如何降低門店的現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)

文 零售小子

凡創(chuàng)業(yè)開店的老板，都知道管理現(xiàn)金的重要性，但很多店鋪?zhàn)罱K卻倒在了管錢這個環(huán)節(jié)上——要么職員疏忽造成大筆現(xiàn)金損失，要么內(nèi)盜細(xì)水長流地抽干現(xiàn)金，導(dǎo)致店面虧損，甚至無法繼續(xù)運(yùn)營。怎么辦?

一.店內(nèi)現(xiàn)金流的重點(diǎn)

管理門店內(nèi)部的現(xiàn)金流，重在對節(jié)點(diǎn)位置的掌控。門店有兩個現(xiàn)金流重點(diǎn)，也存在著潛在的高風(fēng)險(xiǎn)：收銀臺是與顧客交易的最后環(huán)節(jié)，而現(xiàn)金室則要與公司財(cái)務(wù)對賬，并將現(xiàn)金交付銀行（如圖1）。

圖1

風(fēng)險(xiǎn)控制主要分外部控制和內(nèi)部控制兩個方面：

外部控制：店主購買相應(yīng)保險(xiǎn)（財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、現(xiàn)金險(xiǎn)、公眾責(zé)任險(xiǎn)），建立與警方的快速報(bào)警和聯(lián)系方式，提高反應(yīng)速度；

內(nèi)部控制：靠內(nèi)部系統(tǒng)控制、人員培訓(xùn)和加強(qiáng)部門之間的合作，預(yù)防和應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

本文主要從內(nèi)部控制的角度來說明收銀線和現(xiàn)金室的風(fēng)險(xiǎn)管理。為便于創(chuàng)業(yè)型企業(yè)應(yīng)用，現(xiàn)列出企業(yè)應(yīng)設(shè)立的主要規(guī)范。

二.從顧客到收銀臺的風(fēng)險(xiǎn)控制

收銀臺是零售商與顧客交易的地點(diǎn)，也是各種犯罪分子瞄準(zhǔn)的作案目標(biāo)之一。必須要對所有收銀員進(jìn)行假鈔、支票和信用卡知識培訓(xùn)，特別是防止信用卡詐騙和冒用他人信用卡。具體措施還有：

1.支票控制：新顧客的支票金額在2000元以上者，須到賬后才交貨。

2.信用卡交易按銀行要求操作，當(dāng)消費(fèi)超出一定金額后，應(yīng)通過電話與銀聯(lián)中心確認(rèn)授權(quán)。

3.收銀員應(yīng)該使用信用卡黑名單（本地顧客手里的信用卡長期不用或者惡意透支，就會上銀行公開的“黑名單”），并注意在較短時間段內(nèi)頻繁進(jìn)行大金額消費(fèi)的人。

4.所有賒銷余額必須保留單據(jù)以待核查。

三.收銀員管理

1.備用金管理：每個收銀員使用獨(dú)立的備用金箱／盒，不得混用備用金。每日收銀員上崗前從現(xiàn)金室拿備用金，收銀結(jié)束后清點(diǎn)送回。

2.收銀員不得攜帶計(jì)算器、紙張、現(xiàn)金、錢包上崗，企業(yè)須提供員工私人物品存放柜給收銀員使用。

3.收銀員在收銀過程中遇到特殊業(yè)務(wù)時，如備用金、中途解款、支票、退貨單、贈券、內(nèi)部員工折扣等，需填寫和簽發(fā)相關(guān)單據(jù)。

4，收銀員不得進(jìn)入系統(tǒng)查詢?nèi)魏武N售報(bào)告，在對賬完成之前禁止收銀員知道自己當(dāng)天的銷售金額。

5.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人每天登記所有收銀員的收銀差異，并在當(dāng)晚通知本人；當(dāng)月收銀差異根據(jù)其他收銀員的平均關(guān)鍵績效（KPI）指標(biāo)進(jìn)行評估。

6.使用KPI持續(xù)跟蹤收銀員的業(yè)績表現(xiàn)。收銀是技能性較強(qiáng)的崗位，也是需要承擔(dān)一定風(fēng)險(xiǎn)的崗位。因此通過使用系統(tǒng)記錄的KPI報(bào)告來記錄跟蹤收銀員的業(yè)績表現(xiàn)，表彰出色的收銀員，輔導(dǎo)和幫助表現(xiàn)欠佳的收款員。兩個基本的收銀員KPI指標(biāo)包括：每人每小時的處理金額和票數(shù)（人時生產(chǎn)率），差異情況（準(zhǔn)確率）。

7.制定有效的收銀差異政策。收銀差異產(chǎn)生的原因有兩類：操作失誤和員工作弊。收銀差異政策取決于公司對收銀員收款準(zhǔn)確性的要求標(biāo)準(zhǔn)，同時也體現(xiàn)了對員工的支持和關(guān)懷程度。不同的公司有不同的標(biāo)準(zhǔn)，以下是某店對收銀差異的處理標(biāo)準(zhǔn)：⑴當(dāng)天收銀差異≤40元，免賠；⑵當(dāng)天收銀差異≥50元，書面警告，教育輔導(dǎo)；⑶3個月內(nèi)連續(xù)出現(xiàn)3次當(dāng)天收銀差異≥50元，辭退；⑷當(dāng)天差異大于500元，需要查核所有相關(guān)單據(jù)。

8.嚴(yán)令收銀員遵守作業(yè)規(guī)則，避免作業(yè)錯誤。關(guān)鍵點(diǎn)：收銀員應(yīng)在掃描、收款后才將小票交給顧客。

