煉油化工項目施工分包的準備和實施要點

李 佑

中國石化工程建設公司 北京 100029

煉油化工項目施工分包的準備和實施要點

李 佑

中國石化工程建設公司 北京 100029

在大型煉油化工項目中，EPC總承包商通常把工程以一定的方式劃分成數(shù)個區(qū)段后分包給專業(yè)的施工單位施工，EPC總承包商只做施工管理。從EPC總承包商的施工分包管理者的角度，論述了進行施工分包的準備工作程序與實施要點，以保證分包工作的有序、高效進行。

施工分包 分包準備 分包實施

在大型煉油化工項目建設中，常采用EPC總承包的模式進行。項目的EPC總承包商通常把工程以一定的方式劃分成數(shù)個區(qū)段后分包給專業(yè)的施工單位施工，EPC總承包商只做施工管理。作為EPC總承包商，要按照相關的規(guī)定和工作流程進行項目的施工分包工作，本文總結了我們在施工分包工作中的一些做法和實施要點，以期與同行探討，共同做好工程的施工分包管理工作。

對于不同的項目，盡管施工分包的工作流程和基本規(guī)定大致相同，但具體規(guī)定會因項目規(guī)模、組織機構、管理程序、項目所在國家法律法規(guī)等的不同而有所差別。本文不涉及具體規(guī)定。

1 分包工作的人員配備

1.1 人員配置

在項目前期以至項目執(zhí)行過程中，工程分包工作由合同部門執(zhí)行。合同部門的組織機構和崗位設置視項目規(guī)模和分包工作量而定。通常，合同部門人員的基本配置包括合同經(jīng)理、合同工程師和合同助理。由于工作職責的不同，對不同崗位人員的工作能力要求各有側(cè)重。項目在配置人員時需考慮這些因素選擇合適的人選，這是工程分包工作得以順利開展的重要前提。

1.2 人員素質(zhì)要求

（1）合同經(jīng)理需具備以下工作能力

熟悉并理解大型工程常用的合同通用條款；能根據(jù)項目特點和需求編寫合同特殊條款；能根據(jù)項目特點制定招標和合同模板文件；能根據(jù)項目特點制定分包和合同管理程序；有工程經(jīng)驗，能提出工程標段的劃分方案；能根據(jù)工程標段特點選擇適宜的合同類型；有大型工程合同談判、索賠和反索賠經(jīng)驗；能根據(jù)項目總體進度把握工程分包的進度；有組織領導施工合同部門開展工作的能力；有與項目各部門、各單位協(xié)調(diào)和溝通能力。

（2）合同工程師需具備以下工作能力

熟悉招投標工作流程；理解合同模板文件的內(nèi)容；理解項目使用的合同通用條款的內(nèi)容；理解項目制定的合同特殊條款的內(nèi)容；能利用文件模板編制招標文件和合同文件；理解合同價格構成；工程量和價格計算能力；有工程執(zhí)行期間的合同管理經(jīng)驗。

（3）合同助理需具備以下工作能力

熟悉合同部門文件存檔結構，能正確歸檔，能快速查找文件；熟悉商務和合同文件慣用格式；熟練運用辦公軟件，文字、表格、圖像處理嫻熟，格式嚴謹，工整美觀；熟練使用辦公設備，復印、打印、傳真、掃描、裝訂操作熟練規(guī)范。

2 分包準備工作

2.1 分包規(guī)劃

合同經(jīng)理負責做分包規(guī)劃。分包規(guī)劃至少應包括劃分施工標段、選擇分包合同類型、制定分包進度計劃、建立分包工作程序、確定分包商長名單。

2.1.1 分包標段劃分

EPC總承包商在項目前期需做施工策劃，其中一項重要工作是永久工程區(qū)段劃分和臨時工程規(guī)劃，此工作是劃分施工標段的基礎。

對于永久工程，通常要根據(jù)全廠總平面布置、基礎設計對裝置和公用工程等各個單元的劃分、項目設計/采購/施工總體進度計劃、單元的規(guī)模和復雜程度等諸多方面的因素合理劃分工程區(qū)段。這種工程區(qū)段不僅是實體方位的概念，一類公用工程系統(tǒng)也可定義為一個區(qū)段。

對于臨時工程，需要盡快確定營地、食堂、辦公室、醫(yī)療室、消防站、庫房、堆場、預制車間、臨時道路的位置、規(guī)模、標準，落實臨時水、電、氣、通訊設施的來源途徑。

