高校圖書館與院系資料室數(shù)據(jù)整合的探討——以河北師范大學(xué)為例★

馬 杰

河北師范大學(xué)圖書館

〔河北省石家莊市 050016〕

一、前言

高校圖書館是學(xué)校的文獻信息中心。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,高校圖書館的自動化水平也在不斷提高。校園網(wǎng)的建設(shè)極大地方便了文獻信息資源的傳播,加快了文獻信息資源的傳播速度,節(jié)省了讀者查閱各種文獻信息資源的時間,提高了讀者利用文獻信息資源的能力,使高校圖書館在學(xué)校教學(xué)與科研工作中的地位越來越重要。然而,高校各學(xué)院資料室作為全校圖書情報系統(tǒng)的重要組成部分,雖然長期以來在推動各學(xué)科專業(yè)的教學(xué)與科研工作方面起到了重要作用,但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,文獻信息資源載體的增加與傳播方式的變化,受文獻信息資源電子化和數(shù)字圖書館的沖擊,院系資料室設(shè)置獨立、分散管理,缺乏整體性、計劃性和科學(xué)性,從而使各高校內(nèi)部文獻信息資源體系結(jié)構(gòu)松散、浪費嚴(yán)重,不利于文獻信息資源的共建共享以及數(shù)字圖書館的建設(shè)。這種分散狀況,不僅不適應(yīng)高等學(xué)校教學(xué)改革形勢發(fā)展的需要,也與圖書情報工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展不相適應(yīng)。在高校內(nèi)部實行文獻信息資源整合,是解決文獻信息資源供不應(yīng)求問題的最佳途徑。

繼高校合并熱和擴招之后,很多高校都建立了自己的新校區(qū)。那么,圖書館和院系資料室如何整合,才能更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的需要呢?以河北師范大學(xué)為例進行探討。隨著河北師范大學(xué)新校區(qū)建設(shè)的不斷推進,文獻信息資源整合的問題也進入了議事日程。經(jīng)過深入研究,擬在新校區(qū)撤銷各院系資料室,而建立面向全校的文史資料中心、自然科學(xué)資料中心、教育心理科學(xué)資料中心、外語資料中心、藝術(shù)資料中心、法商經(jīng)管資料中心等幾個資料中心,由圖書館統(tǒng)一管理。在此之前,河北師范大學(xué)各院系資料室雖然在圖書館的統(tǒng)一培訓(xùn)下,陸續(xù)完成了各自的圖書書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作,但建成的數(shù)據(jù)庫都是由各院系資料室自行管理?，F(xiàn)在,擺在我們面前最緊要的任務(wù)就是對各院系資料室現(xiàn)有書目數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)整合,將各院系資料室的書目數(shù)據(jù)正確、順利地并入圖書館的文獻信息資源服務(wù)體系。只有實現(xiàn)從院系資料室到面向全校的學(xué)科資料中心的數(shù)據(jù)整合,才能實現(xiàn)校內(nèi)全部文獻信息資源的共享。

二、河北師范大學(xué)圖書館與各院系資料室的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀

(一)學(xué)校圖書館由于系統(tǒng)更換,遺留數(shù)據(jù)重復(fù)問題

過去,河北師范大學(xué)圖書館采用的是丹誠系統(tǒng)。2006年,為了圖書館業(yè)務(wù)管理的拓展及配合校園卡一卡通管理的需求,由丹誠系統(tǒng)更換為匯文系統(tǒng)。匯文系統(tǒng)是由一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進行業(yè)務(wù)管理。由于時間緊,更換系統(tǒng)時各校區(qū)數(shù)據(jù)庫只是做了數(shù)據(jù)疊加轉(zhuǎn)換,沒有進行查重合并,圖書館本身原來就存在數(shù)據(jù)冗余狀況,造成了部分?jǐn)?shù)據(jù)的重復(fù)問題。目前,查重合并工作正在進行中。

(二)院系資料室自動化起步較早,分庫管理,數(shù)據(jù)冗余度較大

早在2002年,河北師范大學(xué)圖書館就開始培訓(xùn)各院系資料室的工作人員,進行書目數(shù)據(jù)庫錄入工作。當(dāng)時,圖書館使用的是北京丹誠公司的DATATRANS-1000系統(tǒng)。到現(xiàn)在為止,幾乎所有的院系資料室都已經(jīng)建立了自已的書目數(shù)據(jù)庫,已有近一半的院系資料室完成了書目著錄工作,實現(xiàn)了文獻信息資源的自動化管理。但是,由于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)合并等問題,目前各院系資料室則一直在延用原來的丹誠系統(tǒng),而沒有使用匯文管理系統(tǒng)。整個學(xué)校仍處于兩套管理系統(tǒng)和兩個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境同時存在的狀態(tài)。各院系資料室的18個獨立書目數(shù)據(jù)庫,重復(fù)數(shù)據(jù)多,數(shù)據(jù)冗余度大。因此,需要對系統(tǒng)及管理模式進行雙重轉(zhuǎn)換。

