淺析以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

何媛

摘 要：論述檔案管理科學(xué)化的概念，強(qiáng)調(diào)其科學(xué)化的重要意義，并對檔案管理科學(xué)化水平的提升策略進(jìn)行分析，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。研究檔案管理科學(xué)化，對于機(jī)關(guān)管理工作的良性發(fā)展具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；概念；必要性；策略；分析

檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作中的重要組成內(nèi)容，只有與時(shí)俱進(jìn)，直面挑戰(zhàn)，提高檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)其信息化的不斷完善，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展對檔案管理工作的客觀要求，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化，從而使得機(jī)關(guān)部門能夠更好地服務(wù)于小康社會(huì)宏偉事業(yè)的全面建設(shè)中去。

一、檔案管理科學(xué)化概念

檔案管理科學(xué)化包括信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化三方面內(nèi)容，是一種理念、一種意識、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。當(dāng)前，檔案管理人員的責(zé)任就是將這種理念、意識、態(tài)度融入貫穿于檔案管理實(shí)踐工作當(dāng)中，使其成為工作和生活的一部分，成為一種自然的習(xí)慣。檔案管理信息化指的是文件的起草、催辦、簽發(fā)、歸檔等過程是在通訊線路和計(jì)算機(jī)中完成的，具有修改、查詢、復(fù)制、儲(chǔ)存方便的特點(diǎn)，沒有印稿與草稿、副本與正本的差異，實(shí)現(xiàn)檔案與文件的統(tǒng)一；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化指的是檔案管理工作當(dāng)中，檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)與標(biāo)準(zhǔn)化部門共同對檔案工作的方法、管理、原則、概念、設(shè)施、質(zhì)量等制定出統(tǒng)一科學(xué)的技術(shù)規(guī)范和具體規(guī)劃，并貫徹修訂與執(zhí)行的全過程，使檔案管理工作逐步統(tǒng)一化、規(guī)范化，從而獲得最佳的社會(huì)效益與工作秩序；檔案管理規(guī)范化指的是強(qiáng)化依法治檔，健全檔案法制意識，深入宣傳貫徹《檔案法》及檔案工作相關(guān)法律、法規(guī)，以促進(jìn)檔案工作逐漸步入依法治理的軌道上來。

1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)在機(jī)關(guān)中開展的比較早，在很多的城市機(jī)關(guān)都已經(jīng)有了先例，而且應(yīng)用也較為廣泛，通過數(shù)據(jù)庫開發(fā)建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)目錄在線查詢和下載等功能，但是這種功能系統(tǒng)的利用率并非很高，與需求較為脫節(jié)。這一工作目前許多機(jī)關(guān)不再進(jìn)一步開發(fā)，屬于檔案信息化的基礎(chǔ)工作內(nèi)容。

2、共享型目錄中心建設(shè)

在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上可以進(jìn)行新開發(fā)，研發(fā)過程通過VPN技術(shù)即可實(shí)現(xiàn)，其中可以實(shí)現(xiàn)的功能是目錄信息跨區(qū)域聯(lián)網(wǎng)共享，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化傳播，通過共享型目錄中心，初步實(shí)現(xiàn)有效的檔案數(shù)據(jù)查詢功能，由于此技術(shù)在原有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)，既疊加式開發(fā)。

3、電子文件歸檔

電子文件的管理和歸檔都是機(jī)關(guān)檔案信息化目前建設(shè)中的重要核心，這種工作主要就是通過電子文件中心建立文件歸檔分類系統(tǒng)，并且將系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行存儲(chǔ)與鏈接，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的歸檔管理，達(dá)到迅速快捷的進(jìn)行檔案管理查詢工作的目的。

二、檔案管理科學(xué)化的重要意義

（一）檔案管理是機(jī)關(guān)管理的基礎(chǔ)

檔案的原始記錄有其獨(dú)特性，記錄著未申請專利、未公開的機(jī)密和技術(shù)。占有這些檔案資料就是占有機(jī)關(guān)的機(jī)密和技術(shù)，因此，機(jī)關(guān)單位檔案管理的科學(xué)化，可以有效避免因知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)的流失而對機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展所造成的影響。

（二）檔案管理是機(jī)關(guān)信用管理的必要保證

檔案是構(gòu)成信用信息的公認(rèn)核心資源。第一，完善的檔案管理能夠?qū)挝蛔陨碚\信進(jìn)行展示，反映其管理水平、科技成果及財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。第二，如今的社會(huì)信用體系當(dāng)中，信用檔案管理已經(jīng)逐漸引起國家的重視，成為社會(huì)各界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容。

