關(guān)于太原大學(xué)圖書館搬遷的思考

□段鵬莉,丁民選

(1.太原大學(xué)圖書館,山西 太原 030009；2.山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

隨著太原大學(xué)的發(fā)展,學(xué)校決定整體搬遷至小店區(qū)。如何以最快的速度高質(zhì)量地完成圖書館的搬遷任務(wù)已成為太原大學(xué)圖書館需要思考的重要問題。

一、前期準(zhǔn)備

清點(diǎn)館藏文獻(xiàn)及設(shè)備。太原大學(xué)圖書館現(xiàn)有館藏文獻(xiàn)合計(jì)31萬余冊(cè)，其中紙制中文圖書29.2萬冊(cè)，日文圖書2940冊(cè)，裝訂期刊合訂本1.5萬冊(cè)。其中，流通部的圖書數(shù)量最大。但考慮到搬遷時(shí)需盡量保持開館的要求，因此，打包工作先從一層的日文庫以及三層的樣本庫開始。一方面，這些圖書的打包不會(huì)影響到流通部的正常工作。另一方面，提前打包這些圖書，也可以減少將來流通書庫圖書打包任務(wù)，為搬遷工作節(jié)省時(shí)間，從而提高搬遷效率。太原大學(xué)圖書館局域網(wǎng)目前共有微機(jī)96臺(tái)，其中3臺(tái)服務(wù)器，15臺(tái)工作終端，78臺(tái)電子閱覽終端。正式搬遷之前，技術(shù)人員要對(duì)所有設(shè)備重新檢測(cè)清查，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，以避免搬遷過程中因設(shè)備問題而影響整個(gè)工作的進(jìn)程。

充分調(diào)研合理布局。新館藏書布局將根據(jù)圖書館的性質(zhì)、任務(wù)和藏書特點(diǎn)，并結(jié)合新址的建筑結(jié)構(gòu)，對(duì)館藏區(qū)域進(jìn)行合理劃分?？紤]到未來新館的面積要比臨時(shí)新址大，規(guī)劃藏書布局時(shí)，需要特別設(shè)立密集書庫，將二線書庫至于密集書庫，一線藏書以及工具書等全部放在流通閱覽書庫，這樣既可以使空間得到充分利用，同時(shí)也保證了館藏圖書的正常有序流通。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，館領(lǐng)導(dǎo)一致認(rèn)為：考慮到架位、架距、閱覽桌的桌距，工作臺(tái)的擺放等一系列復(fù)雜的實(shí)地問題，為保證室內(nèi)空間的合理利用，我館在進(jìn)行室內(nèi)布局時(shí)決定嘗試運(yùn)用建筑設(shè)計(jì)所常用的AutoCAD軟件 ，首先，畫出每個(gè)書庫和辦公空間的平面圖;然后，根據(jù)確定的架距和書架、閱覽桌的尺寸，布置出每個(gè)房間的效果圖。 最后，經(jīng)研究調(diào)整再做具體實(shí)施。

二、充分準(zhǔn)備 各個(gè)突破

精打細(xì)算準(zhǔn)備耗材。通過對(duì)館藏圖書以及設(shè)備的清查，基本可以確定所需材料的數(shù)量。打包用的紙張、標(biāo)記用的標(biāo)記筆、剪刀、繩子。其中，對(duì)紙張的要求比較高，考慮到圖書搬運(yùn)基本由搬運(yùn)公司承擔(dān)。因此，打包必須要緊，以免出現(xiàn)漏損。最好是挑選三種以上的紙張，先由工作人員試用，從中選出性價(jià)比最高的，用于整個(gè)搬遷過程的打包。之所以要考慮到價(jià)格，是因?yàn)橐獙D書館所有藏書打包，絕非一個(gè)小工程，要耗費(fèi)大量的耗材，需要大量經(jīng)費(fèi)，在保證質(zhì)量的前提下，精打細(xì)算是必需的。剪刀，繩子和標(biāo)記筆要在保證人手一份的前提下，為耗損做出預(yù)留，以減少再次購買對(duì)時(shí)間以及人力造成的浪費(fèi)。除此之外，工作人員的勞動(dòng)保障必須到位，后勤工作也是保證整個(gè)搬遷順利進(jìn)行的關(guān)鍵，只有全館成員統(tǒng)一思想，積極參與，才能保證圖書館搬遷的高效完成。