在對永久工程區(qū)段劃分和臨時工程規(guī)劃完畢后，施工分包的標段也就有了雛形。在劃分標段時，需要考慮裝置單元之間以及與公用工程的關聯(lián)性、各公用工程及裝置單元的交工順序、設計劃分、標段界面劃分難易程度、施工單位的施工資源和施工組織管理能力等諸方面因素。

施工標段數(shù)量過多或過少都會導致工程不夠經(jīng)濟。標段劃分過細、數(shù)量過多則總承包商投入的管理就過多；標段規(guī)模過大、數(shù)量過少則施工分包商沒有足夠的資源和能力組織有效的施工。標段規(guī)模和數(shù)量控制應以利于分包商充分使用施工資源、合理組織施工，并易于總包商做總體協(xié)調(diào)和管理為準則。

標段劃分完畢，要綜合審查，防止有工程遺漏，也要避免同一工程被劃入多個標段。

2.1.2 分包合同類型

在分包規(guī)劃時要選擇分包合同的類型。最常用的合同類型是固定總價合同和固定單價合同。

在分包階段，如果工程詳細設計已經(jīng)達到較為完善的程度，工程量估算較為準確，在這種情況下，適宜采用固定總價分包合同模式，總包商的風險相對較低，尤其有利于總包商控制工程成本。

在分包階段，如果工程詳細設計沒有達到一定深度，工程內(nèi)容不確定因素多，工程量難以估算，在這種情況下，適宜采用固定單價分包合同模式，對承發(fā)包雙方相對公平，但總包商在項目實施過程中需投入較多的人力核實實際工程量，工程結算會比較繁復。

根據(jù)標段的劃分以及各標段詳細設計的狀態(tài)，合同經(jīng)理負責選擇各標段的分包合同類型，為下一步制定合同文件模板和招標文件模板提供方向。

2.1.3 分包進度計劃

分包進度計劃是控制分包進度的標尺。在計劃分包進度時，需擬定以下重要的時間點：

擬建合同申請批準日期；編寫招標文件啟動日期；招標文件完成日期；發(fā)布招標文件日期；投標截止日期；評標結束日期；授標日期；合同簽訂日期；開工日期。

計劃上述基準日期時，先根據(jù)項目EPC總進度計劃設定開工日期，再根據(jù)分包各階段所需的合理工作時間，倒推各個時間點直至最初的合同申請批準日期。

在劃分完畢分包標段、確定各標段合同類型、制定各標段分包進度計劃后，合同經(jīng)理即可制作一份施工分包控制表，按一定順序排列所有臨時工程、永久工程和各種服務工作的標段，給每個標段編號并定義簡短的擬建分包合同名稱、標注合同類型，設定各標段分包進度節(jié)點基準日期。隨著項目的進展和實際需要，分包控制表會不斷調(diào)整，例如標段有合并或拆分、項目進度變化導致分包進度變化，等等。合同經(jīng)理定期更新分包控制表，根據(jù)實際情況預計各進度節(jié)點的計劃完成日期和記錄實際發(fā)生日期。

2.1.4 分包工作程序

在開始實施工程分包之前，合同經(jīng)理要建立項目施工分包工作程序。此程序既要遵守項目所在國家或地區(qū)相關法律的規(guī)定，又要符合項目特有的組織機構、文件審批流程等相關項目管理規(guī)定。

分包工作程序經(jīng)項目領導審批發(fā)布后，合同經(jīng)理需對合同工程師和合同助理進行培訓，使之充分理解工作程序和各自職責，并要求其在工作中嚴格遵守程序。

在分包工作過程中，如遇相關法律或項目管理規(guī)定變化，合同經(jīng)理應相應修改分包工作程序使之符合新的規(guī)定。

2.1.5 分包商長名單

分包商是施工的具體實施者，其施工能力和管理水平對能否保證工程質(zhì)量、進度和安全至關重要?？偘谈鶕?jù)工程標段的規(guī)模、性質(zhì)和特點選擇合適的施工或服務單位進入分包商候選名單是分包規(guī)劃工作之一。

分包商的類型最主要的有土建分包商和安裝分包商，根據(jù)項目需要還可能有大件吊裝分包商、無損檢測分包商、各類服務分包商（如工程測量服務、辦公室服務、營地服務、餐飲服務、交通服務、醫(yī)療服務，等等）。

總包商從其掌握的分包商信息庫、以往項目合作伙伴、以及通過其它渠道了解的施工和服務單位中，挑選認為適宜本項目的單位作為調(diào)查對象，詢問對方參與本項目的意向，并對有意向的單位發(fā)出投標資格預審問卷。

