與時(shí)俱進(jìn) 做好高校檔案工作規(guī)范化管理

陳彬

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)和高等教育事業(yè)的不斷深入發(fā)展，高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段，面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。特別是當(dāng)前高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，改革的不斷深化，檔案工作在高校管理中的地位和作用日益突出。因此，在新的時(shí)代背景下，高校檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，加快現(xiàn)代化進(jìn)程，積極探索高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑，提升高校檔案工作管理水平，實(shí)現(xiàn)高等教育事業(yè)的和諧發(fā)展，服務(wù)于社會。

1 高校檔案工作規(guī)范化管理的重要性

高校檔案是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。［1］它是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)。胡錦濤同志在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議的講話中指出：“檔案是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平?！?008年，教育部頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法對檔案工作的定位更加合理，其中明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！睓n案工作規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提條件，是檔案工作科學(xué)管理，提高工作質(zhì)量和效率的重要手段。在新的時(shí)代背景下，特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校的各項(xiàng)管理已走向現(xiàn)代化，檔案工作也發(fā)生了深刻變化，檔案由單一門類發(fā)展到多門類，利用由封閉轉(zhuǎn)向開放，檢索由人工向計(jì)算機(jī)過渡，檔案數(shù)量越來越多，工作范圍越來越大，在學(xué)校事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，高校檔案工作規(guī)范化管理是適應(yīng)高等教育事業(yè)不斷發(fā)展的需要，對于推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，具有重要意義。

2 高校檔案工作規(guī)范化管理存在的主要問題

2.1 檔案意識淡薄，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

由于歷史的原因，“重建設(shè)，輕檔案”的思想普遍存在，形成了許多定勢思維，認(rèn)為檔案工作無非就是收集、整理、保管一些已成為歷史的東西，與經(jīng)濟(jì)工作結(jié)合不緊密，是簡單勞動，不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，和其他科研、教學(xué)部門相比，檔案部門是配屬機(jī)構(gòu)、次要部門，而把檔案工作附屬化、邊緣化。再加之有的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠，對檔案管理工作的規(guī)范化更是顧及不上，這些因素都不同程度地影響著檔案工作規(guī)范化的管理，使其難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

2.2 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在新形勢下，按照檔案工作規(guī)范化管理的要求，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有了新的更高要求，但由于各種原因，有的高校在檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和資金投入方面嚴(yán)重不足，導(dǎo)致設(shè)施設(shè)備相對落后、陳舊，各類計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)等適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位，檔案保管借閱條件差，特別是有的高校沒有設(shè)立專門獨(dú)立的檔案庫房，辦公室、閱覽室、檔案庫房不能實(shí)行三分開，更沒有防盜、防火、防蟲、防磁等“八防”措施，嚴(yán)重影響了檔案保管的安全，使其不能完全符合檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.3 專業(yè)人才缺乏，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

在高校的檔案管理工作中，專、兼職檔案人員承擔(dān)著全校檔案管理工作的職責(zé)，其工作水平和業(yè)務(wù)能力直接影響學(xué)校檔案工作的水平，而檔案管理又是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但是在高校檔案工作人員中真正科班出身的為數(shù)不多，大部分是身兼數(shù)職，未受到專業(yè)知識技能培訓(xùn)。檔案專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量不足，人員素質(zhì)參差不齊且更換頻繁，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。在這種情況下，要實(shí)行檔案工作規(guī)范化管理，無疑是一句空話。

2.4 檔案管理工作不規(guī)范，檔案的利用率不高

近年來，各高校雖然按照檔案法的要求，加強(qiáng)了對檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理，做了大量的工作，也取得了一些成績，但是離檔案工作規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)還有較大差距，主要表現(xiàn)為：檔案管理制度不健全;檔案歸檔意識差、整理不及時(shí)，有的檔案長期不整理、不裝訂;檔案的收集不齊全，以紙質(zhì)檔案為主，而電子檔案收集甚少，收集主要以黨政、教學(xué)、財(cái)會類檔案居多，照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，且收集渠道不通暢;檔案檢索工具不足，查閱檔案還處于手工檢索，查找速度慢、準(zhǔn)確率低，導(dǎo)致檔案的利用率不高。檔案管理工作還沒有完全納入法制化、科學(xué)化和規(guī)范化的軌道。

3 做好高校檔案工作規(guī)范化管理的對策

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

“檔案意識是關(guān)于檔案的思想、觀點(diǎn)、知識和心理的總稱，它包括對檔案基本理論的掌握和認(rèn)識，對檔案的本質(zhì)和作用的看法，對現(xiàn)行的檔案法、檔案政策和制度的態(tài)度，對檔案工作及其發(fā)展的思考，是否樹立依法治檔的觀念等方面?！保?］在實(shí)際工作中，很多人檔案意識淡薄，觀念落后，對檔案的重要性認(rèn)識不足。檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，涉及部門和范圍極為廣泛，廣大領(lǐng)導(dǎo)干部和教職工在思想上要高度重視、統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)檔案工作意識。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)，給予檔案工作以各方面的支持，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。努力做到將檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計(jì)劃，納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，還應(yīng)定期組織全校中層以上干部專題學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，并且通過學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)、校園網(wǎng)、宣傳櫥窗等載體，大力宣傳檔案法律法規(guī)和檔案工作的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)干部和教職工的檔案工作意識，從而形成人人關(guān)注、全員參與檔案工作的良好氛圍。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，落實(shí)措施

