dlf102/.2011-04-13.

[10]張寶珍.香港中文大學(xué)圖書館電子資源管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2008，（6）：68-74.

[11]董曉東.科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)國(guó)土資源經(jīng)濟(jì)，2009，（11）：41-43,48.

[12]高校圖書館數(shù)字資源采購(gòu)聯(lián)盟工作規(guī)范（草案）[E].http://162.105.139.115/DRAA/doc/2.doc 2011-3-25.