制定標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)上崗。標(biāo)準(zhǔn)是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。 它對(duì)活動(dòng)或活動(dòng)的結(jié)果規(guī)定了規(guī)則、導(dǎo)則或特殊值，供共同和反復(fù)使用，以實(shí)現(xiàn)在預(yù)定領(lǐng)域內(nèi)最佳秩序的效果。在圖書館搬遷過程中，為了打包、下架、搬運(yùn)、上架等過程的科學(xué)有效進(jìn)行，需要制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，如打包標(biāo)準(zhǔn)、登記標(biāo)準(zhǔn)等，將出錯(cuò)率降低到最小值。制定標(biāo)準(zhǔn)后，就是具體的執(zhí)行，為了在具體工作時(shí)能有效的運(yùn)行所制定的標(biāo)準(zhǔn)，需要工作人員在正式實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)之前，先進(jìn)行崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)過程中必不可少的環(huán)節(jié)。通過崗前培訓(xùn)，每個(gè)工作人員要掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。此外，通過請(qǐng)專業(yè)人員培訓(xùn)，我們的工作人員還可以掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的工作技巧與要領(lǐng)。這個(gè)時(shí)候，年長(zhǎng)館員的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)便得到了體現(xiàn)，他們不光可以提高工作效率，還可以幫助新人，指點(diǎn)他們的工作，讓他們盡快熟悉圖書館的各項(xiàng)工作，為今后新館的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

三、搬遷工作的指導(dǎo)思想與原則

以人為本原則。在管理學(xué)中，以人為本的思想人是最基本的要素。人是能動(dòng)的且與周圍環(huán)境相互作用的。良好的工作環(huán)境可以促進(jìn)人的發(fā)展和組織的發(fā)展。個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)是可以相互協(xié)調(diào)的，把組織發(fā)展為一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，使員工在實(shí)現(xiàn)自己目標(biāo)的過程中認(rèn)識(shí)組織，組織也進(jìn)一步了解員工，使得組織目標(biāo)更能體現(xiàn)員工利益和員工目標(biāo)。以人為本的管理要以人的全面發(fā)展為核心，人的發(fā)展是組織發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的前提。

首先，搬遷工作要堅(jiān)持以“服務(wù)廣大師生”為搬遷工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對(duì)他們閱讀需求的影響要盡量做到最小。圖書館是學(xué)校對(duì)師生服務(wù)的窗口，在服務(wù)過程中尤其要堅(jiān)持以人為本的原則。關(guān)于圖書館搬遷的實(shí)況信息要及時(shí)在圖書館網(wǎng)站上更新，以方便廣大讀者的閱讀。其次，搬遷過程中還要考慮到工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和任務(wù)安排，搬遷一般安排在暑期來臨或即將結(jié)束，要盡量避開當(dāng)?shù)刈钛谉岬臅r(shí)間，降低工作人員生病的幾率。在任務(wù)安排上，要分開小組，各司其職，提高工作效率。

“有理有利”的原則?！坝欣怼笔侵赴徇w工作要科學(xué)合理，計(jì)劃周密。一方面，圖書館搬遷工作必須有周密的計(jì)劃和精心的組織。對(duì)搬遷的步驟、方法、人員分工、時(shí)間安排及整序等方面要考慮周全。盡量使搬遷各個(gè)環(huán)節(jié)在協(xié)調(diào)、有序中進(jìn)行。另一方面，在圖書館搬遷之前，我們應(yīng)對(duì)臨時(shí)館的房間分布、面積大小等情況進(jìn)行了調(diào)研，確定各房間的用途進(jìn)行合理安排，各功能區(qū)域的劃分要科學(xué)合理，充分體現(xiàn)人性化的特色。

