淺談應(yīng)用型本科院校班級檔案管理工作
——以齊齊哈爾工程學(xué)院為例

郭 學(xué) 玲

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江 齊齊哈爾 161005)

1 班級檔案管理工作概況

齊齊哈爾工程學(xué)院前身，是成立于1958年的齊齊哈爾第一機床廠重型機床制造學(xué)院。1993年，學(xué)校為支持國有企業(yè)公司化改造與企業(yè)簽訂經(jīng)濟分離合同，整建制地從公辦轉(zhuǎn)為民辦，成為全國第一家國企學(xué)校與企業(yè)分離的典范，易名為黑龍江東亞大學(xué)。1999年，黑龍江省政府批準(zhǔn)在黑龍江東亞大學(xué)基礎(chǔ)上籌建齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院。2001年，齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院經(jīng)黑龍江省政府批準(zhǔn)正式成立。2011年4月，教育部批準(zhǔn)齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院升格更名為齊齊哈爾工程學(xué)院，學(xué)院屬本科層次的普通高校。

學(xué)院檔案室成立于2000年2月，隸屬于學(xué)院辦公室，由學(xué)院黨委副書記主抓。檔案室設(shè)專職檔案員一名，實現(xiàn)對學(xué)院各類檔案的集中管理，并負(fù)責(zé)對學(xué)院各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和檔案的提供利用工作。學(xué)院各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集和利用工作。各班級設(shè)立班級檔案員，負(fù)責(zé)班級檔案管理工作，接受本系兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。班級檔案管理處在學(xué)院整體檔案管理工作的基礎(chǔ)性地位，具有承上啟下的作用，包含班級從建立到畢業(yè)的過程中班級集體和學(xué)生本人從事各項活動中形成的具有保存價值的不同形式、不同載體的歷史記錄，是掌握班級建設(shè)、學(xué)生學(xué)習(xí)、日常活動、工作生活等方面的關(guān)鍵，是學(xué)生大學(xué)生活的寶貴財富。

2 班級檔案管理工作的意義、內(nèi)容與實踐

2.1 班級檔案管理的意義

班級檔案作為學(xué)院檔案的一部分。2008年學(xué)院辦公室下發(fā)了《關(guān)于加強班級檔案管理的通知》文件，闡明了建立班級檔案的意義。班級檔案是爭創(chuàng)文明班級和個人成長的歷史記錄，是班級形成優(yōu)良班風(fēng)、學(xué)風(fēng)的一個重要組成部分，學(xué)院要求各班級建立班級檔案，通過班級檔案管理工作，增強班級的凝聚力，促進(jìn)同學(xué)間的交流合作，養(yǎng)成良好、精細(xì)的工作作風(fēng)，提高班級學(xué)生的檔案管理意識。雖然學(xué)生畢業(yè)后，走向社會，但學(xué)生留給了學(xué)校真實的歷史記錄、留下了寶貴的檔案財富。

2.2 班級檔案管理的內(nèi)容

班級檔案是班級建設(shè)和個人成長的歷史記錄，它來源于班級和學(xué)生的各項活動中。班級檔案的形式和載體是多樣化的，有紙質(zhì)的、電子的、聲像的(如：照片、光盤、錄音和錄像帶等)、實物的(如：學(xué)生獲獎作品等)。把這些有價值的材料保存起來，再用于學(xué)院的發(fā)展和班級建設(shè)中，這就是班級寶貴的檔案資源。

班級檔案的內(nèi)容包括：(1)班級的學(xué)期計劃、總結(jié)。(2)班級的記錄材料；學(xué)生個人、班級干部、社團干部、班主任信息材料；班級的大事記；學(xué)生的獎懲記錄；學(xué)生的學(xué)習(xí)活動記錄“出勤、成績、學(xué)籍變動、學(xué)費等”；其他活動記錄表。(3)班級的活動材料；班級開展(主題活動、專業(yè)學(xué)習(xí)、社會實踐、學(xué)期及黨團(社團)活動材料)。(4)班級及個人獲市級以上事跡材料及證書(復(fù)印件)。(5)班級宣傳報道材料等。

2.3 班級檔案如何收集和整理

2.3.1 班級檔案的收集工作

檔案的收集工作，是把分散在個人手中的檔案集中到一起，進(jìn)行統(tǒng)一保管的工作。它是檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是首要工作環(huán)節(jié)。因此，做好檔案的收集工作十分重要。

(1)建立班級檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級主要活動，具有保存價值的各種形式的歷史記錄都應(yīng)歸檔。

(2)注意收集班級與學(xué)院人才培養(yǎng)、教育教學(xué)等制定的班級規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄及班級的工作實施辦法等。

(3)注意收集班級開展的各種活動記錄、報告、方案、匯報、總結(jié)及照片、光盤等材料。

(4)要注意收集班級和學(xué)生個人的受表揚信件和獲獎證書及作品。

(5)要注意收集班級的宣傳報道材料等。

班級管理收集工作的注意事項：(1)班級檔案收集工作要求完整、齊全。完整是對班級檔案整體而言，即對形成班級所有檔案，應(yīng)全部收齊、完整無缺；齊全是對每一個具體工作活動而言，把應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔。(2)班級檔案收集工作要注重檔案質(zhì)量，把班級有保存價值的材料收集歸檔。同時，要發(fā)揮班主任、團支部、班委會的作用，把班級檔案工作建設(shè)好。

2.3.2 班級檔案的整理工作

檔案的整理工作是通過對檔案的分類、立卷、排列、編目，使檔案變無序為有序的過程。

(1)班級檔案整理的要求。包括做好檔案材料分類，根據(jù)各班級實際，一般的可分為：黨團活動、思想品德教育、職業(yè)生涯規(guī)劃；學(xué)習(xí)及三、四學(xué)期實踐活動材料；文體活動材料；獎懲及宣傳報道材料；活動照片。

(2)建立檔案裝具，盒內(nèi)要有歸檔材料目錄并及時填寫。每個班級要準(zhǔn)備4～5個檔案盒，并在檔案盒的背簽上標(biāo)注歸檔內(nèi)容。

(3)對接收的檔案材料認(rèn)真進(jìn)行檢查，做好接收登記。發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的及時改正。

(4)要認(rèn)真做好班級檔案的保管和日常維護工作，保證檔案材料安全。班級檔案材料應(yīng)每月收集一次，每學(xué)期末檢查清點材料數(shù)量，并認(rèn)真進(jìn)行整理。

(5)對借出的班級檔案材料及時做好借閱登記，并及時收回。