煉化行業(yè)ERP系統(tǒng)物采管理賬實(shí)不符問(wèn)題研究

徐濤 劉博 秦添 史雙全

為了加強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力和內(nèi)部管理水平，我國(guó)的煉化企業(yè)已經(jīng)完成了或者正在實(shí)施ERP系統(tǒng)。有些煉化企業(yè)在ERP上線后暴露出的一個(gè)最大問(wèn)題就是物采模塊賬實(shí)不符，即物資白條問(wèn)題。物資白條的存在，嚴(yán)重影響了ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，甚至公司正常業(yè)務(wù)的運(yùn)行都會(huì)受到影響。物資白條是什么？有哪些危害？現(xiàn)狀如何？產(chǎn)生原因及如何避免？

物資白條的現(xiàn)狀

什么是物資白條。在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié)，賬面信息與物資實(shí)際情況不一致，可能會(huì)導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)管理受到損失的情況，我們稱之為物資白條。對(duì)于有ERP系統(tǒng)的企業(yè)，即物采模塊線上數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不符，我們稱之為物資白條。例如，物資出庫(kù)未在ERP系統(tǒng)中辦理正常手續(xù)，實(shí)物就已被被領(lǐng)用，這樣造成庫(kù)存信息中該物資數(shù)量錯(cuò)誤，對(duì)公司進(jìn)一步采購(gòu)計(jì)劃造成影響。

煉化行業(yè)物資白條的現(xiàn)狀。物資管理有三點(diǎn)關(guān)鍵內(nèi)容：一、物料需求計(jì)劃的編制是企業(yè)物資管理的首要環(huán)節(jié)，物資計(jì)劃是企業(yè)進(jìn)行訂貨采購(gòu)工作和組織企業(yè)內(nèi)部物資供應(yīng)工作的依據(jù)；二、物資采購(gòu)是企業(yè)資金支出的關(guān)口，能不能把好這個(gè)關(guān)口是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵；三、庫(kù)存管理要求企業(yè)在滿足現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)需求和擴(kuò)大再生產(chǎn)需求的情況下，盡可能地降低庫(kù)存，減少資金占用；

煉化行業(yè)物資白條產(chǎn)生原因分析及解決方案

歷史遺留。ERP上線前未清理完的物資白條。造成此問(wèn)題的原因以及分析:企業(yè)在實(shí)施ERP之前，物資的管理系統(tǒng)對(duì)入庫(kù)手續(xù)的辦理極為嚴(yán)格，必須簽訂合同后方可辦理入庫(kù)手續(xù)，但由于合同的簽訂一般是有一個(gè)周期的，需完成市場(chǎng)準(zhǔn)入的辦理、合同擬定、招投標(biāo)、合同選商到合同的審批、打印合同、甲方乙方的合同簽署等環(huán)節(jié)。由于合同具有法律效力，從而造成合同的簽訂不可能在短期內(nèi)完成。但煉化行業(yè)物資管理的普遍特點(diǎn)是：高危行業(yè)對(duì)于物資到貨的時(shí)間要求極為嚴(yán)格，大部分是由于裝置維修基建項(xiàng)目急用，從而造成物資先由供應(yīng)商送貨到企業(yè)物資部門(mén)，由于合同簽訂相對(duì)于物資到貨的滯后，這些已經(jīng)到貨的物資無(wú)法進(jìn)行任何手續(xù)的辦理，從而造成業(yè)務(wù)部門(mén)只能通過(guò)打物資白條的方式領(lǐng)用?？偨Y(jié)一下,煉化企業(yè)實(shí)施ERP前的狀況是：物資先到貨，等到合同簽訂完畢后，才進(jìn)行正式的入庫(kù)手續(xù)的辦理。采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)常是物資到貨先于入庫(kù)手續(xù)的辦理，在合同簽訂后，補(bǔ)辦出入庫(kù)等手續(xù)。如果在企業(yè)實(shí)施ERP前有大量物資陸續(xù)到貨，但沒(méi)有辦理任何正式的出入庫(kù)手續(xù)，在企業(yè)實(shí)施ERP后必須在ERP中補(bǔ)做這部分物資的相關(guān)操作，涉及物資計(jì)劃、采購(gòu)訂單以及出入庫(kù)手續(xù)，涉及物資計(jì)劃提報(bào)、采購(gòu)訂單的創(chuàng)建以及出入庫(kù)手續(xù)等。