第一，把檔案工作規(guī)范化管理列入學(xué)校工作的重要議事日程。在學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中應(yīng)明確提出檔案工作規(guī)范化管理的發(fā)展目標(biāo)，根據(jù)檔案工作規(guī)范化管理的要求，制定出學(xué)校檔案規(guī)范化管理工作實(shí)施方案，對檔案工作規(guī)范化管理中的具體措施、分工、日程安排表以及實(shí)施步驟，逐條列表分解，落實(shí)到部門和責(zé)任人員，并從人、財(cái)、物等方面給予支持，為檔案部門提供良好的工作條件。

第二，建立檔案工作規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和健全檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)《檔案法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，學(xué)校要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，建立高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管檔案工作，各部門、院(系)領(lǐng)導(dǎo)作為領(lǐng)導(dǎo)小組成員，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。同時(shí)，各部門、院(系)配備相應(yīng)的專兼職檔案工作人員，形成覆蓋全校的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。

第三，加大經(jīng)費(fèi)投入，保證必要的硬件設(shè)施。學(xué)校要對檔案工作給予必要的經(jīng)費(fèi)支持，列出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，添置檔案管理軟件、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)施;防蟲、防火、消毒、防磁、去濕等檔案保護(hù)設(shè)施設(shè)備;以及檔案柜、檔案盒等檔案裝具，這些都是檔案工作規(guī)范化管理所需的必備條件。有了這些物質(zhì)基礎(chǔ)，才能使檔案的價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮，提高檔案的利用率，保證學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的順利開展。

第四，學(xué)校對部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與督促，加強(qiáng)對檔案工作的考核。學(xué)校要高度重視檔案的歸檔工作，形成部門立卷制度，針對歸檔工作中存在的問題，進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理方案落實(shí)情況的檢查，督促相關(guān)部門按時(shí)完成工作。同時(shí)，對在檔案工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，使檔案工作規(guī)范化管理成為常規(guī)，增強(qiáng)檔案管理的約束力和權(quán)威性。

3.3 建立健全制度，依法治檔

根據(jù)《檔案法》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，建立和健全學(xué)校系統(tǒng)有序的檔案管理制度。針對在檔案工作規(guī)范化管理過程中遇到的問題，對有關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等的規(guī)定，進(jìn)行全面的修訂和梳理，完善和健全學(xué)校檔案工作的規(guī)章和制度。尤其是要健全崗位責(zé)任制，把檔案工作納入到各部門領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員的崗位責(zé)任制中，并與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立和健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，使學(xué)校檔案工作有章可循，有法可依。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

“檔案工作是在管理學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多學(xué)科理論基礎(chǔ)上形成的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)。”［3］因此，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，是加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化管理的必要條件。

第一，提高學(xué)校專兼職檔案人員對檔案工作規(guī)范化管理的認(rèn)識。組織學(xué)校專兼職檔案人員學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，使他們樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德，充分認(rèn)識自己的責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，做好檔案規(guī)范化管理工作。

第二，做好學(xué)校專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作。國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作的意見》中，要求檔案管理人員政治素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力精、思想作風(fēng)好，能夠駕馭檔案管理工作。高校應(yīng)通過采取“請進(jìn)來”“走出去”“以會代訓(xùn)”等多種形式，提高專兼職檔案人員專業(yè)知識和水平。定期邀請檔案專家、學(xué)者到校舉辦專題講座，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo);經(jīng)常組織檔案人員外出參觀和交流，拓展視野，學(xué)習(xí)別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新思路;同時(shí)，利用學(xué)校召開的檔案工作會議，以會代訓(xùn)，對檔案人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力。

3.5 加強(qiáng)規(guī)范化管理，提高服務(wù)質(zhì)量

根據(jù)《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的規(guī)定，檔案工作規(guī)范化管理考核的主要內(nèi)容包括組織管理、檔案設(shè)備管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案的開發(fā)利用等四個(gè)方面。［4］做好高校檔案工作，必須遵循科學(xué)的原則，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)方面，全面推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理。特別要做好檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理首要的是規(guī)范檔案的收集，保證檔案收集齊全完整。同時(shí)，還要加大檔案館室的現(xiàn)代化建設(shè)，目前，許多高校都建設(shè)了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案工作要充分利用校園網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)備，收集、加工整理檔案信息，分類儲存，并對檔案信息進(jìn)行編研和利用，使其轉(zhuǎn)化為更能體現(xiàn)自身價(jià)值的科技信息、文化信息、經(jīng)濟(jì)信息，實(shí)現(xiàn)檔案保存的數(shù)字化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息的安全化，提升檔案管理工作水平，使學(xué)校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作，促進(jìn)高等教育事業(yè)的和諧發(fā)展。

［1］《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部第27號令)［Z］.國家教育部，2008.

［2］蔡哲.論樹立新時(shí)期的檔案意識［J］.機(jī)電兵船檔案，2008(1)：14.

［3］王曉玲.論新時(shí)期的高校辦公室檔案工作［J］.合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2007(5)：182.

［4］四川省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》(試行)的通知(川辦函［2005］103號)［Z］.四川省人民政府辦公廳，2005.