投標資格預審旨在了解被調(diào)查的施工或服務單位最新注冊的營業(yè)范圍、行業(yè)資質(zhì)評級、近期工程業(yè)績、在建工程項目及投入的人力和設備資源、可投入本項目的人力和設備資源、財務狀況、質(zhì)量管理體系文件、HSE管理體系文件和其它管理文件，確定是否有資格入圍本項目的分包商長名單。通過資格預審的分包商中，執(zhí)行土建施工、安裝施工、大件吊裝、無損檢測等對工程有重要影響的備選施工單位有可能還需要項目業(yè)主的批準。

對于國外的總承包項目，如果業(yè)主允許從中國施工企業(yè)中選擇施工分包商，宜挑選有對外承包工程經(jīng)營權、有國外工程或本工程所在國家或周邊地區(qū)施工承包經(jīng)驗、信譽良好、成長性好、工程業(yè)績顯著、施工和管理實力強、對本工程有承包意向的施工企業(yè)參加資格預審。

經(jīng)過以上過程選擇的施工和服務單位即進入分包商長名單，總包商在各標段招標時將從此名單中挑選投標單位。

2.2 文件模板

在開始實施工程分包之前，合同經(jīng)理要完成編制合同文件模板和招標文件模板。先編制合同文件模板，在合同文件模板的基礎上再編制招標文件模板。

合同文件模板中，基本的組成部分應包括合同協(xié)議書模板、合同通用條款模板、合同特殊條款模板、工作范圍模板、供貨責任分工表、工程量和價格表模板、備選標準圖紙列表、備選標準規(guī)范列表、備選項目管理規(guī)定列表、其它各種必要文件和表格模板。

合同文件模板因合同類型不同而有差異，不同類型合同的文件模板又有相同的部分。因此在編制合同文件模板時，要區(qū)分通用的文件和獨特的文件進行編寫。例如，合同通用條款模板基本上是通用的，工程量和價格表模板應是獨特的。

在編制合同特殊條款模板文件時，合同經(jīng)理需與商務、財務部門溝通，明確工程款申請和支付流程、付款幣種、適用的匯率、項目所在國家和地方稅收的規(guī)定、人員雇傭規(guī)定、工程保險的要求、銀行保函的要求、對工程變更的規(guī)定、工程索賠的規(guī)定、對分包商違約的懲罰規(guī)定、爭議的解決方式、適用的法律等等。

合同文件模板的繁簡程度可因標段規(guī)模和性質(zhì)而不同。對于較大標段，必須制定詳細全面的合同文件模板；對于小標段、服務合同和臨時設施建設，因工期短、或因合同額低、或因涉及不到很多方面的項目規(guī)定，因此適宜制定相對精簡的合同文件模板。

根據(jù)合同類型和標段規(guī)模，選擇合適的模板文件組織在一起，形成各種類型合同的模板文件。

在合同文件模板的基礎上適當修改，并增加投標邀請書、投標者須知、投標要求、投標文件表格等模板文件，即形成招標文件模板。

2.3 文檔系統(tǒng)

施工分包過程中，文檔管理很重要。條理清楚、保存完整的文檔對于編制嚴謹?shù)恼袠宋募秃贤募τ谧匪莨ぷ鬟^程和文件生成過程、對于在處理分包商的索賠過程中調(diào)查事實和查找證據(jù)，都會起到重要作用。

文件可以按照相同的架構同時保存紙質(zhì)文檔和電子文檔，兩種存檔各有特點。紙質(zhì)存檔具有正式、防偽和不可修改的特性，尤其適用于保存帶簽字的文件原件，是電子存檔不可替代的；但紙質(zhì)存檔需要大量文件柜和文件夾等辦公家具和用品、需要有足夠和安全的空間，移動性和傳遞性都比較差。由于電子郵件、電子文件互聯(lián)網(wǎng)傳輸工具已經(jīng)成為最常用的溝通工作和傳遞文件工具，大量電子版文件可以存到計算機或網(wǎng)絡服務器內(nèi)，在服務器共享盤內(nèi)設定文件夾的打開權限、文件閱讀或修改的權限，就可使有權進入文檔管理系統(tǒng)的相關人員共享文件。只要定期做好文件備份，就能便捷、安全地存取和使用文檔。電子存檔的另一優(yōu)點是靈活性，文檔結構可根據(jù)需要進行修改，文件夾內(nèi)容可無限制擴充，文件可根據(jù)需要復制在不同的文件夾內(nèi)，這些都是紙質(zhì)文檔難以企及的。根據(jù)紙質(zhì)文檔和電子文檔的特點，將二者合理地結合，恰當?shù)乩茫瑫贤芾泶笥兄妗?/p>

