電子文件之風(fēng)險管理*

吳珊

(湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院繼續(xù)教育部，湖南 長沙 410205)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生。由于電子文件的某些性質(zhì)與傳統(tǒng)文件有著很大的區(qū)別，對電子文件歸檔后產(chǎn)生的電子檔案的管理產(chǎn)生了很大的影響，因此有必要對電子文件(電子檔案)真實與完整性進(jìn)行分析。以下將結(jié)合本人的工作經(jīng)驗來闡述電子文件真實與完整的風(fēng)險管理。

一 電子文件的理論內(nèi)涵

(一)電子文件與電子檔案

電子文件(Electronic Records)是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]

電子檔案是具有保存價值的電子文件。從全球范圍來看，檔案界同行較多采用電子文件而較少使用電子檔案的概念。其原因大致有兩個:其一，在電子文件形成初期，尚不能確定這種新型載體的文件能否作為檔案永久保存，即便將其接收進(jìn)館，仍稱之為文件而非檔案，時至今日，雖然電子文件作為檔案保存的可能性已經(jīng)得到論證，但稱謂并沒有隨之改變;其二，電子環(huán)境中，現(xiàn)行文件與檔案之間的界限已不明顯，文件生命階段的各項管理活動要重新整合，某些檔案管理活動需要提前至文件形成階段。采用大文件觀，將電子文件和電子檔案統(tǒng)一稱為電子文件，有助于實現(xiàn)科學(xué)管理，因此，這種名稱上的變化有其深刻的管理背景。

(二)電子文件對檔案管理的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存儲到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。[2]

二 電子文件產(chǎn)生的主要風(fēng)險:真實性和完整性風(fēng)險

電子文件管理中最致命的問題、最根本的風(fēng)險就是真實性、完整性受到破壞，這是需要管理者動用一切辦法加以防范的，如下是真實性與完整性這兩種主要風(fēng)險:

(一)電子文件的真實性風(fēng)險

電子文件的真實性表現(xiàn)在兩個方面:一是文件在形成過程中的真實，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機構(gòu)業(yè)務(wù)活動，只有真實的電子文件才能有效支撐電子化業(yè)務(wù)活動，保證其有序運行;二是文件在形成之后的真實，表現(xiàn)為在整個文件生命周期里未被誤改或篡改，保持歷史說明能力，這樣的真實性也稱為長期真實性，是電子文件作為社會記憶長久保存的基本前提。

電子文件若真實性受損，就無法客觀地反映事實的原始面貌，也就會失去利用價值。電子文件不真實的具體表現(xiàn)包括:其一，文件是偽造的，即用戶身份不真實;其二，無法證明電子文件未經(jīng)改動，即無法排除文件不真實的可能性。主要原因在于系統(tǒng)沒有生成、捕獲文件的背景信息。目前，這樣的實例很多，比如，2008年11月17日，陜西省安康市中級人民法院對“華南虎照”造假者周正龍案進(jìn)行公開開庭審理，判處有期徒刑2.5年，緩刑考驗期3年，并處罰金2000元[3];加拿大調(diào)查委員會對加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會。調(diào)查委員會要求查看國防行動中心一個數(shù)據(jù)庫中的文件運行記錄，在查看該文件運行記錄時，委員會發(fā)現(xiàn)了許多異常情況，如空白信件、漏號或重號等[4]。調(diào)查委員會認(rèn)為這些記錄不可靠，不能用于當(dāng)時進(jìn)行的調(diào)查，也不能向未來的研究人員提供利用。

(二)電子文件的完整性風(fēng)險

完整性是指文件信息齊備，沒有缺失。電子文件的完整性主要包括兩個方面的含義:其一，每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損;其二，是作為記錄機構(gòu)活動真實面貌的、具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全，文件之間的有機聯(lián)系得以揭示和維護(hù)。完整性是實現(xiàn)電子文件價值的保障，對于真實性、可讀性、可用性的保證也有著重要意義。殘缺不全的文件留給后人的是支離破碎的社會記憶，會對電子文件的利用帶來很大的障礙，也會嚴(yán)重影響電子文件的應(yīng)有價值。

