國有大型企事業(yè)單位分布式科技信息資源的共建共享模式探討

唐 迪,蔡 敏 ,黎 琳

(中國工程物理研究院科技信息中心,四川 綿陽 621900)

隨著信息時(shí)代的來臨,國有大型企事業(yè)單位在科技信息資源建設(shè)方面也將面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。國有大型企事業(yè)單位的特點(diǎn)是機(jī)構(gòu)龐大,下屬的各研究所每年產(chǎn)生大量的科技信息資源,但由于各部門地域分散,沒有統(tǒng)一的資源整合機(jī)制,各單位的信息資源未能很好地開發(fā)利用[1]。特別是有的單位每年都會(huì)產(chǎn)生大量具有很強(qiáng)專業(yè)特點(diǎn)和學(xué)科特色的科技文獻(xiàn),由于沒有專門的機(jī)構(gòu)對(duì)這些科技文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一收集、開發(fā),致使這些科技文獻(xiàn)仍分散在各下屬各研究所,未能很好地實(shí)現(xiàn)交流共享,其學(xué)術(shù)價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。本文試圖建立一種分布式科技信息資源的共建共享機(jī)制,以促進(jìn)國有大型企事業(yè)單位科技信息資源的整合利用,使這些資源在科研生產(chǎn)中發(fā)揮出更大的作用。

1 國有大型企事業(yè)單位分布式資源體系的特征

1.1 科技信息資源的全與精

國有大型企事業(yè)單位一般下設(shè)有專門從事文獻(xiàn)信息服務(wù)的機(jī)構(gòu)——信息中心(或稱情報(bào)中心、圖書館等)。信息中心作為整個(gè)單位的信息服務(wù)機(jī)構(gòu),兼顧各研究所的文獻(xiàn)信息需要,在館藏文獻(xiàn)采購、收集方面需總攬全局,講究較強(qiáng)的計(jì)劃性、廣泛的覆蓋率,一般會(huì)呈現(xiàn)出大而全的狀態(tài)。而另一方面,各研究所在科研生產(chǎn)中產(chǎn)生的科技信息資源專業(yè)性較強(qiáng)、內(nèi)容精煉。此外,各研究所還存有其主辦的各種學(xué)術(shù)會(huì)議文集、研究生培養(yǎng)產(chǎn)出的博碩士學(xué)位論文、下屬編輯部門的科技期刊等,尤其是一些沒有正式出版的內(nèi)部刊物、項(xiàng)目資料、技術(shù)方案,經(jīng)過長期積累,已具備一定規(guī)模,極具參考價(jià)值。

1.2 服務(wù)方式的專與泛

信息中心作為資源建設(shè)與服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu),在信息服務(wù)人員的使用上,綜合考慮了學(xué)科設(shè)置和信息服務(wù)崗位的合理配置。信息服務(wù)人員將信息資源分類、加工,使數(shù)字化工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。如果研究所產(chǎn)生的科技信息資源不經(jīng)過信息中心的整合,進(jìn)而統(tǒng)一提供服務(wù),就不能很好地實(shí)現(xiàn)共享。

1.3 資源管理信息化程度的高與低

當(dāng)前信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)得到了前所未有的發(fā)展,信息服務(wù)領(lǐng)域的自動(dòng)化管理系統(tǒng)、智能化服務(wù)平臺(tái)紛紛投入使用。國有大型企事業(yè)單位的信息中心已實(shí)現(xiàn)了資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,并在此基礎(chǔ)上為各研究所科研人員提供資源統(tǒng)一檢索服務(wù)和更深層次的知識(shí)服務(wù)。相對(duì)而言,各科研所由于其工作重心不同,對(duì)留存的科技信息資源在保存和利用上都比信息中心要稍遜一籌。