“有利”是指，一方面，太原大學(xué)圖書館今年搬遷工作時(shí)間最好安排在六月中下旬，這個(gè)時(shí)間太原地區(qū)溫度還不是很高，可以避免職工連續(xù)工作造成身心病患的困擾，影響?zhàn)^員的身心健康。 另一方面，圖書搬遷還應(yīng)充分考慮讀者的需要，閉館的時(shí)間不能太早。根據(jù)搬遷的前期準(zhǔn)備情況來看，五月閉館比較合適。

四、對(duì)太原大學(xué)圖書館搬遷工作的幾點(diǎn)建議

圖書館的搬遷工作，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它絕不僅僅的圖書資料的搬遷，還包括新館的規(guī)劃、館內(nèi)各部門組織管理。從舊館的打包、下架，到新館的布局設(shè)計(jì)、安裝調(diào)試，這些工作繁瑣而具體。工作的成效還將影響到今后圖書館的發(fā)展，因此，如何安排這些工作就顯得異常重要。

運(yùn)用運(yùn)籌學(xué)提高搬遷效率。在設(shè)計(jì)搬遷方案時(shí)，我們可以考慮將圖書館搬遷看作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，事先對(duì)整個(gè)搬遷進(jìn)行周密而詳盡的籌劃，并制定具體的實(shí)施方案。 在這個(gè)搬遷工作的系統(tǒng)工程中，最重要的目標(biāo)為：圖書整體、有序、高效的遷移。搬遷的各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、逐層遞進(jìn)，為了保證整體搬遷的有序進(jìn)行，可以對(duì)整個(gè)搬遷工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定出切實(shí)可行、科學(xué)高效的實(shí)施方案，使運(yùn)籌學(xué)在圖書館搬遷這一實(shí)踐中產(chǎn)生最大的效能。

運(yùn)用項(xiàng)目管理提高搬遷效率。圖書館搬遷工作需要花費(fèi)大量的人力和物力，搬遷工作組織和協(xié)調(diào)的好壞會(huì)對(duì)圖書館今后的發(fā)展產(chǎn)生重大影響，協(xié)調(diào)和安排這些工作可以考慮導(dǎo)入項(xiàng)目管理的方法和技術(shù)，對(duì)整個(gè)圖書館搬遷過程進(jìn)行詳細(xì)的論證、控制和協(xié)調(diào)。 項(xiàng)目管理方法的運(yùn)用，可以在搬遷過程中改變低效率的命令體系，使搬遷這一跨職能部門、跨領(lǐng)域的復(fù)雜工作在最短的時(shí)間內(nèi)完成。既可以保證質(zhì)量、節(jié)約成本、提高效率， 又有利于鍛煉和培養(yǎng)太原大學(xué)圖書館的基層管理人員以及各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的計(jì)劃和協(xié)調(diào)能力，積極有效地推動(dòng)圖書館管理體制的改革與發(fā)展。

總之，圖書館的搬遷是一個(gè)系統(tǒng)工程，是圖書館發(fā)展的重要時(shí)期，也是完善圖書館工作的有利時(shí)期。它不僅關(guān)系到圖書、報(bào)刊以及各種設(shè)備的搬遷、新館的規(guī)劃、館內(nèi)各部門組織管理，還涉及到各種新技術(shù)設(shè)備的更新和應(yīng)用。需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，全館上下齊心協(xié)力、精心策劃、提前準(zhǔn)備，才能使搬遷工作順利完成。

參考文獻(xiàn)：

[1]王科，李敬平.談高校圖書館的搬遷工作[J].圖書館論壇，2005,(2).

[2]秦越.高校圖書館搬遷工作經(jīng)驗(yàn)談[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007,(11).

[3]許宏鈴.關(guān)于西南政法大學(xué)圖書館搬遷的思考[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2007,(8).

[4]劉菊霞.運(yùn)籌學(xué)在圖書館搬遷工作中的運(yùn)用[J].新世紀(jì)圖書館，2008,(1).