因煉化行業(yè)自身特點(diǎn)，存在大量生產(chǎn)、維修急用物資。因煉化行業(yè)的連續(xù)性生產(chǎn)特性，經(jīng)常發(fā)生大量對(duì)生產(chǎn)、維修用料急需的情況，物資采購(gòu)部門(mén)無(wú)法在及時(shí)辦理手續(xù)情況下，就進(jìn)行實(shí)際出入庫(kù)，業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)單不及時(shí)，造成白條。

此問(wèn)題原因?qū)嶋H上是煉化行業(yè)普遍存在的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)批條即可進(jìn)行手續(xù)上的特殊操作。但是這個(gè)問(wèn)題并不是造成白條的主要原因，最重要的是物資白條由于領(lǐng)導(dǎo)特批產(chǎn)生后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)單不及時(shí)，物資部門(mén)要求需求部門(mén)補(bǔ)單效果不好，造成白條。

此業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)要向企業(yè)紀(jì)律監(jiān)察部門(mén)備案，物資采購(gòu)部門(mén)和存續(xù)部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊單據(jù)，紀(jì)律監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)制定制度并監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行情況?？傊簩?duì)待物資白條的控制要堅(jiān)持2個(gè)原則：一是數(shù)量，控制物資白條的數(shù)量，即使產(chǎn)生了也要想辦法盡快處理，消除物資白條。二是時(shí)間限度，白條產(chǎn)生后，及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)單據(jù)，這樣產(chǎn)生的物資白條對(duì)ERP系統(tǒng)本身傷害不大，且適應(yīng)了物資業(yè)務(wù)的運(yùn)作。

直達(dá)料的存在。物資直接由生產(chǎn)廠家送往各個(gè)維修裝置，未經(jīng)物資采購(gòu)部門(mén)辦理收發(fā)貨手續(xù)，且物資領(lǐng)用單位沒(méi)有在ERP系統(tǒng)及時(shí)補(bǔ)單，導(dǎo)致白條的產(chǎn)生。

物資供應(yīng)商將需直達(dá)的物資直接送到生產(chǎn)裝置，生產(chǎn)裝置工區(qū)人員通過(guò)開(kāi)ERP工單領(lǐng)取，打印出的ERP工單由物資供應(yīng)商公司匯總后交給物資采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)人員不定期做一個(gè)總的采購(gòu)訂單，存續(xù)部門(mén)辦理出入庫(kù)操作。這種管理方式，經(jīng)常造成項(xiàng)目關(guān)閉時(shí)，仍有部分物資未做出入庫(kù)操作，產(chǎn)生大量白條。

企業(yè)應(yīng)盡量避免直達(dá)料，或者針對(duì)直達(dá)料，由物資采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)制定出具有可操作性、可管控性的管理流程及管理制度。例如物資采購(gòu)部做操作流程表，對(duì)業(yè)務(wù)處室限期執(zhí)行，建議企管督察部門(mén)介入。

產(chǎn)生物資白條的原因很多，既有主觀原因也有客觀原因，但是物資白條是一個(gè)不正常的現(xiàn)象，只有把物資白條徹底解決，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中才能順利的應(yīng)用并發(fā)揮它的作用。針對(duì)白條產(chǎn)生的原因，要認(rèn)真分析，找出問(wèn)題的癥結(jié)所在，把“主觀原因”“客觀問(wèn)題”分析清楚。原因分析清楚后，解決白條問(wèn)題就變?yōu)椤叭恕钡膯?wèn)題了，只要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，業(yè)務(wù)處室人員配合，每個(gè)人都以集體利益為重，物資白條問(wèn)題很容易就會(huì)被解決。

（作者單位：河北任丘中國(guó)石油華北石化公司）