2 國有大型企事業(yè)單位分布式資源共建共享的現(xiàn)狀

2.1 資源共建共享的網(wǎng)絡(luò)條件齊備

國有大型企事業(yè)單位分布式資源共建共享的模式大致有兩種:區(qū)域內(nèi)共建共享和全國性共建共享。有的企事業(yè)單位下屬機(jī)構(gòu)分布相對(duì)集中,屬于區(qū)域內(nèi)共建共享;另外一些企事業(yè)單位的下屬機(jī)構(gòu)分布在全國各地,屬于全國性共建共享。但無論是哪種分布情況,各單位在國家積極倡導(dǎo)信息化建設(shè)的大環(huán)境下,都建成了單位內(nèi)互聯(lián)的科研專網(wǎng),所以分布式資源共建共享的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)是具備硬件條件的。

2.2 資源共建共享的制度不健全

目前國有大型企事業(yè)單位資源建設(shè)的宏觀制度不甚健全,缺少整體協(xié)調(diào)和統(tǒng)一規(guī)劃,這就導(dǎo)致信息中心和科研所資源建設(shè)無法形成合力。各研究所對(duì)其自主產(chǎn)生的信息資源仍處于自己管理、自行保存的狀況,共建共享的觀念比較淡薄。雖然有一些信息資源建設(shè)的協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)、工作委員會(huì),但在行政主管上級(jí)沒有出臺(tái)政策文件的情況下,資源共建共享的開展始終得不到有效保障,共建共享常常成為空洞的口號(hào)。

2.3 資源共建共享缺乏有效的管理和技術(shù)手段

許多單位還未制定資源共享的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),各研究所的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)未得到統(tǒng)一。雖然成員單位之間互聯(lián)的科研專網(wǎng)已經(jīng)建設(shè)完成,但分布在各研究所的資源檢索系統(tǒng)仍存在兼容問題,各單位還未建立起適合所有成員單位上傳、下載、檢索資源的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)。更為關(guān)鍵的是,在專網(wǎng)共享?xiàng)l件下,信息資源的訪問授權(quán)將是一個(gè)技術(shù)性難題。

3 國有大型企事業(yè)單位分布式資源共建共享的模式

3.1 樹立大資源觀,建立資源共建共享強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)機(jī)制

首先要強(qiáng)化信息資源建設(shè)的全局觀,提高成員單位對(duì)資源共建共享的認(rèn)識(shí)。建立一個(gè)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、全面規(guī)劃、統(tǒng)籌安排[2]。以中國工程物理研究院(以下簡稱我院)為例,就是要形成院、院屬各研究所、院科技信息中心三方協(xié)調(diào),共同建設(shè)的局面。

建立院級(jí)科技信息資源建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,其主要職責(zé)是制訂和規(guī)范科技信息資源的收集、管理、發(fā)布的具體實(shí)施辦法,統(tǒng)籌規(guī)劃科技信息資源建設(shè)并協(xié)調(diào)管理,主持召開院科技信息資源的工作會(huì)和業(yè)務(wù)交流會(huì)。

院科技信息資源建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)院科技信息資源管理辦公室,管理辦公室設(shè)在科技信息中心,負(fù)責(zé)院科技信息資源的日常管理工作。主要負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組制訂的科技信息資源管理實(shí)施辦法;組織開展院科技信息資源管理工作的政策宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織全院科技信息資源的收集、管理、利用、發(fā)布工作;負(fù)責(zé)院科技信息資源共建共享平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù),并負(fù)責(zé)院科技信息資源數(shù)據(jù)庫的建庫和更新工作。

院屬各研究所設(shè)立相應(yīng)的所級(jí)科技信息資源管理部門,負(fù)責(zé)本所的科技信息資源業(yè)務(wù)工作。主要開展以下工作:根據(jù)院科技信息資源建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組下發(fā)的科技信息資源管理實(shí)施辦法,組織制訂本所的科技信息資源管理實(shí)施辦法,以確保本所科技信息資源管理工作的正常開展;負(fù)責(zé)本所科技信息資源的收集,組織保密審查并協(xié)調(diào)定密工作,按相關(guān)規(guī)定利用資源共建共享平臺(tái)及時(shí)向院科技信息資源管理辦公室報(bào)送資源[3]。

