電子文件對檔案工作的影響及對策分析

游蘭菊

摘要：信息技術的迅猛發(fā)展，大大促進了社會信息化的步伐，電子文件因具有傳遞快、易復制和易修改等特征，使其逐漸代替紙質文件，成為人們日常工作中不可缺少的一部分，進而對檔案工作的影響日益加深，并逐漸成為檔案管理的主要對象。本文基于檔案工作現(xiàn)狀，從檔案理論和檔案管理兩個方面，詳細分析了電子文檔對檔案工作的影響，并結合影響分析，提出了在檔案研究和管理工作中應采取的策略。

關鍵詞：檔案管理 電子文件 對策

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，社會信息化建設快速推進，以信息技術為支撐的計算機網(wǎng)絡已經(jīng)與人們的工作生活密不可分，并已滲透到社會的各個角落，而其中最重要的傳播媒介就是電子文件，信息技術在促進社會現(xiàn)代化建設的同時，也給檔案事業(yè)帶來革命性變化。近一段時期以來，特別是進入21世紀，檔案界對電子文件的研究方興未艾，眾多文獻從理論和應用角度，對電子文件的形成、管理和安全等多個方面進行了大量深入的研究，并取得一些重要成果，然而調查發(fā)現(xiàn)，真正應用到檔案實際工作的研究成果并不多見[1]。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是多方面的，主要集中在電子文檔對檔案學理論與實踐的影響上，存在分析不透、缺少應用創(chuàng)新觀念等問題，從而導致應用路線不暢，影響了成果的應用與推廣。早在2006年，文獻[2]就指出，檔案界存在弱化理論聯(lián)系實踐的傾向，存在理論與實踐的脫節(jié)問題。因此，注重理論聯(lián)系實際，跳出傳統(tǒng)的專業(yè)固定思維認知方式，認真分析電子文件對檔案理論與應用的影響，已經(jīng)成為提高檔案現(xiàn)代化管理和服務水平的當務之急，也正是本文研究的初衷。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

眾所周知，電子文件嚴重依賴計算機設備，而這種依賴性，必然給檔案管理者、存儲方式、管理模式和服務方式等多個方面產(chǎn)生深遠影響[3]，下面從六個方面討論這一問題。

1.對管理者的影響

電子文件的獨特存儲方式，要求管理者不僅熟練掌握電子文件的存儲要求和使用技能，還要對載體的構成、存放環(huán)境和使用方式有清楚的了解，以實現(xiàn)電子文件安全使用和永久保存?？梢?，電子檔案對檔案管理者有雙重要求：既要具有較強的檔案專業(yè)知識，又要具有熟練操作計算機和通過計算機管理電子檔案的能力。

2.對存儲環(huán)境的影響

電子文件使用的特殊存儲載體，使其不僅對溫度、濕度和存放位置有特殊要求，而且在防靜電、防磁干擾、防擠壓碰撞等方面也有特殊要求。因此，在建立或保存電子檔案的館舍時，應提前考慮這些因素。

3.對管理方式的影響

電子文件管理主要通過電腦完成，其管理看似簡單，然而，要實現(xiàn)對電子文件的有效管理，還必須根據(jù)電子文件的特殊要求，采取相應的管理方式。

首先，電子文件具有傳輸快、易復制、易受攻擊等特點，使得保持其安全性、完整性和原始性比紙質文件更加困難，因此，對電子文件的管理必須迎合這些改變。

其次，電子文件作為檔案管理的主要對象，并不意味著紙質檔案已經(jīng)退出歷史舞臺，一些重要文件仍然需要保留紙質原件，因此，紙質檔案在未來較長時期內還將與電子檔案長期共存，也就是說，現(xiàn)代檔案管理方式，還必須面對兩種檔案共存的現(xiàn)狀。