（三）檔案管理是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的源泉

機(jī)關(guān)文化是歷史的幾點(diǎn)，其直接反映于機(jī)關(guān)系統(tǒng)完整的檔案之中。檔案具有文化事業(yè)特征，是文化的主要儲(chǔ)存方式，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄。通過機(jī)關(guān)檔案，可以對單位特點(diǎn)及其發(fā)展規(guī)律有一個(gè)深刻的理解。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

（一）開展積極的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)

檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)采取以下方面措施：第一，設(shè)置培訓(xùn)班。對檔案工作基本業(yè)務(wù)知識進(jìn)行講授，提高人員工作素質(zhì)，使其能夠更好地融入到檔案工作當(dāng)中；第二，深入機(jī)關(guān)，現(xiàn)場培訓(xùn)和指導(dǎo)。對執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)有效地利用起來，深入機(jī)關(guān)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門應(yīng)幫助制定檔案分類方案、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作制度，對兼職人員實(shí)施培訓(xùn)，以促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化軌道發(fā)展。

對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。檔案信息的整合主要是對于檔案有價(jià)值的整合工作，在整合工作的基礎(chǔ)上對于檔案的價(jià)值進(jìn)行有效的管理，并且檔案信息化的發(fā)展也有很多的經(jīng)驗(yàn)可以學(xué)習(xí)，目前來看，還沒有成熟，但是根據(jù)不同的功能可以自行進(jìn)行設(shè)計(jì)和研究，在各自不同的方法上進(jìn)行取長補(bǔ)短。所以檔案信息化工作比較重要，能夠很好的提高機(jī)關(guān)管理效率，在某些業(yè)務(wù)的實(shí)踐中，檔案管理信息化始終在發(fā)揮很大的作用，比如我們要保證檔案整理工作的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新舉措，就是要能過在計(jì)劃的基礎(chǔ)上對于其信息化發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和控制，在規(guī)劃和控制的情況下嚴(yán)密執(zhí)行，首先是要對于定期開放的檔案進(jìn)行分析，而且信息化系統(tǒng)上要嚴(yán)密對此進(jìn)行分析，另外就是對于有些應(yīng)該及時(shí)、全面公布的檔案和現(xiàn)行文件在信息網(wǎng)站上也要有一定的公示。

（二）做好文書處理和公文制發(fā)工作

檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，而公文的制發(fā)恰恰決定了檔案的質(zhì)量。檔案的來源是文書，文書的歸宿是檔案。因此，公文制定應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)，同國家相關(guān)規(guī)定相符，排版形式依據(jù)要求，履行審批、簽發(fā)手續(xù)。各種報(bào)表、記錄、批注、簽字等文書及公文字跡應(yīng)清晰牢固，以便于長久保管。使用格式規(guī)范、文種合理、行文規(guī)范，以促進(jìn)檔案管理科學(xué)化的實(shí)現(xiàn).

（三）強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的宣傳與完善

檔案行政管理部門應(yīng)強(qiáng)化執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各地方政府應(yīng)通過媒體、張貼標(biāo)語、召開座談會(huì)等形式，對檔案法律法規(guī)加以大力宣傳，堅(jiān)持“多宣傳、多接觸、多聯(lián)絡(luò)、多服務(wù)”的工作標(biāo)準(zhǔn)，以推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。此外，應(yīng)強(qiáng)化同相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與溝通，共同監(jiān)督，營造積極的建檔氛圍，使更多的單位認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，以強(qiáng)化機(jī)關(guān)做好檔案管理工作的自覺性。

（四）建立健全檔案管理制度

檔案形式各異、種類繁多，要實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化，就必須建立健全其管理制度。以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化硬件建設(shè)，對文件材料能夠及時(shí)地立卷和定期歸檔。專門設(shè)立專柜、庫房存放檔案，對其保存價(jià)值加以區(qū)分，案卷、立案標(biāo)題確切簡明，排列整齊，做到科學(xué)化的管理，以確保安全性。此外，還應(yīng)輔以嚴(yán)格的檔案借閱措施，從而有效防止檔案的分散流失。

總論

檔案是重要的信息資源和寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)的成長與發(fā)展歷程。積極踐行檔案管理科學(xué)化水平提升策略，以為機(jī)關(guān)績效提高、效益增加、管理科學(xué)提供重要保證，促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化，更好地服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中去。

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