3.2 加強(qiáng)對(duì)共享資源的整合利用,提升信息資源保障能力

在共享機(jī)制健全、資源收集途徑順暢的條件下,要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)資源的開發(fā)利用,提升資源的服務(wù)能力,建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)共享訪問平臺(tái),大力推行自有資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè),使成員單位實(shí)現(xiàn)快捷的信息查詢利用[4]。目前我們正在進(jìn)行中國工程物理研究院學(xué)術(shù)會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫、中國工程物理研究院博、碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫和中國工程物理研究院院內(nèi)出版物數(shù)據(jù)庫等的建設(shè),以方便我院科研人員進(jìn)行查詢。

元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)。以我院會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方案為例,根據(jù)“我國數(shù)字圖書館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)”項(xiàng)目的子項(xiàng)目“專門元數(shù)據(jù)規(guī)范”的研究成果《會(huì)議論文元數(shù)據(jù)規(guī)范》,該數(shù)據(jù)庫對(duì)會(huì)議論文的元數(shù)據(jù)進(jìn)行了規(guī)范,制定了 12個(gè)核心元素(如表 1所示)。

表1 中國工程物理研究院會(huì)議論文核心元數(shù)據(jù)

在借鑒國內(nèi)外著名會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)思路的基礎(chǔ)上,根據(jù)我院產(chǎn)出資源的實(shí)際情況,我們設(shè)計(jì)了既符合實(shí)際檢索需求,又能與其他會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫相兼容的元數(shù)據(jù)方案。新建立的中國工程物理研究院會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫不僅能方便科研人員檢索、瀏覽,同時(shí)也有利于與已有的資源進(jìn)行有效整合,如表 2中列出的中國工程物理研究院學(xué)術(shù)會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)項(xiàng)。

表2 中國工程物理研究院學(xué)術(shù)會(huì)議論文數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)應(yīng)用方案

續(xù)表2

在元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方案形成后,我們根據(jù)原始文獻(xiàn)的不同狀態(tài)設(shè)計(jì)了不同的資源加工流程,并對(duì)數(shù)據(jù)庫建成后的具體服務(wù)方式進(jìn)行了設(shè)計(jì)。不同種類的原始資源經(jīng)過資源加工層的數(shù)字化處理后,存儲(chǔ)到資源存儲(chǔ)層的具體數(shù)據(jù)庫里,形成真正意義的數(shù)字資源——中國工程物理研究院科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對(duì)資源存儲(chǔ)層的數(shù)字資源進(jìn)行數(shù)據(jù)的索引和發(fā)布,在應(yīng)用層為用戶提供數(shù)據(jù)查詢。同時(shí),在應(yīng)用層還可以開發(fā)其他的應(yīng)用系統(tǒng),為科研人員提供更加多樣的服務(wù)形式。

圖1 中國工程物理研究院科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫體系結(jié)構(gòu)

4 結(jié) 論

科技信息資源共建共享是衡量國有大型企事業(yè)單位科研水平的重要因素之一,也是提高信息資源利用率和提升科技交流能力的重要途徑。國有大型企事業(yè)單位應(yīng)積極開發(fā)下屬各研究所的自主信息資源,將分布式信息資源整合起來統(tǒng)一提供服務(wù),才能使其更好地為科研生產(chǎn)所利用。

[1]王 燕.我國信息資源共建共享的主要問題[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2008(2):75—78.

[2]羅曉蘭,肖希明.我國信息資源共建共享的政策保障機(jī)制 [J].情報(bào)科學(xué),2009(3):360—364.

[3]袁曦臨.信息資源共建共享模式及其理論基礎(chǔ)研究[J].圖書情報(bào)工作,2008(9):102—105.

[4]張會(huì)田.一種分布式外刊資源共建共享服務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù),2004(3):13—16.