第三，傳統(tǒng)檔案管理通常采用現(xiàn)行與歷史分散管理的模式，其中現(xiàn)行檔案由機關辦公室或部門管理，歸檔后的歷史檔案則移交到專門部門管理，即構成所謂的“部門檔案室——單位綜合檔案館”二元結構。而以網(wǎng)絡技術為支持的電子文件管理，可較容易實現(xiàn)各部門檔案資源的整合，從而克服檔案信息共享差、查詢難等各種弊端，因此電子文件迅速成為檔案管理的主角就不難理解了。

4.對服務方式的影響

建立檔案的目的就是為了使用，因此檔案檢索服務是檔案部門的主要工作之一。以信息技術為支撐，電子檔案檢索服務發(fā)生了根本性的變化，檢索檔案不必再到檔案部門，通過網(wǎng)絡即可獲得所需檔案資料。這種新型服務方式，使得檔案管理部門在服務對象和服務管理上必須適應這一變化。

5.對歸檔方式的影響

與紙質檔案相比，電子文件獨特的創(chuàng)建和使用環(huán)境，使其歸檔方式也發(fā)生了根本性變化。一方面，電子文件的易修改性，使得電子文件在創(chuàng)建、編輯、審閱和責任人的認定上存在困難；另一方面，網(wǎng)絡傳輸已經(jīng)成為電子文件歸檔的主要方式，如何實現(xiàn)歸檔轉接等工作也就成為必須面對的現(xiàn)實問題。

6.對安全性的影響

電子文件對檔案安全性的影響主要有三方面：（1）電子文件存在信息與載體的可分離性，使得如何保障電子文件的原始性、完整性和不可篡改性等問題更加突出。（2）電子文件使用的檢索和網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)容易遭到黑客攻擊，如何保障系統(tǒng)不受攻擊也是檔案管理部門必須面對的現(xiàn)實問題。（3）電子文件使用的電子設備還可能存在電磁泄露等問題，如何確保電磁信息不泄露也是需要認真考慮的問題?？梢?，電子文件對檔案安全管理提出了更高的要求。

二、對檔案學理論的影響

20世紀30年代，我國就開始較系統(tǒng)的檔案學研究，60年代，以文獻[4]為代表的檔案理論研究著作問世，創(chuàng)造性地提出了我國檔案學基礎理論研究框架[5]。90年代初，檔案學教育正式列入教育部招生目錄，大大促進了檔案學研究進程。隨著信息技術的快速發(fā)展，以電子文件為主體的檔案管理時代迅速到來，它對檔案學理論研究的影響是革命性的，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對檔案學研究領域和方法的影響

自20世紀90年代以來，信息技術的應用迅速普及，電子文件已經(jīng)成為部門信息交流的重要手段。早在1996年北京召開的第十三屆國際檔案大會上，與會學者就提出加強檔案界與其他學科和領域合作的愿望與要求。1997年，國際檔案理事會在制定《電子文件管理指南》時指出，檔案館或檔案管理部門必須聯(lián)合一個或數(shù)個機構才能處理好電子文件。近年來，隨著檔案管理逐漸向以電子檔案管理為主的階段過渡，檔案學研究，特別是高校，已經(jīng)改變傳統(tǒng)檔案專業(yè)辦學模式，逐漸形成基于信息技術的圖書館學、情報學和檔案學專業(yè)，這顯然是適應信息化社會需要的必然選擇。

2.對檔案建設的影響

隨著檔案學研究向電子政務方向縱深發(fā)展，檔案信息管理越來越受到重視，基于電子檔案管理的電子政務系統(tǒng)建設成為信息化建設的新思路，從而使電子政務徹底擺脫以應用為核心的唯技術觀念，成為科學管理的信息共享平臺。

3.對檔案學研究內容的影響

通常情況下，檔案學可劃分為理論檔案學和應用檔案學兩大類[6]。顯然，前者是后者的基礎，后者是前者的實踐和研究源泉。

借助網(wǎng)絡技術，檔案服務質量和服務能力的迅速提高，使得電子文件的作用日益顯現(xiàn)，從而導致檔案學研究內容發(fā)生重大變化。早在1996年文獻[7]就指出，中國檔案學研究已開始向注重應用的方向轉移。進入21世紀，電子文件對檔案學研究內容的影響日益加深，應用檔案學研究已經(jīng)逐步占據(jù)研究主導地位，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）檔案載體研究

