加強高校檔案管理工作的幾點思考

李濤 梅瓊

摘 要：本文主要闡述了較強高校檔案工作的重要性，存在的主要問題及應(yīng)采取的措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；管理方式

高校檔案是學(xué)校各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發(fā)展社會主義教育的重要工作之一。在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實體對檔案實行統(tǒng)一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，促進檔案信息資源的綜合開發(fā)，同時有利于促進檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化，有利于實現(xiàn)信息共享。一、目前檔案工作存在問題

1、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對檔案工作認識不足。長期以來一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，對檔案工作缺乏認識，不把學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作為給與足夠的重視和支持對本本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴重影響了檔案工作的順利發(fā)展。

2、檔案管理制度不健全。要搞好學(xué)校的檔案工作，必須依法治檔，有切實可行的措施做保證。學(xué)校在安排整體工作時，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類。歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規(guī)范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

3、檔案管理人員素質(zhì)有待提高。改革者開放和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作繼續(xù)一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。但目前能達到上述要求的高校檔案管理人員為數(shù)不多。

4、管理方式比較落后。高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復(fù)制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。

二、高等學(xué)校檔案工作應(yīng)采取的措施

1、強化檔案意識。首先是高校領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念的轉(zhuǎn)變。加強對學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。因此加強檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進。做到這一點，必須真正轉(zhuǎn)變思想，切實了解到檔案的價值和檔案工作的作用具有比較明顯的滯后性和延展性，其利在千秋。唯此，高校領(lǐng)導(dǎo)才會切實創(chuàng)造條件解決檔案管理工作中的實際困難。

2、建立健全高校檔案管理制度。高校檔案部門要在上級主管部門及分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)檔案法結(jié)合本校實際，制定本校檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，把完整的系統(tǒng)的收集整理檔案工作，納入各處室領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的崗位責(zé)任制，并與考核、獎懲、職務(wù)評聘掛鉤。以此激發(fā)檔案工作人員的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)覺潛力，推動學(xué)校檔案工作向前發(fā)展。

3、科學(xué)建設(shè)管庫。高校擴招已告一段落，國家對高校的明確要求已經(jīng)由外延規(guī)模擴張轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)涵質(zhì)量發(fā)展。但目前大多高校的教育經(jīng)費并沒有相應(yīng)增加，也缺少相應(yīng)的科學(xué)規(guī)劃體系，更無從談起對檔案管理與建設(shè)的加強。因此，應(yīng)該加大資金投入，對管庫建設(shè)進行科學(xué)規(guī)劃，使各種新載體的檔案順利進館。同時建立專門的陳列展覽場地，使館藏建設(shè)由單純的“數(shù)量型”逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)量與質(zhì)量“并重型”。

4、堅持依法治檔?！稒n案法》以及相關(guān)條例、辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應(yīng)遵守的準(zhǔn)則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設(shè)也應(yīng)進一步更新，完善。只有根據(jù)檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關(guān)法律條規(guī)，并加大對相關(guān)法規(guī)的宣傳，增強法制觀念，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，才能促進高校檔案工作者檔案法律意識的進一步提高，努力為依法管理檔案事亞營造一個良好的社會氛圍，確保依法治檔順利實施。

5、提高高校檔案工作人員素質(zhì)。首先，要強化檔案工作人員的職業(yè)道德觀念。在堅持依法治檔的同時，加強檔案工作者的職業(yè)道德教育，做到奉公守法，敢于負責(zé)，充分做到法制和德制二者的有機結(jié)合。其次，要加強檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校的檔案工作應(yīng)及時把最新的檔案管理辦法和相關(guān)科技知識運用到日常工作中去，同時完善檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)精通檔案專業(yè)知識，懂計算機，會外語的復(fù)合型人才，提高檔案工作者的綜合能力，引導(dǎo)檔案工作者盡快適應(yīng)不斷變化的形勢。最后，要充分利用高校資源進行在職教育。為適應(yīng)教育和學(xué)習(xí)終身化的要求，應(yīng)建立和完善檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育制度和檔案業(yè)務(wù)人員持證上崗制度，大力開展以崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點的檔案工作者在職教育，進一步提高檔案工作者的素質(zhì)。

6、加強創(chuàng)新。其一是模式的創(chuàng)新。將檔案管從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策。這樣，檔案管理就會注重學(xué)校的未來方向，使檔案工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展。其二是管理觀念的創(chuàng)新。 摒棄盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的觀念。確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。其三是管理內(nèi)容的創(chuàng)新。必須調(diào)整充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化。其四是管理方式的創(chuàng)新。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。其五是人才資源的創(chuàng)新。 要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。其六是注重檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)新。要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備儀器，做好信息共享和網(wǎng)絡(luò)化方面的基礎(chǔ)工作。要立足校內(nèi)，積極開展對外服務(wù)工作。 要積極探索諸如多方合作、舉辦科技成果展覽會、博覽會等高校檔案工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的新途徑。