(三)各院系資料室數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量良莠不齊

各院系資料室數(shù)據(jù)庫建設(shè)雖然起步較早,但是數(shù)據(jù)質(zhì)量卻良莠不齊,進度也不一樣。在各院系資料室的18個數(shù)據(jù)庫中,最多的有書目記錄49 677條,最少的只有書目記錄676條。全校共有9個院系資料室完成了書目數(shù)據(jù)庫的回溯建庫工作,其中6個院系資料室實行了流通工作的自動化管理。

三、河北師范大學(xué)圖書館與院系資料室數(shù)據(jù)整合的方法

(一)對圖書館書目數(shù)據(jù)庫進行梳理,減少數(shù)據(jù)重復(fù)

對圖書館自身的書目數(shù)據(jù)庫進行查重整理,實現(xiàn)M ARC數(shù)據(jù)合并,減少數(shù)據(jù)重復(fù),不斷完善圖書館相關(guān)數(shù)據(jù)庫,為院系資料室數(shù)據(jù)的并入打下了良好的基礎(chǔ)。通過編制程序,首先用ISBN號進行查重,對于重復(fù)記錄進行批量自動合并;然后用題名、責(zé)任者和出版社進行合并查重,生成結(jié)果;再通過人工干預(yù),對數(shù)據(jù)進行甄別合并。目前,此項工作正在進行中。

(二)充分分析各院系資料室的書目數(shù)據(jù)庫,具體問題具體分析

由圖書館編目部工作人員對各院系資料室的數(shù)據(jù)庫進行分析和驗收,對各院系資料室的書目數(shù)據(jù)情況進行分類,分為好、中、差三個等級。M ARC字段信息錄入規(guī)范、完整的為“好”的書目數(shù)據(jù),其書目數(shù)據(jù)可以直接通過程序進行批量比對與合并,連帶復(fù)本信息一并轉(zhuǎn)入圖書館文獻信息系統(tǒng),完成轉(zhuǎn)換后即可以投入流通。MARC字段信息錄入比較規(guī)范、完整的為“中”等的書目數(shù)據(jù),其書目數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入圖書館的套錄數(shù)據(jù)庫,通過檢索進行數(shù)據(jù)套錄、簡單修改和重新典藏,完成該院系資料室書目數(shù)據(jù)的整合工作。M ARC字段信息錄入不規(guī)范、不完整的為“差”的書目數(shù)據(jù),對于這樣的書目數(shù)據(jù)要直接廢棄,重新進行回溯查重建庫,逐步并入圖書館的自動化信息系統(tǒng)。

(三)批量轉(zhuǎn)入書目數(shù)據(jù)時,加前綴或后綴,避免重復(fù)

匯文圖書館信息管理系統(tǒng)要求書目數(shù)據(jù)的財產(chǎn)號、條碼號、索書號均不能重復(fù),否則轉(zhuǎn)入書目數(shù)據(jù)時按忽略轉(zhuǎn)入處理。而各院系資料室文獻信息資源的財產(chǎn)號都是各走個的財產(chǎn)賬,索書號也是各分個的類,與圖書館重復(fù)在所難免。條碼號是圖書館按號段統(tǒng)一分配給各院系資料室的,不存在重復(fù)問題,不需要重新返工貼條碼、進行典藏掃碼,這給日后的流通數(shù)據(jù)整合工作打下了較好的基礎(chǔ)。經(jīng)過充分論證,為了避免重復(fù),在財產(chǎn)號前加前綴。例如,在物理學(xué)院文獻信息資源的財產(chǎn)號前一律加W L前綴。這樣,既區(qū)分了重復(fù)財產(chǎn)號,又標(biāo)識了復(fù)本原始單位,方便后續(xù)管理工作;在索書號后加后綴。這樣,既避免了財產(chǎn)號重復(fù),又不影響讀者檢索使用。

(四)對學(xué)科資料中心工作人員進行新系統(tǒng)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

過去,各院系一般給資料室配備1名～2名工作人員,有的資料室工作人員除負(fù)責(zé)資料室工作外,還兼管院系工會或其他臨時性工作,工作煩瑣,且人員流動性較大,管理不規(guī)范。建立面向全校的學(xué)科資料中心后,工作人員由圖書館統(tǒng)一管理,他們是圖書館工作人員的一部分,圖書館對這些工作人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn),不斷提高學(xué)科資料中心工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地為全校師生的教學(xué)與科研工作提供高質(zhì)量的文獻信息服務(wù)。

四、結(jié)束語

高校圖書館具有藏書范圍廣、內(nèi)容覆蓋面大的特點,即以“廣”、“博”見長;資料室則直接為本院系教學(xué)與科學(xué)研究服務(wù),專門收集本院系學(xué)科專業(yè)的文獻信息資料,其收藏特點在于“?！薄ⅰ吧睢?。建立面向全校的學(xué)科資料中心,將圖書館與各院系資料室的文獻信息資源進行整合,是值得認(rèn)真探討的問題。當(dāng)然,由于各院校具體情況不同,整合方式也不盡相同,但大體的思路是一樣的,即要實現(xiàn)院系資料室到面向全校的學(xué)科資料中心轉(zhuǎn)變,將圖書館與院系資料室的書目數(shù)據(jù)進行整合,以進一步深入開展服務(wù)工作。

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