檔案載體研究一直是檔案研究的方向之一，電子文件出現(xiàn)后，使得電子檔案載體研究逐漸成為檔案載體研究的主要方向。

（2）檔案現(xiàn)代化研究

檔案現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然選擇，其現(xiàn)代化建設需要大量技術作支撐。電子文件的出現(xiàn)，在促進檔案現(xiàn)代化建設的同時，進一步擴展了檔案研究的內容，除原先研究的內容外，還要加強網(wǎng)絡技術、計算機技術、縮微技術，特別是信息安全技術、數(shù)據(jù)通信技術和未來新技術在檔案工作中的應用研究。

（3）圖書、檔案和情報一體化研究

電子文件的產(chǎn)生，帶來數(shù)據(jù)信息傳播技術上的革命。檔案、圖書和情報等這些原來看似有較大差別的數(shù)據(jù)信息，從電子文件的角度看，它們沒有本質區(qū)別，從而為三者一體化研究奠定了基礎。

（4）檔案應用研究

建立檔案的最終目的是為了使用，如何提高檔案的利用效能是檔案研究的永恒主題。電子文件的出現(xiàn)，不僅大大提高了檔案檢索效率和精度，而且還可提供大量與檢索內容相關的其他數(shù)據(jù)信息，從而為科學決策提供強有力支持?？梢婋娮游募n案應用研究的影響更加深刻，從某種程度上講，它決定了檔案應用研究的方向。

（5）檔案保護技術研究

保護和利用是檔案工作中最重要的兩個環(huán)節(jié)。電子文件出現(xiàn)后，傳統(tǒng)檔案保護技術和理論已難以適應現(xiàn)代的需要，因此，除加強傳統(tǒng)載體保護技術的研究外，更要加強對電子文件保護技術的深入研究，這不僅包括檔案新型載體、溫度和濕度條件等一系列問題的研究，而且還包括如何保障電子檔案的原始性、完整性等方面的保護技術研究?？梢姡娮游募某霈F(xiàn)，在擴展檔案保護技術研究內容的同時，更加提高了保護技術的研究難度。

總之，電子文件對檔案學理論研究的影響是相當廣泛的。電子文件逐漸成為檔案工作的主要對象，導致檔案學理論研究對象自然發(fā)生改變，使得原有檔案理論和模式需被重新審視，原有的管理思想、管理原則需要修改和補充，原有的檔案學科體系也需要進一步充實和完善。

三、對策分析

電子文件對檔案工作的影響是全方位的，因此，開展基于電子文件的檔案工作對策研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。下面從檔案的管理工作和理論研究兩個方面給出相應的對策和建議。

（一）檔案管理角度

1.加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務素質

隨著檔案信息化建設的加快，迫切需要既具有較強檔案業(yè)務能力，又熟練掌握信息化技術的管理人員，然而通過調查發(fā)現(xiàn)，目前檔案人員的知識結構和業(yè)務素質與檔案信息化建設的要求還有較大差距，因此，要充分利用我國目前大力開展檔案信息化建設的有利時機，通過開展技術培訓、技能競賽、參觀考察和達標評估等多種方式，促進管理人員上水平、增能力；同時積極創(chuàng)造有利條件，引進高層次人才，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍結構，努力建設一支專業(yè)素質高、綜合實力強，善管理、精技術、優(yōu)服務和強創(chuàng)新的檔案信息化管理隊伍。

2.加強檔案管理規(guī)范化建設，努力提高服務質量

在管理上，要堅持便于利用原則和完整安全原則[8]，結合傳統(tǒng)檔案管理的好經(jīng)驗、好做法，在電子文件的建立、編輯、審閱、成文、歸檔和移交等多個環(huán)節(jié)，建立起一整套科學、規(guī)范、嚴謹?shù)囊?guī)章制度，同時加強工作人員服務技能和服務意識的培訓和培養(yǎng)，明確服務范圍和工作職能，堅持安全第一，服務至上，通過制定一整套提高服務質量和服務水平的措施和制度，促進檔案工作水平的全面提升。