電子文件完整性的風(fēng)險主要表現(xiàn)在應(yīng)該歸檔保存的電子文件數(shù)量殘缺不全或是文件的構(gòu)成要素不完整。例如2008年9月17日，英國皇家空軍在英格蘭格羅斯特市附近的Innsworth基地，有3個含有皇家空軍近年來現(xiàn)役和退役官兵的個人檔案的移動硬盤被盜[5]。在電子環(huán)境下，介質(zhì)脆弱，技術(shù)過時以及系統(tǒng)的特性都會影響電子文件的完整性。

三 影響電子文件真實性與完整性風(fēng)險的因素分析

一般說來，影響電子文件真實與完整的風(fēng)險主要有:

(一)管理風(fēng)險

電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個階段，都與機構(gòu)管理密不可分。管理機制不完善，或由于人的主觀性、難以規(guī)范性和不確定性，都可能會威脅到文件的真實與完整。例如由于文件管理知識的缺乏，可能使文件重要構(gòu)成要素和文件系列沒有保存齊全;操作失誤;主觀或無意的對內(nèi)容或形式的改變;網(wǎng)絡(luò)攻擊或電子欺詐行為對文件造成的非法變更與摧毀;人為因素引起的保管環(huán)境惡變而對電子文件載體產(chǎn)生破壞;管理規(guī)范的缺乏和人為疏忽造成數(shù)據(jù)缺乏備份、備份媒體選擇不當(dāng)和沒有異地備份等，以上都是由于管理不當(dāng)而可能導(dǎo)致的風(fēng)險。

(二)信息技術(shù)風(fēng)險

電子文件的形成和存在依賴于信息技術(shù)和設(shè)備，信息技術(shù)的不穩(wěn)定也會使電子文件的真實與完整面臨風(fēng)險?；A(chǔ)設(shè)施風(fēng)險?；A(chǔ)設(shè)施包括硬件、系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)及機房等。缺乏信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩(wěn)定性、安全性、容錯性、可靠性與可維護(hù)性等，都會對電子文件的真實與完整構(gòu)成威脅;系統(tǒng)空間容量不足;備份過程、數(shù)據(jù)傳輸過程欠缺安全保護(hù)措施及準(zhǔn)確性;系統(tǒng)功能對電子文件真實完整性需求的滿足程度不夠;機房的交流電源、備用電源設(shè)施及安全保護(hù)措施不當(dāng)?shù)鹊?，都有可能?dǎo)致電子文件信息變更與丟失。數(shù)據(jù)管理風(fēng)險。電子文件數(shù)據(jù)本身具有極大的不穩(wěn)定性，這與電子文件內(nèi)容與載體的可分離性、載體的不固定性以及技術(shù)壽命有限等因素相關(guān)。為保證文件內(nèi)容的持久可讀，必須對電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風(fēng)險。許多部門由于忽視了數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定性，未對其采取相應(yīng)的保護(hù)措施，由此造成的損失是無法彌補的。

(三)固有風(fēng)險

在對電子文件的管理中，總會有一些不可抗拒因素導(dǎo)致文件真實完整性受損。由這些不可抗因素引起的風(fēng)險，稱為固有風(fēng)險。例如不可抵抗的自然災(zāi)害(如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等)與意外災(zāi)禍(如失竊、鼠災(zāi)等)，惡劣的環(huán)境(如強光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會導(dǎo)致文件的毀滅。電子文件整個生命周期的各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲、處理、保存與利用等等)中，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能嚴(yán)重影響電子文件的真實與完整。

四 電子文件真實性與完整性風(fēng)險管理的完善

(一)對電子文件管理流程加以優(yōu)化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件的一系列相關(guān)的管理活動的有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件的技術(shù)特點，利用計算機系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可以同時作業(yè)等優(yōu)勢，構(gòu)建更為科學(xué)高效的新流程，具體落實全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程的內(nèi)容，以及組成流程的各項管理活動的開展時間、承擔(dān)者、相互關(guān)系都有變化。在內(nèi)容上，有些管理活動需要增加，如確定文件存儲格式、確定文件存儲位置等;有些管理活動被簡化，如實體整理、分發(fā);另外一些則變得復(fù)雜，如鑒定工作中增加了技術(shù)鑒定的內(nèi)容，著錄的范圍擴大等。在電子文件管理活動的開展時間上，有些活動提前，如歸檔、鑒定、分類、著錄等提前到文件形成階段就開始;與此同時，著錄、鑒定等延伸到整個文件生命周期。