9.收銀取消操作：⑴所有取消操作（包括單項(xiàng)商品取消、整單商品取消、手工出錯），每筆都必須在店長的授權(quán)下，核查簽單（由授權(quán)領(lǐng)班填寫，并詢問原因），并應(yīng)該附有原始收銀條；⑵所有取消操作必須是客人在場的情況下，由店長用收銀機(jī)臺鑰匙改動，收銀員不得自行操作；⑶取消金額超過1000元時必須留下顧客姓名、地址或電話，每天應(yīng)核對取消操作的相關(guān)要求；⑷取消操作單的核對要求：原始收銀條、相關(guān)人員簽名、取消原因。退貨銷售需附原始收銀條；⑸退貨必須由店長簽字。

四.從收銀臺到現(xiàn)金房的風(fēng)險(xiǎn)控制

收銀分工原則如下：

1.現(xiàn)金辦公室與收銀工作必須分離。

2.當(dāng)值的現(xiàn)金辦對賬人員不能從事收銀員和收銀領(lǐng)班的工作。

3.收銀員下班結(jié)賬前必須退出收銀系統(tǒng)，正在上崗的收銀員不得結(jié)賬。

4.收銀領(lǐng)班獨(dú)立完成相關(guān)工作（大鈔解款、結(jié)賬、輸入錯誤更正、員工折扣銷售等）。

5.領(lǐng)班上過收銀臺后或結(jié)賬后不得再對賬。

現(xiàn)金房風(fēng)險(xiǎn)控制原則：

1.授權(quán)原則：進(jìn)入現(xiàn)金房的員工必須經(jīng)過授權(quán)或臨時授權(quán)。

2.及時處理原則：當(dāng)日的現(xiàn)金必須當(dāng)日處理完畢，并投入金庫保險(xiǎn)箱，大額現(xiàn)金千萬不要外露放置。

3.監(jiān)督原則：任何時候非授權(quán)人員不得進(jìn)入現(xiàn)金房，任何現(xiàn)金處理和保險(xiǎn)柜的開啟必須由兩名授權(quán)人員進(jìn)行。

4.保密原則：對相關(guān)密碼（保險(xiǎn)柜密碼、金庫密碼、電腦操作密碼等）按授權(quán)級別進(jìn)行管理并定期進(jìn)行更新。金庫門密碼每月修改一次，在收銀系統(tǒng)設(shè)定所有人員的權(quán)限，保險(xiǎn)箱密碼每月修改2次以上。

五.現(xiàn)金房風(fēng)險(xiǎn)控制

現(xiàn)金房金庫的風(fēng)險(xiǎn)控制如下：

1.現(xiàn)金房金庫里最好設(shè)置3個獨(dú)立用途的保險(xiǎn)箱：營業(yè)款、零鈔備用金、有價(jià)證券。另外最好設(shè)置1個小型保險(xiǎn)箱，所有保險(xiǎn)箱鑰匙都必需保留在小型保險(xiǎn)箱內(nèi)。

2.營業(yè)款現(xiàn)金保險(xiǎn)箱有2把鑰匙和密碼?，F(xiàn)金辦公室擁有密碼修改權(quán)，一把鑰匙留在金庫內(nèi)的小型保險(xiǎn)箱內(nèi)，由保安開啟取出鑰匙，另外由值班店長或財(cái)務(wù)部來對賬的財(cái)務(wù)人員持有鑰匙。

3.營業(yè)款現(xiàn)金保險(xiǎn)箱具有投款口，以方便投入營業(yè)款。

4.營業(yè)款保險(xiǎn)箱只限在銀行押鈔時開啟，零鈔備用金、有價(jià)證券只有在領(lǐng)取備用金和有價(jià)證券時開啟，否則，一直關(guān)閉并取走鑰匙。

5.對所有備用金和有價(jià)證券每天盤點(diǎn)一次，每次盤點(diǎn)由兩人共同盤點(diǎn)。

6.所有保險(xiǎn)箱應(yīng)該具有防火功能，保險(xiǎn)公司才能投?，F(xiàn)金險(xiǎn)。

7.所有保險(xiǎn)箱的款項(xiàng)進(jìn)出必須在《保險(xiǎn)箱清點(diǎn)單》上記錄日期、時間、簽名并附加附屬單據(jù)。

8.保險(xiǎn)箱備用金的長短款應(yīng)在《保險(xiǎn)箱清點(diǎn)單》上注明，并報(bào)告財(cái)務(wù)反映在相關(guān)財(cái)務(wù)賬目上。

9.當(dāng)保險(xiǎn)箱金額差異超出1000元時，應(yīng)通知公司監(jiān)控部門專人來進(jìn)行全面檢查。

六.有價(jià)證券的管理

有價(jià)證券是指退換單、贈品、禮品券、有價(jià)會員卡等。

1.任何時候，所有空白有價(jià)證券單據(jù)必須都保管在保險(xiǎn)箱里。

2.所有有價(jià)證券的增加（連號印刷）和減少（使用和消耗）都必須在當(dāng)日登記。

3.所有已經(jīng)使用過的有價(jià)證券（退換單、禮品券等）應(yīng)在上面有作廢標(biāo)志以防止再被利用。

4.行政主管和現(xiàn)金室人員通過盤點(diǎn)確保有價(jià)證券的庫存正確。

5.所有有價(jià)證券必須月底盤點(diǎn)并將差異結(jié)果報(bào)告財(cái)務(wù)經(jīng)理。

6.為了避免門店管理人員可能的作弊行為，由財(cái)務(wù)部人員或?qū)徲?jì)監(jiān)控人員按照一定的頻率對相關(guān)項(xiàng)目（收銀員備用金、庫存?zhèn)溆媒稹⒂袃r(jià)證券和發(fā)票）進(jìn)行抽查和盤點(diǎn)，對差異情況及時核查，避免潛在的損失。