3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式

第一，充分了解檔案管理軟件的特點和使用方法，認真研究電子文件在軟件中的前端控制、全程管理和集成管理[9]的基本內涵，在用戶認證、電子簽章和版式文件等多方面開展應用研究，在確保軟件安全正常運行的同時，積極探索適合單位特點的工作模式；第二，加強檔案信息網(wǎng)絡的標準化、規(guī)范化和法制化建設；第三，借鑒國內外先進經(jīng)驗，建立健全科學規(guī)范的檔案信息管理體系；第四，依托科研機構，結合檔案工作特點，研發(fā)檔案管理的新技術和新方法；第五，根據(jù)單位情況，堅持高效和安全原則，研究本單位紙質檔案數(shù)字化建設方案，積極探索電子檔案和紙質檔案共生共存的管理模式，積極推進檔案信息化建設步伐。

（二）檔案學理論研究角度

一是要拓展研究視野，走跨學科研究之路。從信息的本質屬性看，檔案中的電子文件與其他電子文件沒有本質區(qū)別，因此它們在信息采集、加工處理和檢索輸出等方面有共同的技術和理論基礎，因此，檔案學理論研究只有與信息技術等其他學科開展合作，才能進一步拓展研究視野，形成適應時代要求的研究成果，從而避免紙上談兵和一廂情愿。

二是要加強“檔案一體化管理”方面的研究，努力搭建信息共享平臺。20世紀80年代中期，檔案界就提出并積極探索“檔案一體化管理”模式。進入21世紀，辦公自動化建設的快速推進，進一步促進了數(shù)字檔案館和電子文件中心的建設，大大加快了檔案信息化建設的步伐，使“檔案一體化管理”成為可能。然而，由檔案研究者或工作者提倡的檔案一體化管理模式仍存在一定的局限性[10]。因此，認真分析當前檔案管理的新形勢，跳出檔案學從后向前看的傳統(tǒng)研究定勢，與其他如信息技術、電子技術等學科領域的研究相融合，結合目前最先進的電子政務信息管理技術，將電子政務應用納入檔案管理研究的視野[11]，打破傳統(tǒng)“二元結構”檔案管理的瓶頸，積極研究并解決電子文件在生成、傳輸、歸檔和安全等方面可能存在的問題，以實現(xiàn)現(xiàn)行檔案與歷史檔案的一體化管理，努力營造一個高效、安全可靠的檔案信息共享平臺。

注釋：

[1]傅榮校, 韓云云, 陸加敏. 論檔案學研究角度的轉變[J]. 浙江檔案,2008 (5):14-16.

[2]宗培嶺. 對我國檔案學理論建設中幾對關系的再認識[J]. 浙江檔案,2006(3):16-18,27.

[3]張云超, 邢寶鳳. 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息特點及其管理模式[J]. 天津大學學報(社會科學版)， 2004,6(1):62-65.

[4]何嘉蓀, 傅榮校.文件運動規(guī)律研究——從新角度審視檔案學基礎理論[M]. 中國檔案出版社. 1999.

[5]馮惠玲, 周毅, 黃霄羽. 檔案學科“十五”回顧與“十一五”展望[J]. 檔案學通訊，2005，(4):4-9.

[6]劉智勇.21世紀檔案學研究的重點和主要內容[J]. 檔案學研究， 2001(1):10-12.

[7]羅力. 近年我國檔案學研究特點析[J]. 檔案管理, 1996(2): 23-26.

[8]數(shù)字化背景下檔案工作基本原則研究[D]. 遼寧大學2007屆碩士畢業(yè)論文.

[9]金晶. 電子文件集成管理模式的探索[J]. 中國檔案， 2006 (12):13-14.

[10]同[1].

[11]黃春, 高萍. 電子政務環(huán)境下的檔案信息特點及管理模式[J]. 黑龍江檔案， 2005 (3):38-39.

作者單位：山東省棗莊學院