在承擔(dān)者上，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術(shù)人員、計算機系統(tǒng)成為電子文件管理隊伍的新成員。信息技術(shù)人員承擔(dān)技術(shù)鑒定、遷移、備份等技術(shù)管理工作;如果設(shè)計和使用得當(dāng)，文件系統(tǒng)可以承擔(dān)、參與許多事務(wù)性、重復(fù)性的工作任務(wù)，如文件的分發(fā)、鑒定、歸檔、著錄、跟蹤、統(tǒng)計等，使之自動化。在文件管理活動之間的相互關(guān)系上，手工條件下基本上是依次開展、順序銜接、相互獨立的管理活動，在電子環(huán)境中正逐漸變得同時開展、相互交叉、部分內(nèi)容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理活動的結(jié)果都可能自動記錄到著錄數(shù)據(jù)庫中，從而導(dǎo)致著錄同其他文件管理活動的集成。各單位應(yīng)綜合考察業(yè)務(wù)、技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、人員、文化等多個要素，通過合并、削減、前置、并行、自動化等手段，優(yōu)化設(shè)計電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優(yōu)化納入機構(gòu)業(yè)務(wù)流程的整體優(yōu)化之中。

(二)以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件的技術(shù)特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后的解決途徑也一般都要歸結(jié)到系統(tǒng)的設(shè)計上。在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統(tǒng)的管理對于電子文件而言是不可想象的。設(shè)計合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。承擔(dān)電子文件管理功能的系統(tǒng)主要由兩部分組成:形成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和獨立的電子文件管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統(tǒng)，電子文件管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)適時捕獲、采集電子文件并保證其長期真實、完整、可讀、可用。這兩個系統(tǒng)之間應(yīng)該有數(shù)據(jù)接口，以保障數(shù)據(jù)順暢、無損傳遞。當(dāng)然，有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括功能相對齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，而專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關(guān)注的熱點，對于文件系統(tǒng)開發(fā)的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題的一條重要措施。獨立的電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的一般功能包括捕獲(歸檔)、分類、鑒定與處置、著錄(元數(shù)據(jù)管理)、存儲與保護(hù)、檢索與利用、安全與存取權(quán)限控制、日志與審計、報表設(shè)計與制作等。[6]

(三)采用基于職能的管理方法

職能是機構(gòu)對于社會承擔(dān)的主要職責(zé)，它包括為了完成一定目標(biāo)而組織在一起的若干工作。有時若干部門聯(lián)合執(zhí)行某項職能，有時不同部門在職能中會有交叉。機構(gòu)承擔(dān)的職能相對穩(wěn)定，而組織結(jié)構(gòu)和部門設(shè)置則相對靈活多變。文件是機構(gòu)履行職能的記錄，職能的類別是判斷文件類別的依據(jù)，職能的重要程度是決定文件重要程度的依據(jù)，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎(chǔ)組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業(yè)方法，為多個國家所采納，并被國際標(biāo)準(zhǔn)IS015489確認(rèn)，在電子文件管理中也應(yīng)該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計過程所必須開展的工作內(nèi)容。以上要點的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學(xué)的方法是不夠的，還要構(gòu)建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內(nèi)的全面的管理體系。

[1]丁棟軒，劉海平.文書檔案管理基礎(chǔ)[M].北京:科學(xué)普及出版社，2007.

[2]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社，2008.

[3]陳國云.檔案信息建設(shè)的風(fēng)險管理[J].檔案管理，2008，(1).

[4]張春梅.淺談電子文件的風(fēng)險管理策略[J].黑龍江檔案，2011，(4).

[5]王鐵男.電子文件風(fēng)險管理機制的構(gòu)建策略[J].黑龍江檔案，2010，(12).

[6][美]羅斯科·龐德.通過法律的社會控制(沈宗靈譯)[M].上海:商務(wù)印書館，2009.