3 分包實施

3.1 擬建合同申請

根據(jù)施工分包控制表，對于任何一個擬建的合同，合同經(jīng)理需準備一份合同申請表，交有關項目領導審批，這是建立一個合同的第一步工作。

合同申請表是對擬建合同的基本定義，是合同文件的雛形，內(nèi)容包括：合同編號、合同類型、工程范圍簡述，工期要求，控制估算等。根據(jù)控制估算的數(shù)額，合同申請表可能會由相應授權級別的項目領導審批。審批后，即可啟動招標文件的編寫。

3.2 招標文件編寫

在某一標段的合同申請表獲得批準后，合同經(jīng)理指定合同工程師負責編寫招標文件。

3.2.1 招標文件技術部分

合同經(jīng)理召集項目設計、采購、施工、控制等部門及項目相關人員開會，通知已經(jīng)獲批的合同申請表的內(nèi)容，介紹擬招標的工程范圍、分包商的工作內(nèi)容，動員各部門合作準備招標文件技術部分的文件。在項目經(jīng)理的指導下，合同經(jīng)理組織建立招標文件編寫團隊，確定各部門負責人、聯(lián)絡人，分配招標文件編寫任務，規(guī)定文件提交時間。

對于技術文件，設計部門主要負責提供設計圖紙、料單、總包商與分包商對材料和設備供貨責任的劃分；采購部門提供材料和設備到貨計劃；控制部門提供工程總體進度計劃、關鍵控制點；施工部門提供工程范圍和內(nèi)容描述、工程量清單、施工和驗收標準規(guī)范、施工管理程序等文件。

合同工程師負責從招標文件編寫團隊各部門收集、匯總、整理技術文件，組織項目各部門相關負責人評審技術文件，收集整理意見和建議，反饋給各部門的聯(lián)絡人。各部門的聯(lián)絡人負責聯(lián)絡本部門的文件編寫人員，對合同工程師整理的意見進行檢查、澄清、更正，收集整理改進的本部門文件，提供給合同工程師。合同工程師再做收集、整理、審閱、意見反饋工作，直至評審人員對技術文件沒有意見，并在招標進度計劃規(guī)定的文件提交終止日期前結束。這個過程需要合同工程師與各部門加強溝通、密切合作，多輪文件傳遞、修改、完善，以利于制作出符合招標要求的招標文件，減小工程實施階段因合同文件的錯誤、遺漏而遭受損失的風險。

合同工程師在匯總整理完技術文件后，需發(fā)給設計、采購、施工、控制等各部門負責人，聯(lián)合簽字確認可以用于招標。

3.2.2 招標文件商務部分

招標文件商務部分包括投標須知、項目簡介、合同協(xié)議書、合同條款、報價表格等文件，由合同工程師根據(jù)標段的特點選用合適的招標文件模板進行編寫。報價表要依據(jù)工程量清單編制。合同工程師在整理完招標文件商務文件后，提交合同經(jīng)理審閱。

在招標文件初稿完成后，提交給合同經(jīng)理、施工經(jīng)理、項目經(jīng)理等項目領導審批。

3.3 投標單位選擇

一個標段的招標文件準備成熟之后，即可從分包商長名單中選擇合適的單位邀請其投標。

選擇任何標段的投標單位時，需綜合考慮標段的規(guī)模、類型、特點、工期要求，以及備選單位的資質(zhì)、能力和特長。一個標段的投標單位數(shù)量不宜太少；一家單位參與投標的標段數(shù)量應有限制。

對于某些專業(yè)性強的工程、或由于時間緊迫來不及招標的工程，可通過議標與業(yè)績優(yōu)良或以往有過良好合作的專業(yè)公司簽訂分包合同。

3.4 招標文件發(fā)布

招標文件完成并經(jīng)項目領導批準之后是否發(fā)布，需要顧及相關設計和采購進度。首先需要保證招標不能晚，以免影響工程進度；但如果招標過早，導致開工后無足夠施工圖或材料供分包商施工，造成分包商窩工，分包商將極有可能提出索賠。因此，發(fā)布招標文件要選擇合適的時機。在發(fā)招標文件前，根據(jù)評標計劃，預估授標日期、開工日期，對比設計出圖計劃和材料、設備采購到貨計劃，在能夠確保開工時有足夠施工圖和施工材料、設備供分包商連續(xù)施工的條件下，再發(fā)布招標文件。

3.5 招標文件答疑

招標文件發(fā)出后，對任何投標者針對招標文件提出的疑問，應通過正式文件答復給所有投標者。如有招標文件內(nèi)容修改、補充，應簽署招標文件補遺正式發(fā)給投標者，同時發(fā)給計算標底的部門和相關人員。

3.6 投標文件評審

3.6.1 評標計劃

在投標截止日之前，合同經(jīng)理和相關領導制定評標原則。合同工程師制定評標計劃，包括評標程序、評分辦法、統(tǒng)計表格和評標進度，由合同經(jīng)理和相關領導審批。

合同經(jīng)理與有關領導確定評標組成員，合同工程師召集評標人員開會介紹評標計劃和評標紀律。

3.6.2 標底計算

標底的計算，需要依據(jù)招標文件提供的工程量、工作范圍，參考項目所在地市場建筑材料價格、設備租賃和采購價格、人工價格、相關行業(yè)近期發(fā)布的工程造價信息、以往類似工程的價格，結合對人、機、料市場價格在工程建設階段變動趨勢的預期，并考慮標段的特殊性對造價的影響。

標底作為評判投標者商務報價的重要標準，應認真細致計算，力求客觀、接近市場平均價格水平、并低于控制估算。否則，如果標底本身有錯誤，或誤差、偏差距離實際價格水平太大，則失去其作為評判標準的作用，誤導評標人員。

合同經(jīng)理應在開標前獲得標底，開標時與投標者的標書一同開啟。

3.6.3 評標

定標原則通常是綜合評審技術標和商務標，選擇技術標優(yōu)良、報價合理的投標者中標。

技術標主要評審要素如下：

分包商人員和施工機具動遷和使用計劃；現(xiàn)場人員組織機構；重要崗位人員工作簡歷；施工機具列表；初步施工進度計劃；重點和難點工程的施工方案；主要設備（如有）的吊裝方案；QA/QC計劃；HSE計劃。

技術標評審適宜采用打分制，按得分高低對技術標排名。在規(guī)定時間內(nèi)，技術標評審人員向合同工程師提交評分表，合同工程師負責匯總計算平均分。如有投標者的技術標評分沒有達到評標原則規(guī)定的及格線，則此投標者可以被淘汰，不再評審其商務標。

商務標主要評審要素如下：

如果合同類型為總價合同，比較總價和主要工作項的報價。

如果合同類型為單價合同，除比較總價之外，重點比較和分析對合同總價影響較大的工作項的單價，包括：

重要工作項的單價；工程量大的工作項的單價；施工難度大的工作項的單價；在招投標階段工程量不確定或估算不準的工作項的單價；施工過程中工程量增減變動可能性較大的工作項的單價；與標底估算差異較大的工作項的單價。

評標過程中，合同工程師負責收集整理評標人員對投標文件提出的問題發(fā)給相關的投標者，接收投標者的答復并轉(zhuǎn)發(fā)給所有相關的評標人員。所有投標者的澄清文件應保留歸檔。

對技術標優(yōu)良、報價合理的投標者，可邀請其進行商談。通過商談了解投標者更多信息、要求投標者進一步澄清報價甚至適當降低報價。

評標組根據(jù)技術標評分和商務標分析進行綜合評審，排出評標排名，向項目領導推薦中標者，由項目領導決定中標者。

在確定中標者后，發(fā)中標通知書給中標者，要求做動遷準備、辦理履約保函、預付款保函（如需要）、辦理各類工程保險；發(fā)未中標通知給其他投標者；在中標者提交履約保函后退回所有投標者的投標保函。

3.7 合同談判

在簽署合同之前，中標者通常會提出對合同文件的修改意見，涉及的方面主要有雙方權利責任義務、付款進度、擔保額度、懲罰規(guī)定等。經(jīng)過談判，對中標者合理的修改意見，經(jīng)項目領導批準后可以采納；對項目原則性、剛性的規(guī)定，應拒絕修改。

3.8 合同訂立

在合同談判結束并簽署談判紀要后，合同工程師開始準備合同文件。合同文件包括大部分招標文件、招標文件補遺和修正文件、中標者的投標文件和澄清文件、合同談判會議紀要。

合同文件完成，需經(jīng)合同經(jīng)理、項目經(jīng)理等項目領導審閱、批準、小簽后，發(fā)給中標者簽字。中標者簽字蓋章后將合同文件返回，發(fā)包方審查無誤，由授權人簽字蓋章，或雙方擇日共同在簽字頁簽字，合同生效。

3.9 文件移交

一個標段的施工分包合同簽訂后，整個分包過程中歸檔的文件應移交給項目施工分包合同管理部門，該標段的施工分包工作就此結束，進入施工分包合同管理階段。

TU721

B

1672-9323（2011）01-0038-04

2010-09-17）